Tydliga avtal

Föreningarna som driver mötesplatserna idag har uttryckt önskemål om

förtydliganden av vad Strängnäs kommun förväntar sig av dem och verksamheten vid mötesplatserna. Trots de skriftliga överenskommelserna, hyresavtal

respektive IOP, har det i den praktiska dagliga verksamheten uppstått frågor kring vad som är föreningarnas uppdrag och vem som ansvarar för vad.

Med ovan föreslagna syfte med mötesplatserna, ökar tydligheten om

förväntningarna något. Men det krävs även ett avtal/en överenskommelse där uppdraget till föreningarna definieras och ansvarsfördelningen mellan föreningen och kommunen tydliggörs. Kraven på föreningen bör dock vara rimliga utifrån att föreningen drivs av ideella krafter.

Överenskommelsen mellan kommunen och föreningen ska bygga på respekt för parternas olika förutsättningar. En vilja att samarbeta och regelbunden dialog är grunden för samverkan om utvecklingen av mötesplatsen mellan kommunen och föreningen.

Förslag till innehåll i ett framtida avtal

Nedan presenteras förslag till punkter som avtalet/överenskommelsen bör innehålla. Förslag som kan vara bra att ha med i avtalet finns även under övriga avsnitt i det här kapitlet (6.1.1 - 6.1.7).

 Uppdraget till föreningarna bör utgå från syftet med och definitionen av vad som är en mötesplats, se ovan kapitel 2.

 Ansvaret för de fysiska lokalerna bör följa det ramavtal som finns mellan Strängnäs kommun och SFAB. Enligt det styrdokument som förväntas ersätta nuvarande ramavtal och som arbetas fram under hösten 2019, kommer kommunens verksamheter att informeras om att det är direkt till SFAB de ska vända sig om de vill felanmäla något eller om de har andra frågor om lokalerna. SFAB är hyresvärden. Det bör gälla även för

mötesplatserna. Ansvaret att förankra det hos SFAB ligger hos Kulturkontoret, avdelning Scen- och kulturproduktion.

 Målgrupp för mötesplatserna är enskilda medborgare, grupper av

medborgare och civilsamhället. I avtalet bör kommunen betona att barn, unga och unga vuxna ska prioriteras, vilket går i linje med det

kulturpolitiska programmet 2018-2021. Krav bör ställas på att föreningen som driver mötesplatsen ska arbeta aktivt och uppsökande för att nå så många medborgare som möjligt, inklusive dem som inte är föreningsvana eller själva aktivt söker upp mötesplatsen.

 Verksamheten på mötesplatsen och föreningen som driver mötesplatsen ska bedrivas utifrån demokratiska och humanistiska värderingar om allas lika värde. Alla individer som deltar i aktiviteterna på mötesplatserna är där på lika villkor och ska bemötas med respekt. Det ska vara möjligt för alla medborgare att bli medlem i den förening som driver mötesplatsen.

 Mötesplatsen ska drivas med ett underifrånperspektiv, med

empowerment (egenmakt) som ledord. Mötesplatsen ska drivas utifrån ambitionen att den bidrar till att öka den enskilda medborgarens upplevelse av sin möjlighet och förmåga att påverka sin tillvaro.

 Mötesplatsens verksamhet ska vara flexibel över tid, det vill säga kunna förändras utifrån förändrade behov och önskemål hos målgrupperna.

 För att fylla mötesplatsen med verksamhet och aktiviteter ska föreningen samverka med andra civilsamhällesorganisationer, enskilda medborgare och grupper av medborgare/löst sammansatta nätverk, näringslivet, kommunala verksamheter, samt andra producenter av kultur och aktiviteter. Regelbunden samverkan ska även ske med övriga mötesplatser i kommunen (specificeras vilka övriga som avses för respektive förening), till exempel vid de regelbundna möten med alla föreningar som driver mötesplatserna som anordnas av avdelning Scen- och kulturproduktion.

 Mötesplatsen ska vara en nod för frivilligarbetet i kommundelen och kontakter ska upprätthållas mellan föreningen och Frivilligcentralen i Strängnäs.

 Om vidareuthyrningen även fortsättningsvis ska hanteras av föreningen så bör det framgå i avtalet vad det innebär (till exempel hjälp med

bokning, utlämning av nycklar, att informera om lokalerna och besiktning av städning efter lån av lokalen). Om regler för vilka som får/inte får hyra lokalerna tas fram bör de bifogas avtalet.

 Föreningen ska i samverkan med kommunen arbeta för att lokalerna ska vara tillgängliga ur olika perspektiv för alla medborgare. Ansvaret för att tillgängliggöra mötesplatsen utifrån ett fysiskt perspektiv ligger på kommunen. Ansvaret för att mötesplatsen och de aktiviteter som genomförs där marknadsförs och kommuniceras till alla invånare på ett tillgängligt vis ligger på föreningen och arrangörerna av aktiviteten. Årlig uppföljning av tillgängligheten ska planeras och genomföras gemensamt av föreningen och kommunen (avdelning Scen- och kulturproduktion).

 Föreningen ska i samverkan med kommunen arbeta för att lokalerna ska uppfattas som trygga att vistas i av alla medborgare. Årlig uppföljning av detta planeras och genomförs gemensamt av föreningen och kommunen.

 Föreningen ska hålla mötesplatsen öppen för spontana besök under bemannad tid minst 8-12 timmar per vecka (motsvarande 2-3 halvdagar).

 Avtalet bör innehålla ett antal uppföljningsbara mål som ska rapporteras till kommunen regelbundet. Varje år ska en verksamhetsplan med budget, samt en verksamhetsberättelse med ekonomiskt utfall presenteras för kommunen. I verksamhetsberättelsen bör föreningen bland annat

redovisa på vilket sätt de arbetat för att uppnå syftet med mötesplatserna, hur de arbetat uppsökande för att nå nya målgrupper, med vilka andra aktörer de samverkat under året, samt frivilligarbetets omfattning inklusive samverkan med Frivilligcentralen. Statistik över aktiviteterna vid mötesplatsen ska redovisas i enlighet med kommunens delårs- och helårsrapporter (perioderna januari-mars, april-augusti, samt helår). I all redovisning bör kön och ålder på deltagarna i aktiviteterna gå att utläsa.

Om uppdraget att vidareuthyra lokalerna även fortsättningsvis ska ligga på föreningarna bör även detta gå att följa i delårs- och

helårsrapporteringen. För att återrapportering och uppföljning ska bli enhetlig och så enkel som möjligt för föreningen att göra, bör systematik och mallar utarbetas gemensamt av avdelning Scen- och kulturproduktion och de föreningar som driver mötesplatserna.

I avtalet med föreningarna bör även kommunens ansvar specificeras mer än tidigare. Nedan följer ett förslag på vilka ansvarsområden för kommunen som bör tas upp i överenskommelsen med föreningen:

 Kulturkontoret/avdelning Scen- och kulturproduktion är föreningens kontakt och främsta ingång till kommunen. Avdelningen ansvarar för att hålla regelbunden kontakt, till exempel bjuda in till regelbundna

gemensamma möten med de föreningar som driver mötesplatserna.

 Kulturkontoret/avdelning Scen- och kulturproduktion ansvarar för att göra avtalet med föreningen som driver mötesplatsen känt inom den kommunala organisationen, så att förväntningarna på föreningen och mötesplatsens verksamhet blir så enhetliga som möjligt från kommunens sida. Kommunala verksamheter som förlägger egna aktiviteter på

mötesplatsen har ett eget ansvar att marknadsföra och locka deltagare till aktiviteten, men föreningen som driver mötesplatsen bör vara behjälplig med att sprida information om aktiviteten i mötesplatsens kanaler.

 Kulturkontoret/avdelning Scen- och kulturproduktion är länken mellan SFAB och föreningen som driver mötesplatsen i de fall det uppstår frågor som parterna själva inte kan lösa. Ansvaret att förankra att

mötesplatserna ska vända sig direkt till hyresvärden SFAB vid exempelvis felanmälan eller andra frågor om lokalerna, ligger hos avdelning Scen- och kulturproduktion.

 Kulturkontoret/avdelning Scen- och kulturproduktion ansvarar för regelbunden kontroll, service och reparation, samt med lämpliga tidsintervaller ersätta den standardutrustning för scendelen som ska finnas på mötesplatserna.

 Kulturkontoret/avdelning Scen- och kulturproduktion ansvarar för det systematiska brandskyddsarbetet på mötesplatserna. SFAB ansvarar för det långsiktiga kontinuitetsarbetet när det gäller brandskydd.

 Kulturkontoret/avdelning Scen- och kulturproduktion ansvarar för att system (till exempel att fastställa ett årshjul för uppföljning) och gemensamma mallar för regelbunden uppföljning av mötesplatsernas verksamhet tas fram. Det ska göras i samverkan med de föreningar som driver mötesplatserna.

 Kommunen och föreningarna ska i samverkan arbeta för att lokalerna ska uppfattas som trygga att vistas i. Årlig uppföljning av det planeras och genomförs gemensamt av föreningen och kommunen. Kommunen ansvarar för att det blir av.

 Kommunen och föreningen ska i samverkan arbeta för att lokalerna ska vara tillgängliga ur olika perspektiv för alla medborgare. Ansvaret för att tillgängliggöra mötesplatsen utifrån ett fysiskt perspektiv ligger på kommunen. Ansvaret för att mötesplatsen och de aktiviteter som genomförs där marknadsförs och kommuniceras till alla invånare på ett tillgängligt vis ligger på föreningen och arrangörerna av aktiviteten. Årlig uppföljning av tillgängligheten ska planeras och genomföras gemensamt

av föreningen och kommunen (avdelning Scen- och kulturproduktion).

Kommunen ansvarar för att det blir av.

Utredningens förslag:

- Innehåll i ett framtida avtal som specificerar föreningens och kommunens roller, se förslag i punktform ovan.

Förslag på vad en mötesplats inte ska vara/innehålla

Lika viktigt som att definiera vad mötesplatsen ska innehålla och föreningen ska göra, är att dra en gräns för vad mötesplatsen inte ska vara. Nedan presenteras ett förslag till vad en mötesplats inte ska göra eller vara:

 Mötesplatserna ska inte tillhandahålla samhällsinformation. I de kommundelar där det finns mötesplatser finns även

bibliotek/-medborgarkontor. De tillhandahåller service som till exempel information om och från kommunens politiska organ och verksamheter, kommunala beslut, blanketter och ansökningshandlingar från kommunen och statliga myndigheter, kopiering, offentliga datorer med tillgång till internet och skrivare, turistinformation, är lokal för förtidsröstning vid val och en plats där kommunen ställer ut planförslag. Servicen kräver kompetens inom informationssökning och en bred samhällsorientering, vilket

bibliotekarierna har. Att bygga upp en motsvarande parallell

servicefunktion på mötesplatserna är inte en effektiv resursanvändning.

Däremot behöver mötesplatserna samverka med

biblioteken/-medborgarkontoren, så att de kan lotsa medborgare med behov av denna typ av service vidare dit.

 Mötesplatserna är inte företagshotell eller en businesspark. Att ge näringslivet och dess organisationer tillgång till lokaler ställer andra krav än lokaler för kultur, gemenskap, social samvaro och dialog.

Strängnäs kommun har under 2018 avvecklat verksamheten vid

Strängnäs Business Park och har därmed tagit ställning till att den typen av verksamhet inte ska bedrivas kommunalt. Näringsidkare ingår enligt definitionen ovan i begreppet medborgare (se kapitel 2) och de har därmed tillgång till mötesplatserna för gemensamma upplevelser, möten och dialog. Men de bör inte ha tillgång till mötesplatsen för att bedriva sin näringsverksamhet därifrån.

Utredningens förslag:

- En mötesplats ska inte tillhandahålla samhällsinformation.

- En mötesplats är inte ett företagshotell eller en businesspark.

Med vilken förening ska kommunen sluta avtal?

Vilken förening kan då komma ifråga för att driva en mötesplats? Strängnäs kommun arbetar utifrån värdeorden tydlighet och öppenhet, samt respekt och utveckling. De föreningar som idag driver mötesplatserna har aktivt drivit frågan om att skapa mötesplatser i sina kommundelar. De har på eget initiativ sökt upp kommunen och ingått överenskommelser om att utveckla

mötesplats-verksamheten i samverkan med kommunen och andra aktörer. För det får de ett relativt stort verksamhetsbidrag (200 000 – 400 000 kronor för 2019) och möjlighet att disponera stora lokalytor som kommunen tillhandahåller, betalar hyra för och i två fall städning av. De tre föreningarna får i dagsläget också behålla intäkterna från vidareuthyrningen av lokalerna till andra aktörer.

Intäkterna ska gå till att utveckla mötesplatsverksamheten. I jämförelse med många andra föreningar är det relativt omfattande resurser som kommunen förser dessa tre föreningar med. Vad händer om det dyker upp en annan förening som har intresse av att driva en av mötesplatserna? Hur ska kommunen då agera? Och hur kan kommunen motivera att det är just de här tre föreningarna som är bäst lämpade att driva mötesplatserna?

Utredningens förslag att hantera den frågan är att upphandla driften av mötesplatserna i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU).

Gränsen mellan vad som upphandlingsrättsligt sett ska anses utgöra ett bidrag respektive ersättning för en upphandlingspliktig tjänst kan vara svår att dra, konstaterar bland andra Konkurrensverket.⁹

Konkurrensverket menar att omständigheter som talar för bidrag kan vara att:

 Verksamheten bedrivs utan vinstsyfte.

 Verksamheten drivs i enskild regi.

 Anordnaren förutsätts inte genomföra sitt uppdrag mot ersättning för avtalad prestation utan får istället ett bidrag till egenfinansiering (som kan vara förknippat med vissa villkor).

 Den upphandlande myndigheten har inte tagit initiativ till verksamheten.

Omständigheter som talar för ersättning för upphandlingspliktig tjänst är enligt Konkurrensverket att:

9 Konkurrensverket: Bidrag eller ersättning för upphandlingspliktig tjänst? Publicerat i Konkurrensverkets nyhetsbrev 19 december 2014, se

http://www.konkurrensverket.se/nyhetsbrevsartiklar/bidrag-eller-ersattning-for-upphandlingspliktig-tjanst/ hämtat 190925.

 Syftet med kontraktet är att tillgodose ett behov som den upphandlande myndigheten på förhand definierat inom ramen för sina befogenheter.

 Den upphandlande myndigheten har specificerat byggnationen/tjänsten.

 Kontraktet innehåller sanktioner (vite, skadestånd etc.) som blir tillämpliga om de kontraktsenliga skyldigheterna inte fullgörs

Sammantaget - med tanke på ovanstående motiv från Konkurrensverket, det faktum att det finns andra kommuner som upphandlat tjänster av typen

mötesplatser, samt att det rör sig om relativt höga belopp - gör kommunjuristen och inköpsenheten bedömningen att driften av mötesplatsverksamheten är upphandlingspliktig enligt LOU.

Upphandling av driften av mötesplatsverksamheten öppnar möjligheten för fler föreningar att visa sitt intresse och sin potential för uppgiften. Det

överensstämmer också bättre med Strängnäs kommuns värdegrund om öppenhet och tydlighet.

Vid en upphandling behöver kommunen formulera ett förfrågningsunderlag där det framgår vilka krav och önskemål man har på den aktör som vill driva en mötesplats. Kriterierna bör utgå från syftet med mötesplatserna och de föreslag som denna utredning presenterar om hur verksamheten på mötesplatserna ska bedrivas. Kommunen bör redan i förfrågan meddela vilka resurser som står till förfogande - att kommunen står för lokalkostnaderna och ett i förväg specificerat ekonomiskt verksamhetsbidrag. Konkurrensen gäller i sådant fall innehåll och organisation av driften av mötesplatsen, och blir inte en konkurrens om pris.

Frågan om krav kan ställas på att de som lämnar offert ska vara

icke-vinstdrivande organisationer behöver utredas vidare av kommunjuristen och Inköpsavdelningen.

När anbudstiden i en upphandling löpt ut öppnas de offerter som inkommit och en utvärdering genomförs utifrån de krav och önskemål som kommunen ställt upp i förväg. Inkomna anbud kan utvärderas på olika sätt. Aktörerna kommer att få beskriva hur man tänker leva upp till kommunens krav och önskemål på en mötesplats. Vid en upphandling är det mycket viktigt att arbeta igenom

förfrågningsunderlaget noggrant, eftersom det är det som styr vilken aktör som i slutänden kan väljas. Stöd att utforma kriterierna och hur urvalsförfarandet ska ske ges av kommunens Inköpsavdelning.

När en leverantör valts, sluts ett avtal mellan kommunen och aktören och

eventuella övriga anbudsgivare får besked om beslutet. Då avtal väl har ingåtts är det mycket viktigt att kommunen genomför regelbunden uppföljning av hur verksamheten på mötesplatsen utvecklas och hur väl aktören lyckas leverera det man lovat i offerten. Avtalet bör innehålla klausuler om kommunens och aktörens rätt att bryta avtalet. Avtalen kan med fördel sträcka sig över mer än ett år, för

långsiktighet i samverkan och stabilitet i verksamheten för aktören och dem verksamheten är till för.

Utredningens förslag:

- Upphandla driften av mötesplatserna enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).