Förbättringsförslag

___________________________________________________________________________ Detta kapitel beskriver de förbättringsförslag som vi anser bör implementeras in i

verksamheten. För att skapa en större förståelse för läsaren valde vi att visa förändringar inom vissa områden med hjälp av bilder.

__________________________________________________________________________

7.1 Lager

Den nuvarande lagerutformningen på Sweet Pepper är i dagsläget inte den mest optimala. Arbetet skulle bli mer effektivt om man gjorde förändringar i lagerutformningen. Områden som vi anser bör förändras i lagret är framförallt hyllsystemen. Samtliga rum bör ha ett flerplanigt hyllsystem. Införskaffar man detta system får man också ett större utrymme på golven. Dessa utrymmen bidrar till att man får öppnare gångar och personalen kan därmed jobba snabbare med sina beställningar.

Varje hylla bör också etikettmärkas för att lättare vara igenkännbar för personalen.

Sommartider är häktiska för företaget och därmed krävs det att timanställd personal kallas in för att fylla ut arbetsschemat. Vi tror att det skulle underlätta för dessa personer att arbeta i ett lagersystem som vi ger förslag på.

Fasta rutiner i lagret är också något man bör jobba ännu mer på. Enligt våra observationer som vi gjorde förlorade man i vissa fall cirka fem minuter på en leverans tack vare

kommunikationsbrist. Känner lagerpersonalen till vem som ska ta hand om utkörningen behöver man inte gå in till kontoret för att fråga efter information.

Utöver detta bör det även ske förändringar i sophanteringen då soporna idag stänger en gång för personalen. Här kan man antingen välja att placera soporna på en yta som inte hör till en gång eller får man helt enkelt schemalägga ”soptömning” i veckorutinerna.

Vill man växa ytterligare och hitta nya områden att expandera på bör man utöka sitt lager. Det är lätt att strukturera upp stora ytor då tomma områden kan bli stående utan att det stör

personalen. Är området istället fullt på grund utav att man inte lyckats sälja vissa varor, kan det bli besvärligt när man får in en ny leverans från Nybro transport med samma produkter. Då innebär det att man plötsligt är tvungen att finna en ny plats för samma varusort och därav uppstår det ineffektivitet på lagret.

7.2 Lean production

Ett av förslagen vi tagit fram handlar om att Sweet Pepper ska inarbeta delar av filosofin Lean production i sin företagskultur. Lean production handlar om att man skall eliminera bort processer och annat som inte ger kunden något slutvärde. Ett uttryck som företaget borde se på är Kaizen som betyder ständig förbättring. Vi anser att Sweet Pepper borde anordna mer förbättringssamtal, då de anställda och företagsledarna diskuterar om vad som kan förbättras inom verksamheten. När vi gjorde våra undersökningar märkte vi tydligt att det inte fanns någon god kommunikation mellan ledare och anställda. De anställda hade många synpunkter på vad som kan göras bättre men de fick inte någon ordentlig chans att uttrycka dessa

synpunkter. Om man skulle implementera dessa förbättringssamtal skulle även medarbetarna motivation stiga och de skulle känna sig mer delaktiga i företaget. Man skulle möjligtvis kunna få fram förslag på hur man kan minska processer som är ineffektiva och ses som

slöseri. Inom Lean Production skall kunderna sättas i fokus, vilket även Sweet Pepper har som avsikt att göra. Vi föreslog därför att en undersökning av hur nöjda kunderna är och vad dem anser skulle kunna förbättras skulle vara en bra början.

De åtta slöserierna och Sweet Pepper

Vi tog fram ett antal av de punkter som beskrivits i teorin där vi ansåg Sweet Pepper kunde förbättra sig inom. Dessa punkter är:

Transporter: De transporter som sker där bilarna inte fylls upp till mer än en fjärdedel av maximal last ger ingen nytta och ses som onödiga.

Outnyttjad kompetens: Vi anser att det finns stor del outnyttjad kompetens inom företaget då flera av medarbetarna verkade vara frispråkiga och kreativa. Detta tar företaget inte vara på då dem oftast inte får chans att uttrycka sina synpunkter och tankar.

Felaktiga varor: Eftersom det är frukt och grönsaker som behandlas blir mycket gammal och defekt frukt/grönsaker. Det är därför viktigt att detta sorteras ut innan man levererar till kunderna. På detta sätt undviker man onödiga reklamationer och kunder förblir nöjda med produkterna.

De fem S:n och Sweet Pepper

Med hjälp av att undersöka de fem S:n kan Sweet Pepper både få en bättre och mer ordningsam arbetsmiljö.

Sortera: Lagerlokalen som används av Sweet Pepper är relativt liten i jämförelse med hur mycket kunder dem har vilket gör att arbetsplatsen tenderar till att bli stökig. Om man inför rutiner på hur kartonger och annat skall sorteras kan man uppnå en effektivare arbetsplats. Vi märkte också att kontoret var stökigt och papper låg utspridda. Detta kan leda till missade beställningar och att det blir svårt att finna det man behöver. Man borde inskaffa mer mappar och pärmar märkta med de olika kategorierna som papperna berör.

Strukturera: Beskriver om verktyg och material är på rätt plats. Det vi kan anmärka här är att de truckar som används inte har någon grundplats. Ibland kunde dem stå i viktiga gångar och blockera vägen för anställdas förflyttning. Här skulle man kunna konstruera en viss plats eller ett bås där truckarna ställs efter användning.

Städa: Eftersom Sweet Pepper är en grossistverksamhet uppstår det mycket kartonger och papper vilket kan vara jobbigt att behandla. Vi märkte direkt att det såg stökigt ute i lagerlokalen. Det finns inga ordentliga rutiner på städningen utan den sker när de anställda inte har någon annan uppgift. När städning väl sker placeras skräpet i lagerlokalen och upptar stora öppna ytor som skulle kunna användas till annat. Vi anser att man kan utforma ett schema när städningen skall göras och vilka som skall utföra den. Det är viktigt att det finns anställda lediga då utkörningar och lastning skall göras. Man bör avsätta ett antal personer som sköter städningen vid en viss tidpunkt varje dag. Problemet med att skräpet upptar

onödiga ytor kan lösas med hjälp av att man investerar i ett soprum i närområdet. Dit kan man transportera skräpet och invänta sophämtningen.

Standardisera: Genom att standardisera arbetsuppgifterna ovan skapar man en effektivare arbetsplats. Vi anser att företaget bör skapa en mall för hur och när dessa uppgifter ska ske. Ifall man gör detta blir det lättare för de anställda att utföra sina uppgifter då de vet precis vad dem skall göra och när detta ska ske. Resultatet blir ett effektivt och bra arbete. Det är även till hjälp för nyanställda, då dem lätt kan läsa igenom mappen och se vad som skall göras. Om man utformar denna mall får man rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Självdisciplin: Om man bestämmer sig för att skapa en mall för rutinerna är det viktigt att de blir en ”del” av företaget och att man verkligen arbetar efter standarden man implementerat. För att få de anställda till att göra det krävs det träning och god kommunikation inom företaget. Detta kan man uppnå genom att avsätta olika möten enskilt och i grupp.

7.3 Ledningen

Ledningen består av två stycken företagsledare som sköter sin respektive del av

verksamheten. Markus Landström har hand om lageravdelningen och Anders Wykman har hand om transporterna. När man startade verksamheten sköte företagsledarna även kundorder, torghandel och butiksverksamheten. Företaget expanderade för varje år men man bibehöll trots det samma organisationsschema. Det vill säga att verksamheten bedrevs som tidigare även om efterfrågan hade ökat succesivt. Nackdelarna med att inte förändra

organisationsschemat allt efter hand som man växer ser vi har lett till svårigheter inom områden som lager, transport och order.

Hur kan man få bukt på dessa problem?

Vårt förslag är att dela upp ansvarsområdena så att man avbelastar företagsledarna. Detta kan utföras genom att internt utbilda en lageransvarig samt en transportansvarig. Den

lageransvariga personen kommer själv att arbeta med sysslor som bedrivs i lagret men med skillnaden att denne har kompetensen som krävs för att derrigera övrig lagerpersonal. Transportansvarige kommer att avbelasta Markus Landström och därmed ansvara för transportpersonalen. Vårt tänkta organisationsschema kan man följa på bilden nedanför, de sträckade rutorna berskriver våra tänkta förändringar.

Figur 7.3 Egen bild (Organisationsschema)

7.4 Transport

Denna del var svårast att bearbeta då vi inte fick tillräckligt med tid och information för att granska området mer utförligt. Genom att dela in körningarna i olika sektioner kunde vi utforma struktur och inskaffa en mer rutinmässig utkörning. Målsättningen är att vara så

effektiv som möjligt och därmed undvika körningar som inte är lönsamma. Kalmarområdet har vi valt att benämna som sektion A. Denna sektion är nära belägen till lagret och därför kan fler dagliga utkörningar utföras utan större omfattande kostnader. På sektion B som beskriver Ölandområdet, befinner sig de kunder som kräver störst kvantitet på sina leveranser. Förutom de stora beställningarna vill kunderna på Öland även ha leverans dagligen och därmed tycker vi att de två lastbilarna bör fokusera sig på sektion B. Sektion C, D består av Nybro och Oskarshamntrakten. Här utförs endast någon körning i veckan och därav kan en mindre bil sköta dessa områden. Genom att dela in kunderna i sektioner får man en klarare insikt om hur kostnaderna ser ut och hur schemat bör organiseras.

Figur 7.4 Egen bild (Sektionsindelning)

Eftersom att huvudsakliga målet med transporterna var att effektivisera och inskaffa bestämda rutiner anser vi att man bör ställa krav på sina kunder. Exempelvis ska inga leveranser som kostar mer än de intäkter man får in utföras då detta inte är lönsamt. Med de mindre kunderna kan man istället komma överens om ett bestämt leveransschema med tider och dagar som godsen ska levereras. Detta kan självklart vara riskfyllt, men då Sweet Pepper har flera stora kunder kan man ställa större krav på de mindre kunderna. Vi tror att Sweet Pepper inte riskerar att förlora de mindre kunderna då verksamheten har bra kontakt med kunderna och är billiga. Ett alternativförslag vi har för de mindre kunder som vill beställa och ha sina varor levererade samma dag är att införa exempelvis ett sex timmars krav. Med detta menar vi att man bör göra sin beställning sex timmar innan leveransen.

8. Diskussion

___________________________________________________________________________

Inom denna del diskuterar vi varför vi valde de förbättringsförslag som vi redogjorde i tidigare kapitel. Vi beskriver även hur våra problemformuleringar förändrades med arbetets gång.

__________________________________________________________________________

När vi inledningsvis gick in i företaget som en form av ”konsulter” fick vi i uppdrag att försöka hitta förbättringsförslag på hur vi skulle kunna sänka transportkostnaderna för företaget, men även styra upp med fasta rutiner inom lager och transport. Men allt efter hand som vi utförde våra observationer och intervjuer märkte vi att dessa områden inte var

företagets största problem. Problemen som vi ansåg istället belyste företaget var dess motvilja att handskas med sina tillväxthinder. Vi förändrade i och med det våra problemfrågor till mer organisationsinriktade. Detta var bra för vår uppsats då vi inte hade några tidigare

förkunskaper inom logistik. Omfattande delar av området hade istället bidragit till sänkt tillförlitlighet av uppsatsen.

Våra förbättringsförslag grundar sig i våra observationer samt utförda intervjuer med personal och ledning. Men vi har även lagt stor vikt till tidigare behandlade teorier inom de områden vi har bearbetat. Det är värt att nämna att vi hade kunnat vidareutveckla våra förbättringsförslag ytterligare genom kalkyler och andra lönsamhetsberäkningar. Men då företaget aldrig haft några fasta rutiner och struktur var det svårt att få fram underlag för att utföra dessa.

Våra förbättringsförslag av lagersystemet:

Hyllsystem – Vårt förslag att ersätta dagens enkla hyllsystem med ett flerplanigthyllsystem innebär att Sweet Pepper får friare golvyta och öppnare gångar som leder till kvickare leveranser.

Etikettmärkning – Genom att etikettmärka hyllorna med kategori, datum och märke på respektive produkt bidrar till att man får ett mer lätthanterligt lager. Igenkännbara hyllor för personalen är viktigt.

Sophantering – Inom denna del har vi gett två olika förslag på förändring, ett är internt och det andra externt. Den interna förändringen innebär att man schemalägger ”soptömning” i veckorutinerna och den externa gäller att företaget införskaffar ett soprum i närområdet.

Fasta rutiner och struktur är också viktigt att implementera om man vill få bukt på lagerproblemen. Vinner företaget fem minuter på respektive leverans tack vare ett bättre informationsflöde är det något som bör beaktas. Vi föreslog här en internutbildad

lageransvarig som besitter samma kompetens som ägare Markus Landström när det handlar om lageraktiviteter.

Vill företaget sedan expandera ytterligare kommer det enligt oss att krävas en större lageryta.

Våra förbättringsförlag genom Lean production:

Förbättringssamtal – Genom våra intervjuer och observationer märkte vi av hur mycket idéer och tankar personalen har till förändring. Därav vill vi att företaget ska nyttja denna

kompetens genom att införa förbättringssamtal någon gång varannan vecka. Motivationen ökar därigenom hos de anställda och ledningen får den feedback som krävs för att driva organisationen framåt.

Mall – Sweet Pepper bör utforma en mall för deras rutiner så att de blir en ”del” av företaget. Vi tror att det krävs att man inför möten enskilt och i grupp för att få de anställa till att ta till sig utav den designade mallen.

Våra förbättringsförlag inom ledningen:

Delansvarig personal – Vi valde att införa ett förbättringsförslag av organisationsschemat på grund av att det krävs att man avlastar ledningens idag tunga arbetsschema. Detta kommer att bidra till att företagsledarna kan fokusera mer på deras huvudsakliga arbetsområde som är ordermottagning och försäljning. Vårt förslag att internutbilda personal är både

kostnadsvänligt och även kompetensfokuserat. Med detta menar vi att egen personal är billigare att utbilda än ”ny” personal. Kompetensfokusering innebär att man fortfarande bibehåller sin centrala del utav verksamheten i form av erfaren personal. Anledningen till att vi valde en delansvarig för respektive område är på grund av att områdena redan idag är för stora och troligtvis kommer de att växa ytterligare.

Förbättringsförlag till transportutkörning:

Sektioner – För att få fasta rutiner och en fast struktur delade vi in utkörningarna i olika sektioner. Områdena finns idag men man har inga speciella benämningar på respektive distrikt. Genom att arbeta på detta sätt kan företaget även få en större insikt i deras körningskostnader.

Krav på mindre kunder – Vi valde att införa ett förbättringsförslag som ställer krav på de mindre kunderna. Skälet till denna förändring beror på att verksamheten inte bör anpassa sig till de mindre kunderna i samma utsträckning som man gjort förgående år.

Idag tror vi att det viktigaste för företaget är att få ordning på just strukturen, rutinerna och diverse scheman. Tar man sig tid att se på dessa problem skapar man en starkare organisation och en godare grund för kommande tillväxt. Våra förbättringsförlag kan av Sweet Pepper ses som ett underlag för nya idéer och därmed får man ett försprång i utvecklingen av

9. Slutsats

___________________________________________________________________________

Här ger vi svar på den problemformulering som arbetet utgått ifrån.

______________________________________________________________________

Hur ska ledningen hantera företagets expansionsfas? Vilka åtgärder krävs utav ledningen?

Det är viktigt för företaget att till en början finna en god organisationsstruktur och införskaffa fasta rutiner i deras dagliga arbete. Sweet Pepper befinner sig i expansionsfas och det krävs att ledningen delar med sig utav sina respektive ansvarsområden. Avdelningsansvariga för lager och transport bör tillsättas av ledningen, därmed får företaget en bättre grund i sin

organisationsstruktur. Ledningens implementering av fasta rutinerna kommer att bidra till större effektivitet. Den interna kommunikationen med de anställda kommer att underlättas och därmed finns det möjlighet för varje arbetsprocess att förbättras.

Hur hög tillväxtpotential har Sweet Pepper AB och vilka tillväxthinder kan identifieras?

Tillväxtpotentialen är svår att definiera, inom en snar framtid ser vi att verksamheten kommer att ha nått sitt max för nuvarande lager. Enligt de anställda kan företaget expandera mer och även i andra delar i Sverige då det anses finnas en stor efterfrågan på deras tjänster och produkter . Vill företaget fortsätta öka sin tillväxt krävs det att ledningen vågar ta risker och investerar i ett större lager. En investering som denna anses dock vara riskfylld då det krävs att företaget belånar pengar för att finansiera köpet. Sweet Peppers tillväxthinder är först och främst företagarnas ovilja att ta risker. Eftersom företaget har potential att expandera, så är frågan om företagsledarna är beredda att investera eller inte. Som situationen är nu är dem ej det då dem kan anses ha blivit avskräckta av finanskrisen. Men när bättre tider kommer och fler företag lyckas kanske Sweet Pepper tar steget till en ny nivå. Ett annat hinder som finns inom organisationen är den informella organisationsstrutkuren. Om man nu bestämmer sig för att investera, behövs det en mer formell struktur och mer rutiner inom arbetsmomenten. Det är här dem skulle kunna ta hjälp av filosofin Lean production.

Sammanfattningsvis kan vi summera Sweet Pepper som ett företag med hög tillväxtpotential, men med en låg tillväxtvilja då företagarna inte ännu är beredda på att ta ytterligare risker.

Hur kan verksamheten förbättra sin lagerhantering och sina transporter?

Den nuvarande lagerutformningen hos Sweet Pepper är i dagsläget inte den mest optimala. Arbetet skulle bli mer effektivt om man gjorde förändringar i lagerutformningen. Områden som vi anser bör förändras i lagret är framförallt hyllsystemen. Samtliga rum bör ha ett flerplanigt hyllsystem. Införskaffar man detta system får man också ett större utrymme på golven. Dessa utrymmen bidrar till att man får öppnare gångar och personalen kan därmed jobba snabbare med sina beställningar. Vill man växa ytterligare och hitta nya områden att expandera på bör man utöka sitt lager. Det är lätt att strukturera upp stora ytor då tomma områden kan bli stående utan att det stör personalen.

Transporterna kan standardiseras genom att dela in körningarna i olika sektioner, därmed utformar företaget en tydligare struktur och inskaffar en mer rutinmässig utkörning.

Målsättningen är att vara så effektiv som möjligt och därmed undvika körningar som inte är lönsamma.