Föreningsstämman återges av HHGS, EHVS, ELIN, HHUS samt Uppsalaekonomerna vara ett forum där ledningen eller styrelsen återkopplar till föreningens viktigaste intressenter; medlemmarna. HHGS förklarar att de har ett föreningsmöte fyra gånger om året, där medlemmarna erhåller vetskap om föreningens prestationer och har möjlighet att ställa frågor. Hos EHVS hålls föreningsstämma, enligt föreningens ordförande, mer sällan - vanligtvis en gång per termin. Uppsalaekonomernas ordförande berättar att de bland annat kommunicerar organisationens finansiella resultat till medlemmarna på ett sådant möte. Eftersom LundaEkonomerna inte håller årsmöten på samma sätt som resterande
organisationer, sker istället återkopplingen här genom möten med deras fullmäktige.
Ordförande för LundaEkonomerna beskriver att inom deras verksamhet rapporterar de aktivt engagerade till deras projektledare, som sedan rapporterar till styrelsen, som i sin tur
rapporterar till fullmäktige. EHVS skattmästare förklarar att när ett av deras utskott har skickat in det finansiella utfallet tillsammans med en kort utvärdering av eventet till styrelsen, diskuteras detta på ett av de veckovisa styrelsemötena. Sedan sker en muntlig eller skriftlig återkoppling av styrelsens synpunkter till utskottet, avseende aspekter som ska förbättras i framtiden.
Samtliga av organisationerna som studerades belyser även deras sociala kanaler som viktiga verktyg för att återkoppla deras prestationer till medlemmarna. Alla studentorganisationer lägger bland annat ut årsmötesprotokoll, vilket innehåller budget, utfall, verksamhetsplan samt verksamhetsberättelser på deras hemsida, i syfte att samtliga medlemmar ska kunna ta del av denna information. LundaEkonomerna, tillsammans med SASSE, belyser att
medlemmarna har rätten att läsa mötesprotokollen och därmed är det viktigt att de möjliggör detta med hjälp av lämpliga forum. Uppsalaekonomerna berättar även att de har en egen tidning, där de till viss del kommunicerar verksamhetens arbete. Ordförande för SASSE upplever dock att medlemmarna inte är särskilt intresserade av organisationens prestationer. Hen påstår att så länge eventen fungerar som de ska, bryr sig inte medlemmarna särskilt mycket i övrigt om återkoppling när det kommer till föreningens framgång.
LundaEkonomerna beskriver hur de delvis instämmer med detta och förklarar att de inte tillgängliggör exakt allt som sker inom organisationen för allmänheten, utan att de har en relativt restriktiv syn på den publika information som finns tillgänglig om dem.
LundaEkonomerna och HHGS belyser att det även är viktigt med återkoppling till skolan. HHGS ordförande berättar att de värdesätter sin relation med skolan, för att
utbildningsbevakningen ska kunna utföras. Hen förklarar att det därför sker en kontinuerlig kommunikation sinsemellan dem, genom möten där de återkopplar hur studenterna vill att utbildningen ska förändras till det bättre. LundaEkonomerna upplever dock att skolan inte är i behov av samma detaljerade information som medlemmarna intresserar sig för, angående hur exempelvis varje utskott presterar. LundaEkonomernas skattmästare återger att skolan istället tar del av deras årsredovisning, för att erhålla en övergripande bild av hur föreningen
presterar i helhet. Skattmästaren hos EHVS berättar att de i slutet av året skickar en skriftlig redovisning till universitetet, där det sker en beskrivning av hur de spenderat det ekonomiska bidrag som erhållits av skolan under året som varit.
Flera av studentorganisationerna, som exempelvis ELIN, EHVS samt HHUS, förklarar att de har ett näringslivsutskott, vilka sköter den huvudsakliga återkopplingen av föreningens prestationer till deras partnerföretag. Till exempel beskriver ELIN att det sker en löpande kommunikation mellan deras företagsgrupp och sponsorerna. Uppsalaekonomerna anger
också att de har en utsedd person inom verksamheten, som ansvarar för den huvudsakliga kontakten med en av organisationens partners. Ordförande för Uppsalaekonomerna beskriver hur återkoppling till partnerföretagen, om olika projekt och liknande, sker kontinuerligt. EHVS arbetar på ett liknande sätt med sina sponsorer, där varje företag har en kontaktperson inom näringslivsutskottet. EHVS ordförande återger att denna kontaktperson dels erhåller feedback från partnern om vad föreningen kan förbättra, men att feedback från studenter också kan delges genom kontaktpersonen i motsatt riktning. Detta görs enligt EHVS i syfte att förbättra företagseventen, så att fler studenter ska vilja delta på dessa. Återkoppling till EHVS partnerföretag upplevs, av ordförande, öka dels nöjdheten hos sponsorerna men även studentens medlemsnytta. HHUS berättar att återkoppling till deras sponsorer sker muntligt eller genom skriftliga rapporter, beroende på preferens hos sponsorn. EHVS och HHGS belyser att en återkoppling inte alltid krävs till deras partners, eftersom relationen till dessa regleras med hjälp av tydliga avtal. Däremot förklarar båda organisationerna att varje partner har en kontaktperson även här, vilka bär huvudansvaret för att säkerställa deras nöjdhet.
Följande figur redogör för hur respektive organisation återkopplar till medlemmarna, skolan och partnerföretag - vilka samtliga studentorganisationer benämnde som viktiga intressenter i ett tidigare avsnitt;
Medlemmarna Skolan Partnerföretag
Föreningsstämma Möten Löpande kommunikation Sociala kanaler som
exempelvis hemsida Kontinuerlig kommunikation Näringslivsutskott med kontaktpersoner Tidning Tillhandahållande av årsredovisning Avtal
Muntlig återkoppling Skriftlig redovisning av ekonomiskt bidrag
Skriftliga rapporter
5. Analys
I detta kapitel analyseras det empiriska materialet med koppling till teorin. Då en del av jämförelserna mellan organisationerna presenterats i föregående kapitel, ligger fokuset här främst på att sammanlänka teorin och empirin. Dessutom görs reflektioner och analyser kring det som presenteras. Avslutningsvis redogörs en figur vilken sammanställer den analys som gjorts. Denna figur lägger grunden för att besvara uppsatsens två frågeställningar.
5.1 Studentorganisationerna
Det är tydligt att studentorganisationerna som deltagit i studien kan delas in i två kategorier; de större och de mindre. De större organisationerna utgör dem med ett medlemsantal på 1800-3500 medlemmar, där somliga styrelsemedlemmar har arvoderade poster. Dessa är således Uppsalaekonomerna, SASSE, LundaEkonomerna samt HHGS. De mindre föreningarna är de utan betald personal med ett medlemsantal på 1000 eller färre, vilka motsvaras av HHUS, EHVS och ELIN. Kategoriseringen går i linje med påståendet av Leopold (2006. s.245) om att allt eftersom föreningen växer blir anställningen av betald personal aktuell, vilket återges i teorin.
Det är möjligt att utgöra skillnader mellan de större och de mindre studentorganisationerna gällande styrning av verksamheten i vissa avseenden, vilket kommer att diskuteras mer i ett senare avsnitt. Därför görs en definition av vilka som utgör de större kontra de mindre
studentorganisationerna redan i detta avsnitt. Däremot har det inte gått att utgöra ett samband vad gäller studentorganisationernas ålder och deras arbetssätt kring ekonomistyrning eller deras förmåga att skapa nytta. På grund av detta förs inget djupgående resonemang med avseende på när organisationen grundades, som en potentiell orsak till ett specifikt
tillvägagångssätt vid styrning av verksamheten. Alltsammans beror snarare på resurserna som organisationen besitter, vad gäller tid och antal medlemmar.
Dessutom kan det konstateras att organisationsstrukturen för en mindre ideell förening, som redogörs av bland annat Leopold (2006) och PWC (2017), i grova drag stämmer överens med uppbyggnaden som studentorganisationerna i studien besitter. Exempelvis har samtliga organisationer, förutom LundaEkonomerna, föreningsmöten där medlemmarna innehar rätten att rösta. Detta är något som går i linje med det som påstås vara en vanlig struktur inom ideella föreningar i teorin (PWC, 2017. s.41).
5.2 Intressenter
I det teoretiska avsnittet presenteras ett argument av Andersson och Funck (2017. s.30) där det framgår att desto viktigare en intressent är för en organisations överlevnad, desto större inflytande har denna på verksamheten. Eftersom det är tydligt att samtliga
studentorganisationer som deltog i studien betraktar medlemmarna som sin huvudsakliga intressent, bör och har dessa ett stort inflytande på verksamheten. Medlemmarnas inflytande kommer bland annat till uttryck genom att samtliga beslut röstas igenom av medlemmarna eller fullmäktige under årsstämman, alternativt årsmötet. Dessutom tas samtliga beslut i syfte att generera medlemsnytta. Med grund i detta kan medlemmarna i mer eller mindre
utsträckning betraktas vara placerade högst upp i organisationshierarkin. Att medlemmarna placeras högst upp i organisationshierarkin är ett argument som går i linje med det som såväl EHVS som SASSEs ordförande lyfter under intervjun. I teorin lyfts att medlemmarna
dessutom är viktiga av finansiella skäl eftersom de betalar en medlemsavgift (Leopold, 2006. s.139). Detta är inget som respondenterna delgav i studien, vilket utgör ett bevis på syftet med verksamheten inte ligger i att erhålla finansiellt kapital genom förvärv av nya
medlemmar. Istället ligger fokus på att tillfredsställa medlemmarna genom att skapa nytta och det är tydligt att medlemmarna är den intressent som organisationerna fokuserar mest på. Ty, vad vore en organisation vars syfte är att skapa medlemsnytta utan dess medlemmar?
I det teoretiska avsnittet görs dessutom en distinktion mellan aktiva och passiva medlemmar (Leopold, 2006. s.132). Studentorganisationerna återger att de har aktiva medlemmar, som exempelvis medverkar i olika utskott, men uttrycker aldrig konkret att de benämner resterande som passiva. Det kan dock göras ett antagande om att de som besitter ett medlemskap men som inte engagerar sig i styrelsen, alternativt inom ett utskott, rent definitionsmässigt kan klassas som en passiv medlem. Särskillnaden mellan passiva och aktiva medlemmar innebär därmed att medlemmarna som intressentgrupp, i vissa avseenden, fördelas i två. Att medlemmarna i somliga fall delas upp i två kategorier kan antas försvåra styrningen av verksamheten. Detta eftersom passiva och aktiva medlemmar anges kunna besitta motstridiga intressen. Svårigheterna kommer exempelvis till uttryck genom att
LundaEkonomerna i somliga fall anser att det är komplicerat att avgöra vilka av grupperna de bör lyssna på vid styrning av verksamheten. Det anses dock vara positivt att
LundaEkonomerna indirekt anger att de lyssnar till åsikter från både passiva och aktiva medlemmar. LundaEkonomerna påvisar på så sätt en medvetenhet om att samtliga medlemmar är viktiga, vilket förespråkas av Leopold (2006. s.132).
En ytterligare intressenter som samtliga respondenter delgav i studien var sponsorer, alternativt partnerföretag. Detta överensstämmer med intressenterna som Allison och Kaye (2015. s.63-65) hävdar är vanligt förekommande inom ideella föreningar. Dessutom är skolan en intressent som såväl de större som de mindre studentorganisationerna prioriterar. Det är märkbart att relationen till skolan är relevant eftersom denna möjliggör förbättringar av utbildningen, vilket kan bidra till skapandet av medlemsnytta. EHVS nämner dessutom att skolan är en viktig intressent av ytterligare en anledning, då den bidrar med ekonomiskt stöd. Det är tänkbart att detta ekonomiska stöd är av intresse för föreningen eftersom det ökar organisationens möjlighet att generera nytta för medlemmarna. Desto mer resurser, desto större nytta antas vara möjlig att skapa. Detta resonemang går även att koppla till den skilda mening kring hur studentorganisationerna betraktar intressenterna sponsorer och
partnerföretag. Framförallt de mindre organisationerna, såsom ELIN och HHUS, poängterar att sponsorer utgör en viktig inkomstkälla. Det är dock rimligt att anta att partnerföretagen inom de mindre organisationerna framför allt är essentiella av samma anledning som HHGS lyfter under intervjun. Det vill säga, för att skapa medlemsnytta genom att en kontakt med näringslivet blir möjlig. Detta innebär att även ifall de mindre organisationerna nämner partnerföretag som viktiga av finansiella skäl, är det uppenbart att nytta står i centrum. För, återigen, desto mer resurser som finns tillgängliga, desto större nytta kan skapas.
Andra vanligt förekommande intressenter som presenteras i det teoretiska avsnittet är tidigare styrelsemedlemmar och media. Ingen av de tillfrågade studentorganisationerna angav tidigare styrelsemedlemmar som en intressent, åtminstone inte som en av de främsta. Dock råder det spridda meningar kring huruvida media betraktas som en intressent eller inte. En fascinerande aspekt är att det inte existerar någon tydlig differens i betraktandet av media som intressent mellan de mindre och större organisationerna. Exempelvis definierade både EHVS och LundaEkonomerna media som en väsentlig intressent, medan HHUS och
I teoriavsnittet görs en distinktion mellan interna och externa intressenter. En sådan
uppdelning gjordes däremot aldrig av respondenterna, men med grund i den information som erhölls vid intervjuerna kan en viss koppling till argumentet av Allison och Kaye (2015. s. 63-65) avseende detta göras. Genom figur 5, med anknytning till teorin, kan
studentorganisationernas interna intressenter antas utgöras av medlemmarna och de externa av skolan, partnerföretag, sponsorer, media och andra studentorganisationer. Dessutom, som argumenteras för i ett senare avsnitt, är det även tänkbart att medlemmarna i viss utsträckning kan delas upp i interna och externa intressenter.
Frank och Geraldine (2018. s.3) belyser att det ofta uppstår skilda meningar mellan intressenter kring vad som kan betraktas som god prestation och därmed var som anses generera nytta. Studentorganisationerna i studien är inte fullkomligt eniga i frågan. Exempelvis upplever LundaEkonomerna att de få intressekonflikter som eventuellt kan uppstå är hanterbara, eftersom samtliga intressenter i slutändan strävar mot samma mål. HHUS och EHVS, å andra sidan, upplever att det i somliga fall kan vara problematiskt att tillfredsställa samtliga av deras viktigaste intressenter då åsikterna är många. Det är tänkbart att dessa skillnader grundar sig i hur välutvecklade styrsystem organisationerna har.
Exempelvis nämner EHVS att de inte arbetar med ekonomistyrning i någon större
utsträckning, medan LundaEkonomerna förklarar att ekonomistyrning är något som de jobbar mycket med genom organisationens arvoderade skattmästare. LundaEkonomernas styrsystem upplevs således vara mer välutvecklad än EHVS, vilket tycks vara en vanligt förekommande åtskillnad mellan de större och de mindre studentorgansiationerna.
5.3 Målsättning, Strategi och Vision
Det är uppenbart att samtliga av studentorganisationerna har medlemsnyttan i fokus vid formulering av mål och strategier. Arbetet med mål och strategier kan därmed antas gå i linje med Nilssons och Olves (2018:b. s.115) förklaring kring att målformulering inom ideella organisationer grundar sig i skapandet av nytta. Vidare kan det faktum att bland annat Uppsalaekonomerna och LundaEkonomerna använder värdeord, vid formulering av mål och strategi, antas säkerställa att medlemsnyttan står i fokus. Inte minst för att värdeorden genomsyras av abstrakta komponenter såsom gemenskap och öppenhet.
Ingen av studentorganisationerna har uttryckt att de arbetar i enlighet med akronymen SMART (PWC, 2017. s. 53-54; Andersson & Funck, 2017. s.479; Allison & Kaye, 2015. s.191) vid målformulering. Trots detta kan det diskuteras huruvida organisationerna arbetar med det indirekt. Exempelvis specificerar EHVS sina mål och strategier genom upprättandet av verksamhetsplanen. I dessa planer framgår det tydligt vad som ska uppnås, när det ska uppnås samtidigt som planerna kommuniceras till medlemmarna för att, indirekt, säkerställa acceptans. Dessutom arbetar ELIN aktivt för att säkerställa att målen är relevanta och därmed skapar medlemsnytta. Ytterligare exempel är att budgeten är tidsatt till vanligtvis ett år samtidigt som acceptans säkerställs genom att samtliga beslut röstas igenom på
föreningsstämman, alternativt årsmötet. Mätbarheten i de uppsatta målen kan däremot ifrågasättas, men det är tydligt att samtliga organisationer följer upp de uppsatta planerna i mer eller mindre utsträckning. En tänkbar förklaring till att målen brister i vissa avseenden när det kommer till dess mätbarhet är att de är av icke-finansiell karaktär. Detta kan i sin tur kopplas till det som problematiseras i uppsatsens inledande kapitel; hur ska man kunna mäta hur väl man lyckas uppnå abstrakta mål som tar sin grund i exempelvis välmående? Hur mycket nytta som lyckats skapas är inget som på något enkelt sätt kan uttryckas i kvantitativa termer, vilket försvårar mätningen av dess omfång. Därmed antas det vara av större vikt att en välformulerad uppföljning sker med koppling till föreningarnas övergripande syfte, för att en uppskattning om hur väl organisationen lyckats skapa nytta ska erhållas. En diskussion kring hur denna uppföljning sker återges i nedanstående avsnitt kring uppföljning.
Valcik (2016. s.15-17) förklarar att vision är något som utgör kärnan av verksamheten genom att den bland annat konkretiserar varför organisationen finns och vilket ansvar denna har. Sett till studentorganisationernas visioner kan detta argument antas vara korrekt. Ett konkret exempel är LundaEkonomernas vision, vilken uttrycker att organisationen finns till för att skapa en bättre tid på universitetet för dess medlemmar. Dessutom förklarar
Uppsalaekonomernas ordförande att organisationens huvudfokus ligger i att skapa nytta för medlemmarna. Exempelvis sker all målsättning, och därmed planering, för att skapa
medlemsnytta. Även detta går i linje med med Valciks (2016. s.15-17) argument avseende hur visionen bör lägga grunden för såväl långsiktig som kortsiktig planering.
5.3.1 Nytta
Studentorganisationerna är, som tidigare nämnt, eniga om att verksamheten strävar efter att skapa nytta för dess medlemmar. Samtliga respondenter konkretiserade att denna nytta fångas genom fokus på social gemenskap, utbildning samt kontakt med näringslivet. Detta fokus på medlemsnytta går i linje med det argument som lyfts fram av Felicío, Martins Gonçalves och Da Conceição Gonçalves (2013. s.2140) avseende att prestationerna kan fastställas genom hur mycket nytta som genererats. Med grund i detta är det möjligt att presumera att
studentorganisationerna presterar bättre, desto mer nytta de lyckas skapa genom sina
aktiviteter. På så sätt går prestation och nytta hand i hand. Lundén och Lindblad (2011. s.202) förklarar att definitionen av nytta kan skilja sig åt mellan organisationer. Det är rimligt att anta att studentorganisationerna skiljer sig från andra organisationsformer i antagandet om vad nytta är, men trots att föreningarna skiljer sig åt avseende storlek och struktur, är det uppenbart att synen på nytta och dess innebörd är densamma studentorganisationerna emellan. Det är därmed sannolikt att studentorganisationerna kan lära sig mycket av ett samarbete med varandra när det kommer till ekonomistyrning. För, trots somliga differenser organisationerna emellan, är målet identiskt - skapandet av medlemsnytta. Eventuellt är det av just denna anledningen som de större organisationerna, LundaEkonomerna och
Uppsalaekonomerna, uttrycker andra studentorganisationer som en relevant intressent.
5.4 Planering
Det är tydligt att de större organisationerna i studien har möjlighet att ägna mer tid åt strategisk planering, än de mindre. Tolkningen görs bland annat med grund i att EHVS belyser att de i dagsläget inte har något fokus på sådan planering. Dessutom återger ingen av de mindre föreningarna att de besitter någon strategisk kontra operativ styrelse, som
exempelvis SASSE gör, vilket försvårar fokuset på strategiska planer ytterligare. Avsaknaden av strategisk planering antas bero på den tidsbrist som de mindre organisationerna besitter i jämförelse med de större, som oftast har flera personer vilka arbetar med verksamheten på heltid. Detta går i linje med att strategisk planering anses vara tidskrävande inom en ideell organisation, vilket återges i teorin (Anthony, et al. 2014. s.490). Samtliga organisationer anger, som tidigare nämnt, stor rullians av medlemmar som ytterligare ett dilemma när det kommer till långsiktig strategisk planering. LundaEkonomernas och Uppsalaekonomernas
exemplifiering av att organisationsminnet blir lidande av att många endast engagerar sig under ett års tid, fångar denna svårighet. Därmed är det problematiskt för organisationerna, vilka besitter en styrelse som vanligtvis verkar under ett års tid, att planera för flera år framåt. En brist vid sådan planering kan resultera i framtida svårigheter, eftersom det kan vara
skadligt för föreningens långsiktiga arbete med att skapa medlemsnytta. Exempelvis kan detta leda till att medlemmarna i framtiden inte uppfattar samma fördelar med ett medlemskap, kontra de som är medlemmar idag. Detta kan i sin tur leda till ett lägre medlemsantal, eftersom medlemmarna upplever en lägre nivå av nytta, vilket därmed hotar föreningens existens. Detta går också i linje med påståendet av Anthony, et al. (2014. s.490) samt Giffords & Dina (2003. s.66,78) om att den strategiska planeringen är särskilt viktig för ideella föreningar. Att den strategiska planeringen försummas av mindre
studentorganisationer, vilka inte anses besitta tillräckligt med resurser för att ägna sig åt sådant arbete, kan därmed minska nyttan som dessa genererar i förhållande till de större organisationerna - åtminstone på lång sikt. EHVS har exempelvis uppmärksammat deras brist på strategisk planering som ett problem. Deras styrelse upplevs snarare vara mer inblandad i det praktiska arbetet, än det strategiska, vilket överensstämmer med Leopolds påstående i det teorin gällande styrelsens arbetsuppgifter (Leopold, 2006. s. 139).
Istället för att fokusera på både lång- och kortsiktig planering ägnar sig
studentorganisationerna, i enlighet med vad respondenterna återger i studien, huvudsakligen åt upprättandet av kortsiktiga planer. Vanligtvis motsvaras detta av ettåriga
verksamhetsplaner samt budgetering, dels för organisationens många delar men även för verksamheten som helhet. Användandet av verksamhetsplaner och budgetar stämmer överensstämmer med vad som återges av Greve (2011. s.12) i det teoretiska avsnittet. Eftersom samtliga studentföreningar har en budget för respektive event, antyder detta att