2 Strategiska målsättningar
2.4 Hållbart samhällsbyggande
Kommentar
Kommunstyrelsen arbetar med målsättningen genom att samordna och bidra med granskningen av antagande-handlingen "förslag till ny översiktsplan". Som exempel innebär att av de strategiska vägvalen att förtäta i orterna, då redan ianspråktagen mark omvandlas. Kommunstyrelsen har även stöttat upp i det strategiska målsättningsar-betet med underlag och processtöd. Genom en arbetsgrupp tillsammans med näringslivet planeras under året att fortsätta arbetet med omställning inom det lokala näringslivet och cirkulär ekonomi. Kommunstyrelsen har bi-stått med statistik och analyser kring företagsklimatet och utför arbetet med energi- och klimatrådgivning för att stötta hållbar samhällsutveckling. Kommunstyrelsen har även initierat en tvärsektoriell hållbarhetsgrupp med syfte att se möjliga synergieffekter och samarbeten som kan ge mer kraft i målsättningen. En handlingsplan för kommunstyrelsen utifrån energi- och klimatstrategin har också genomförts där följande insatser prioriteras över-gripande;
• Beställa klimatsmart mat till konferenser/möten
• Inte köpa in engångsartiklar
• Samordna inköp för att minska behov av frakt
• Uppmuntra möjligheter till att resa med kollektivtrafik när behov av resande finns såsom exempelvis att redan i möteskallelser anpassa tider efter kollektivtrafik och beskriva hur man reser till mötet kollektivt.
Skapa tid mellan möten för att möjliggöra att man ska hinna resa kollektivt.
• Driva på och efterfråga exempelvis digitalisering för minskad pappersanvändning
• Ta hänsyn till klimatpåverkan när kommunen ska genomföra centraliserade inköp av julklappar för an-ställda
• Vid alla tillfällen av resor i tjänsten såsom exempelvis kompetensförsörjning genom kurser och konfe-renser ställa nyttan av konfekonfe-renser eller kursen i relation till klimatpåverkan och företrädesvis välja alter-nativ som kan genomföras utan resor
• Vid kommande upphandlingar eller omskrivningar av befintliga avtal rangordna leverantörer av möbler så att de företag som kan leverera återbrukade möbler prioriteras först där detta är möjligt
2.4.1 Fokusområden: Möjliggöra för andra samhällsaktörer att vara med och lösa samhällsutmaningar
LRF:s lokalföreningen deltar i arbetet med att ta fram ett planeringsunderlag för jordbruksmark. Samarbetet har gett djupare kunskap i frågor kopplat till jordbruksmarken.
Kommunen har gått in i ett samarbete som Chalmers leder kring digitala tvillingar där offentliga organisationer (kommuner och regioner), näringslivet och universitet och högskolor samarbetar för att lösa olika samhällsutma-ningar där teknik i form av en digital tvilling kan bidra med beslutsunderlag.
Covidutmaningen utlöste ett nödvändigt samarbete som utvecklats till att näringslivet och kommunen nu tillsam-mans skapat en beredskap för att smidigt lösa akuta frågor i samband med större etableringar.
Kommunstyrelsen tillsammans med sektor utbildning och sektor socialtjänst har samverkat över gränserna för att gemensamt lösa utmaningen med människor som står långt ifrån arbetsmarknaden.
2.4.2 Fokusområden: Minska de konsumtionsbaserade utsläppen
Kommunstyrelsen har vid behov stöttat i genomförandet av de fem klimatlöften som kommunen har antagit.
Löftena rör upphandling, gröna lån, cirkulära möbler och utåtriktade aktiviteter mot allmänheten. En första upp-följning av löftena visar att arbetet går bra och att det ser ut som att vi kommer uppfylla samtliga löften för 2021.
Ett arbete med att föreslå nya löften inför 2022 pågår. Efterfrågan på energi- och klimatrådgivning hos allmän-heten har ökat jämfört med föregående år och under hösten planeras utåtriktade aktiviteter i samverkan med bland annat renhållningen för att ytterligare öka kännedomen om rådgivningen och kunskapen om energifrågor.
2.4.3 Fokusområden: Handla lokalt
En insats har genomförts under 2021 för att få fler lokala företag att delta i upphandlingar. Arbetet med att handla lokalt har potential för ytterligare förflyttning. Pandemin har till viss del påverkat förutsättningarna då fy-siska möten inte uppmuntrats.
2.4.4 Fokusområden: Samordnad varudistribution
Kommunstyrelsen bistår sektor service med utrednings- samt processledningskompetens vid behov för detta fo-kusområde.
2.4.5 Fokusområden: Arbetet med klimatsmart upphandling
Arbetet med klimatsmart upphandling är en integrerad del av kommunens ordinarie upphandlingsförfarande.
Rimliga klimatkrav omhändertas i upphandlingsunderlag kontinuerligt.
2.5 Ett Ale
Kommentar
Hr-specialist har deltagit i att genomföra en workshop med alla chefer i kommunen för att ge
förvaltningsledningen och målsägare ett underlag att arbeta vidare med under våren.
En ny policy för kommunikation, service och bemötande är framtagen och beslutad om av fullmäktige. Till poli-cyn hör en rad riktlinjer och handböcker som under hösten är ute på remiss till sektorerna. Förslag till intern-kommunikationsguide, kanalstrategi och tankar kring chefsinformation arbetas med. Allt för att stödja upplevel-sen av Ett Ale.
2.5.1 Fokusområden: Verksamhetsutveckling med stöd av digitala verktyg som skapar tillgänglighet dygnet runt
Möjligheterna att mötas digitalt har ökat men det finns fortfarande formkrav som behöver tillgodoses. Schrems II-domens inverkan på möjligheterna för offentliga organisationer i Sverige att lagra information har vi ännu inte fullt ut sett. Kommunens verktyg för användarvänliga men också säkra miljöer för digitala möten är ett område som kommer att behöva problematiseras vidare då olika myndigheter i Sverige gör olika vägval.
I samverkan med Kultur och fritid finns nu en digital tjänst där kommuninvånare som nyttjar tex musikskolan direkt vid beställning kan betala sin avgift direkt i e-tjänsten. Kommunen har också upphandlat nytt ekonomisy-stem som har förutsättningar för att kunna digitalisera processer som både vänder sig inåt i organisationen men även gentemot kommuninvånare och företag i kommunen.
Kommunstyrelsen har ett uppdrag att driva och samordna digitaliseringsinsatser och har i detta arbete inrättat en tjänst som digitaliseringsstrateg som har startat upp arbetet med att kartlägga kommunens digitaliseringsinsatser och kostnader i syfte att bland annat föreslå en modell för styrning av digitaliseringsmedlen. Under perioden har en förstudie genomförts avseende en Chat bot på området lön inom HR. Syftet med chatboten är att frigöra tid hos handläggarna. Piloten startas det fjärde kvartalet.
Formkrav för säker digital identifiering är ett prioriterat område där kommunstyrelsen bistår med att identifiera de möjligheter som tekniskt och juridiskt finns.
Uppdraget att införskaffa ett nytt ärendehanteringssystem är pågående.
2.5.2 Fokusområden: Väl fungerande kommunikation och informationsflöden för/mot Ales invånare
Kommunstyrelsen arbetar med den övergripande externa kommunikationen och har fokus på nytta för invå-narna och det allmänna intresset. Utgångspunkten är samtidigt att öka förståelsen för vilket ansvar kommunen har, inte minst under det senaste årets pandemi. Kommunikationen har fungerat mycket väl i relation till pande-min och rutiner är på plats för att snabbt kunna nå ut genom våra huvudkanaler Facebook och webben ale.se.
Under perioden har ett arbete med en förstudie startats upp med syftet att modernisera ale.se vilket är ett omfat-tande arbetet som kommer att positivt påverka kommunens möjligheter att kommunicera via ale.se. Beslut om genomförande förväntas i det fjärde kvartalet. Om ale.se inte moderniseras kommer kommunens möjligheter att leva upp till de krav på tillgänglighet som lagstiftats inte vara möjliga.
Fliken "Kommun och politik" på www.ale.se har gjorts om så att det blir enklare att navigera och att relevant in-formation finns publicerad.
Handlingar och sammanträdesplanering till nämnderna finns samlad, organisationen är beskriven genom organi-sationsschema, styrdokument finns tillgängliga med mera
2.5.3 Fokusområden: Möjliggöra för nya samarbeten och effektivare resur-sanvändning för ökat värdeskapande inom kommunens ansvar
Det ligger i kommunstyrelsens uppdrag att hitta bra samarbetsformer inom kommunens organisation och att bygga nätverk som levererar verksamhetsnytta.
2.5.4 Fokusområden: Möjliggör medverkan för organisationen och andra ak-törer i genomförandet av verksamhetsplan och budget
Det ligger i uppdraget att hitta bra samarbetsformer inom kommunens organisation och att bygga nätverk som levererar verksamhetsnytta. Detta innebär att tänka och arbeta som en arbetsgivare, samarbeta över avdelnings-gränser och mötas över sektorsavdelnings-gränser. Olika samarbetsytor har utvecklats där kommunstyrelsen bidrar med ut-redningar, politisk beredning och utveckling av nyckeltal för beslutsfattande och analys.
Kommunstyrelsen stödjer sektorerna i att utveckla samarbeten bland annat genom arbetet inom folkhälsa (TSI) men också inom arbetet med ny översiktsplan där flera delar av organisationen samarbetar. Inom ramen för nä-ringslivsuppdraget samlar kommunstyrelsen flera olika aktörer som samarbetar och genomför näringslivsstrate-gin.
2.6 En arbetsgivare
Kommentar
På våra chefsmöten är temat en arbetsgivare - vad behöver vi göra för att uppfattas som en arbetsgivare? Kom-munstyrelsen som målansvarig för det strategiska målet om "en arbetsgivare" har tillsammans med chefsrepre-sentanter från samtliga sektorer arbetet fram en övergripande rutin för tillfälligt och frivilligt arbete på distans.
Rutinen ska tydliggöra tillfälligt och frivilligt arbete utanför arbetsgivarens lokaler. Tillfälligt och frivilligt arbete på distans är en viktig del av framtidens arbetsliv tillsammans med digitalisering, modernisering och utveckling av verksamheten. Arbetsgivaren vill med denna rutin skapa tydlighet och främja målen ”En arbetsgivare” och ”Ett Ale”. Det medverkar även till en modern och attraktiv arbetsplats med goda förutsättningar för samarbete, krea-tivitet, effektivitet och bra arbetsmiljö.
2.6.1 Fokusområden: Jämlika villkor och förutsättningar
Vårt dagliga samarbete ska bygga på dialog som präglas av respekt för varandras åsikter och olikheter. Ale kom-mun är en jämlik och jämställd arbetsplats som kännetecknas av ett inkluderande klimat. Översynen av arbetsvär-deringar och av befattningsbenämningar som pågår bidrar till att möjliggöra för ett arbete med att säkerställa lik-värdiga villkor och förutsättningar för samtliga medarbetare i kommunen. Lönekartläggning kommer att bli träff-säkrare och kan på så sätt bidra till att inte bara säkerställa skillnader mellan kön utan den kan även användas ur ett bredare perspektiv än vad lagtexten säger.
2.6.2 Fokusområden: Transparens och tydlighet
Arbetet med ökad transparens fortskrider genom att kommunstyrelsen genomför en rad åtgärder som tillsam-mans ökar invånare och andras möjligheter till insyn i organisationen. Det sker främst genom följande:
- Publicering av samtliga politiskt beslutade dokument på www.ale.se i den så kallade författningssamlingen.
- Åtgärder (kommungemensamma) inom arbetet med diariet såsom gemensamma benämningar av ärenden m.m.
fortsätter för att göra det transparent över sektorsgränserna.
- En ny mall för tjänsteutlåtanden och protokoll har implementerats som gör det betydligt enklare för invånare och andra att ta del av och förstå beslut och underlag.
- Handlingar och protokoll publiceras samlat på www.ale.se på ett sätt som samlar alla dokument på ett ställe.
Handlingarna publiceras som en sammanhållen fil med rubriker, vilket gör att det blir enklare att ta del av.
- Arbetet med nytt ärendehanteringssystem innebär att kravställning kommer ske av funktioner som webbdia-rium, postlistor med mera
- Klassificeringsstrukturer och informationshanteringsplaner gör det tydligt för invånarna vilken information vi hanterar och hur.
- Tydlighet främjas genom kommungemensamma riktlinjer för styrdokument, tydliga ansvar för bland annat re-misser med mera
Utbildningar har genomförts för organisationen med fokus på tjänstepersonsrollen, offentlighet- och sekretess, samverkan med de förtroendevalda med mera
2.6.3 Fokusområden: Utvärdera den tillitsbaserade styrningen regelbundet
Kommunstyrelsen arbetar med att ta fram en gemensam styrmodell som på sikt möjliggör utvärdering. På grund av omprioritering av uppdrag där utvecklingsenheten dels har en långtidssjukskrivning, dels en period med in-kommande nya medarbetare har arbetet lägre takt och därmed har arbetet med att utvärdera den tillitsbaserade styrningen inte genomförts