Externa projektledare

Under intervjuerna tog respondenterna även upp vad som var fördelar och nackdelar med att ta in externa projektledare, samt vad som kunde bli konsekvenserna om tillit till projektledaren saknades i gruppen.

Fördelar och nackdelar med externa projektledare

Respondent 1: Tror att det är svårt att ha personal med hög kompetens inom enbart projektledning i en organisation. Det är svårt att bemanna så man har personer som sitter uppdaterade och är riktigt vassa på att enbart vara

projektledare. Oftast jobbar de med något annat samtidigt, om man inte jobbar i ett projektkontor. Men jag tycker inte att det behöver vara negativt att ta in en extern person som bara kan projektledning.

Respondent 2: Det är nästan lika jobbigt som att göra slut i en relation, att göra sig av med en projektledare. Men om det är en extern, så säger man upp

kontraktet rent affärsmässigt och säger hejdå. Är det en anställd kommer ni fortfarande synas i matsalen och den personen kommer även dyka upp som förslag på nästa projekt, med stor sannolikhet. Åtminstone så småningom. Det finns någon form av inkörningsperiod på en extern, som man får acceptera. Att man måste förklara vissa saker. Det går inte att döma personen direkt. Känslan om en extern projektledare är bra eller inte kommer nog ganska snabbt. Jag försöker nog att ge alla en ganska lång chans, ett par månader. Efter tre månader har man järnkoll på om det är en bra projektledare eller inte. Ofta tidigare än så.

Det lyser väl igenom att jag är ganska pro externa. Samtidigt, man ska inte underskatta en startsträcka, du kan inte bara hoppa mellan olika domäner under hela ditt yrkesliv och tro att du kommer framstå som superstjärnan. Det finns ändå något som karaktäriserar IT delen och något som karaktäriserar om du bygger bilar. Det kommer finnas en startsträcka.

Det finns en acceptans för en startsträcka, men inte gång på gång. Om vi är supernöjda med en projektledare som levererar våra IT-projekt, kommer vi återanvända den individen, så länge vi tycker så. Då har vi mindre uppstart. För det är alltid en uppstart bara att komma in i projektet, att få datorer, hur vi beställer saker och ting, hur vi bokar rum, hur vi tidrapporterar, var köper vi fikabröd till projektmötena.

Respondent 3: Skillnaden intern och extern tror jag ligger i att som intern känner man mer för individerna, man vill dem väl på ett annat plan än vad en extern gör. Så det krävs lite mer, det är klart att en extern måste in och visa lite mer vad han går för.

Det är lättare att slänga ut externa projektledare, där har du en skillnad. Det kräver mer att avsluta en intern projektledare än en extern projektledare.

Det gäller för en extern projektledare att ha en förmåga att göra avgränsningar, att kunna vara tuff inför styrgruppen, att kunna ta diskussionen och inte alltid pressas för att bli klar i tid för leverans. Ibland måste man inse att det är kvalité som är det primära. Det är ett vågspel, men det är lättare för en extern projektledare att driva igenom något som är bra i leveransen, men det kanske inte är bra för eftervärlden. De externa projektledare som är duktiga på kvalité, det är de projektledare som kommer tillbaka.

Det är samma tid, men man kanske hjälper till på ett annat sätt om det är en extern. En extern kan få hjälp med vilka inom organisationen som skapar en bra mix av folk, för det här projektet. För det går inte att den externa ska göra det själv. Är det internt så kan den redan ha en uppfattning vilket då gör det lättare. Du kan handplocka ett projektteam lättare om du varit i huset. Du kan säga att jag vill ha den och den och den, för det är en bra mix. Det kan vara en fördel med att vara intern.

Respondent 4: Man blir inte hemmablind. Det blir mycket sådant när man jobbar i en linje, att till slut så hamnar man i att "så här har vi alltid gjort". Det blir en del av kulturen, vi gör alltid så här och på det här sättet, det har vi alltid gjort. Då kan det vara en bra ögonöppnare att ta in någon utifrån som ser på det på ett annat sätt. Respondent 5: Vi kan ta in externa projektledare om det exempelvis är politiska projekt. Då vill man inte färga en anställd inom det politiska. En extern kan du inte hugga på, om gruppmedlemmarna skäller på en extern, det är fine, för att den kommer försvinna härifrån och gå vidare till en annan organisation. Men du vill inte sätta en anställd i den situationen. Ett företag har inte så långt minne, kanske sex månader, men folk runtomkring har mycket längre minne och har du gjort dig obekväm rent politiskt, då kanske inte ditt namn kommer upp för de intressanta projekten i fortsättningen. Så därför tar vi hellre in externa när projekt blir politiska.

En extern har en kunskap från liknande uppdrag, vilket kan ge gruppen en helt ny input. För att alltid jobba lika gör att projekt blir ganska låsta. Det vill säga sitter man i samma organisation väldigt länge så blir man ganska låst i sitt tankesätt. Det konsulter gör, är att de kommer utifrån och har jobbat på olika företag, vilket gör att de kan ha en helt ny infallsvinkel. Så på det sättet är det bra att ta in

externa konsulter. Antingen om det är områden som vi inte har jobbat med tidigare, för då kommer de med ny kompetens, men också inom områden där vi har jobbat väldigt länge, för de kan komma med ett nytt tänk.

Respondent 6: Fördelen med att komma utifrån är att man inte har en massa historia ihop, man har inte gamla lojaliteter, man har inte ett gammalt arv kring ett gammalt dåligt beslut. Man kan starta från noll och man har inte massa

förutfattade meningar om de som jobbar i projektet.

Det som är positivt med att vara extern är att man inte har en massa förutfattade meningar om de som jobbar.

Dels tar vi in externa projektledare när det är väldigt specifika tekniska projekt, där vi tycker att vi behöver någon som är specialist. Den andra delen kan helt enkelt handla om timing, att vi har ett stort viktigt projekt och att vi bara har tre projektledare som kan leda projekt av den digniteten och de finns inte lediga. Ibland kan det även vara så att det kan vara bra att ha någon utifrån för att det är så politiskt. Det kanske är så att man tror att det kommer riva upp så mycket diskussioner, så att om den här personen kan driva det här ett tag, så är det bra om den personen efter ett tag går ut genom dörrarna och så får någon annan ta vid. Så det kan det vara, Sedan är det inte särskilt ofta uttalat.

Så det finns en tanke kring att ta in en extern, dels för den här känsliga biten och om det då går snett att det är lätt att plocka bort honom. För det är svårt med en intern, den är kvar i byggnaden. Jag tror inte att det är uttalat så, men att man ändå tänker så ibland. Det är bra att ta någon utifrån som får agera murbräcka.

Det är klart att om du är en i arbetsgruppen och helt plötsligt ska driva ett projekt, så kan det vara lite svårt att kliva ur arbetsgruppen och styra projektet.

Jag kan se en fördel med att komma utifrån, att man fokuserar på det uppdraget man har fått. Man fokuserar på den uppgift man har fått och man får den i mål. Är du i ett sammanhang, har du kanske dubbla lojaliteter. Det är samma chef som har tillsatt en projektledare, som också har ansvar för linjen och där kan det kan vara svårt att faktiskt komma i mål, eftersom det finns så många andra faktorer som beror på. Kommer det någon utifrån så skapar den sig förutsättningar för att komma i mål.

Respondent 7: Om man tar in en extern är en anledning att de är duktiga i projektledning.

Det kan vara någon som varit inom en annan organisation och fått bra idéer, det är ett plus med att ta in en extern projektledare.

Det beror på att det är en rätt lång startsträcka på att lära sig arbeta, men oftast måste externa upp på banan rätt snabbt ändå.

Respondent 8: Det är sådant som är väldigt unikt som kanske bara händer väldigt, väldigt sällan, och sedan kanske också storleken på projektet, om det påverkar organisationen väldigt mycket.

Det är samma tid som ges för startsträcka för en intern och en extern. Absolut. När man kommer som konsult, då ska man börja leverera timme ett.

Alla är ändå människor. Jag kan inte förvänta mig att om det kommer in en projektledare dag ett, att den ska veta exakt allt. Men om det är en person som har jobbat med liknande projekt på andra företag, då förväntar jag mig ändå att det rätt snabbt ska det börja rulla på.

Avsaknad av tillit

Respondent 1: Om tillit saknas, kan det väl vara olika saker som händer, men en tydlig sak är att du snackar skit om projektledaren.

Respondent 2: Om man saknar tillit till projektledaren, då byter man nog jobb till slut. Om det är så att man bara sitter i sådana projekt. För vem vill jobba och leverera till någon som man inte känner tillit till.

Om tillit inte skapas, då byter vi ut den externa projektledaren.

Respondent 3: Det är ju så att folk tar egna initiativ, folk är ju oftast driftiga och styr åt det hållet man tror, vilket kanske inte är det hållet som man skulle åt enligt styrgruppen. Det kan fungera väldigt bra, men det finns en risk med att göra andra saker, det blir svårstyrt. När det gäller att hålla kostnader, tid och annat som kan påverka, semester, ja det finns många sådana där saker som kan påverkas utav det hela. Men det är väl en balansgång, en fingertoppskänsla.

Det gäller att vara öppen för andras förslag. Tänker gärna lite utanför den givna ramen, för jag tycker att man alltid ska gå från a till b, men inte den raka vägen, utan vi vill ha en trevlig utflykt och kanske gå via kusten. Alltså jag tycker det är viktigt med stimulans för det intellektuella för hjärnan, det behöver lite andra saker än att bara prestera, ska du prestera bra behöver du lite andra ingredienser. Få känslan av att du lär dig nått annat också, kan jag tycka.

Respondent 4: När tillit saknas, tror jag inte att man lyckas leverera det som förväntas av en. Jag tror inte att projektet lyckas.

Om projektmedlemmarna inte känner sig delaktiga och inte riktigt känner

förtroende, så kanske de tänker att det inte är de som skapat projektets resultat. Att det inte är deras projekt, utan bara något som projektledaren bestämt. Det är ingen bra väg att ta.

Respondent 6: Det finns andra tillfällen när en projektledare inte lyckas skapa tillit i organisationen, att den inte levererar ett bra samarbete med de som ställer kraven, eller de som ska ta emot det här längre fram. Då uppstår det något slags ställningskrig mellan projektet och verksamheten, linjen. Det kan vara att projektledaren inte lyckas skapa tillit i gruppen, vilket gör att man kanske inte lyssnar. Projektledaren som ska sätta upp ramarna om vem som ska jobba med vad, så kanske det inte alls blir, utan att det istället finns en informell ledare som gör det. Så avsaknad av tillit kan ge en massa olika konsekvenser.

Man berättar inte om problem, om man inte känner tillit till projektledaren. Respondent 7: Det är värre om det är någon som snackar men inte levererar, då vill man inte jobba med den personen igen.

Det brukar inte skära sig med någon, vissa gillar man att jobba med mer, andra mindre, men det är ingen som man inte alls vill jobba med. Jag personligen ser

mer till målet och leverera det jag ska. Sedan om de andra inte gör det, det är upp till dem.

Jag försöker inte undvika kontakt med ledaren bara för att förtroendet är lågt, det blir exakt samma.

5 Analys

I detta kapitel kommer citat från respondenterna kopplas samman med det teoretiska kapitlet, där det går att se både skillnader och likheter. Alla citat kommer inte redovisas, istället är representativa citat utvalda under respektive del. För alla respondenters citat, se empirikapitlet. Först förs en diskussion om faktorerna på ett allmänt plan, för att sedan diskutera de olika faktorerna mer ingående. Därefter följer en redovisning av de nya faktorer som framkom genom analysen, samt en analys av tillitsrelationerna. Kapitlet avslutas med en

redogörelse för vad avsaknad av tillit kan innebära, samt vilka för- och nackdelar som finns med att ta in externa projektledare.