Fastighetsbolaget

Empirin visade att fastighetsbolag saknar tydliga mål och definitioner vilket är en orsak till varför återbruk inte följer med i hela arbetsprocessen. Vid nybyggnation borde man börja med att ifrågasätta hur många år man bygger för, därefter kan man sätta upp mål som berör cirkularitet. Detta borde ske redan vid första startmöte eller efter inventering.

Resultatet visade att en tydlig definition av återbruk är en avgörande utgångspunkt för att inte det ska råda en splittrad uppfattning under projektets gång. Fastighetsbolaget kan utgå från återbrukshiearkin som framtagits av IVL (se avsnitt 3.4.3) och lägga till fler relevanta steg som exempelvis upcycling. Vidare nämnde en respondent vikten av att skilja på vad som menas med bevarat respektive återbrukat trots att bevarande är det första steget i IVLs hierarki och är att föredra ur miljömässig synpunkt.

Mål måste även vara specifika, tydliga och framförallt mätbara, därför kan en fastställd procentsats uttrycka önskad grad av återbruk som projektet ska uppnå. Företag kan till exempel sätta som mål att 20%, 50% eller 90% av lokalen ska bestå av återbrukad inredning och material. Alternativt kan man bestämma vilken procentsats i hur mycket som får vara jungfruligt material, exempelvis 10%. Dessutom kan målen kopplas till formella certifieringar, då kan ett visst resultat avgöra ifall en certifiering kommer att uppnås.

Idag finns inga konkreta exempel på nyckeltal som mäter återbruk i en ny- eller ombyggnation. Ett nyckeltal kan beräknas per möbel- eller produktkategori genom att sätta, exempelvis, antal återbrukade stolar i relation till samtliga stolar i det befintliga beståndet. Men arbete med nyckeltal kräver att en viss uppföljning sker och rapporteras.

Ansvar för återbruksarbete

Projektledare är vanligtvis tidspressade och hinner inte alltid följa upp eller dokumentera återbruksarbetet i projekt. Därför kan företaget introducera en återbruksroll som ansvarar över återbruksfrågor, dokumentation samt uppföljning av återbruksarbetet. Vidare menar Lines et al. (2015) att en del organisationer har så kallade change agents som ansvarar för att hantera och driva förändringar inom en organisation. Fastighetsbolaget kan därför utse likt en change agent en återbruksansvarig som ansvarar för att driva samt följa upp återbruksarbetet inom organisationen.

En rekommendation är att Fastighetsbolaget skapar en återbruksavdelning inom organisationen med olika ansvarsfördelningar. Till exempel kan man utse en återbruksansvarig som driver frågan inom organisationen, en återbruksprojektledare som kan inventera och en som ansvarar för uppföljning och dokumentering. Uppföljning bör dessutom ske i olika steg som exempelvis det man återbrukar inom lokalen, det man för bort och det man sålt externt.

Inventeringar och verktyg

I empirin lyftes vikten av tidiga och noggrannare inventeringar. Fördelarna är att det minimerar lagerbehov, reducerar mängden avfall och bidrar till kostnadsbesparingar. Flera respondenter konstaterade däremot att inventeringarna tar längre tid, särskilt i större projekt, vilket i sin tur ökar projektkostnaderna. Men enligt Lindholm et al. (2018) upplevdes ingen mertid för inventering under IVLs lokalanpassningsprojekt i Göteborg. Högre kostnader till följd av inventeringar kan bero på avsaknad av kunskap och att företagen tar in externa konsulter för att utföra inventeringar. Detta tyder på att inventeringsprocessen behöver effektiviseras ytterligare. Fastighetsbolaget bör genomföra tidiga inventeringar och för större lokaler bör inventeringar ske månader innan planerad rivning. Detta bidrar till att fastighetsbolaget hinner kvalitets-bedöma material och synliggöra dem digitalt. Eftersom det ansetts vara en utmaning att hitta produkter som behöver uppfylla specifika krav kan inventeringar utföras av en intern aktör som utgår från kraven för att hitta rätt produkt eller material. Vidare bör en ambitionsnivå sättas inför inventeringen, exempelvis kan man föreslå att behålla alla toaletter, toalettdörrar, installationer etc. Att sätta en lämplig ambitionsnivå kan underlättas om Fastighetsbolaget har en överblick över de produkter och material som de har inom sitt fastighetsbestånd.

Ett förslag är att Fastighetsbolaget inför en intern app där de granskar produkter som de har i sitt fastighetsbestånd. Exempelvis, om ett kontrakt löper under tre år kan fastighetsbolaget börja med en inventering år ett och inventera en tredjedel av allt som finns i lokalen och sedan fortsätta inventera det resterande år två och år tre. I appen kan material och produkter fotograferas och kategoriseras efter hur de ska hanteras, till exempel om de ska återanvändas, säljas, rekonditioneras eller återvinnas. På så sätt kan Fastighetsbolaget bygga upp en intern databas för sitt fastighetsbestånd där produkter är kategoriserade efter hur de ska omhändertas.

52

Varumärke

Återbruk är en möjlighet för ett företag som vill stärka sin hållbarhetsprofil. Utöver att miljöbyggnader kan öka värdet av fastigheten, kan ett varumärke resultera i att fler hyresgäster med hållbarhetsintresse söker sig till just den hyresvärden. Fastighetsbolaget kan implementera återbrukspolicys i sina mindre fastigheter för att locka hyresgäster som är intresserade av återbruk. Ett starkt varumärke inom hållbarhet kan dessutom bidra till att företaget enklare kan övertyga kunden till att investera i deras hållbarhetslösningar.

Incitament till olika aktörer

Som tidigare nämnt behövs ett bättre samarbete mellan alla nyckelaktörer idag. Vid nybyggnation eller ombyggnation rekommenderas kontraktsformen partnering, där relevanta aktörer samarbetar från ett tidigt skede. Vidare har flera respondenter lyft vikten av entreprenörens mindset och dess avgörande roll. Byggaktörer bör involveras tidigt i diskussionen och workshops kan bidra till en gemensam förståelse för de mål och krav som finns samt hur man kan arbeta med potentiella hinder. Entreprenörens och projektörens arbete kan även underlättas om de får utförliga handlingar efter en inventering. Fastighetsbolag kan dessutom införa ett ekonomiskt incitament i form av ett procentuellt påslag när entreprenören väljer återbrukat material istället för råmaterial.

Enligt empirin och Allwood et al. (2011) har hyresgästen ett stort inflytande och vid lokalanpassningar är det vanligt att hyresgästen har med sig en egen arkitekt. Arkitekten bidrar dessutom med kunskap om val av produkter och lämpliga leverantörer. Därför är det viktigt att välja en arkitekt som är kunnig inom återbruk. För ett bättre samarbete mellan fastighetsbolag och arkitekter behövs en gemensam syn på projektet och arkitekten borde få mer utrymme för frihet och flexibilitet i designarbetet.

Istället för att ha outsourcing av arkitekter kan fastighetsbolaget arbeta med insourcing, där organisationen har ett kontinuerligt nära samarbete med två eller tre arkitekter. För att det ska verkställas behöver fastighetsbolaget erbjuda det som en tjänst vid en hyresgästanpassning. Detta kan dock leda till en lägre konkurrens på marknaden. För att säkerställa en sund konkurrens kan man anordna arkitekttävlingar inför ny- eller ombyggnadsprojekt. Arkitekter kan formulera en övergripande bild över det tänkta konceptet med återbruk och därefter kan en vinnare för projektet utses.

Incitament i hyresförhandling

Studien har visat att intresse för miljöcertifieringar och gröna avtal finns hos hyresgäster, detta stämmer även överens med Ekman och Röndells fallstudie (2018). Fastighetsbolag bör välja miljöcertifieringar som inkluderar återanvändning, återbruk eller krav på avfallsminimering i sitt poängsystem för att engagera hyresgästen i återbruksfrågan. LEED och BREEAM är exempel på sådana certifieringar. Ytterligare ett förslag är att Fastighetsbolaget utökar sina gröna hyresavtal genom att lägga till åtaganden som antingen direkt eller indirekt ökar incitament för mer återbruk.

Enligt empirin var majoriteten av alla hyresgäster intresserade av att få mer information om lokalanpassningens påverkan på klimatet. På så sätt blir hyresgästen mer engagerad i återbruks-frågan och upplyst om dess fördelar som bland annat minskat klimatavtryck och möjlighet till tidigare inflytt då inte lika stora mängder interiörer byts ut mot nya. Ett förslag är att införa ett nyckeltal som redovisar koldioxidbesparingen vid val av en specifik lokal.

En respondent föreslog att man borde införa deklarationer som påvisar byggnadens miljöbelastning, likt en energideklaration när man köper ett hus. Detta kan vara ett troligt utfall med tanke på regeringens avsikt att införa krav på miljödeklaration där byggherren måste redovisa byggnadens livscykel och klimatpåverkan. En sådan deklaration kan ges till kunden som visar på hur stort klimatavtryck lokalen ger beroende på hur mycket som avses att återbrukas. Exempelvis, om man återbrukar 10% av all befintlig inredning har lokalen ett visst klimatavtryck, vid 30 % uppnår man ett lägre klimatavtryck och så vidare.

Förslag på handlingsplan

Nedanstående tabell har konstruerats utifrån IVLs arbetsguide (avsnitt 3.4.1) och visar ett rekommenderat arbetssätt för ett lokalanpassningsprojekt.

54

Tabell 3. Ett rekommenderat arbetssätt för ett lokalanpassningsprojekt.

Steg i processen Syfte Aktörer Kommentar

Startmöte Målformulering och arbetsstrategi för återbruk

Projektledare, förvaltare och uthyrare

Eventuellt planera in workshops

Definiera nyckeltal

Inventering och värdering av befintliga material, möbler och produkter

Effektivisera återbruksprocessen

Minimera lagerbehov

Extern konsult eller en intern återbruksrepresentant (från återbruksavdelningen).

Arkitekt

Inventering, helst månader innan rivning

Använd intern inventeringsapp

Dialog med hyresgäst Skapa en gemensam målbild och fastställa krav

Hyresgäst och hyresgästens arkitekt/ intern arkitekt

Gröna avtal, informera om klimatpåverkan och visa nyckeltal

Visualisering med BIM/VDC

Planering av inköp och försäljning av begagnade material, möbler och produkter (Internt)

Öka återbruk inom fastighetsbeståndet och mer tidseffektivt

Minimera avfall

Inköpsgruppen Ta hänsyn till kostnad, kvalite, funktion, livslängd samt demonterbarhet vid inköp

Använd intern inventeringsapp

Planera inköp och försäljning av begagnade material, möbler och produkter (Externt)

Öka utbud och efterfrågan på externa marknaden.

Minimera avfall

Inköpsgruppen Ta hänsyn till kostnad, kvalite, funktion, livslängd samt demonterbarhet vid inköp

Använd digitala verktyg som CCbuilds

marknadsplats

Förfrågan och upphandling av entreprenör

Välj en entreprenör som vill arbeta med återbruk, diskutera möjligheter för återbruk och logistik

Entreprenör Incitament som exempelvis påslag på icke jungfruliga material

Workshops

Avsätt tid för demontering Öka möjlighet för återbruk Projektledare, entreprenör -

Produktion - - Kontinuerlig dialog

mellan entreprenör och projektledare där återbruksarbetet och målet följs upp

Kontinuerlig uppföljning med hyresgäst

Hyresgästen flyttar in och intern överlämning sker

Slutgenomförande - Slutrapport tas fram för

återbruksprojektet med nyckeltal av projektledaren och/ eller återbruksansvarig

Överlämning av BIM- modell