Från och med 1 januari 2007 infördes förenklade regler för mindre företag om löpande bokföring, årsbokslut, redovisning och arkivering. Det innebar att färre företag kommer att behöva göra bland annat årsredovisningar. Regeringen föreslog dessa förenklade regler i propositionen ”Förenklade redovisningsregler mm” (proposition 2005/06:116). Den 31 maj 2006 antogs denna proposition av Riksdagen (Regeringskansliet, 2006).
3.8.1 Faktureringsmetoden kontra Kontantmetoden
K1 regelverket erbjuder två olika bokföringssätt vid den löpande bokföringen, kontantmetoden samt faktureringsmetoden (Broberg, 2008).
Kontantmetoden är en enklare variant av redovisning av den löpande bokföring jämfört med faktureringsmetoden. Kontantmetoden får användas av enskilda näringsidkare som har en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor samt som ej är skyldiga att göra en årsredovisning (BFL 6 kap 3 §). Dessa får vänta med att bokföra sina affärshändelser till dess att betalning skett. När räkenskapsåret är slut så skall samtliga obetalda fordringar samt skulder bokföras. Kontantmetoden är ett frivilligt val.
Enligt kontantmetoden så skall bara inbetalningar och utbetalningar bokföras, alltså företaget skall bokföra sina affärshändelser när betalningstransaktionerna äger rum. Vid räkenskapsårets slut skall dock fordringar och skulder som inte blivit betalda bokföras. Fördelen med kontantmetoden är att antalet konteringar och konton reduceras än vid användandet av faktureringsmetoden. Nackdelen med kontantmetoden är att redovisningen inte blir så fördjupad i detalj, det får stå tillbaka för enkelheten (BFNAR 2006:1).
Faktureringsmetoden baseras på löpande bokföring. Vid användandet av faktureringsmetoden så skall alla affärshändelser bokföras direkt när fakturan skickas eller kommer in till företaget. Utskickade fakturor skall bokföras som kundfordringar och inkommande fakturor skall bokföras som leverantörsskulder. När betalningen skett så skall kundfordringarna och leverantörsskulderna minskas med ytterligare en bokföring. Ett företag kan fritt byta från kontantmetoden till faktureringsmetoden men om företaget istället vill byta från faktureringsmetoden till kontantmetoden så kommer det att fordras dispens i framtiden (Broberg, 2008).
3.8.2 K1 företagens Förenklade årsbokslut
Enligt 6 kap 10 § BFL (1999:1078) skall ” Ett förenklat årsbokslut ska bestå av en resultaträkning och en balansräkning. Det ska upprättas enligt god redovisningssed och i vanlig läsbar form eller i elektronisk form”.
30
Det förenklade årsbokslutet skall innehålla både en resultaträkning samt en balansräkning som är upprättade enligt god redovisningssed (Broberg, 2008). För företaget är årsbokslutet viktigt för att visa upp hur väl företaget fungerar och drivs för sina intressenter. Då de får en bra och övergripande syn på det ekonomiska resultatet vid årets slut, även nyckeltal kan snabbt räknas ut för att göra bedömningar om den ekonomiska ställningen. Att ha ett årsbokslut är viktigt när företaget till exempel vill ta lån i bank eller handla på kredit, då externa finansiärer kan kontrollera företaget (prop. 2005/06:116).
När K1 trädde i kraft i januari 2007, fick företag som har en omsättning på högst tre miljoner kronor möjligheten att upprätta ett förenklat årsbokslut (BFN, 2006). Tidigare fick alla bokföringsskyldiga företag som inte upprättade en årsredovisning istället upprätta ett årsbokslut.
För företagen idag är det mycket enklare att kategorisera in sig på om de kommer att behöva upprätta ett årsbokslut eller inte, om de har över tjugo i prisbasbelopp eller inte. Då företag som tidigare hade en inkomst under 20 i prisbasbelopp slapp att upprätta ett årsbokslut. 20 prisbasbelopp är idag ca 850 000 kr (SKV, 2009a). Ett prisbasbelopp skiftar från ett år till ett annat och gör det därför svårare för företagen att kategorisera in sig på om de är bokföringsskyldiga eller inte. K1 har gjort denna uppdelning mycket enklare och lättare att förstå för de mindre företagen (prop. 2005/06:116).
Tanken är att ett förenklar årsbokslut skall göra det lättare för enskilda näringsidkare att upprätta ett årsbokslut, samt det bokföringsmässiga resultatet skall stämma så bra överens som möjligt med det skattemässiga resultatet (SOU2008:67). Det förenklade årsbokslutet skall dock innehålla de viktigaste uppgifterna som SKV kräver skall finnas med vid en deklaration (prop. 2005/06:116). Det förenklade årsbokslutet har för enkelhetens skull samordnats med skattedeklarationen, så det förenklade årsbokslutet görs direkt på deklarationsblanketten med undantag för en del skattemässiga justeringar (prop. 2005/06:116). Nu när fler företag än tidigare kan placera sig som ett K1 företag, så innebär det att fler får möjligheten att använda sig av kontantmetoden som nämnts ovan (Broberg, 2008).
Om man inte vill upprätta ett förenklat årsbokslut, så kan det upprättas enligt bokföringslagen och övrig normgivning från BFN (Skatteverket, 2009b).
Enligt 6 kap 4 § BFL (1999:1078) ”ska ett årsbokslut bestå av en resultaträkning och en balansräkning. Årsbokslutet ska upprättas i vanlig läsbar form eller i elektronisk form. Beloppen i årsbokslutet ska anges i svenska kronor”.
31
3.8.3 Anläggningstillgångar
Immateriella anläggningstillgångar behöver endast tas upp i balansräkningen, om man förutsätter att den kommer att bidra med ekonomiska fördelar i framtiden samt även har ett bestående värde (BFN, 2006). Följande definitioner kommer från BFNAR 2006:1. ”Byggnader och markanläggningar med kort ekonomisk livslängd behöver inte tas upp i balansräkningen”. Med det menas att om den är tänkt att användas endast ett fåtal år så behöver den inte tas upp i balansräkningen, istället kan den redovisas som en kostnad samma år som den förvärvats (BFN, 2006).
”Maskiner och inventarier med oväsentligt värde behöver inte tas upp i balansräkningen”.
Om anskaffningsvärdet understiger 5 000 kronor för en maskin eller inventarie så behöver den inte tas med i balansräkningen. De kan redovisas som en kostnad under samma år som den förvärvats (BFN, 2006).
”Maskiner och inventarier som har en kort ekonomisk livslängd behöver inte tas upp i balansräkningen”. Maskiner och inventarier som vid anskaffningstillfället uppskattas ha en ekonomisk livslängd på max 3 år, behöver inte tas med i balansräkningen. De får istället tas upp som en kostnad under det år som de förvärvats (BFN, 2006).
3.8.4 Omsättningstillgångar
Följande definition kommer från BFNAR 2006:1.
”Ett varulager med ett oväsentligt värde behöver inte tas upp i balansräkningen”
Varulager som har ett värde som är högst 5 000 kronor behöver inte redovisa det i balansräkningen utan kan istället ta upp det som en kostnad (BFN, 2006). Varulagret hos säljaren skall inte upptas av en vara som är skickad ut till en kund, för det är de faktiska varorna som finns i lagret som skall utgöra varulagervärderingen. Anskaffningsvärdet för varorna i varulagret brukar normalt sett utgöras av det pris som angivits på den senast mottagna fakturan (Broberg, 2008).
Ett företag som använder sig av kontantmetoden, skall vid bokslutet bokföra
leverantörsskulder, kundfordringar samt andra viktiga poster för intäkter och kostnader som inte har betalats. Även obetalda kundfordringars och leverantörsskulders moms vid årets slut skall tas upp och redovisas (BFN, 2006). Kundfordringar får inte tas upp till ett högre värde än vad företaget förväntar sig kommer att betalas (Broberg, 2008).
Förskottsbetalningar till leverantörer samt förskott från kunder som har ett värde på högst 5 000 kronor skall inte tas med i balansräkningen (Wedberg, 2006).
32
3.8.5 Periodisering
Förutbetalda poster som till exempel ränteintäkter och räntekostnader som har ett värde under 5 000 kronor skall inte periodiseras (Wedberg, 2006). Ett företags förskotts och förutbetalda kostnader som har ett värde över 5 000 kronor som skall räknas med i årsbokslutet. Till exempel om företaget har förskottsbetalat en hyra som överskrider 5 000 kronor och som hör till näst kommande räkenskapsår så skall den tas upp som en övrig fordran (SOU 2008:67).
3.8.6 Eget kapital och skulder
Likvida medel som företagaren har fört över till företaget skall sättas in och öka det egna kapitalet. På samma vis gäller om företagaren istället gör ett uttag av likvida medel, men då skall det egna kapitalet minskas oberoende om det är lön eller annan form av utgifter som har betalats. Företagets samtliga skulder som tillkommit inom företaget skall bokföras i företaget, privata skulder skall inte bokföras i företaget. Då företagaren har lånat pengar både till sig själv och till företaget så skall företaget endast bokföra det belopp som berör företagets belåning (BFN, 2006).
3.8.7 Utgifter och inkomster
För att kunna klassas som en inkomst så måste det vara företaget självt som tar emot för egen räkning, skulle ett belopp tas ut för någon utomståendes räkning som till exempel mervärdesskatt så skall det inte klassas som en inkomst. En utgift är det som företaget betalar ut för något som tillfört företaget något (BFN, 2006). Direkta utgifter som till exempel frakt, om det inte framgår av fakturan skall inte tas upp om det har ett värde som understiger 5 000 kronor per maskin eller inventarie eller per leveranstillfälle av dessa varor (BFN, 2006).
3.8.8 Ny baskontoplan för K1
I samband med att K1 infördes den 1 januari 2007, så upprättades även en ny anpassad kontoplan, BAS 2007-förenklat årsbokslut (K1-BAS). Det finns fyra olika typer av kontoplaner att välja bland för K1 företag, nämligen; K1-BAS standardtabell (ca 140 stycken konton) som är mer tänkt för de större enskilda näringsidkarna och K1-BAS minitabell (ca 30 stycken konton) som är mer tänkt för de mindre enskilda näringsidkarna. Dessa två är mer förenklade och har mindre antal konton än de två andra valen av BAS-konto planer som innehåller fler konton och som inte direkt är riktade till K1 företag. K1 företagen har ändå möjligheten att inhämta konton från dessa; Normal-BAS (ca 1 000 stycken konton) och Normal-BAS minitabell (BAS mini. (ca 150 stycken konton). Dessa fyra kontoplaner kan väljas
33
för att hitta användbara konton som kan kopplas till ett förenklat årsbokslut (Nilsson & Karlsson, 2007)
Hur ett företag väljer sina kontotabeller är upp till dem själva, för i många fall är det nödvändigt att anpassa kontotabellen till sitt eget enskilda företags behov. Ett företag bör börja med ett mindre antal konton för att sen utöka dem med tiden. Anledningen till det är för att informationsinsamlingen från olika konton inte skall bli för omfattande (Nilsson & Karlsson, 2007).