Kapitlet sammanfattar och presenterar studiens slutsatser utifrån studiens forskningsfrågor. Därpå diskuteras kort slutsatsernas begränsning givet studiens resurser samt ges ett antal förslag på åtgärder. Avslutningsvis ges förslag på vidare forskning.
Studien genomfördes vid avdelningen för hematologisk slutenvård vid Karolinska Universitetssjukhuset i Huddinge. Det initierades för att man vid avdelningen ville ta ett första steg för att förbättra den personalinterna kommunikationen. Verksamheten upplevdes inte bedrivas tillräckligt effektiv, den uppfattades ta tid och vara oöverskådlig där förbättrad kommunikation sågs som en lösning. Det fanns ett behov att få den nuvarande situationen beskriven för att därifrån kunna identifiera problem och möjliga åtgärder.
Genom att kartlägga den nuvarande personalinterna kommunikationen har aspekter belysts som kan bidra som underlag till framtida beslut om förändringar och förbättringar. Förutom det empiriska bidraget i form av kartläggningen har således även ett analytiskt bidrag blivit resultatet av studien. En liknande studie har inte tidigare genomförts i svensk kontext och kompletterar därmed den befintliga forskningsfronten inom området med ett nytt perspektiv.
Sjukvården är en för samhället viktig och resurskrävande verksamhet. En effektiv sjukvård kan bidra till ett långsiktigt hållbart samhälle genom att ge mer sjukvård ur de insatta resurserna, förbättra människors hälsa och bidra till att frigöra tid och skapa en överskådlig arbetssituation för sjukvårdens personal. Detta arbete har därmed bidragit till att skapa social och ekonomisk hållbarhet för den studerade avdelningen. Slutsatserna kan generaliseras men är speciellt viktigt för den studerade avdelningen som 2012 genomförde en lokalflytt och omstrukturering som berörde roller och kanaler för kommunikationen.
Studiens syfte formulerades som att utifrån roller och kanaler för kommunikation vid Karolinska
universitetssjukhuset i Huddinges avdelning för hematologisk slutenvård belysa aspekter för hur en tydligare formell struktur för dagens personalinterna kommunikation kan skapas och förmedlas. Den formella
strukturen beskriver enskilda aktörer eller enheters positioner i organisationen och specificerar ur ett kommunikationsperspektiv vem som ska utbyta information med vem. Alla organisationer utvecklar även en informell struktur där medarbetare föredrar att byta information med varandra. Genom att studera den formella och informella strukturen i organisationer kan det synliggöra kommunikationsmönster, identifiera informationsblockeringar och smala passager som hindrar en effektiv vård på avdelningen eller för organisationen som helhet. Både strategier för att reducera behovet av informationsöverföring och öka kapaciteten för att hantera den informationsöverföring som behövs diskuteras
7.1 Svar på studiens forskningsfrågor
Syftet konkretiserades som följande tre forskningsfrågor för medarbetarnas roller och val av kanaler för kommunikation vid den studerade avdelningen. De två första motsvarade att kartlägga den formella respektive den informella strukturen för personalintern kommunikation. Den tredje forskningsfrågan diskuterar hur en tydligare formell struktur kan skapas och förmedlas utifrån skillnader och likheter i dagens formella och informella struktur.
Den första frågeställningen var:
F1. Hur förväntas enligt den formella strukturen den personalinterna kommunikationen att genomföras?
Genomförda intervjuer och dokumentanalys har visat på att rutiner för den förväntade personalinterna kommunikationen vid avdelningen finns till viss del, men lyfts inte explicit fram i lokalt styrande dokument. Detta gäller för båda de studerade parametrarna i form av kommunikativt ansvar för olika roller och användningen av befintliga kanaler för kommunikation. Med utgångspunkt i den diskussion som pågått inom forskningsvärlden om synen på kommunikation i organisationer, upplevs avdelningen inte använda den personalinterna kommunikationen till sin fulla potential. Istället för att se kommunikationen som ett verktyg att styra ses den idag mer som en effekt av en given organisationsstruktur och professionell hierarki.
När det gäller roller för kommunikation har avdelningen arbetat med att gruppera tvärprofessionella arbetsteam med ett antal sköterskor och undersköterskor som arbetar mot en underläkare. Förväntade
centrala roller för den personainterna kommunikationen tyder på att det var främst sjuksköterskor och underläkare som fungerar som bryggnoder mellan de förväntat mer isolerade rollerna som undersköterskor och överläkare har. Rollerna som chefssjuksköterska, koordinator och samordnare identifieras som förväntade förbindelsenoder, som fungerar som spindlar i nätverket.
När det gäller kanaler för kommunikation har arbetsledarna på avdelningen en förväntad bild av att det främst är informationsutbyte ansikte mot ansikte som används. Samtidigt visar litteraturen på de senaste årens förändrade förutsättningar inom kommunikation. Det skulle göra att man hade kunnat förvänta sig en betydligt större användning av ny informationsteknik med mail, chatt och mobil telefon.
Den andra forskningsfrågan var:
F2. Hur genomförs i den informella strukturen den personalinterna kommunikationen?
Genomförd enkätundersökning och observationer har genom att visualisera hur medarbetarna idag upplever det personalinterna informationsutbytet gett en djupare förståelse för dagens kommunikation på den studerade avdelningen.
När det gäller roller för personalintern kommunikation har en stark tendens till gruppering baserat på vårdprofession istället för på korridorer och arbetsteam identifierats. Uppdelning framstod väldigt tydligt i genomförd nätverksanalys men mildras något av observationer på avdelningen där en uppdelning efter korridor ändå kunde märkas. För individuella roller är det främst sjuksköterskor och överläkare som identifieras som centrala roller som förbinder undersköterskor och underläkare. Överläkarnas roll är alltså mer central i kommunikationsnätverket än underläkarnas roll vilket inte motsvarades av det förväntade perspektivet. Centrala förbindelsenoder motsvarar det förväntade perspektivet där chefssjuksköterskan och koordinatorerna ses som centrala, men med samordnarens placering något mer än förväntat i utkanten av kommunikationsnätverket vilket kan bero av rollens centralitet mot främst externa kontakter. De externa kontakterna ingår inte i denna studie av den personalinterna kommunikationen. Chefssjuksköterskans roll i nätverket är högst central och är en potentiell stjärnnod som upprätthåller flest kontakter inom nätverket.
När det gäller kanaler för personalintern kommunikation har vi funnit att det upplevs främst förekomma en personalintern kommunikation genom formella och informella möten ansikte mot ansikte. Först vid extern kommunikation börjar andra kanaler än ansikte mot ansikte att användas.
Den tredje forskningsfrågan var:
F3. Med utgångspunkt i svaren på F1 och F2, hur kan en tydligare formell struktur för den personalinterna kommunikationen skapas och förmedlas?
Ovanstående svar på studiens två inledande forskningsfrågor bekräftar att det verkar finnas en låg grad av dokumenterad rutin för den personalinterna kommunikationen vid avdelningen. Mycket tyder dock på att de förväntade och upplevda rollerna som är centrala för den personalinterna kommunikationen sammanfaller. Med utgångspunkt i det presenterade formella och informella strukturerna och genomgången av den senaste forskningen på området har forskningsfrågan besvarats genom att belysa ett antal aspekter för att skapa och förmedla en förtydligad formell struktur för den studerade avdelningens personalinterna kommunikation. Aspekterna har belysts utifrån de för studien viktiga parametrarna i roller och kanaler för kommunikation och illustreras nedan i figur 19.
Figur 19 Sex belysta aspekterna för en förtydligad formell struktur för personalintern kommunikation
Högre grad av dokumenterat kommunikativt ansvar och rutiner, analysen visar att det finns en låg grad av
dokumenterade rutiner för kommunikationen. Vilket kommunikativt ansvar och vilka kanaler som är kopplade till och förväntade av olika positioner är inte explicit formulerat och skapar en mer ad hoc personalintern kommunikation. För att skapa förutsättningar för att arbeta med kontinuerliga förbättringar och möjligheten att förmedla en transparant formel i relation till nya och nuvarande medarbetare kan kommunikativa aspekter explicit lyftas fram i arbetsbeskrivningar och introduktionsdokument. Beskrivningen av kommunikationen kan användas som ett verktyg att styra arbetet.
Stärk kommunikationen i arbetsteam istället för inom professioner, analysen visar att dagens kommunikation
är starkare inom de professionella personalkategorierna än inom de tvärprofessionella arbetsteam. För avdelningen kan denna struktur behöva förtydligas och underbyggas med gruppbyggande aktiviteter för att i framtiden vara en tydlig del av den formella strukturen.
Definiera över-‐ och underläkarnas kommunikativa ansvar, analysen visar att underläkarna är onödigt
isolerade i kommunikationsnätverket. Istället tar överläkarna som egentligen inte är lika tillgängliga på avdelningen en mer central roll i den personalinterna kommunikationen. En förtydligad målbild och hur man ska nå till ett förändrat läge behöver genomföras.
Skapa kontinuitet i centrala roller för kommunikationen, analysen har identifierat en diskontinuitet för
centrala roller för kommunikationen som leder till mer informationsöverföring och en troligt större belastning att föra över information för de kontinuerliga rollerna. För att motverka denna diskontinuitet i överlämningsrutinerna och om möjligt skapa kontinuitet för centrala roller som koordinatorer skulle en tydligare formell struktur skapas och kunna förmedlas.
Se över den fysiska strukturens påverkan på kommunikationen, analysen har identifierat en stor mängd
informellt utbyte och föreslår att en översyn av strukturen för kommunikation görs eftersom den genomförda lokalflytten kan resultera i att gamla beteenden för kommunikationsutbytet inte förnyats.
Skapa förutsättningar för en snabb direkt kommunikation med informationsteknologi, analysen har
identifierat en troligen upplevd fördröjning i kommunikationen kopplad till den vana vid informationsteknologi som dagens medarbetare upplever i hemmet. Denna distinktion mot informationsteknologin på arbetsplatsen kan driva en onödig mängd informellt informationsutbyte för att tillgodose vanan av att allt ska och kan ske direkt. En förtydligad formell struktur för personalintern kommunikawon
Högre grad av dokumenterat kommunikawvt ansvar och ruwner
Stärk kommunikawonen
inom arbetsteam istället för inom professioner
Definiera över-‐ och underläkarnas kommunikawva ansvar Skapa konwnuitet för centrala roller för kommunikawonen Se övrer den fysiska
strukturens påverkan på kommunikawonen Skapa förutsäzningar för snabb direkt kommunikawon med informawonsteknolo gi Övergripande aspekt
Aspekter kopplade till roller för kommunikation
Aspekter kopplade till kanaler för kommunikation
7.2 Diskussion av slutsatserna
Sammanfattningsvis pekar mycket på att en övergripande orsak som kan ligga till grund för att dagens personalinterna kommunikation är den låga graden av dokumenterad standard för den personalinterna kommunikationen. Att skapa en standard som explicit lyfter kommunikationsperspektivet på roller och kanaler för avdelningen är en grundsten i att förtydliga och förmedla den formella strukturen. Sådana strukturer lyfts fram i organisationsforskningen som både potentiellt stärkande och hämmande för den interna
kommunikationen. Stärkande genom att frigöra tid när arbetsuppgifter kan genomföras efter utarbetade mönster och processer och hämmande när en för stark och eventuellt förlegad struktur kan hämma handlingar, kommunikation, idéer och därmed kreativitet.
Den formella strukturen ska fungera som en utgångspunkt för hur den personalinterna kommunikationen är tänkt att genomföras. Först när det finns en sådan beskriven standard finns det möjlighet att antingen korrigera det faktiska agerandet så att det motsvarar den beskrivna standarden eller ändra standarden så att arbetet kan fungera effektivare. Man kan vara tveksam till att göra nya större investeringar i
kommunikationssystemet innan en process där tydliga roller, eventuellt nya kanaler och en tydligare standard för den interna kommunikationen finns. Däremot kan man förvänta sig att avdelningen i större grad än idag provar att införa sådan kommunikationsteknik som personalen nyttjar utanför arbetsplatsen.
Den personalinterna kommunikationen vid den studerade avdelning för hematologisk slutenvård påverkas givetvis av en mängd faktorer, såväl interna som externa. Kommunikation kan även ses som ett symptom på brister i andra delar av organisationen där detta arbete fokuserat vid att se över hur kommunikationen kan användas som lösning för att motverka den upplevda ineffektiviteten på avdelningen.
7.3 Fortsatt forskning
Det här är en kartläggning som kan fungera som grund för fortsatt forskning. Ett flertal intressanta områden har identifierats:
Fördjupa denna studie genom att
• genomföra djupintervjuer med olika personalkategorier om deras syn på funktion, syfte och effektivitet när det gäller avdelningens olika roller och kanaler för kommunikation.
• genomföra en nätverksanalys utifrån ett specifikt område av den personalinterna kommunikationens innehåll, vilket kan exemplifieras med att kartlägga vem olika aktörer vänder sig till för medicinsk rådgivning.
• studera användningsmönster och beteende av specifika elektroniska kanaler för kommunikation, exempelvis utvärdera dagens faktiska användning av sökare, kontorens fasta telefoner eller mailen. • studera och kartlägga rörelsemönstret i den studerade avdelningens lokal, var tillbringar olika
personalkategorier tid, var sker utbytet av information och kan rörelsemönstret styras för att minska den upplevda känslan av att behöva söka varandra.
Replikera denna studie på
• en avdelning med fasta och inte individuella scheman för sköterskor och analysera dess potentiella påverkan på den personalinterna kommunikationen.
• fler fall inom sjukhuset för att kunna föra en fördjupad diskussion om de belysta aspekternas generaliserbarhet.
Utvidga denna studie till att
• kartlägga kommunikationen mellan slutenvården och öppenvården samt mellan sjukhusets två fastigheter i Huddinge och Solna.
8. Litteraturförteckning
Allen, T. J. (1977). Managing The Flow Of Technology: Technology Transfer And The Dissemination Of
Technological Informations Within The R&D Organizations. Holliston Roxite: Vermont Book Services.
Anderson, B. S., Butts, C., & Carley, K. (1999). The interaction of size and density with graph-‐level indices.
Social Networks , 21, ss. 239–267.
Benham-‐Hutchins, M. M., & Effken, J. A. (2010). Multi-‐professional patterns and methods of communication during patient handoffs. International Journal of Medical Informatics , 79, ss. 252-‐267.
Berg, L. M., Källberg, A.-‐S., Göransson, K. E., Östergren, J., Florin, J., & Ehrenberg, A. (den 12 04 2013). Interruptions in emergency department work: an observational and interview study. BMJ Quality &
Safety .
Blomkvist, P., & Hallin, A. (2014). Metod För Teknologer -‐ Exemanesarbete Enligt 4-‐fasmodellen. Lund: Studentlitteratur AB.
Borell, K., & Johansson, R. (1996). Samhället Som Nätverk -‐ Om Nätverksanalys Och Samhällsteori. Lund: Studentlitteratur .
Borgatti, S. P., Cross, R., & Parker, A. (Winter 2002). Making Invisible Work Visible -‐ Using Social Network Analysis to Support Strategic Collaboration. California Management Review (2), ss. 25-‐46.
Borgatti, S. P., Everett, M. G., & Johnson, J. C. (2013). Analyzing Social Networks. London: SAGE Publications. Brante, T. (2014). Den Professionella Logiken -‐ Hur Vetenskap Och Praktik Förenas I Det Moderna
Kunskapssamhället. Stockholm: Liber.
Brante, T., Johnsson, E., Olofsson, G., & Svensson, L. (2014). Professionerna I Kunskapssamhället -‐ En
Jämförande Studie Av Svenska Professioner 1996 och 2010. Lund: Lunds Universitet.
Brante, T., Johnsson, E., Olofsson, G., & Svensson, L. (2014). Professionerna I Kunskapssamhället -‐ En
Jämförande Studie Av Svenska Professioner 1996 och 2010. Lund: Lunds Universitet.
Burke, M., Boal, J., & Mitchell, R. (den 01 12 2004). Communication for Better Care -‐ Improving Nurse-‐ Physician Communication. The American Journal of Nursing , 104 (12), ss. 40-‐48.
Cheney, G., Christensen, L. T., Zorn, E. T., & Ganesh, S. (2011). Organizational Communication In An Age Of
Globalization: Issues, Reflections, practices (2 uppl.). Long Grove: Waveland Press.
CIF Team Hematologen. (2015). Klinikrapport. Stockholm: Centrum for Technology in Medicine and Health. Collis, J., & Hussey, R. (2009). Business Research a practical guide for undergraduate & postgraduate students.
New York: Palgrawe Macmillan.
Creswick , N., & Westbrook , J. I. (2010). Social network analysis of medication advice-‐seeking interactions among staff in an Australian hospital . International Journal of Medical Informatics , 79, ss. e116–e125. Creswick, N., Westbrook, J. I., & Braithwaite, J. (2009). Understanding communication networks in the
emergency department . BMC Health Services Research , s. 9:247.
CTMH. (den 12 03 2015). www.ctmh.se. Hämtat från Om CTMH: http://www.ctmh.se/vision.php den 12 03 2015
De Jong, M. D., & Zwijze-‐Koning, K. H. (2009). Auditing management practices in schools-‐ Recurring
communication problems and solutions. International Journal of Educational Management , 227-‐236. De Nooy, W., Mrvar, A., & Batagelj, V. (2005). Exploratory Social Network Analysis With Pajek. New York:
Cambridge University Press.
Deetz, S. A. (2001). Conceptual Fondations. i F. M. Jablin, & L. L. Putnam, Organizational Communication -‐
Advances in Theory, Research, and Methods. Thousand Oaks: Sage.
Dunn, A. G., & Westbrook, J. I. (2011). Interpreting social network metrics in healthcare organisations: A review and guide to validating small networks. Social Science & Medicine , 72, s. 1064e1068.
Eisenhardt, K. M. (1989). Building Theories from Case Study Research. Academy of Management Review , 532-‐ 550.