Formell  struktur  för  personalintern  kommunikation

Resultatet  presenterar  studiens  empiriska  material.  Datatriangulering  har  använts  till  resultatet  för  studiens  två   första   forskningsfrågor;   den   formella   och   informella   strukturen   för   personalintern   kommunikation.   Den   formella  strukturen  bygger  främst  på  empiri  från  genomförd  dokumentanalys  och  intervjuer  med  arbetsledare.   Den  informella  strukturen  bygger  främst  på  empiri  från  enkät  och  observationer.  Resultatet  syftar  till  att  återge   en  beskrivning  av  den  personalinterna  kommunikationen  på  den  studerade  avdelningen  som  i  kapitel  6  Analys  

och   Diskussion   leder   till   att   belysa   aspekter   som   kan   tydliggöra   strukturen   för   dagens   personalinterna  

kommunikation.    

5.1 Formell  struktur  för  personalintern  kommunikation  

Den   formella   strukturen   för   personalintern   kommunikation   är   som   tidigare   redovisats   den   förväntade   strukturen   för   roller   och   kanaler   för   kommunikation.   Ofta   beskriven   i   styrande   dokument   som   arbetsbeskrivningar   och   policys.   Den   studerade   avdelningens   formella   struktur   har   sammanställts   utifrån   dokumentation   men   med   stort   stöd   i   intervjuer   med   arbetsledare   och   observationer.   Detta   då   dokumentationen   varit   bristande   i   att   explicit   beskriva   kommunikativa   aspekter   som   mellan   vilka   roller   och   genom  vilken  kanal  det  dagliga  informationsutbytet  förväntas  ske.  Något  som  observerats  och  lyser  igenom  i   den  dokumentanalysen  som  i  följande  avsnitt  lyft  ut  de  få  avsnitt  som  explicit  lyfter  fram  ett  kommunikativt   ansvar  samt  stärkts  av  hur  flera  tillfrågade  på  avdelningen  upplevt  de  styrande  dokumenten.    

Intervju   A   uppger;   att   sjukhuset   har   fokuserat   på   annat   än   att   skriva   ner   styrdokument,   men   beskriver   att   dokumentation  ökat  i  samband  med  genomförda  förändringar  som  införandet  av  rondsystemet  2012.  Intervju   C  ger  en  liknande  beskrivning  av  att  en  målbild  för  den  personalinterna  kommunikationen  ”Till  viss  del  finns  det  

men  inte  för  allt”.  Samma  person  syftar  till  att  man  de  senaste  åren  genomförts  förändringar  för  att  förtydliga  

den  formella  strukturen.  Exempel  på  förändringar  som  genomförts  är;  införandet  av  ett  nytt  rondsystem  2012,   en   formalisering   av   det   dagliga   morgonmötet   och   en   översyn   av   överlämningsrutiner   mellan   olika   skift.   Organisationsstrukturen   har   förändrats   genom   införandet   av   en   koordinatorfunktion   och   en   genomgång   av   avdelningens   arbetsbeskrivningar   och   därmed   förtydligad   ansvarsfördelning.   Den   organisation   man   nu   använder  sig  av  beskrivs  av  intervju  B  som  ”förstått  det  som  att  det  är  en  generell  struktur  som  finns  på  andra  

avdelningar”.  Intervju  A  beskriver  samtidigt  situationen  som  att  “Alla  vet  eller  så  lär  man  sig”  och  att  rutiner  i  

viss  mån  kan  påverkas  av  exempelvis  vilken  överläkare  som  arbetar  och  sätter  sin  prägel  på  arbetsupplägget   inklusive  kommunikationen  mot  övriga  avdelningen.      

På  central  nivå  utanför  den  studerade  avdelningen  verkar  det  även  finnas  ett  intresse  att  förtydliga  sjukhusens   interna  kommunikation  från  Stockholms  läns  landstings  (SLL).  Med  målet  att  bland  annat  att  tydliggöra  ramar   och  behov  för  roller  och  ansvar  har  SLL  tillsammans  med  företaget  Nordisk  Kommunikation  tagit  fram  och  lagt   upp  kommunikationsverktyg  på  Karolinska  Universitetssjukhusets  internwebb.  Verktygen  är  riktade  till  chefer   inom  landstinget  och  ett  utdrag  finns  i  Appendix  VI.  Man  introducerar  begreppet  kommunikationssystem  som   något   som   finns   i   alla   organisationer   och   består   av   dess   aktörer,   kanaler   och   budskap   samt   skriver   inledningsvis:    

”Långt   ifrån   alla   organisationer   har   dock   ett   medvetet   utformat   kommunikationssystem.   Vanligare   är   att   organisationer  har  en  mer  eller  mindre  vildvuxen  flora  av  kanaler  som  sköts  var  och  en  för  sig  och  som  bara   stödjer   varandra   i   mindre   utsträckning.   Aktörerna   har   relativt   sällan   tydliga   kommunikationsroller   och   -­‐ uppdrag.   Lika   vanligt   är   att   budskapen   är   alldeles   för   många   och   behöver   ökad   samordning.”   (Nordisk  

Kommunikation,  2009,  s.  2)    

Förväntade  roller  för  kommunikation  

5.1.1

I   följande   avsnitt   diskuteras   positioner   presenterade   i   kapitel   4   Studerad   avdelning   utifrån   rollernas   kommunikativa   ansvar   som   de   presenterats   i   lokalt   styrande   dokument,   intervjuer   med   arbetsledarna   och   kompletterats   med   observationer.   I   arbetsbeskrivningar   har   även   ett   gemensamt   kommunikativt   ansvar   formulerats  för  alla  poster;  att  arbeta  för  ett  gott  tvärvetenskapligt  samarbete  internt  och  externt  för  kliniken,  

att   delta   vid   formella   möten   som   avdelningsmöten   liksom   arbetsplatsträffar   samt   utbildningar   och   att   ens   kommunikation  ska  ske  på  ett  trevligt  och  respektfullt  sätt  mot  arbetskamrater,  patienter  och  anhöriga.  Det   beskrivs  även  ett  övergripande  ansvar  att  föra  över  information  till  nya  kollegor.    

5.1.1.1 Rollen  som  läkare  

Vid   full   bemanning   under   vardagar   dagtid   arbetar   en   överläkare   och   två   underläkare   vid   varje   korridor   på   avdelningen.  Överläkaren  är  en  specialiserad  läkare  med  det  yttersta  ansvaret  för  patienten.  Underläkarna  är   allmänläkare  som  inte  specialiserat  sig  ännu  men  som  i  diskussion  med  överläkaren  kan  ta  medicinska  beslut.   Läkarna   leder   det   medicinska   arbetet,   leder   ronder   samt   tar   och   dokumenterar   medicinska   beslut   för   avdelningens  inskrivna  patienter.  Som  läkare  vid  hematologiskt  centrum  i  Huddinge  arbetar  man  med  rullande   veckoscheman  som  placerad  vid  öppenvården  och  slutenvården.  

Arbetsbeskrivningar   för   överläkare   och   underläkare   finns   inte   för   slutenvårdsavdelningen.   Överläkarens   kommunikativa  ansvar  lyfts  däremot  i  arbetsbeskrivningen  för  avdelningens  ledningsgrupp  i  form  av  ”ansvaret  

att   kommunicera   avdelningsrelaterad   information   till   läkargruppen”(Från   Avd   M71-­‐73   Ledningsgrupp).   I  

introduktionsdokumenten   som   även   beskriver   de   förväntade   arbetet   för   läkarna   på   avdelningen   är   fokus   utifrån  ett  personalinternt  kommunikativt  perspektiv  på  den  medicinska  dokumenteringen  och  information  till   patienter.  Telefonnummer  och  personer  att  introduceras  till  första  veckan  är  utskrivet,  internt  på  avdelningen   är   det   numren   till   avdelningarna   chefssjuksköterska   och   läkarsekreterare   som   lyfts   fram.   Hålltiderna   för   formella   mötesrutiner   för   utbyte   av   information   är   även   tydligt   utskrivet   för   när   ronder,   morgonmöten   och   överlämning  av  information  ska  ske.    

Arbetsledarna   förtydligar   läkarnas   kommunikativa   roller.   Intervju   C   beskriver   rollen   som   överläkare   som   en   ”konsult   för   underläkare”.   Överläkaren   ska   inte   behöva   undersöka   alla   patienter   utan   ska   finnas   för   avstämningar.   Intervju   B   stödjer   detta   och   beskriver   överläkarens   roll   som   inte   alltid   tillgänglig,   utan   kan   ha   åtaganden   utanför   avdelningen   till   skillnad   från   underläkarnas   kontinuerliga   närvaro.   Intervju   B   beskriver   en   vision   där   det   är   underläkarna   som   sköter   den   huvudsakliga   kontakten   mot   avdelningens   sjuksköterskor,   undersköterskor   och   konsulter   som   dietister   för   att   skapa   begränsningar   i   informationsöverföringen   och   underlätta   för   alla   att   hinna   med   sitt   arbete.   Intervju   C   betonar   dock   överläkarens   kontakt   mot   alla   sjuksköterskor   då   överläkaren   ansvarar   för   alla   patienter   i   sin   korridor   medan   underläkarna   som   vid   full   bemanning   är   två   vid   varje   korridor   ofta   delar   upp   korridorens   patienter   mellan   sig   på   samma   sätt   som   sköterskorna   gör   och   därmed   får   en   närmare   kontakt   med   de   sjuksköterskor   och   undersköterskor   som   har   hand  om  samma  patienter.    

5.1.1.2 Rollen  som  sköterska  

Vid  full  bemanning  under  vardagar  dagtid  arbetar  två  undersköterskor  och  fyra  sjuksköterskor  vid  respektive   korridor.   Sjuksköterskorna   har   ansvar   för   patientomvårdnaden   av   ett   antal   inlagda   patienterna.   Utifrån   läkarnas   ordinationer   som   förmedlas   främst   vid   ronder,   journalsystem   och   vårdplaneringsystemet   arbetar   sköterskorna  nära  patienterna  och  deras  anhöriga.  Undersköterskorna  arbetar  under  ledning  och  tillsammans   med   sjuksköterskorna   för   att   planera   och   utföra   omvårdnadsarbetet.   Undersköterskorna   rapporterar   till   sjuksköterskorna   vid   förändringar   hos   patienter.     Sköterskorna   arbetar   efter   individuella   scheman   vilket   innebär   att   lämna   in   förslag   på   de   dagspass,   kvällspass,   nattpass   och   helgpass   man   önskar   arbeta   den   kommande   10   veckors   perioden.   Förslagen   sammanställs   till   individuella   scheman   vilket   innebära   att   en   sköterska  sällan  arbetar  en  vecka  i  sträck  utan  utspridda  dagar  och  tider.    

Arbetsbeskrivningarna  lyfter  fram  sjuksköterskornas  kommunikativa  ansvar  att  utifrån  sitt  kompetensområde  i   form  av  att  ”informera  patienter  och  anhöriga,  handleda  och  praktiskt  verka  för  att  tillgodose  patientens  totala  

omvårdnadsbehov”.   (Från   Arbetsbeskrivning   sjuksköterskor   avd   M71-­‐73).   Undersköterskorna   ska   i   sin   tur   ”rapportera  förändringar”  mot  sina  arbetsledare  i  form  av  sjuksköterskor  och  ”ge  information  till  patienter  och   anhöriga”.  Som  ansvarig  för  ett  specifikt  kompetensområde  ska  man  även  inhämta,  uppdatera  och  ”förmedla”  

informationen   om   detta   till   sin   arbetsgrupp   (Från   Arbetsbeskrivning   av   Undersköterskor   avd   M71-­‐73).   Introduktionsdokumenten   presenterar   en   rad   inlogg   till   system   som   delvis   används   som   kanaler   för   kommunikation.   Dokumentet   beskriver   även   instruktioner   för   skriftlig   patientinformation   och   telefonrådgivning   liksom   dokumentation   för   in   och   utskrivning   samt   rapportering   mellan   skift.   I   likhet   med   läkarnas   introduktionsdokument   presenteras   tydligt   avdelningens   struktur   för   formella   möten   för   informationsutbyte.  Introduktionsdokumentet  innehåller  namn  och  telefonnummer  till  de  interna  aktörerna  i  

form   av   chefssjuksköterskan   och   de   tre   koordinerade   sjuksköterskorna.   Läkarsekreteraren   presenteras   med   namn  liksom  samordnarens  namn  men  presenteras  som  miljöinformatör  inte  samordnare.  

Vid   intervjuer   betonas   främst   de   team   som   sjuksköterskor   och   undersköterskor   arbetar.   Två   team   om   två   sjuksköterskor   och   en   undersköterska   finns   vid   varje   korridor.   Intervju   B   beskriver   att   målet   är   att   skapa   kontinuitet   i   teamen   så   långt   det   går   med   individuella   scheman.   Planeringen   uppfattas   svårt   och   vid   avstämningar   mellan   avdelningens   korridorer   för   att   jämna   ut   en   eventuellt   ojämn   belastning   förändras   teamen.  

5.1.1.3 Administrativa  roller  

Vid   full   bemanning   under   vardagar   dagtid   arbetar   även   fast   anställd   administrativ   personal.   Till   den   administrativa   personalen   har   här   räknats   de   personer   som   har   anställning   som   på   heltid   tillägnas   slutenvårdsavdelningen.  Konsulter  och  delade  resurser  räknas  här  till  mer  externa  än  interna  resurser  och  kan   presenteras   kort   i   avsnitt   5.1.1.4   Externa   aktörer.   Arbetsbeskrivningar   finns   för   rollen   Koordinerande   sjuksköterska,  Samordnare  och  Köksansvarig,  inga  introduktionsdokument  finns  separat  för  dessa  roller.      

Chefssjuksköterska  

Avdelningens  Chefssjuksköterska  har  ledningsansvaret  för  avdelningens  personal  utöver  läkarna  och  ansvarar   för  flertalet  administrativa  uppgifter  kopplade  till  verksamheten.  Chefssjuksköterskan  är  ytterst  ansvarig  för  att   inventera  och  tillgodose  medarbetares  behov  av  kompetensutveckling  och  utbildning  som  förväntas  och  krävs   för   att   ge   en   god   och   säker   vård   vid   avdelningen.   Det   är   även   avdelningsansvarig   överläkare   och   chefssjuksköterskan  som  ansvarar  för  att  hålla  i  de  formella  mötena  på  morgonen.  Intervju  B  beskriver  förutom   chefssjuksköterskans  mer  administrativa  roll  även  vikten  av  att  chefssjuksköterskan  finns  till  för  medarbetarna   när  de  behöver.      

Koordinerande  sjuksköterska  

Avdelningens  Chefssjuksköterska  understöds  dagligen  av  en  koordinerande  sjuksköterska.  Den  administrativa   tiden   för   rollen   som   koordinerande   sjuksköterska   fördelas   mellan   3   sjuksköterskors   tjänster   med   total   tid   motsvarande  2  heltidstjänster.  Tid  utöver  koordinatorstjänsten  planeras  för  omvårdnadstjänst  på  avdelning.  De   3   sjuksköterskorna   benämns   sjuksköterskor   med   extra   ledningsansvar   och   har   varsitt   extra   ansvar   för   introduktion   av   nya,   utbildning   eller   kvalitet   och   säkerhetsfrågor.   Koordinatorsrollen   har   ansvaret   att   koordinera   patientbeläggningen   utifrån   avdelningens   kapacitet,   den   hematologiska   siten   i   Solnas   beläggning   och   de   satellitpatienter   vilket   är   patienter   med   hematologiska   sjukdomar   behandlas   på   andra   delar   av   sjukhuset.   Koordinatorn   har   även   ansvar   för   schemaläggningen   av   sköterskor   tillsammans   med   chefssjuksköterskan.  Vem  som  är  koordinator  förmedlas  vid  morgonmöte  men  har  observerats  finnas  en  risk   för  otydlighet  då  läkare  behövt  dubbelfråga  vem  som  var  koordinator  för  dagen.    

I   arbetsbeskrivningarna   beskrivs   det   kommunikativa   ansvaret   som   att   ”hålla   sig   informerad”   för   att   kunna   utföra/vara   behjälplig   i   den   dagliga   verksamheten   (Från   Arbetsbeskrivning   för   sjuksköterska   med  

ledningsansvar  M71-­‐73).  Intervju  C  lyfter  fram  att  den  koordinerande  sjuksköterskan  infördes  för  att  styra  över  

patientplatssituationen   på   avdelningen   och   fungera   som   ”spindeln   i   nätet”.   Tidigare   var   det   arbetsuppgifter   som  helt  låg  på  chefssjuksköterskan  men  som  nu  delats  upp.  Intervju  B  betonar  att  en  del  av  det  koordinerande   arbetet  finns  kvar  på  chefssjuksköterskan  som  finns  på  plats  hela  veckan  eftersom  rollen  som  koordinator  delas   mellan  tre  sjuksköterskor  som  arbetar  efter  individuella  scheman.    

Samordnare  

Samordnaren   ska   ta   emot,   sortera   och   förmedla   inkommande   telefonsamtal.   Samordnaren   tar   även   emot   besökare,   planerade   patienter,   biståndsbedömare   och   hänvisa   dessa   rätt   liksom   att   ha   kontakten   utifrån   avdelningen   i   frågor   om   att   beställa   transporter,   material   och   felanmälningar.   Samordnaren   lämnar   avdelningen  emellanåt  för  att  som  bland  annat  ansvarig  för  material  på  avdelningen  hämta  eller  lämna  teknik   på  lagning  och  kalibrering  inom  sjukhuset.  Samordnaren  arbetar  i  nuläget  på  heltid  men  ej  varannan  onsdag   och  fredag.  Vid  frånvaro  ska  posten  ansvara  för  att  överlämna  de  arbetsuppgifter  som  är  nödvändiga  för  en   fungerande  verksamhet.  I  arbetsbeskrivningar  lyfts  samordnaren  fram  ur  ett  kommunikativt  perspektiv  som  en   roll  som  ska  ta  emot,  sortera  och  ”förmedla”  inkommande  telefonsamtal,  i  möjligaste  mån  ”besvara  frågor”   och  hänvisa  samtal  till  ansvarig  person  (Från  Arbetsbeskrivning  samordnare  avd  M71-­‐73).   Samordnarens  roll   beskrivs  även  av  intervju  B  som  avdelningens  ”ansikte  utåt”  som  tar  hand  om  inkommande  samtal  och  sköter  

mycket  av  den  utgående  kommunikationen.  Både  intervju  B  och  C  beskriver  samordnarens  roll  som  den  som   ofta  söker  upp  andra  personer  på  avdelningen  att  hänvisa  externa  samtal.  

Köksansvarig  

Avdelningens  Köksansvarig  ska  förbereda  och  i  samarbete  med  avdelningspersonal  se  till  att  måltider  delas  ut   till   patienter.   Rollen   ansvarar   för   arbetet   med   nutritionsombud/dietist   som   är   knutna   till   avdelningen   och   ansvarar   för   att   regelverk   och   rutiner   för   hantering   av   livsmedel   och   kök   följs.   Köksansvarig   har   inget   eget   kontor  men  tillgång  till  övriga  verksamhetens  kontor  och  datorer.  Köksansvarigas  arbetsbeskrivning  innehåller   inga  uttryckliga  ord  för  informationsförmedling.  

Medicinsk  sekreterare  

Avdelningens   Medicinska   sekreterare   är   en   administrativ   roll   som   bland   annat   arbetar   med   att   renskriva   läkarnas   dikteringar   till   journaler,   statistik   för   avdelningen   generellt   och   administrativa   uppgifter   som   dödsbevis  mm.  Inga  arbetsbeskrivningar  eller  introduktionsdokument  finns  och  inget  centralt  kommunikativt   ansvar  på  avdelningen  lyfts  fram.    

5.1.1.4

Externa  aktörer  

Den  personalinterna  kommunikationen  påverkas  av  externa  aktörer  som  kort  kommer  att  presenteras  för  att   beskriva  kontexten.  Avdelningen  styrs  ytterst  av  en  klinikledning  där   chefssjuksköterska   tillsammans   med   16   andra   externa   representanter   för   kliniken   ingår.   Två   ytterligare   konsulterande   läkarroller   finns   i   form   av   PAL(Patientansvarig  läkare)  och  en  hematologkonsult.  I  det  dagliga  arbetet  på  avdelningen  kommer  personalen   i  kontakt  med  en  rad  externa  aktörer  i  form  gemensamma  konsultroller  för  hela  sjukhuset  som  dietister  och   fysioterapeuter.  En  ständig  kontakt  sker  med  patienter  och  anhöriga.  Sjukhuset  har  även  en  rad  andra  vård  och   service   avdelningar   som   har   ett   kontinuerligt   informationsutbyte   med   den   studerade   avdelningen.   Slutligen   finns  en  rad  externa  aktörer  utanför  sjukhuset  i  form  av  transportservice,  leverantörer  av  medicinsk  utrustning   med  flera.    

Förväntad  användning  av  kanaler  för  kommunikation  

5.1.2

På  samma  sätt  som  roller  för  kommunikation  har  ett  antal  kanaler  för  direkt  informationsöverföring  för  den   personalinterna  kommunikationen  kommits  i  kontakt  med  genom  dokument,  intervjuer  och  observationer.    

5.1.2.1 Formella  och  informella  möten  ansikte  mot  ansikte  

Information   överförs   ansikte   mot   ansikte   på   avdelningen   genom   både   formella   möten   vid   avsatt   tid   och   informella  möten  vilket  är  spontant  informationsutbyte.  På  den  studerade  avdelningen  finns  en  tydlig  struktur   för   de   formella   mötena   utryckt   i   introduktionsdokument   och   arbetsrutiner.   Rondsystemet   beskrivs   med   ett   inledande   obligatoriskt   morgonmöte/flödesmöte   som   hålls   av   avdelningens   chefssjuksköterska   och   avdelningsansvariga   läkare   som   följs   av   ett   tavel/bedömningsmöte   som   leds   av   överläkaren   vid   respektive   korridors   flödestavla.   Alla   inskrivna   patienter   diskuteras   för   att   efter   mötet   kunna   genomföra   en   rond   där   läkare,   sjuksköterskor   och   ibland   undersköterskor   tillsammans   träffar   de   inlagda   patienterna.   Ronderna   följs   upp   med   eftermiddags/flödesmöte   innan   dagpersonalen   slutar.   Dagen   avslutas   med   en   avstämning   mellan   kvällspersonal  och  underläkare.  Utöver  detta  tillkommer  mer  oregelbundna  möten  och  utbildningar.    

Vid   intervjuer   och   spontana   samtal   med   medarbetarna   är   man   överens   om   att   det   främsta   utbytet   på   avdelningen   sker   ansikte   mot   ansikte.   De   intervjuade   arbetsledarna   fick   även   fritt   prata   om   de   kommunikationskanaler   som   används   på   avdelningen.   Intervju   B   beskriver   det   arbete   som   gjorts   för   att   förtydliga  och  strukturera  de  formella  mötena  och  som  tidigare  nämnts  har  förändringar  genomförts.  Intervju  B   lyfter  dock  fram  att  vissa  önskar  fler  formella  informationsmöten  och  vissa  färre  och  en  diskussion  förs  om  vilka   som   bör   delta   och   när.   När   det   gäller   det   informella   informationsutbytet   lyfter   intervju   B   och   C   fram   de   informella  mötena  på  avdelningen  som  väldigt  frekventa,  inte  minst  mot  deras  egna  roller  som  arbetsledare.  

Intervju   C   lyfter   fram   att   medarbetare   nämnt   att   de   sett   den   förra   lokalen   som   bättre   utifrån   ett   informationsperspektiv   där   alla   var   placerade   i   ett   och   samma   kontor   och   därmed   underlättade   för   den   informella  kommunikationen.  Intervju  B  beskrev  det  som  att  ”för  dagens  människor  måste  allt  ske  nu”,  som  en  

förklaring   till   den   mängd   spontana   besök   som   sker   flera   gånger   per   dag.   Trots   en   förtydligad   organisationsstruktur  beskriver  intervju  C  organisationen  som  ”hierarkisk  men  allt  mer  utplattad”.  Detta  med   hänsyn  till  trots  en  tydlig  ansvarsfördelning  och  professionell  hierarki  beskrivs  respekten  för  olika  hierarkiska   nivåer  jämfört  med  andra  arbetsplatser  relativt  låg.  Det  exemplifieras  med  att  enkla  arbetsuppgiftsrelaterade  

frågor   kan   ställas   direkt   till   den   högsta   chefen   istället   för   att   alltid   i   första   hand   vända   sig   till   sina   närmaste   medarbetare,  vilket  är  en  bild  som  stärks  av  observationer.  

5.1.2.2 Telefoner  och  personsökare  

På  den  studerade  avdelningens  kontor  för  läkare,  sjuksköterskor  och  administration  finns  fasta  telefoner.  Det   finns   även   ett   antal   mobila   arbetstelefoner.   Samordnaren   ansvarar   för   två   mobila   arbetstelefoner   som   är   kopplade   till   varsin   korridor.   Vid   Samordnarens   frånvaro   har   det   observerats   och   beskrivits   i   intervjuer   att   dessa   telefoner   lämnas   över   till   tillgänglig   sjuksköterska   eller   undersköterska   som   arbetar   vid   respektive   avdelning.   De   tre   sjuksköterskor   med   ledningsansvar   ansvarar   för   två   mobila   arbetstelefoner   med   syftet   att   användas   vid   koordinering   av   personal   och   patientflöden   vid   arbetet   på   slutenvårdsavdelningen.   Vid   observationer  har  det  uppmärksammats  att  i  viss  mån  används  även  privata  telefoner  i  arbetsrelaterade  frågor   på  avdelningen,  vilket  intygas  av  Intervju  A.    

Personsökare   används   av   avdelningens   läkare   en   enkelriktad   mobil   terminal   till   vilken   man   kan   ringa.   Personsökaren   kan   avläsa   numret   som   ringt   men   ej   besvara   samtalet.   Läkaren   kan   ringa   upp   från   en   annan   telefon  om  den  person  som  ringt  sökaren  fortfarande  är  tillgänglig  vid  den  eventuellt  fasta  telefon  som  använts   alternativt  personligen  söka  upp  personen.  Intervju  C  beskriver  att  för  läkarna  har  telefonen  tagit  över  sökarnas   roll  allt  mer  även  om  det  då  är  deras  privata  mobila  telefoner.  Intervju  B  lyfter  att  det  även  är  problematiskt   med  dagens  fördelning  av  telefoner  då  exempelvis  koordinatorstelefonen  som  finns  för  planeringar  av  akuta   ärenden  blivit  telefon  dit  personal  ringer  för  en  rad  allmänna  frågor.  En  diskussion  försiggår  om  införandet  av   mobila   telefoner   där   löpande   samtal   och   intervjuerna   generellt   lyfter   kostnaden   kopplad   till   införandet   av   arbetstelefoner  och  problematiken  att  kunna  svara  vid  den  ständiga  patientkontakten  som  motargument.  I  de   studerade   dokumenten   beskrivs   inte   rutiner   för   telefoner   explicit   förutom   att   vissa   nummer   till   chefssjuksköterskan  och  koordinatorer  finns  utskrivna  för  exempelvis  sköterskorna.    

5.1.2.3 Datorer  och  Take  Care  Internmeddelanden  

På  avdelningens  kontor  finns  även  fasta  datorer.  Antalet  datorer  motsvarar  antalet  personer  vid  full  bemanning   på   vardagar.   Datorerna   har   tillgång   till   sjukhusets   journalsystem   kallat   Take   Care   med   en   funktion   för   internmeddelanden   och   uppdateringar   av   patientstatus.   Internmeddelandena   kan   fungera   som   en   chattfunktion  där  du  kan  se  om  andra  personer  är  aktivt  inloggade,  dock  måste  nyanställda  läggas  in  manuellt  i   systemet  och  kopplas  till  övriga  personalen  på  avdelningen  för  att  internmeddelanden  ska  kunna  skickas  vilket   är  en  administration  som  enligt  medarbetarbetare  brukar  ta  lång  tid.  På  datorerna  kan  man  även  komma  åt   långsiktigt  nedskriven  kunskap  via  internwebben  och  andra  sociala  plattformar  för  privat  bruk  som  Facebook.   Via  datorerna  kan  man  även  komma  åt  avdelningens  vårdplaneringssystem  Webcare  som  främst  används  vid   extern  kontakt.  Dessa  funktioner  beskrivs  utifrån  konton  och  definition  i  introduktionsdokument  men  inte  mer   definierat  när  de  ska  användas.    

5.1.2.4 Övriga  kanaler  

Avdelningen   använder   sig   även   av   andra   kanaler   men   i   långt   mindre   skala   än   de   ovan   presenterade.   Fax,   remisser  och  rörpost  används  för  att  kommunicera  med  och  skicka  medicinsk  information  men  är  inte  i  fokus   för  den  personalinterna  kommunikationen.  Skriftliga  meddelanden  och  lappar  används  även  i  viss  utsträckning   och   försök   har   gjorts   på   avdelningen   där   lådor   för   frågor   mellan   exempelvis   läkare   och   sjuksköterskor   har   kunnat  placeras,  systemet  togs  dock  bort.  

5.2 Informell  struktur  för  personalintern  kommunikation  

Den   informella   strukturen   för   personalintern   kommunikation   är   som   tidigare   redovisats   den   struktur   som   medarbetare   genomför   utbyten   av   information   enligt   även   om   den   inte   nödvändigtvis   går   i   linje   med   den   formella   strukturen.   Den   informella   strukturen   beskrivs   av   Zwijze-­‐Koning   &   De   Jong   (2005)   som   svår   för   en   enskild   individ   att   förstå   och   beskriva   varför   nätverksanalys   kan   bidra   med   att   visualisera   helheten   av   en   organisations  informationsföden.    

Ett   kommunikationsnätverk   över   den   studerade   avdelningen   presenteras   i   figur   14.   Nätverket   visualiserar   aktörers   placering   i   förhållande   till   varandra   utifrån   deras   upplevda   informationsutbyte.   I   avsnitt   3.3.1.3  

Enkätanalys  finns  närmare  detaljer  kring  visualiseringen  av  nätverket.  Varje  nod  representerar  i  nätverket  en  

aktör   på   avdelningen   vars   förkortning   och   färgkodning   finns   förklarad   i   figuren.   Varje   länk   representerar   ett