Liksom vid planering, används primärt budgeten för uppföljning av verksamheten. Det är främst genom uppföljning av projekt- och verksamhetsbudget, tillsammans med ansvarsfördelningen genom dessa, som kontroll genom uppföljning erhålls. Kontrollen uppnås eftersom budgetarna säkerställer optimal resursallokering i syfte att skapa önskad nivå av medlemsnytta. Därmed säkerställer organisationens ledning att samtliga delar av verksamheten arbetar mot samma mål, samtidigt som en decentralisering möjliggörs. Detta exemplifierar bland annat SASSE genom att deras projektledare måste stå till svars för avvikelserna som uppdagas, när budgeten används som en jämförelsebas med utfallet. Således anses ansvarsfördelningen som medföljer av budgeteringen motivera aktiva inom verksamheten till att arbeta mot att skapa medlemsnytta. Alltsammans går i linje med
beskrivningen av Greve (2011. s.19-21), Kullvén (2015. s.27,49), Anthony, et al (2014. s.11) och Atkinson, et al (2012. s.88) av budgetens användningsområden vilka återges i teorin.
Det är tydligt att styrelsen inom samtliga studentorganisationer har det primära ansvaret för att följa upp hur väl verksamheten lyckas skapa nytta, vilket överensstämmer med PWCs (2017. s.55) påståenden som beskrivs i det teoretiska avsnittet. HHGS gör dock ett försök i att underlätta ledningens uppföljningsarbete genom att fördela stora delar av den finansiella uppföljningen till deras ekonomiutskott, men antyder fortfarande att ledningen besitter det primära ansvaret. Vidare belyser Greve (2011. s.165) vikten av att kunna påverka budgetens utfall, för att inte hämma motivationen hos dem som förhåller sig till denna plan.
Studentorganisationerna överkommer detta genom att låta stora delar av verksamheten vara delaktiga i budgetprocessen. Uppsalaekonomerna beskriver dessutom att de använder sig av rullande budgetar, i syfte att revideringar ska vara möjliga under tidens gång. Detta går också
att koppla till att flera föreningar arbetar med lösa uppföljningar, snarare än hårda, i syfte att inte kontrollera eller styra de som arbetar med verksamheten alltför hårt. Exempelvis anger EHVS ordförande att de inte vill riskera att hämma kreativiteten hos de engagerade. Det är tänkbart att en hård styrning leder till att de verksamma inom organisationen enbart fokuserar på att uppnå det resultat som förväntas av dem. Ett sådant fokus kan leda till att potentiella förbättringar, som kunnat skapa ännu mer medlemsnytta, förbigås då allt fokus ligger på att prestationerna ska stämma överens med uppsatta planer. Med andra ord riskerar en alltför hård styrning och uppföljning att leda till att det inte finns utrymme för att nya, bättre, arbetssätt uppmärksammas.
I det teoretiska avsnittet förklaras hur Boateng, Akamavi och Ndoro (2016. s.60-62) beskriver att kontroll och uppföljning av verksamhetens prestationer sker dels internt men även externt. Studentorganisationerna som medverkar i denna studie talar dock inte om någon sådan distinktion avseende deras uppföljning. Detta kan bero på att definitionen av extern kontra intern uppföljning kan upplevas som svårbegripligt i en studentorganisation, eftersom den dels är uppbyggd av medlemmar men också att medlemmarna kan betraktas som en typ av extern intressent. Samtidigt eftersträvar organisationen ett något tvetydigt mål, eftersom medlemmarna tenderar att definiera medlemsnytta på skilda sätt. Detta poängteras i det empiriska avsnittet, då LundaEkonomerna påstår att nyttan skiljer sig mellan aktiva och passiva medlemmar. En uppföljning med fokus kring huruvida medlemmarna är nöjda med verksamheten kan således klassas som både intern och extern. Extern uppföljning av
medlemmarnas nöjdhet exemplifierar Uppsalaekonomerna med hjälp av deras enkäter, medan den interna motsvaras av bland annat deras bedömning av välmåendet hos de ideellt
engagerade. Genom en tolkning av respondenternas redogörelser kan i sin tur bokslutet och jämförelselserna av budget kontra utfall, klassas som interna kontroller för att avgöra föreningens finansiella välmående.
Flertalet studentorganisationer, som exempelvis SASSE, ELIN, LundaEkonomerna och Uppsalaekonomerna, återger att bedömningen kring huruvida ett event presterade bra eller inte görs med grund i medlemmarnas upplevelser. Ett sådant avgörande med fokus på medlemmarnas nöjdhet motsvarar ett kvalitativt mått, vilket teorin återger är vanligt att
använda inom ideella organisationer med hänsyn till deras abstrakta målsättning (Felício, Martins Gonçalves & Da Conceição Gonçalves, 2013. s.2140). Ett fokus på kvalitativa mått snarare än sådana av finansiell karaktär påvisar ytterligare hur målinriktade
studentorganisationerna är när det kommer till att skapa nytta för studenterna. Den kvalitativa bedömningen av organisationens prestationer belyser således att vinstgenerering inte är betydelsefullt. Allt handlar snarare om nyttomaximering, vilket samtliga respondenter förtydligar vid återkommande tillfällen under intervjuerna. Däremot kan fokuset på
nyttomaximering framför vinstmaximering ifrågasättas med grund i att samtliga, som tidigare nämnt, anger upprättandet och uppföljningen av budget som ett av deras främsta styrmedel, vilket har en viss finansiell karaktär. Organisationerna belyser dock gång på gång hur budgetarna används för optimal resursallokering i syfte att skapa nytta, snarare än att skapa vinst, vilket ger dem belägg för att använda detta verktyg trots allt. Samtidigt antyder flertalet av dem att om ifall en vinst erhålls kommer den förr eller senare att investeras i
medlemmarna. Hade deras intentioner kring en eventuell vinst varit annorlunda hade detta kunnat ifrågasättas. I dagsläget upplevs därmed inte budgeten leda till ett alltför stort fokus på det finansiella, utan studentnyttan betraktas som det viktigaste delvis tack vare att budgeten kompletteras med flera icke-finansiella styrmedel.
5.6 Återkoppling
Samtliga studentorganisationer anger, i det empiriska avsnittet, hur de återkopplar deras prestationer till berörda parter inom och utanför organisationen. Detta går i linje med vad som förespråkas i teorin av Nilsson och Olve (2018:b. s.503-504). Den tvåvägskommunikation som EHVS beskriver mellan dem och partnerföretagen ger värdefull information om hur samarbetet sinsemellan bör hanteras i framtiden. Insikten som ges av detta överensstämmer också med det som återges av Nilsson och Olve (2018:b. s.313) avseende återkoppling i det teoretiska avsnittet. Förbättringar samt ökad förståelse kan också uppnås av den feedback som kommuniceras till respektive utskott, efter avslutat event, samt genom kontinuerliga möten med skolan. Det faktum att bland annat LundaEkonomerna och EHVS återger att de i somliga mån specialanpassar deras återkoppling till intressenterna, antas förbättra
informationsutbytet sinsemellan ytterligare. Därmed erhåller respektive intressent relevanta uppgifter kring verksamhetens prestationer, vilket rekommenderas i enlighet med teorin
(PWC, 2017. s.98). Dock kan upplevelsen om att medlemmarna inte intresserar sig för återkoppling av föreningens prestationer, som bland annat HHGS uttrycker, antyda att organisationen återger sådant som inte är av relevans för medlemmarna.
I det empiriska avsnittet beskrivs att flera av de intervjuade, som exempelvis
LundaEkonomerna och EHVS, delger deras prestationer under det gångna året genom en verksamhetsberättelse. Denna rapport är något som även benämns i det teoretiska avsnittet som vanligt förekommande inom en ideell förening (Thunberg, 2006. s.44). Dessutom påstår PWC (2017. s.41) samt Lundén och Lindblad (2011. s.51) i teorin att den primära
återkopplingen av föreningens prestationer sker under årsstämman. Att föreningsstämman används som ett forum för återkoppling till medlemmarna är något som samtliga
studentorganisationer anger att de gör. Detta sker dock med avvikelse för LundaEkonomerna, eftersom de istället rapporterar till fullmäktige. Organisationerna belyser även deras sociala kanaler som viktiga verktyg för att sprida sådan information, vilket däremot inte lyfts i det teoretiska avsnittet. Exempelvis bedöms hemsidan vara ett väldigt smidigt forum för att kommunicera föreningens framgång. Sociala kanaler kan i vissa avseenden betraktas som ett bättre verktyg än föreningsstämman för att delge prestationerna, eftersom varje intressent då kan gå in och läsa om sådant som denne intresserar sig för. Dock kan det i andra avseenden vara av vikt att muntligt kunna förtydliga det som återgetts i skrift, ifall några oklarheter uppstår. Därmed kan föreningsmöten i kombination med att informationen delges på organisationens sociala kanaler vara att föredra, vid en återkoppling av organisationens prestationer.