Genomförande

2.2.1. Överenskommelse och åtgärdsplan

Exempel på överenskommelser och åtgärdsplaner

För att ge en konkret bild av hur en utvecklingsdialog kan gestaltas och vad en överenskommelse och åtgärdsplan mellan Skolverket och en kommun kan innehålla finns i bilaga 5 två exempel, dels ett från en stadsdel i en större kommun och dels ett från en liten glesbygdskommun. Överenskommelserna är hämtade ur dokumentationsverktyget Dialogus³. Namnen i exemplen är fingerade men för övrigt är det direkta kopior av gjorda överenskommelser. I Dialogus, är alla hittills gjorda överenskommelser med ingående

åtgärdsplaner dokumenterade. Där finns också minnesanteckningar från dialogmöten på olika nivåer i kommunen, processbeskrivningar, enkäter etc.

”Checklista” för åtgärdsplan

I syfte att underlätta och strukturera framtagandet av åtgärdsplan har

Skolverket tagit fram en ”checklista” för vad en sådan bör innehålla. Denna har använts av dialogteamen vid kommunikation med kommunen och verksamheterna. Checklistan innehåller följande:

Varför?

Nuläge och utvecklingsbehov

Dokument som beskriver situationen

Information om de områden där åtgärder skall göras Anknytning till måldokument

Annat utvecklingsarbete på gång som kan påverka effekten Varthän?

Syfte och mål Kort och lång sikt Eventuella etappmål

Vilka effekter eftersträvas (jfr nuläge) Hur?

Åtgärder

Aktiviteter, åtgärder, kostnader, tidsplan Ansvariga för genomförandet

Vilka?

Berörda, kategori, antal skolor/program Eventuella spridningseffekter

Uppföljning och Utvärdering?

Beskrivning

Ansvarsfördelning?

3 Skolverkets intranätbaserade dokumentationsverktyg för utvecklingsuppdraget.

Kommunens respektive Skolverkets insatser Skolverkets ekonomiska åtaganden

Tidsplan, betalningsplan och avrapportering 2.2.2. Målgrupper och mötes-/kontaktfrekvens

De kommunolikheter som redogjorts för under avsnittet Kommunurval ovan har också fått inflytande på vilka målgrupper som dialogteamen mött i kommunerna. De små kommunerna har oftast haft en mycket liten förvaltningsledning med ett brett ansvarsområde medan de stora

kommunerna haft en stor förvaltningsledning där det funnits ansvariga för olika specialområden, t.ex. skolutvecklings- och/eller utvärderingsfunktion.

Mottagarkapaciteten i många av de utvalda kommunerna har kännetecknas av brister inom flera viktiga områden t.ex. avsaknad av

kvalitetsredovisningar på kommun- och/eller skolnivå eller bristande kvalitativt innehåll i befintliga sådana, avsaknad av uppföljning och utvärdering eller förmåga att dra slutsatser av befintligt material, bristande personella ledningsresurser och/eller kompetens hos dessa etc.

Kommunernas olikheter har, som nämnts ovan, påverkat

målgruppssammansättningen från kommunen och även mötes- och kontaktfrekvensen i relativt stor omfattning. Sammantaget har Skolverket genomsnittligt besökt kommunerna 12 gånger fram till den 15 november och av dessa har sju besök skett på kommunnivå . De kommunala

befattningshavare som har deltagit är i fallande frekvens främst förvaltningschefer, nämndpolitiker, utvecklingsledare, övriga förvaltningstjänstemän, kommunalråd eller ”annan”.

Diagram 3: Diagram över den genomsnittliga fördelningen av vilka kategorier av kommunrepresentanter som på kommunnivå deltagit vid dialogtillfällena med Skolverket (genomsnittlig representation i %)

0 20 40 60 80 100 120

Genomsnittlig fördelning av vilka kategorier som deltagit vid dialogtillfällena (kommunnivå)

Förvaltningschefer Nämndpolitiker

Utvecklingsledare (motsv.) Övr förvaltningstjänstemän Kommunalråd

"Annan"

På motsvarande sätt har i genomsnitt fem kontakter skett genom besök på verksamhetsnivån i kommunen. De personalgrupper som varit med från verksamhetsnivån är främst rektorer eller enhetschefer för barnomsorg.

Därutöver har det varit lärare, pedagoger inom barnomsorgen, övrig personal, elever, föräldrar samt ”annan” deltagare.

Diagram 2: Diagram över den genomsnittliga fördelningen av vilka kategorier av kommunrepresentanter som på verksamhetsnivå deltagit vid dialogtillfällena med Skolverket (genomsnittlig representation i %)

Observera att siffrorna i ovanstående diagram inte säger något om antalet deltagande från de olika kategorierna. Det som framgår är att teamet vid något dialogtillfälle mött ovanstående kategorier. Skolverkets medarbetare har förutom direkta besök i kommunerna också haft mer eller mindre direktkontakt med kommunföreträdare genom telefon- och/eller mailkommunikation.

Antalet skolenheter, oavsett skolform, som besökts i kommunen av Skolverkets team varierar mellan en till åtta, motsvarande antal besök på barnomsorgsenheter varierar mellan noll och fyra. Förklaringar till det i vissa fall låga antalet besök kan vara att några dialogteam initialt valt att förlägga insatserna till kommunnivå för att i ett senare skede fortsätta på

verksamhetsnivån. En annan förklaring kan vara den varierande

starttidpunkten för dialogerna, den vanligaste förekommande startmånaden var april och vid utgången av denna månad hade 74% haft ett första möte med kommunen. I några fall hölls det första mötet så sent som i augusti månad. Variationen när det gäller kommunstorlek är en tredje faktor och som genomgående påverkar denna typ av enkätresultat.

2.2.3. Dialogerna

Förberedelserna för Skolverkets personal inför det första dialogmötet med kommunen har varit av olika slag, men genomgående har de regionala enheterna gått igenom och analyserat den empiri som Skolverket disponerar, för att på detta sätt skapa sig en bild av kommunen. Den empiri som använts har varit densamma som vid urvalsprocessen av dialogkommuner men med ökad tyngdpunkt på SIRIS-information, bl.a. kvalitetsredovisningar och betygsstatistik, Salsa-resultat, men också den lokala kännedom som finns om kommunerna. En erfarenhet har varit att kommunens och skolornas

0

Genomsnittlig förklaring av vilka kategorier som deltagit vid dialogtillfällena (verksamhetsnivå)

kvalitetsredovisningar i många fall inte kunnat användas på det sätt som det var tänkt, antingen på grund av avsaknad av densamma eller på grund av bristande kvalitativt innehåll.

Under de kommunvisa dialogerna har Skolverkets bild av kommunen jämförts med kommunens egen bild. Diskussionerna har så småningom lett fram till en första lägesbeskrivning som sedan kunnat användas i de fortsatta dialogerna. Förslag till utvecklingsområden och utvecklingsåtgärder har efterhand kunnat tas fram och därefter konkretiserats i en åtgärdsplan.

Av kommunföreträdarnas svar i enkätstudien framgår att utvecklingsbehovet i kommunen har förtydligats under dialogarbetet, 82 procent av de svarande anser detta i ganska eller mycket stor utsträckning. Dessutom framgår att kommunföreträdarna anser att den bedömning som kommunen gjort av sitt utvecklingsbehov är relativt samstämmigt med Skolverkets bild.

Diagram 3: Diagram över kommunföreträdarnas uppfattning om samstämmigheten i kommunens och Skolverkets uppfattning om utvecklingsbehovet i samband med dialogarbetets start

Ovanstående diagram visar kommunföreträdarnas uppfattning vid dialogens start. Under dialogarbetets gång har kommunföreträdarnas och Skolverkets bedömning närmat sig varandra så att uppfattningen om överensstämmelse av utvecklingsbehoven i kommunen hade förändrats till cirka 70% för

”mycket stor utsträckning” och 30% för ”ganska stor”. I kommentarer till frågan framgår att stödet från Skolverket har hjälpt till att lyfta upp frågor som kommunen velat men inte kunnat prioritera samt att nya frågor som kommunen inte uppmärksammat tidigare kommit upp i dialogen.

En sådan ökad fokusering är av stor betydelse, vilket framgår av de öppna enkätsvaren från kommunföreträdarna. En viktig del i fokuseringen är att samma frågor diskuteras på flera olika nivåer inom kommunen.

”Värdegrundsdiskussionerna inom vår verksamhet har lyfts på alla nivåer.”

”Diskussioner om skolutveckling har skett på alla nivåer.”

”Den breda förankringen hos både tjänstemän och politiker gör att vi får större ’tyngd’ på skolfrågorna och en gemensam syn på

förbättringsområdena.”

0 10 20 30 40 50 60

Överensstämmelse i uppfattning om kommunens utvecklingsbehov

Mycket stor utsträckning Ganska stor

Mindre Inte alls

De resurser i form av tid som Skolverket avsatt för arbetet med dialogerna under 2001 har för en genomsnittskommun motsvarat totalt 60 arbetsdagar för samtliga medarbetare som ingått i dialogteamet. Utöver detta har tid för kompetensutveckling, metodutveckling m.m. avsatts. För de regionala enheterna har detta medfört en stor omställning av arbetsinriktningen.

De ekonomiska medel som direkt avsatts för uppdraget för år 2001, har varit cirka 75 miljoner att använda främst till kommunbidrag för att stödja

genomförandet av de överenskomna åtgärderna. Utöver detta har medel för metod- och kompetensutveckling samt administration m.m. av uppdraget avsatts till en summa av cirka 8 miljoner. Förhållandet mellan resurser i form av tid och ekonomiska medel behandlas under resultatavsnittet Dialog och medel – en fruktbar samverkan till stöd för utveckling.