Funktionella lokaler

Hyreskostnad och vidareuthyrning

Kommunen betalar för lokalerna som man hyr av SFAB som är fastighetsägare för två av dem (Biohuset i Mariefred och Folkets hus i Åkers styckebruk).

Mötesplats Stallarholmen hyr SFAB i sin tur av Gula Industrihuset AB. För de två förstnämnda lokalerna ingår städningen i hyran. Drömfabriken ansvarar själva för städningen (köper städtjänster av en firma). I gengäld får de behålla

intäkterna från vidareuthyrningen av lokalerna. Men det får även de andra två föreningarna vars städning betalas av kommunen. Vidareuthyrning får enligt SFABs fastighetschef endast ske för enstaka tillfällen. Längre andrahands-kontrakt får inte slutas av kommunen som hyresgäst utan att SFAB informeras.

Hyreskostnaden och överenskommelsen att föreningarna får behålla intäkterna från vidareuthyrningen av lokalerna kan enligt kommunjuristen enligt nuvarande hantering ses som ett förtäckt föreningsbidrag. Det rimmar inte med kommunens värdegrund om tydlighet och öppenhet. Förslag på hur det skulle kunna hanteras på ett sätt som bättre överensstämmer med kommunens värdegrund finns nedan, i avsnitt 6.1.3.

Utöver ovanstående kan möjligheten att få in mer pengar till föreningen genom vidareuthyrningen å ena sidan vara ett incitament för dem att fylla mötesplatsen med aktiviteter. Å andra sidan kan det också verka begränsande för vilka aktörer som föreningarna prioriterar att få tillgång till lokalerna. Enskilda individer, grupper av individer, föreningar eller andra med begränsade ekonomiska

resurser riskerar att nedprioriteras om flera aktörer gör anspråk på att vara i lokalerna samtidigt. Men frågan är om föreningarna är beredda att ta på sig uppgiften att administrera uthyrningen av lokalerna (vara behjälpliga med bokningar, lämna ut nycklar, informera om regler för lånet av lokalen, inspektera städningen efteråt, med mera) om de inte ”får något för det”?

Försäkringsmässigt är vidareuthyrningen i andra hand också problematisk. Vems är ansvaret och vems försäkringar gäller om något händer, till exempel om

kostsamma inventarier går sönder när en annan aktör hyr lokalerna –

kommunen, föreningen som driver mötesplatsen eller den som för tillfället hyr in sig i lokalen? SFABs fastighetschef menar att bolaget i första hand ser sin

hyresgäst (i det här fallet kommunen) som ansvarig för allt som sker i lokalerna.

Säkerhetsenheten håller just nu (hösten 2019) på att arbeta fram en rutin för arbetet med kommunens försäkringar. Ett årshjul för arbetet med

försäkringsfrågorna kommer att tas fram i samverkan mellan Strängnäs kommun och SFAB. Organiseringen av arbetet med försäkringsfrågorna kommer att utvecklas så att respektive kontor kommer att ha mer kunskap om försäkringarna inom sitt verksamhetsområde. Tanken är att en person per kontor ska utbildas att kunna mer om försäkringarna inom verksamhetsområdet, för att kunna svara på kollegornas frågor om vad försäkringarna omfattar. Utvecklingsarbetet görs i samverkan med försäkringsmäklaren. I fortsatt arbete med rutiner för kommunens försäkringar bör man ta med frågan om mötesplatserna, om föreningarna ska fortsätta stå för driften av verksamheten där. Inte minst bör frågan om vilka försäkringar som gäller vid vidareuthyrning tas med, om vidareuthyrningen ska fortgå som idag.

Ytterligare en aspekt på vidareuthyrningen är att den riskerar att konkurrera med andra aktörer (privata näringslivet, andra föreningar, bygdegårdar osv) i

kommundelen som hyr ut lokaler till exempelvis privata fester och evenemang.

Lämpligheten i uthyrning av mötesplatserna till privata fester har diskuterats i kommunens förvaltningsledningsgrupp. Om en sådan begränsning ska införas bör man även tänka över hur kommunen ställer sig till fortsatt ekonomiskt stöd till exempelvis bygdegårdar, som också hyrs ut till privata fester. För en enhetlig hållning.

När föreningar sköter uthyrningen av mötesplatslokalerna i andra (eller i Biohusets fall, tredje) hand har kommunen sämre kontroll över vilka som hyr lokalerna. Det kan finnas grupper/aktörer som kommunen inte vill hyra ut till, exempelvis icke-demokratiska och våldsbejakande organisationer. Ett

förfaringssätt där föreningen i varje enskilt fall behöver kolla med kommunen (avdelning Scen- och kulturproduktion) om hyresgästen är ”godkänd” blir alltför tungt administrativt. Men om vidareuthyrningen via föreningarna ska fortsätta bör kommunen i kommande överenskommelser med föreningen specificera

vilken typ av aktörer som kan få hyra lokalerna. En riktlinje skulle till exempel kunna vara att den som hyr ska dela kommunens värdegrund och det

förhållningssätt som verksamheten på mötesplatserna ska bedrivas utifrån demokratiska och humanistiska värderingar om allas lika värde, se vidare nedan i avsnitt 6.1.7.

Om vidareuthyrningen ska fortgå som hittills, att föreningen ansvarar för bokningarna, nyckelutlämning och information till den aktör som hyr lokal i mötesplatsen, behöver även taxorna ses över. Att ha olika taxor för föreningar från kommundelen respektive andra föreningar som föreningen Drömfabriken har, är inte förenligt med att alla föreningar i kommunen ska ha likvärdig tillgång till mötesplatsernas lokaler (se vidare ovan, kapitel 4).

I de nuvarande överenskommelserna (IOP respektive hyresavtal) med föreningarna är den avtalade servicenivån från SFAB olika hög, till exempel avseende städningen. Både av den anledningen och i det fall föreningarna inte längre skulle få behålla intäkterna för vidareuthyrningen, behöver nya

överenskommelser slutas med föreningarna. Överenskommelserna behöver ses över för att kommunens förhållningssätt ska bli mer likvärdigt gentemot de tre föreningarna. Om servicenivån ska höjas till den högsta nivån som ges idag eller till och med motsvara den som SFAB ger till kommunala verksamheter finns behov av en höjd ekonomisk ram för kulturnämnden. Alternativet är att omfördela den ram som finns, det vill säga omfördela den totala summan för verksamhetsbidrag till föreningarna (1 miljon kronor) på ett annat sätt mellan de tre föreningarna.

Utredningens förslag:

- Om föreningarna ska fortsätta att administrera vidareuthyrning av lokalerna, se till att klargöra försäkringsfrågorna, reglera vem/vilka som får/inte får hyra lokalerna och gör taxorna för vidareuthyrningen mer enhetliga.

- Se över och likrikta servicenivån till mötesplatserna i kommande avtal mellan kommunen och föreningarna.

Funktionalitet, tillgänglighet och brandskyddsarbete

Mötesplats Stallarholmen uppfyller kraven på funktionalitet (små och stora rum, ytor för spontana möten och möjlighet för flera aktiviteter att pågå samtidigt).

Lokalerna är även tillgängliga för rullstolsburna då hiss finns och lokalerna är rymliga. Möblemanget är anpassat efter lokalens beskaffenhet och

scenutrustningen enligt nedan finns installerad. Inga föreningar har sin egen lokal i mötesplatsens lokaler. Skyltningen till mötesplatsen kan förbättras.

Mötesplats Åkers styckebruk har också funktionella lokaler ur ovanstående perspektiv, med undantag för att tillgången till små rum är begränsad i och med att mötesplatsdelen i huset i nuläget mestadels består av större samlingslokaler.

Flera andra aktörer har egna kontrakt med SFAB om lokaler i Folkets Hus och kommunen låter hembygdsföreningen i Åkers styckebruk, PRO och Åkers finska förenings pensionärssektion ha sina föreningslokaler hyresfritt i mindre rum i byggnaden. Hiss finns och scenutrustningen som specificeras nedan är

installerad. Även i Åkers styckebruk kan skyltningen av mötesplatsen förbättras.

För att lokalernas scendel ska vara tillgänglig även för personer med syn- och hörselnedsättningar, behöver mötesplatserna enligt chefen för Scen- och

kulturproduktion ha en utrustning som fungerar utifrån perspektiven ”se, synas och höras”. Den utrustning som finns installerad på mötesplatserna i Åkers styckebruk och Stallarholmen idag (augusti 2019) är:

- Svart eller mörkgrå in-täckning av scenen (golv och fond), så att publiken till exempel kan se ansiktsuttryck och kontraster.

- Ljus framifrån (lyser upp) och bakifrån (färgat, för kontrast).

- Hörslinga (ska installeras i Stallarholmen under hösten 2019).

- Högtalarutrustning inklusive trådlösa mikrofoner.

Utöver ovanstående finns internet, projektor och ett möblemang anpassat efter lokalens förutsättningar på de båda mötesplatserna. Det uppräknade ovan är Scen- och kulturproduktions ansvarsområde. Föreningarna som driver

mötesplatserna ansvarar för den dagliga driften av tekniken och kontaktar Scen- och kulturproduktion om något är trasigt.

Det är kommunen som gjort (eller i Stallarholmens fall, genom höjd hyra betalat för investeringar gjorda av Gula Industrihuset) investeringarna i teknik. Men i avdelning Scen- och kulturproduktions budget finns inga driftsmedel avsatta för service, regelbunden kontroll och reparation av den tekniska scenutrustningen på de två mötesplatserna. Teknikerna är behjälpliga i mån av tid, men har egentligen inte utrymme i sina tjänster för att jobba med detta. Ingen budget för behov av material vid reparationer finns i driftsbudgeten idag.

Ett utvecklingsbehov finns även när det gäller systematiskt brandskyddsarbete.

Kommunen som hyresgäst ansvarar för det systematiska brandskyddsarbetet, medan föreningen ska stå för det dagliga brandskyddsarbetet (vilket är en del av det systematiska brandskyddsarbetet), till exempel ha och förmedla kunskap om utrymningsvägar. SFAB ansvarar för det långsiktiga kontinuitetsarbetet när det gäller brandskydd. Det systematiska brandskyddsarbetet är påbörjat av avdelning Scen- och kulturproduktion, men tid och resurser saknas för att arbeta fram rutiner, utbildning i brandskydd för föreningarna som driver mötesplatserna, samt information till andra aktörer som nyttjar lokalerna. Ur säkerhetssynpunkt

är det angeläget att få igång brandskyddsarbetet så snart som möjligt. Om något händer skulle det kunna få allvarliga konsekvenser för enskilda individer, föreningar och kommunen som organisation.

Enligt avdelningschefen för Scen- och kulturproduktion skulle det behövas ungefär 100 000 kronor per år i driftsmedel avseende säkerhet, tillgänglighet och inventarier/teknik för alla tre mötesplatserna. Till det tillkommer en

investeringsbudget om 200 000 kronor vart femte år per mötesplats för att ersätta tekniken vartefter den behöver bytas ut. Utöver det behövs ca 25 procent av en tjänst (10 timmar per vecka) för att systematisera brandskyddsarbetet och genomföra tillsyn, kontroll och reparationer av tekniken.

Utredningens förslag:

- Avsätt driftsmedel, förstärkta personalresurser, samt investeringsbudget till avdelning Scen- och kulturproduktion för arbetet med säkerhet, tillgänglighet och inventarier/teknik (regelbunden kontroll, service, reparation och ersättning av den standardutrustning för scendelen som ska finnas på mötesplatserna).

- Avsätt omgående personalresurser till avdelning Scen- och kulturproduktion för att arbeta fram rutiner och system för brandskyddsarbetet på mötesplatserna.

Mötesplats Biohuset

Mötesplats Biohuset i Mariefred är i dagsläget inte funktionell och tillgänglig.

Enligt SFAB uppfyller huset inte gällande tillgänglighetskrav enligt nyproduktion.

Hiss mellan våningarna saknas och samtliga entréer har trappor eller trappsteg.

Vidare saknar huset handikapptoalett och brandlarm, det är nivåskillnader i huset och en del dörrar är tunga.⁷ Utöver ovanstående saknas en hel del av utrustningen som tillgängliggör det som sker på scenen för personer med syn- eller hörselnedsättningar (se beskrivningen ovan).

I kommunens budget för lokalinvesteringar finns 4 miljoner kronor 2019 och lika mycket medel för 2020 avsatt för att påbörja investeringar som ska kunna

tillgängliggöra huset. Underhållet av huset är eftersatt sedan många år tillbaka och det finns därmed en stor underhållsskuld som överstiger de budgeterade medlen. Utöver detta är fastigheten betecknad med Q i gällande detaljplan. I planen anges att områden betecknade med Q skall utgöra reservat för befintlig kulturhistoriskt värdefull bebyggelse. Rivningsförbud råder. Ursprungligt utförande, material och färgsättning ska användas vid renovering eller

7 Rapport ”Utredningsresultat. Biohuset Mariefred – ombyggnad.” Strängnäs Fastighets AB, KFN/2017:75.

ombyggnad. Mindre tillbyggnad tillåts endast i undantagsfall och får inte förvanska byggnadens karaktär. Enligt SFAB måste en eventuell renovering därmed utföras varsamt och med anpassningar till gällande regelverk, vilket kan fördyra en renovering/ombyggnation. Avvägningar mellan funktion och

bevarande måste göras för ett antal olika punkter, exempelvis placering av en hiss.⁸

Enligt den utredning som presenterades för kulturkontoret sommaren 2018 uppskattar SFAB totalkostnaden för renovering och ombyggnation till drygt 20 miljoner kronor. En renovering och ombyggnation får konsekvenser för framtida hyreskostnad då investeringskostnaden omvandlas till ett hyrestillägg för ett antal år framöver (ofta 10 år).

I dagsläget uppfyller således inte Biohuset i Mariefred kriterierna för att vara en tillgänglig och säker mötesplats för alla invånare. Strängnäs kommun har en kärv ekonomisk situation och samtidigt stora behov av investeringar inom

kärnverksamheten (till exempel förskolor, skolor, äldreboenden och LSS-boenden) och övrig verksamhet (till exempel badhus, kommunhus, ny

kulturscen) de kommande åren. Kommunens årliga budget för investeringar i lokaler med egna medel omfattar totalt 60 miljoner kronor. Kostnaderna för att tillgängliggöra en mötesplats måste därför nogsamt vägas mot kommunens övriga behov av investeringar. Det är en politisk prioritering som behöver göras inom den närmaste tiden.

Utredningens slutsats är att kommunen bör uppdra åt SFAB att utreda om det finns alternativa lokaler för mötesplatsverksamhet i Mariefred, inklusive

kostnaden för att göra dem tillgängliga, säkra och funktionella, alternativt vad en nybyggnation av en mötesplats i kommundelen skulle kosta. Alternativet

nybyggnation bör innehålla förslag på hur andra kommunala verksamheter, till exempel bibliotek/medborgarkontor och fritidsgård i kommundelen, skulle kunna samlokaliseras med mötesplatsverksamheten.

Kommunen bör även ge i uppdrag till SFAB att se över möjligheterna att sälja Biohuset. Förslag som framkommit under utredningen att behålla Biohuset och låta föreningar ha sina lokaler där, även om huset inte uppfyller de lokalmässiga kraven på att vara en mötesplats är inte ett hållbart alternativ. Lokalerna är fortfarande otillgängliga och kan inte användas av alla invånare, vilket är ett krav på kommunala lokaler. Om något skulle hända är det kommunen som bär

ansvaret. Och hyreskostnaden för huset kvarstår om det behålls.

8 Rapport ”Utredningsresultat. Biohuset Mariefred – ombyggnad.” Strängnäs Fastighets AB, KFN/2017:75.

Utredningens förslag:

- Ge SFAB i uppdrag att utreda alternativa lokaler för mötesplatsverksamheten i Mariefred.

- Ge SFAB i uppdrag att utreda möjligheterna att sälja Biohuset.