Kandidatuppsats
Ekonomistyrning i ideella
studentorganisationer
En kvalitativ studie om hur ideella studentorganisationer
skapar nytta samt hur denna organisationsform arbetar med
ekonomistyrning genom planering och uppföljning
Författare Frida Hansson Lotten Svensson Handledare: Elin Funck Examinator: Pia Nylinder
Förord
Vi vill uttrycka stor tacksamhet till vår engagerade och hjälpsamma handledare Elin Funck för god stöttning och vägledning under uppsatsens utformande. Vi vill dessutom rikta ett stort
tack till vår examinator Pia Nylinder och våra opponenter för värdefull konstruktiv kritik under kursens seminarier.
Vi vill även tacka samtliga studentorganisationer som deltagit i studien. Ert deltagande har givit uppsatsen ett värdefullt innehåll som gjort det möjligt för oss att genomföra studien.
Växjö 28 Maj 2020
________________________ ________________________
Frida Hansson Lotten Svensson
Sammanfattning
Kurs: Ämnesfördjupande arbete, Ekonomistyrning 15 hp (2FE24E)
Titel: Ekonomistyrning i ideella studentorganisationer; En kvalitativ studie om hur ideella
studentorganisationer skapar nytta samt hur denna organisationsform arbetar med ekonomistyrning genom planering och uppföljning
Författare: Frida Hansson och Lotten Svensson Handledare: Elin Funck
Examinator: Pia Nylinder
Bakgrund och problem: Arbetssättet hos ideella studentorganisationer vad gäller
ekonomistyrning, i form av planering och uppföljning, betraktas som ett relativt outforskat område. Dessutom är nytta och dess innebörd svårdefinierat inom denna typ av organisation, eftersom målen inte är av finansiell karaktär. Istället ligger huvudfokuset på att skapa
medlemsnytta. Med grund i detta anses ytterligare forskning inom området vara av intresse.
Syfte: Uppsatsen syftar till att beskriva samt skapa en förståelse för hur ideella
studentföreningar skapar nytta. Syftet med uppsatsen är dessutom att konkretisera hur
studentorganisationer arbetar med planering och kontroll genom uppföljning för att styra dess verksamhet. Ambitionen är att framtagna slutsatser ska resultera i en ökad förståelse för ekonomistyrningens betydelse inom denna typ av organisation.
Metod: Uppsatsens metod definieras i första hand som en kvalitativ studie. Den empiriska
datan har framför allt samlats in genom ett målstyrt urval av relevanta respondenter, med hjälp av semistrukturerade intervjuer. Det empiriska materialet har, utöver intervjuerna, även kompletterats med information från organisationernas hemsidor.
Slutsats: Ideella studentorganisationer skapar nytta genom att arbeta för att studenterna ska
erhålla förbättrad utbildning, kontakt med näringslivet samt en social gemenskap. Studentorganisationerna arbetar med finansiell planering, i form av budgetering, samt icke-finansiell planering för att säkerställa att önskad nivå av nytta skapas. Kontroll genom uppföljning sker också i såväl finansiella som icke-finansiella termer. Uppföljningen görs genom en bedömning av hur väl organisationen presterat och hur mycket nytta som skapats.
Nyckelord: Ideella föreningar, Ideella studentorganisationer, Prestation, Nytta,
Ekonomistyrning, Planering, Uppföljning.
Abstract
Course: Bachelor Thesis, Financial Control, 15 hp (2FE24E)
Title: Management control in non-profit student organizations; A qualitative study about how
non-profit organizations create benefit and how this type of organization work with management control through planning and monitoring
Authors: Frida Hansson and Lotten Svensson Supervisor: Elin Funck
Examiner: Pia Nylinder
Background and problem: The way non-profit student organizations work with
management control, through planning and monitoring, is seen as a relatively unexplored area when it comes to research in economics. Also, the word benefit or value is hard to define within this type of organization, due to the fact the the goals are not of an economic nature. Instead, the main focus is to generate value for the members of the organization. For this reason, more research about the subject are of interest.
Purpose: The purpose of this Bachelor thesis is to describe and create an understanding
regarding how non-profit student organizations create benefit/value. The thesis also seeks to concretize in what way this type of organization work with planning and control through monitoring, in order to govern the business. The ambition is that the conclusions will provide a greater understanding for how this type of organization work with management control.
Method: The thesis is primarily defined as a qualitative study. The empirical data has mainly
been collected through a goal oriented sample of relevant respondents, using semi-structured interviews. Additionally, the empirical data are supplemented with information from the websites of the organizations.
Conclusions: Non-profit student organizations create value through working towards that the
students should gain an improved education, contacts with the business world and a social community. The student organizations work with financial planning, through budgeting, and non-financial planning to assure that desired level of value gets created. The process of monitoring is also done in both financial and non-financial terms. The monitoring is made to assess how well the organization has performed and how much value that has been created.
Keywords: Non-profit organizations, Non-profit student organizations, Prestation, Benefit,
Management control, Planning, Follow-up.
Innehållsförteckning
1. Inledning
1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Problemdiskussion 3 1.3 Frågeställning 6 1.4 Syfte 61.5 Uppsatsens fortsatta disposition 7
2. Metod
82.1 Forskningsansats 8
2.2 Urval av studieobjekt 9
2.3 Tillvägagångssätt för teoretisk materialinsamling 10 2.4 Tillvägagångssätt för empirisk materialinsamling 11
2.4.1 Semistrukturerade intervjuer 11
2.4.2 Utformandet av intervjuguiden 11
2.4.3 Genomförandet av intervjuer samt val av respondenter 12 2.4 Dataanalys av det empiriska materialet 13 2.5 Kriterier för säkerställande av studiens kvalité 14
2.6 Etiska överväganden 16
3. Teori
183.1 Den ideella föreningens uppbyggnad och struktur 18 3.1.1 Den ideella föreningens intressenter 19 3.2 Ekonomistyrning i ideella föreningar 20
3.3 Målsättning, Strategi och Vision 21
3.3.1 Målsättning 21
3.3.2 Strategi 22
3.3.3 Vision 23
3.4 Planering 23
3.4.1 Budgetering 24
3.5 Kontroll genom uppföljning 25
3.4.2 Återkoppling 26
3.6 Konceptuell modell 27
4. Empiri
284.1 Studentorganisationernas uppbyggnad och struktur 28 4.2 Studentorganisationernas främsta intressenter 29 4.3 Hur arbetar studentorganisationerna med ekonomistyrning? 31
4.4 Målsättning, Strategi och Vision 33
4.5 Planeringsprocessen 35
4.5.1 Den finansiella planeringen genom budgetering 35 4.5.2 Den icke-finansiella planeringen 37 4.6 Hur arbetar studentorganisationerna med uppföljning? 40 4.6.1 Den finansiella planeringen genom budgetering 40 4.6.2 Den icke-finansiella planeringen 41 4.7 Hur återkopplar studentorganisationerna till sina intressenter? 44
5. Analys
475.1 Studentorganisationerna 47
5.2 Intressenter 48
5.3 Målsättning, Strategi och Vision 50
5.3.1 Nytta 52
5.4 Planering 52
5.5 Uppföljning 55
5.6 Återkoppling 57
5.7 Studentorganisationernas arbete med ekonomistyrning 58
1. Inledning
Det inledande kapitlet behandlar initialt en bakgrund där begreppen ekonomistyrning, nytta, planering och kontroll genom uppföljning lyfts fram. Här görs dessutom en inledande
presentation av den ideella föreningsformen, med fokus på ideella studentorganisationer. I kapitlet återges även en problemdiskussion där valt ämne problematiseras. Tidigare
forskning lyfts fram och kunskapsluckan, som uppsatsen har för avsikt att fylla, presenteras. Vidare mynnar problemdiskussionen ut i vald frågeställning samt syfte. Kapitlet avslutas med att uppsatsens fortsatta disposition visuellt demonstreras. Syftet med kapitlet är att läsare ska få en förståelse för i vilken sammanhang studien gjorts samt vad uppsatsen har för avsikt att studera.
1.1 Bakgrund
Ekonomistyrning är något som länge existerat, men vars syfte och användningsområde i mångt och mycket har förändrats med tiden (Bergstrand, 2010. s.9). Under 1970-talet dominerade antagandet om att ekonomistyrning är någonting som används för att öka ekonomisk effektivitet. En mer modern syn menar istället att det, förutom fokus på ekonomisk effektivitet, handlar om en avsiktlig påverkan på befattningshavare inom organisationen (Samuelsson, 1999. s.1), i syfte att dess prestationer ska leda till
måluppfyllelse (Holmblad, 2005. s.23). Enligt Gyllberg och Svensson (2002. s.35) samt Andersson och Funck (2017. s.45) bygger ekonomistyrning främst på planering och kontroll, där mål följs upp i syfte att säkerställa att organisationen uppnår önskat resultat. Det är därmed graden av måluppfyllelse i förhållande till målsättning som avgör hur väl organisationen presterar (Anthony, et al., 2014. s.485).
I samråd med att ekonomistyrning inte längre enbart handlar om ekonomisk effektivitet, har intresset och behovet av styrning ökat även inom ideella organisationer. Detta eftersom organisationsformen har fått en mer betydelsefull roll i dagens ekonomi, både som arbetsgivare men också när det kommer till att förse konsumenter med varor och tjänster (Speckbacher, 2003. s.267). Enligt internationella studier finns det ett omfattande
Det finns en strävan hos medlemmarna inom den ideella föreningen att tillfredsställa ideella intressen framför ekonomiska. Av denna anledning bedrivs aldrig ekonomisk verksamhet med syfte att tillgodose medlemmarnas ekonomiska intressen. Istället dominerar följande tre typer av ideella föreningar; den ideella verksamheten som främjar ekonomiska intressen, den ekonomiska verksamheten som främjar ideella intressen samt den ideella verksamheten som främjar ideella intressen. Ideella sällskapsföreningar, likt en studentförening, tillhör det senare (Hemström & Giertz, 2014. s.110). Ur juridisk synpunkt omfattas ideella föreningar inte av någon civilrättslig lag (Hemström & Giertz, 2014. s.110; Lundén & Lindblad, 2011. s.9; Malmström, 2020. s.292). Istället baseras verksamheten vanligtvis på generella principer och praxis (Lundén & Lindblad, 2011. s.9; Malmström, 2020. s.292). En ideell förening blir en juridisk person och kan därmed både anta skulder och förvärva tillgångar från och med det tillfälle varpå ett avtal innehållande stadgar och val av styrelse utformas. I föreningens
stadgar framgår det bland annat hur diverse beslut inom föreningen ska fattas, samt hur verksamheten ska styras (Hemström & Giertz, 2014. s.110; Malmström, 2020. s.292).
1.2 Problemdiskussion
Målformulering i en ideell förening är enligt Kaplan (2001. s.354) mer abstrakt i jämförelse med målsättningen inom ett vinstgenererande företag. Detta eftersom ideella föreningar vanligtvis vill nå icke-finansiella mål uttryckta som nytta för sina medlemmar, medan företagens fokus ligger på att generera vinst åt ägarna (Bahmani, Galindo & Méndez, 2012. s.271). Med andra ord arbetar en ideell verksamhet med nyttomaximering snarare än vinstmaximering, vilket kan försvåra styrprocessen (Bahmani, Galindo & Méndez, 2012. s.271; Kaplan, 2001.s.354; Anthony, et al. 2014. s.489; Leopold, 2006. s.31). Detta eftersom nytta kan ha en skiftande innebörd hos olika typer av ideella organisationer, då dessa har för avsikt att skapa olika typer av nytta med koppling till deras övergripande syfte (Skatteverket, 2020). Detta leder i sin tur till svårigheter när det kommer till att definiera vad som är god prestation inom en ideell förening (Sawhill & Williamson, 2001. s.371). Sawhill och
Williamson (2001. s.371) exemplifierar komplexiteten i att styra ideella organisationer med hjälp av en ideell förening vars syfte är att lindra mänskligt lidande - hur ska en sådan organisation följa upp och kontrollera huruvida de skapar nytta? Genom att sätta detta i relation till det faktum att ett vinstdrivande företag enkelt kan vända sig till resultaträkningen för att bedöma deras prestationer, ges en inblick i den komplexitet som Leopold påstår att den ideella verksamheten präglas av (2006. s.31, 240). Även Anthony et al. (2014. s.490)
förklarar att ekonomistyrning inom en ideell organisation försvåras eftersom målen inte är av ekonomisk karaktär, vilket i sin tur leder till att ideella organisationer vanligtvis är i större behov av styrning än vinstdrivande företag. Med grund i denna komplexitet kan det ifrågasättas varför det i dagsläget inte existerar mer forskning kring ämnet.
Utöver det faktum att ideella organisationer präglas av en abstrakt målsättning med fokus på nyttomaximering, menar Speckbacher (2003. s.268) att det är vanligt förekommande att denna typ av förening även har intressenter med skilda intressen. Intressenterna är vanligtvis väldigt olika när det kommer till deras natur och anledning till varför de samverkar med den ideella organisationen. Skillnaden mellan dessa intressenter ökar svårigheten med att kunna leva upp till förväntningarna hos samtliga (Speckbacher, 2003. s.268; Candler & Dumont, 2010. 262). Även forskare såsom Coombes, Morris, Allen och Webb (2011. s.829)
begränsade resurser. Till exempel är en ideell organisation dels beroende av att medlemmarna engagerar sig frivilligt för att verksamheten ska kunna fortlöpa, samtidigt som finansiärerna också utgör en viktig del av föreningens existens (Nilsson, 2006. s.15; Leopold, 2006. s.132,170).
Sawhill och Williamson (2001. s.371) påstår att ideella organisationer kan dra lärdom av den privata sektorn vad gäller ekonomistyrning. Detta resonemang skiljer sig dock från vad Leopold anser (2006. s.s.32-33), då han hävdar att användningen av styrmedel anpassade för vinstdrivande företag sällan leder till några större framgångar hos de ideella föreningarna när medlemsnytta ska skapas. Med grund i att föreningarna jobbar för att skapa nytta för sina medlemmar, anser Kaplan (2001. s.354) att dessa inte bör imitera företagens
tillvägagångssätt, utan istället gå ifrån ett fokus på det finansiella. Många ideella
organisationer väljer idag, trots detta, att anamma företagsanpassade styrmodeller (Leopold, 2006. s.44; Holmblad, 2005. s.37). Enligt Costa, Ramus och Andreus (2011. s.482-483) beror detta troligtvis på att sådana metoder är enkla att förstå och hantera, men utan en grundlig omarbetning finns det stor risk att användningen av dessa leder till förvirring och skapar stora problem för en ideell verksamhet. En studie vars syfte är att skapa en förståelse för hur ideella organisationer arbetar med ekonomistyrning bidrar därmed till värdefull information. Denna information skapar inte bara en förståelse för hur organisationsformen arbetar med fenomenet i dagsläget, utan bildar också ett underlag för lärdomar och vidare forskning kring hur organisationsformen bör använda ekonomistyrning.
(Bahmani, Galindo & Méndez, 2012. s.271). Skillnaden i omfång av forskning kring ämnet mellan ideella föreningar och företag exemplifieras av PWC (2017. s.40) genom att
presentera antal sökträffar på respektive organisationsform, tillsammans med
ekonomistyrning, i databasen Retriever. År 2016 gav ekonomistyrning i företag över 4000 sökträffar, medan samma sökning för ideella föreningar enbart gav ett utslag på 90 träffar. Det faktum att ideella organisationer utöver detta inte omfattas av någon civilrättslig lagstiftning, utan tenderar att basera deras verksamhet på generella principer (Malmström, 2020. s.292), kan ytterligare öka svårigheterna i arbetet med ekonomistyrning. Dessutom skiljer sig ideella föreningar mycket åt i förhållande till varandra, vilket gör att olika tillvägagångssätt lämpar sig beroende på verksamhetens mål och syfte eftersom det kan finnas olika uppfattningar om när medlemsnytta skapas (Leopold, 2006. s.48 & 63). Det finns därmed ett behov av studier kring ekonomistyrning för respektive form av ideell organisation, däribland studentorganisationer.
Studentföreningar skiljer sig från andra ideella organisationer på så sätt att dessa vanligtvis enbart består av studenter, både när det kommer till de som styr verksamheten samt dess medlemmar (Lunds Universitet, 2020). Detta bidrar till att organisationsformen blir extra intressant att studera. Studenter är, rent definitionsmässigt, individer som studerar vid ett universitet eller en högskola (Nationalencyklopedin, 2020:c). Därmed är de som sköter studentföreningen mestadels inte färdigutbildade och vanligtvis är studenten även en ung person, då de flesta studerar mellan åldrarna 24 till 28 år (Ekonomifakta, 2019). Många av studenterna har därmed sannolikt inte hunnit erhålla någon omfattande arbetslivserfarenhet, vilket kan vara en stor nackdel för studentföreningarna då exempelvis Leopold (2006. s.44) hävdar att det krävs djupgående kunskap för att arbeta med ekonomistyrning inom den ideella sektorn, eftersom han anser att organisationsformen är väldigt komplex. Det faktum att studentföreningar vanligtvis utgörs av en mindre ideell verksamhet kan dock minska dess komplexitet, vilket gör att studenterna kan antas utföra ekonomistyrningen på ett adekvat sätt trots en eventuell kunskapsbrist. Detta är dock svårt att avgöra, med tanke på att det i
dagsläget inte finns någon omfattande forskning om denna typ av ideella organisationsform.
1.3 Frågeställning
Ovanstående diskussion resulterar i att uppsatsen tar grund i följande frågeställningar;
● Hur skapar ideella studentorganisationer nytta?
● Hur arbetar denna typ av verksamhet med ekonomistyrning, i form av planering och kontroll genom uppföljning?
1.4 Syfte
Uppsatsen syftar till att beskriva samt skapa en förståelse för hur ideella studentföreningar skapar nytta. Syftet med uppsatsen är dessutom att konkretisera hur studentorganisationer arbetar med planering och kontroll genom uppföljning för att styra dess verksamhet. Ambitionen är att framtagna slutsatser ska resultera i en ökad förståelse för
1.5 Uppsatsens fortsatta disposition
2. Metod
Uppsatsens andra kapitel omfattar en redogörelse för hur studien och dess materialinsamling genomförts. Initialt förs en diskussion kring lämplig forskningsansats följt av en redogörelse för val av studieobjekt. I kapitlet förklaras även hur den teoretiska och den empiriska datan har samlats in samt hur uppsatsens semistrukturerade intervjuer och intervjuguide utformats. Kapitlet avslutas med en diskussion kring de kvalitétskriterier samt etiska överväganden som genomsyrar studien. Syftet med kapitlet är att läsaren ska få en uppfattning om hur studien genomförts samt vilka metoder som använts för att samla in relevant material.
2.1 Forskningsansats
I syfte att kunna erhålla relevant information i förhållande till det som studien har för avsikt att undersöka, har en kvalitativ intervjustudie gjorts. Det som främst har legat till grund för valet mellan en kvantitativ eller kvalitativ forskningsansats, är vikten av att detta sker med utgångspunkt i studiens syfte och frågeställning, vilket bland annat förespråkas av forskarna Holme & Solvang (2012. s.75,87). Eftersom avsikten är att skapa en förståelse för hur studentorganisationer genererar nytta samt hur de arbetar med ekonomistyrning genom
planering och uppföljning studeras detta, i enlighet med Jacobsens resonemang (2011. s.145),
på bästa sätt genom en kvalitativ ansats. Att bringa klarhet i hur nytta skapas samt arbetssättet kring planering och kontroll genom uppföljning inom denna organisationsform, är ett område som idag kan uppfattas som relativt oklart. Även i en sådan situation anser Jacobsen (2011. s.145) att kvalitativa studier är att föredra. En kvalitativ ansats är dessutom mer fördelaktig än en kvantitativ eftersom denna, enligt Holme och Solvang (2012. s.78), förespråkar få
undersökningsenheter där en djupgående analys av dessa görs i syfte att införskaffa rikligt med information av respektive enhet, vilket också går i linje med tillvägagångssättet inom denna studie.
För att kunna skapa en förståelse för hur studentorganisationer genererar nytta samt
2.2 Urval av studieobjekt
Ifall det ska vara möjligt att göra en generalisering kring hur studentorganisationer arbetar med ekonomistyrning, anses det inte vara rimligt att enbart studera en studentförening. För att resultatet på ett legitimt sätt ska kunna generaliseras, behövs flera synvinklarna hos flera organisationer behandlas i studien. Därför, med grund i studiens frågeställning,
angående hur studentföreningar skapar nytta samt hur de arbetar med ekonomistyrning i form av planering och kontroll genom uppföljning, har flera studentorganisationer studerats med hjälp av en kvalitativ forskningsansats.
Urvalet gjordes genom att styrelsen på ekonomihögskolan i Växjös studentförening (EHVS) kontaktades först eftersom att det redan fanns en etablerad kontakt med denna
studentförening sedan tidigare. EHVS är medlemmar i något som kallas U9, vilket är ett nätverk bestående av svenska studentföreningar som främst riktar sig till ekonomer
(Ekonomihögskolans i Växjös studentförening, 2020). Ordförande inom EHVS var villiga att delge kontaktuppgifterna till de andra föreningarna som ingick i denna sammanslutning. Åtta ytterligare organisationer kunde då kontaktas, varav sex av dessa ville delta i studien. Detta gjorde att det var totalt sju studentföreningar som medverkade; EHVS, LundaEkonomerna, Handelshögskolan i Umeås studentförening (HHUS), Uppsalaekonomerna, The Student Union of the School of Business, Economics and Law - University of Gothenburg (HHGS), The Student Association at the Stockholm School of Economics (SASSE) samt
Ekonomföreningen vid Linköpings universitet (ELIN). Ett snöbollsurval har därmed skett, vilket är en typ av målstyrt urval, där forskaren tar hjälp av ett studieobjekt för att finna ytterligare deltagare (Bryman & Bell, 2017. s.411). Ett målstyrt urval möjliggör att på ett strategiskt sätt välja ut undersökningsobjekt som är relevanta sett ur forskningens syfte och mål (ibid. s.406), vilket var anledningen till varför en sådan metod användes.
Storleken på samt hur länge en verksamhet har funnits tenderar att påverka dess
ekonomistyrning (Hudson et al., 2001. s. 1096-1097; Hutzschenreuter, 2009. s.104). För att möjliggöra en generalisering, och därmed besvara den valda frågeställningen, har det varit av intresse att studera studentföreningar av olika storlek och ålder. Användandet av
avseenden. Exempelvis bildades både ELIN och Uppsalaekonomerna år 1971, medan LundaEkonomerna, EHVS och HHUS har funnits sedan mitten av 90-talet. Äldst är dock HHGS med rötter som sträcker sig ända till 1925, tillsammans med SASSE som grundades 1909. Organisationen som besitter flest antal medlemmar, av de som deltagit i denna studie, är LundaEkonomerna som återger att deras medlemsantal uppgår till 3500. Medlemsantalet hos både Uppsalaekonomerna samt HHGS uppskattas vara ungefär 2500, medan HHUS, ELIN och EHVS uppger att de består av cirka 1000 medlemmar vardera. SASSEs medlemsantal hamnar någonstans i mitten dessa, då ordförande förklarar att de utgörs av 1800 studenter. Antalet medlemmar samt vilket år som samtliga studentorganisationer i 1
studien grundades, sammanfattas i följande tabell;
Studentorganisation Grundades Medlemsantal
EHVS 1994 1000 ELIN 1971 1000 HHGS 1925 2500 LundaEkonomerna 1995 3500 SASSE 1909 1800 HHUS 1997 900 Uppsalaekonomerna 1971 2500
Figur 2: Antal medlemmar samt år som respektive studentorganisation grundades
2.3 Tillvägagångssätt för teoretisk materialinsamling
Det teoretiska materialet har främst bestått av litterära källor samt vetenskapliga artiklar och tidigare avhandlingar som anses vara relevanta och beröra det valda ämnet. Materialet har till största del inhämtats med hjälp av sökverktyget OneSearch på Linnéuniversitetets bibliotek, eftersom denna typen av databaser anses vara ett fördelaktigt verktyg (Bryman & Bell, 2017. s.127). Det är också viktigt att formulera lämpliga sökord för att kunna hitta relevanta källor (ibid, s.130). Därmed har sökorden som använts exempelvis varit ideell förening,
studentorganisation, nytta, ekonomistyrning, planering, budget och uppföljning.
1 Enligt intervju med ordförande för EHVS, LundaEkonomerna, Uppsalaekonomerna, HHUS, HHGS, SASSE
2.4 Tillvägagångssätt för empirisk materialinsamling
Det empiriska materialet som samlats in i syfte att genomföra studien har delvis bestått av intervjuer men också av dokument som anses vara av vikt. Dokumenten motsvaras bland annat av verksamhetsplaner, införskaffade från organisationernas hemsidor. Fokuset har i första hand lagts på den information som erhölls genom intervjuer och dokumenten har främst använts som ett komplement, för att bekräfta och fördjupa vad deltagarna delgav.
2.4.1 Semistrukturerade intervjuer
För att inte underminera flexibiliteten i intervjuerna, samtidigt som en viss struktur kan vara av hjälp, har en semistrukturerad intervjuteknik valts för insamling av empiriskt material. En semistrukturerad intervju innebär att forskaren använder ett slags manus, där det finns några på förhand formulerade frågor (Bryman & Bell, 2017. s.454-456). Detta ger fördelar i form av att oerfarna intervjuare får stöttning i syfte att säkerställa att intervjuerna bidrar med användbart material. Denna ordningssamhet anses vara särskilt betydelsefullt i studien, eftersom forskarna ej genomfört några intervjuer tidigare. Samtidigt gjorde de
semistrukturerade intervjuerna det möjligt att avvika från det som bestämts på förhand, de gånger samtalet gick över till en ännu inte påtänkt intressant punkt. Detta eftersom följdfrågor kunde ställas beroende på vad respondenten svarade, vilket upplevdes göra att respondenten delgav ett mer omfattande svar. Att varje intervju på grund av detta hade en tendens att se något annorlunda ut anses av Bryman och Bell (2017. s.452) inte vara en nackdel, utan snarare öka studiens djup ytterligare.
2.4.2 Utformandet av intervjuguiden
Vid genomförandet av de semistrukturerade intervjuerna har en intervjuguide använts (se bilaga 1), vilket rekommenderas av forskarna Bryman och Bell (2017. s.454) samt Kvale (2007. s.56-57). Intervjuguiden är en på förhand utformad lista innehållande de frågor som kommer att behandlas i intervjun, i syfte att den huvudsakliga frågeställningen ska kunna besvaras på bästa tänkbara sätt (Bryman & Bell, 2017. s.459). Utgångspunkten vid utformandet av denna guide ligger i en rad teman, vilka har varit ekonomistyrning,
för att enklare kunna formulera frågor som resulterar i att relevant information i förhållande till studiens syfte erhålls. Syftet med guiden är således att den ska underlätta insamlingen av betydelsefull information samt skapa en rättfärdig bild av respondentens
verklighetsuppfattning kring det valda ämnet (ibid. s.458-460). Samtidigt är det viktigt att en viss flexibilitet bibehålls (ibid), vilket kommer säkerställas genom vetskapen om att denna guide inte behöver följas in i minsta detalj. Intervjuguiden har dessutom inte bestått av några ledande frågor, utan samtliga har istället varit öppna och breda. Ledande frågor avråds av Bryman och Bell (2017. s.460), eftersom sådana anses leda till att respondenternas svar riskerar att bli styrda under intervjun.
2.4.3 Genomförandet av intervjuer samt val av respondenter
Först kontaktades samtliga studentorganisationer via mejl angående ett deltagande i studien. För att säkerställa att intervjuguiden var av önskad kvalité genomfördes därefter en
pilotstudie med en tidigare styrelsemedlem hos EHVS, vilket förespråkas av forskarna Bryman och Bell (2017. s.266) samt Yin (2007. s.105). Det gjordes inga förändringar av intervjufrågorna efter att pilotstudien hade skett, eftersom innehållet i svaren ansågs vara lämpliga. Efter att intervjuguiden hade färdigställts mejlades denna till respondenterna några dagar innan intervjun hölls. På så sätt kunde deltagarna förbereda sig för de frågor som skulle ställas (Bryman & Bell, 2017. s.459). När de riktiga intervjuerna hölls gjordes detta via Skype, på grund av rådande situation med pandemin Covid-19 som medförde att inget fysiskt möte kunde ske. Intervjuerna spelades in med mobiltelefon och transkriberades därefter.
Valet av de personer som skulle intervjuas gjordes när studentföreningarna kontaktades initialt. Samtliga styrelser, hos studentföreningarna som skulle delta i studien, ställdes då frågan om vilka de ansåg ha bäst kunskap inom föreningen när det kommer till dess
(Bryman & Bell, 2017. s.407; Holme & Solvang, 2012. s.101). Kriterierna bestod i denna studie av att individen bör ha god kännedom om hur organisationen skapar nytta samt hur de arbetar med planering, kontroll och uppföljning av verksamheten. Detta för att i högre
utsträckning säkerställa att intervjuerna skulle bidra med användbart material i förhållande till studiens syfte och frågeställning. I nedanstående figur sammanställs respondenter, samt datum och tidsåtgång för respektive intervju;
Datum för intervju
Studentorganisation Intervjurespondenter Tidsåtgång för intervju
4 maj 2020 EHVS Ordförande & Skattmästare 33 min
4 maj 2020 ELIN Skattmästare 25 min
4 maj 2020 HHGS Ordförande & Ekonomiansvarig 31 min 4 maj 2020 LundaEkonomerna Ordförande & Skattmästare 43 min 5 maj 2020 SASSE Ordförande & Ekonomiansvarig 26 min 5 maj 2020 HHUS Ordförande & Skattmästare 23 min 5 maj 2020 Uppsalaekonomerna Ordförande & Ekonomiansvarig 32 min
Figur 3: Sammanställning av intervjuer med uppsatsens respondenter.
2.5 Dataanalys av det empiriska materialet
Efter att intervjun hade genomförts samt transkriberats, sorterades och strukturerades materialet upp. Bland annat anser Holme & Solvang (2011. s.139) samt Bryman och Bell (2017. s.537) att detta är viktigt för att kunna erhålla en hanterbar och relevant
informationsmängd i förhållande till studiens syfte och omfång. Utgångspunkten vid
struktureringen av empiri var att denna skulle efterlikna strukturen i teorin, med syfte att göra avsnitten tydliga. Beskrivningen av varje studentförenings arbetssätt har därför flätats
samman, vilket har gjort att ett fokus har legat på att vara extra tydlig med att porträttera vilken förening som säger vad, för att inte riskera att detta förväxlas. Detta ledde även till att en viss form av reflektioner, vad gäller likheter och skillnader mellan föreningarna,
konceptuella modellen som kommer att presenteras i det teoretiska avsnittet. Kopplingarna mellan teori och empiri görs eftersom teorin i denna studie har legat till grund för
insamlingen av det empiriska materialet. Detta sker i samband med en diskussion, angående bland annat helhetsintrycket av planering och uppföljning hos samtliga studentföreningar, i syfte att generera djupgående reflektioner kring deras arbetssätt. Valet att särskilja det empiriska materialet från analysen gjordes med grund i att göra analysavsnittet extra tydlig. Analysen genomfördes dock i takt med att det empiriska materialet sammanställdes. Att processerna skedde parallellt gör att strategin vid dataanalysen efterliknar grundad teori, vilket innebär att det finns en nära koppling mellan insamlingen av data, analys och rapportens slutsats (Bryman & Bell, 2019. s.542-543).
2.6 Kriterier för säkerställande av studiens kvalité
För att säkerställa att det empiriska materialet porträtterar en rättfärdig bild av den information som studiens deltagare delgivit, har respondentvalidering använts i studien. Således har det empiriska materialet delgetts med undersökningens respondenter, i syfte att tillförlitligheten ska kunna granskas, för att säkerställa validiteten i de beskrivningar som respondenterna har återgivet (Bryman & Bell, 2017. s.380-381). När sammanställningen hade gjorts, skickades det empiriska materialet till respektive deltagare vilka uppmuntrades att läsa avsnittet och återkomma med eventuella synpunkter. Därmed anses respondentvalideringen ha varit ett sätt att öka uppsatsens legitimitet och trovärdighet, eftersom valideringen säkerställer att empirin överensstämmer med respondenternas verklighetsbild.
I syfte att säkerställa kvalitén av det empiriska materialet ytterligare har som tidigare nämnt en pilotundersökning med en före detta styrelsemedlem inom EHVS utförts, innan dess att de verkliga intervjuerna ägde rum. En pilotundersökning är därmed ett slags test för att verifiera
relevansen av intervjun och dess frågor (Jacobsen, 2002. s.151). På så sätt har
pilotundersökningen gett en indikation på huruvida intervjun behandlar sådant som diskuteras i teorin, eller om frågorna resulterar i att respondenten delger oväsentlig information. Efter pilotundersökningen genomfördes en utvärdering av varje fråga, och som tidigare nämnt gjordes inga förändringar av intervjuguiden. Pilotstudien anses dessutom öka uppsatsens
neutrala i de frågor som ställdes. Testintervjun minimerade således risken för att det uppstår en “intervjuareffekt”, det vill säga att respondenternas svar exempelvis påverkas av
intervjuarens attityd kring en viss fråga (Nationalencyklopedin, 2020:b).
I uppsatsens empiriska avsnitt har material samlats in till den punkt där mättnad uppnåtts - det vill säga, tills dess att ytterligare intervjuer inte hade tillfört något nytt till studien. Ett hänsynstagande till mättnadsbegreppet är något som förespråkas av forskarna Bryman och Bell (2017, s.409). Detta anses bidra till en ökad kvalité, eftersom uppsatsen inte innehåller överflödig empiri, utan endast behandlar den mängd som anses vara relevant för studien och dess omfång. I studien uppmärksammades en mättnad vid den slutliga intervjun, eftersom respondenterna till stor del berättade sådant som redan hade berörts under tidigare intervjuer.
2.7 Etiska överväganden
I samråd med tillämpandet av vald forskningsmetod har en rad etiska överväganden gjorts. Vanligt förekommande etiska principer utgörs av informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet samt nyttjandekravet, vilka alla är utformade av Vetenskapsrådet (Vetenskapsrådet, 2002. s.6; Bryman & Bell, 2017, s.141).
Studentföreningarna som deltog i denna studie erhöll relevant information om
undersökningen innan dess att intervjuerna genomfördes, bland annat om vad studiens syfte avsåg. Detta gjordes i syfte att underlätta för dem att fatta ett beslut, huruvida de ville delta i undersökningen eller inte. Deltagarna blev även informerade om att de skulle få ta del av rapporten, innan den publicerades, för att ytterligare kunna säkerställa att information som delgavs i studien var korrekt. Syftet var att det skulle finnas en känsla av trygghet i samband med ett deltagande. Studien anses därför uppnå informationskravet, vilket innebär att
deltagarna i studien ska ha getts tillräckligt med information om forskningen och dess syfte, för att kunna göra ett välgrundat beslut avseende deras deltagande (Jacobsen, 2011. s.482; Bryman & Bell, 2017. s.151; Vetenskapsrådet, 2002. s.7). Respondenterna fick även information om att deltagandet i studien var fullständigt frivilligt och att det fanns en
möjlighet att avbryta deras medverkan under studiens gång om detta önskades. Detta innebär att även samtyckeskravet kan anses vara uppfyllt, eftersom innebörden av detta krav avser att deltagandet i studien ska vara av fri vilja (Jacobsen, 2011. s.483; Vetenskapsrådet, 2002. s.11). Att respondenterna delgavs tillräckligt med information samt att det fanns möjlighet att tacka nej till ett medverkande anses dessutom gå i linje med GDPR, vilket är den rådande lagen för personuppgiftsbehandling (Linnéuniversitetet, 2020).
Studien medförde även en möjlighet till viss grad av anonymitet för respondenterna, eftersom deras namn, kön och ålder inte delgavs i rapporten. Istället benämndes de med den roll som de besitter inom föreningen. Dock användes studentföreningens namn för att enklare kunna särskilja dem, vilket är något som de medverkande gjordes medvetna om samt samtyckte till. Namnet, och ytterligare personlig information som erhölls vid genomförandet av
3. Teori
I detta kapitel presenteras uppsatsens teoretiska referensram. Initialt förklaras den ideella föreningens uppbyggnad och struktur, följt av begreppet ekonomistyrning. Därefter redogörs det för; målsättning, strategi, vision, planering, kontroll genom uppföljning samt
återkoppling. Kapitlet avslutas med en konceptuell modell, vilken utgör en visuell
redogörelse för kapitlet och dess delar. Syftet med kapitlet är att läsaren ska få en förståelse för uppsatsens teoretiska utgångspunkt.
3.1 Den ideella föreningens uppbyggnad och struktur
En ideell förening är uppbyggd av både aktiva och passiva medlemmar (Leopold, 2006. s.132). De aktiva utgörs av personerna som sköter verksamheten och det är därmed dessa som bildar föreningens huvudsakliga arbetskraft. De passiva stödjer föreningen på andra sätt, genom att exempelvis delta på de event som anordnas samt konsumera föreningens tjänster (Leopold, 2006. s.136; Nilsson, 2006. s.15). Gemensamt för dem båda är att de har lika rösträtt på föreningens årsstämma (Leopold, 2006. s.221). Fördelningen mellan aktiva och passiva medlemmar kan se olika ut beroende på organisationens storlek och utformande, men utan dem båda kan den ideella verksamheten inte fortgå (Leopold, 2006. s.132). Vanligtvis arbetar samtliga, även styrelsen, inom den ideella organisationen utan ekonomisk ersättning (Steen, 2014. s.25; Jegers, 2009. s.157). I takt med att föreningen växer sig allt större kan en anställning av betald personal dock bli aktuell (Leopold, 2006. s.245).
Det högst beslutande organet inom en ideell förening är årsstämman, även kallad föreningsstämma eller årsmöte (PWC, 2017. s.41; Förening, 2020). På detta möte har
Efter det att styrelsen valts ut och godkänts av majoriteten av den ideella organisationens medlemmar, är det dem som har det primära ansvaret för ledning och styrning av
verksamheten (Nilsson, 2006. s.24). I en mindre förening, vilket en studentförening vanligtvis klassas som, är styrelsen dock även involverad i det praktiska arbetet (Leopold, 2006. s.139; Giffords & Dina, 2003. s.69). Styrelsen tilldelas därmed många uppgifter, men den viktigaste av dem alla är att upprätthålla idén vilken organisationen bygger på (Nilsson, 2006. s.24). I en mindre ideell förening innebär detta ofta att styrelsen ska säkerställa att föreningens ändamål genererar nytta. Vad som betraktas som nytta skiljer sig mellan organisationer, men gemensamt är att det ska främja medlemmarna och/eller samhällets ideella intressen (Lundén & Lindblad, 2011. s.202). Styrelsen bär också ansvaret för formulering av rutiner, hantering av resurser samt uppföljning av organisationens mål (ibid. s.83). De besitter dessutom det huvudsakliga ansvaret för att säkerställa att föreningens ekonomi hanteras på ett korrekt och ordningsamt sätt (Leopold, 2006. s.140; Thunberg, 2006. s.73). Vidare är det generellt styrelsen som företräder föreningen mot tredje man, vilket innebär att det är dem som kan binda avtal med andra partner på föreningens vägnar (PWC, 2017. s.34).
3.1.1 Den ideella föreningens intressenter
Samtliga organisationer är beroende av interna och externa intressenter, vilka i olika
utsträckning är kritiska för organisationens överlevnad (Anthony, et al. 2014. s.78;Candler & Dumont, 2010. s. 262). Andersson och Funck (2017. s.30) förklarar att det är av största vikt att intressenternas förväntningar på organisationen beaktas vid verksamhetsplaneringen, ifall intresset för verksamheten ska kvarstå. Intressenternas inflytande är starkare desto större betydelse de har för organisationens överlevnad. De mest kritiska intressenterna är således de som bör prioriteras högst (ibid. s.30). Candler & Dumont (2010. s.262) förklarar att de främsta intressenterna vanligtvis utgörs av de som är direkt involverade i eller påverkar organisationens verksamhet. Det bör därmed ske någon form av uppföljning kring i vilken utsträckning intressenternas behov tillfredsställs när planer formuleras och när prestationer följs upp och kontrolleras (Greiling, Harris & Stanley, 2016. s.212; Nilsson & Olve, 2018:b s.108-109). Frank och Geraldine (2018. s.3) samt Johansen och Nielsen (2016. s.216, 218) förklarar att en organisations intressenter till stor del påverkar målsättning och
kan betraktas som nytta och inte, vilket i sin tur påverkar organisationens prioriteringar. Vanligtvis sätts mål med syftet att tillfredsställa en eller flera intressenter, där organisationen genom uppföljning kan avgöra hur väl de lyckats med detta (Frank och Geraldine, 2018. s.3).
Externa intressenter som en ideell förening vanligtvis bör prioritera är samarbetspartners, sponsorer, tidigare styrelsemedlemmar samt media. Detta eftersom de bland annat påverkar föreningens rykte, informationstillgång och möjlighet till ekonomiska bidrag (Allison & Kaye, 2015. s.63-65; Johansen & Nielsen, 2016. s.217; Feng, Neely & Slatten, 2019. s.220,224). Interna intressenter utgörs vanligtvis av föreningens aktiva- och passiva medlemmar, eftersom medlemmarna är kritiska för den ideella organisationens existens (Allison & Kaye, 2015. s.59-60; Candler & Dumont, 2010. s. 263; Feng, Neely & Slatten, 2019. s.224). Det är viktigt att dessa förstår och instämmer med idén som verksamheten bygger på och de planer som upprättas (Allison & Kaye, 2015. s.59-60), för att beslut ska kunna röstas igenom på årsstämman (PWC, 2017. s.41). De interna intressenterna besitter dessutom ofta värdefull kunskap som föreningen bör ta tillvara på (Allison & Kaye. s.59), samtidigt som de genom medlemsavgiften bidrar finansiellt (Leopold, 2006. s.139).
3.2 Ekonomistyrning i ideella föreningar
Det är svårt att definiera det konventionella begreppet ekonomistyrning eftersom en exakt definition av dess innebörd inte existerar (Gyllberg & Svensson, 2002. s.35; Nilsson, Olve & Parment, 2010. s.15). En återkommande och tämligen accepterad definition av begreppet utgörs dock av att ekonomistyrning handlar om en avsiktlig påverkan på en organisations befattningshavare, i syfte att nå uppsatta mål (Andersson & Funck, 2017. s.45; Holmblad 2005. s.23; Nationalencyklopedin, 2020:a; Gschwanter & Hiebl, 2016. s.372). Utöver denna definition beskrivs ekonomistyrning som de åtgärder som vidtas för att öka effektiviteten genom ökad planering och kontroll inom en verksamhet (Gyllberg & Svensson, 2002. s.35; Ecker, van Triest & Williams, 2013. s.909).
(Andersson & Funck, 2017. s.59). Budgetering och prestationsmätning är styrmedel som vanligtvis klassas som mer formella, där budgetering handlar om verksamhetsplanering medan prestationsmätning omfattar kontroll och uppföljning av verksamhetens prestationer (Nilsson & Olve, 2018. s.43,73). Motivation och organisationskultur kan ses som styrmedel av mindre formell karaktär (Andersson & Funck, 2017. s.60-61; Nilsson & Olve, 2018:b. s.50).
Vilka styrmedel som används inom en organisation varierar dock beroende på
verksamhetsform, mål och syfte. Detta leder till att ekonomistyrning och dess styrmedel måste anpassas till den specifika situationen (Andersson & Funck, 2017. s.505; Gyllberg & Svensson, 2002. s.61). Holmblad (2005. s.35) samt Nilsson och Olve (2018:b. s.51)
argumenterar för att ekonomistyrning är någonting som alla typer av organisationer bör ägna sig åt, oberoende av verksamhetens syfte och storlek. Detta innebär att ekonomistyrning kan och bör användas även inom ideella studentföreningar, så länge det sker en anpassning till rådande situation. Det är styrelsen som har det primära ansvaret för styrningen (Coombes, Morris, Allen & Webb, 2011. s.830) och för att det ska finnas en möjlighet att styra verksamheten mot de uppsatta målen, är det även viktigt att medlemmarna känner sig delaktiga i verksamhetsplaneringen och därmed beslutsfattandet (Nilsson, 2006. s.44). Ekonomistyrning inom denna typ av organisation betraktas dock vanligtvis som något komplicerat, eftersom målen inte tar sin grund i vinstmaximering (Anthony et al., 2014. s.489; Du Bois et al. 2004. s.288; Zuzana & Nikoleta, 2014. s. 214).Istället brukar målen som tidigare nämnt, omfatta mer abstrakta, kvalitativa aspekter där prestationen exempelvis kan avgöras av hur stor medlemsnytta som skapats genom verksamhetens aktiviteter (Felício, Martins Gonçalves & Da Conceição Gonçalves, 2013. s.2140).
3.3 Målsättning, Strategi och Vision
3.3.1 Målsättning
vanligtvis drivna av den ideologiska förankring som verksamheten utgörs av. Detta leder till att målformuleringen i en ideell organisation främst riktar sig åt att främja ideellt
engagemang och ändamål för att genom detta skapa nytta (Nilsson & Olve, 2018:b. s.115).
Mål kan ses som den önskade prestationsnivå som föreningen vill uppnå och vanligtvis översätts dessa mål till planer, vilka i sin tur utgör en jämförelsebas för uppföljning av verksamhetens förmåga att skapa nytta (Andersson & Funck, 2017. s.480). Det är därmed viktigt att målen är tydligt utformade och relevanta i förhållande till organisationens syfte och ändamål. För att säkerställa målens relevans kan det vara fördelaktigt att utgå från akronymen SMART, vilken består av fem kriterier som ett mål bör uppfylla. Målet ska vara Specifikt, vilket innebär att det ska ha en entydig betydelse så att det enkelt förstås av berörda inom organisationen. Det ska även vara Mätbart på så sätt att det ska vara möjligt att konstatera ifall målet är nått eller inte, samtidigt som det är viktigt att målet är Accepterat av dess användare. Dessutom är det viktigt att det finns en Relevans, på så sätt att samtliga delmål ska bidra till föreningens grundläggande ändamål. Slutligen är det även viktigt att målet är
Tidssatt, vilket innebär att det ska finnas en tidsram för när målet ska vara uppnått (Macleod,
2012. s.70; PWC, 2017. s. 53-54; Andersson & Funck, 2017. s.479; Allison & Kaye, 2015. s.191). I en ideell organisation är det styrelsen som har det primära ansvaret för målsättning (PWC, 2017. s.53).
3.3.2 Strategi
utsträckning den implementerade strategin lett till måluppfyllelse (Lönnqvist & Lind, 1998. s.129). För att säkerställa att strategin går i linje med de uppsatta målen är det vanligt att organisationer arbetar parallellt med formulering av mål och strategier (Nilsson & Olve, 2018:b. s.391). Det är dessutom viktigt att intressenternas behov beaktas när strategin formuleras och implementeras, eftersom det annars finns en risk för att exempelvis ideell arbetskraft eller sponsorer uteblir, vilket potentiellt kan skada organisationen (Valcik, 2016. s.6).
3.3.3 Vision
För att det ska vara möjligt att formulera relevanta mål och strategier bör visionen lägga grunden för dessa (Valcik, 2016. s.15). En vision kan förklaras som en önskan avseende hur en organisation idealt sett ser ut i framtiden (Nilsson & Olve, 2018:b. s.395; Holmblad, 2005. s.90; Andersson & Funck, 2017. s.42). Valcik (2016.s. 15-17) förklarar att visionen kan anses vara kärnan av verksamheten, där den bland annat talar om varför organisationen finns samt vilket ansvar föreningen har. Enligt Andersson och Funck (2017. s.42-43) formas visionen av organisationens specifika förutsättningar, där det är viktigt att den är utformad på ett sätt så den främjar inspiration hos beslutsfattarna. Det är dessutom av största vikt att visionen förstås och accepteras av de verksamma inom organisationen, vilket gör att en enkel och tydligt formulerad vision är att föredra. Då visionen utgör kärnan av verksamheten bör den dessutom lägga grunden för både kort- och långsiktig planering (Valcik, 2016. s.15-17).
3.4 Planering
Planering är en väsentlig del av ekonomistyrning eftersom det bygger på uppskattningar om framtiden. Genom upprättandet av planer utvecklas också ett underlag för beslutsfattande. Planer kan göras för hela verksamheten eller för mindre delar av den, samtidigt som de kan utformas på såväl kort som på lång sikt (Holmblad, 2005. s.79-84). De långsiktiga planerna omfattas vanligtvis av strategisk planering (Nilsson & Olve, 2018:a. s.30), medan en mer kortsiktig sådan utgörs av verksamhetsplanering och operativa planer (Nilsson & Olve, 2018:b. s.46). Planer kan uttryckas i både ekonomiska och icke-ekonomiska termer, beroende på vad planen upprättas för (Holmblad, 2005. s.79-84). Det är viktigt att planen
Strategisk planering innebär att en långsiktig planering för hur organisationen ska nå sin vision och sina mål upprättas (Allison & Kaye, 2015. s.1; Valcik, 2016. s.2; Nutt, 1984. s.73). Denna planering är särskilt viktig och tidskrävande inom en ideell organisation, där
begränsade resurser ska allokeras till allmännyttiga aktiviteter (Anthony, et al. 2014. s.490; Giffords & Dina, 2003. s.66,78). Den strategiska planeringen hjälper de ideellt engagerade att anpassa organisationen till dess nuvarande miljö, klargöra behovet hos intressenterna samt fastställa prioriteringar vilka säkerställer måluppfyllelse (Giffords & Dina, 2003. s.66). För att optimal planering ska vara möjlig krävs det en förståelse för den strategiska planens konsekvenser på organisationen och dess verksamhet (Valcik, 2016. s.9).
3.4.1 Budgetering
Budgetering är ett välanvänt styrmedel (Kullvén, 2015. s.10) som primärt används för
planering och förutsägelse av framtiden (Greve, 2011. s.10). Budgeten utgör normalt sett den finansiella delen av verksamhetsplanen, vilken är en nedbruten del av den strategiska
planeringen (ibid. s.12). Genom denna sammanlänkning mellan strategisk planering och budgetering, kan en ökad förståelse för de kausala samband som finns mellan kort- och långsiktig planering erhållas (Anthony, et al., 2014. s.336). Andersson och Funck (2014. s.302) förklarar att budgetering utgörs av tre dimensioner; budgetuppställning,
budgetgenomförande samt budgetuppföljning, vilka tillsammans omfattar styrdimensionerna planering, samordning och kontroll. Lundén och Lindblad (2011. s.122) förklarar att
budgetering är särskilt viktigt inom ideella föreningar, eftersom verksamheter vars främsta syfte inte ligger i det ekonomiska, kräver en stark kostnadsmedvetenhet. Syftet med budgetering kan variera beroende på organisation eftersom olika verksamheter bygger på olika syften och därmed olika strategier (Kullvén, 2015. s.24-25). Behovet av budgetering motiveras dock vanligen av att det finns ett behov av styrning och kontroll av knappa resurser (Messer, 2017. s.447; Holmblad, 2005. s.83).
prestationer och budgeten kan betraktas som en plan för optimal resursallokering. En välplanerad budget kan underlätta styrningen då den kommunicerar givna förväntningar, samtidigt som den utgör en jämförelsebas till det verkliga utfallet (Greve, 2011. s.19-20). Utöver användning vid planering av verksamheten och dess prestationer, används
budgetering även som ett medel för kontroll och uppföljning (Bergstrand & Olve, 1996. s.18). Exempelvis är det vanligt förekommande att budgetering används för att motivera ansvariga inom organisationen att agera på ett sätt som leder till måluppfyllelse. Dels genom att förväntningar på prestation kommuniceras genom budgeten, men även genom att budgeten ofta utgör den jämförelsebas som används vid uppföljning (Greve, 2011. s.20-21).
3.5 Kontroll genom uppföljning
En organisations olika planer kan tillsammans utgöra ett underlag för kontroll och uppföljning av verksamheten. Syftet med kontroll och uppföljning är att uppmärksamma huruvida handlingar och aktiviteter går i linje med vad som planerats och därmed även hur detta förhåller sig till de uppsatta målen (Anthony, et al., 2014. s.11). Vanligtvis är det företagets prestationer som följs upp genom att dess grad av måluppfyllelse kontrolleras och analyseras. En sådan uppföljning kan ske både i finansiella och icke-finansiella termer eftersom planer, likt en budget, kan omfatta dem båda (Nilsson & Olve, 2018:a. s.30).
Uppföljning sker genom att planerat utfall jämförs och kontrolleras mot verkligt utfall, där skillnaden mellan dessa utgör en avvikelse. Vanligtvis är det budgeten och/eller
I mindre ideella föreningar, likt en studentförening, är det styrelsen som har det primära ansvaret för uppföljning av prestationer (PWC, 2017. s.55). Som nämnts tidigare är målen inom ideella organisationer vanligtvis inte av ekonomisk karaktär. Detta medför att prestationer, och därmed skapandet av nytta, vanligtvis följs upp genom kvalitativa mått såsom medlemmars grad av tillfredsställelse eller kvalité på den tjänst som organisationen erbjuder (Felício, Martins Gonçalves & Da Conceição Gonçalves, 2013. s.2140). Kontroll och uppföljning av en verksamhets prestation kan ske både externt och internt, där en extern uppföljning exempelvis kan ha för avsikt att mäta organisationens relation till dess omgivning genom grad av förtroende för verksamheten. Interna kontroller kan istället användas för att identifiera organisationens välmående, genom exempelvis en mätning av effektiv
resursallokering och kostnadsmedvetenhet (Boateng, Akamavi & Ndoro, 2016. s.60-62).
3.5.1 Återkoppling
Det resultat samt eventuella avvikelser som erhålls genom uppföljning bör i större eller mindre utsträckning rapporteras till organisationens intressenter (Nilsson & Olve, 2018:b. s.503-504). Genom en återkoppling kan väsentlig kunskap kring dess utfall erhållas
(Andersson & Funck, 2017. s.53). En återkoppling kan med andra ord resultera i ett lärande kring vad som gått bra respektive mindre bra, samtidigt som värdefull information kring hur liknande situationer bäst bör hanteras i framtiden erhålls (Nilsson & Olve, 2018:b. s.313). Dessutom kan information kring hur väl föreningen har lyckats skapa nytta erhållas. Desto bättre resultat i förhållande till de allmännyttiga målen inom verksamheten, desto större nytta kan föreningen antas lyckats skapat (Lundén & Lindblad, 2011. s.201-203).
3.6 Konceptuell modell
Uppsatsens teoretiska referensram sammanställs genom den konceptuella modellen i figur 4. Modellen tydliggör hur uppsatsens olika delar hänger ihop och tanken är att modellen även ska fungera som stöd vid granskning av det empiriska materialet. Som visualiseras står intressenterna högst upp och det är dessa som påverkar organisationens arbete med målsättning, strategi och vision. Syftet är att nytta ska skapas för organisationens
medlemmar. När mål, strategier och vision har formulerats sker någon form av planering, vilken syftar till att lägga upp en plan för hur bland annat målen ska uppnås. Vid planeringen utformas därmed planer för hur organisationen ska skapa nytta, vilka kan vara av såväl finansiell som icke-finansiell karaktär. Vidare sker en uppföljning av dessa planer, vilket också sker i finansiella samt icke-finansiella termer. Uppföljningen är tänkt att ge en
indikation på hur väl organisationen presterat och därmed lyckats skapa nytta. Sedan sker en återkoppling av uppföljningen till organisationens intressenter.
4. Empiri
Uppsatsens fjärde kapitel utgörs av en sammanställning av det empiriska material som insamlats genom semistrukturerade intervjuer och dokument. Kapitlets rubriker är snarlika teorins för att förtydliga kopplingen sinsemellan dem. Under rubrikerna blandas de
insamlade svaren från respondenterna, vilket resulterar i en viss analys redan i detta avsnitt. Syftet med kapitlet är att presentera det material som erhållits från respondenterna.
4.1 Studentorganisationernas uppbyggnad och struktur
Samtliga studentorganisationer förklarar att de har en förtroendevald styrelse, alternativt en ledning, vilka har det övergripande ansvaret för styrning av verksamheten. EHVS beskriver styrelsen som föreningens högst verkställande organ, medan det högst beslutande organet är föreningsstämman. Således belyser EHVS ordförande, tillsammans med ordförande för SASSE, att medlemmarna är de som sitter högst upp i föreningshierarkin eftersom dessa besitter rätten att rösta under årsmöten. Därmed får inga omvälvande beslut tas på föreningens vägnar innan majoriteten av medlemmarna röstat igenom dem.
LundaEkonomerna skiljer sig från detta tillvägagångssätt då de inte har några föreningsmöten utan istället rapporterar till fullmäktige, vilken är vald av medlemmarna i syfte att företräda dem och fattar beslut på deras vägnar. HHGS beskriver att uppgiften hos deras ledning är att sammanfoga hela rörelsen och se till att alla jobbar mot samma mål. SASSE förklarar att deras organisationsstruktur består av dels en strategisk ledning som kallas student council, samtidigt som de även har en operativ styrelse med 11 ledamöter. Mandatperioden i SASSEs operativa och strategiska ledning överlappar varandra, i syfte att samtliga som arbetar med styrning av verksamheten inte ska vara helt nya.
Antalet medlemmar i styrelsen varierar något föreningarna emellan, där exempelvis ELIN och EHVS återger att de har 13 ledamöter medan HHUS uppger sig inneha nio sådana. I dessa tre organisationer arbetar styrelsen ideellt utöver sina studier, tillsammans med resterande av föreningens aktivt engagerade. HHGS, Uppsalaekonomerna, SASSE och LundaEkonomerna har även arvoderade poster i styrelsen, vilket innebär att vissa
som intervjuades uppger dessutom att de är organiserade av flera underkategorier, utöver styrelsen/ledningen, vilka besitter olika ansvarsområden och rapporterar upp till föreningens styrelse/ledning. Exempelvis förklarar EHVS ordförande samt ELIN att föreningen består av olika utskott, som besitter skilda ansvarsområden inom föreningen. Vidare beskriver
Uppsalaekonomerna deras verksamhet som projektbaserad, där respektive utskott ansvarar för olika projekt. SASSE berättar också att de har olika typer av utskott för bland annat media, näringsliv och idrott. Ordförande för LundaEkonomerna förklarar att hos dem har varje utskott olika syften som knyter an till det stora hela. LundaEkonomerna beskriver även deras organisation som relativt platt även om många beslut, exempelvis rörande
godkännandet projektbudgetar och dylikt, tas centralt.
4.2 Studentorganisationernas främsta intressenter
Samtliga studentorganisationer angav medlemmarna som deras främstaintressent. Exempelvis belyser ordförande för HHGS att allt studentorganisationen gör är för medlemmarnas skull. EHVS resonemang går i linje med detta, då de beskriver hur deras arbete helt och hållet syftar till att tillfredsställa medlemmarnas intressen. EHVS ordförande belyser att detta gäller såväl de aktivt engagerade som de mer inaktiva medlemmarna. En annan intressent som samtliga respondenter anser vara viktig, i syfte att skapa medlemsnytta, är skolan. Bland annat återger ordförande för Lundaekonomerna att skolan är deras näst viktigaste intressent, efter medlemmarna. HHGS förklarar att utan ett nära samarbete med skolan är det svårt för dem att bedriva utbildningsbevakning, vilket utgör en stor del av deras arbete med att skapa medlemsnytta. EHVS beskriver dessutom denna intressent som viktig i den bemärkelse att skolan erbjuder föreningen ekonomiskt stöd.
Sponsorer, alternativt partnerföretag och/eller partners, benämndes som en tredje intressent som också ansågs vara betydande för samtliga organisationer, i syfte att kunna erbjuda medlemmarna goda kontakter med näringslivet. Några av organisationerna, som ELIN, SASSE, EHVS och HHUS, belyste att de i hög grad dessutom är beroende av sponsring från partnerföretag för att kunna finansiera verksamheten. ELIN beskriver exempelvis att
själva klarar av att finansiera verksamheten, med hjälp av flera olika egenägda bolag. HHGS anser istället att partnerföretag enbart är viktiga för att främja studenternas kontakt med näringslivet. I övrigt benämner bland annat Uppsalaekonomerna tillsammans med
LundaEkonomerna även andra föreningar och nationer som intressenter, då det sker en hel del samarbeten sinsemellan.
Det råder en delad mening kring huruvida media anses vara en intressent hos de olika organisationerna som har intervjuats. SASSE, LundaEkonomerna och EHVS återger att de betraktar media som en relativt viktig intressent, medan HHUS, Uppsalaekonomerna och HHGS inte ser media som en betydande aktör i någon större utsträckning. Framför allt belyser SASSE och LundaEkonomerna att de är väldigt noga med hur de framställs i media. LundaEkonomerna beskriver exempelvis hur de mediatestar allt de gör, till skillnad från HHGS och HHUS som anger att de inte tänker särskilt mycket på hur de framstår i media. Som organisationens talesperson förklarar LundaEkonomernas ordförande att hen till och med har fått gå en medieutbildning. SASSE belyser dock en svårighet när de kommer till hur de framställs i media, kontra möjligheten för studenterna att lära sig genom sina misstag. Tiden på universitetet är till för lärande och utveckling, vilket leder till att somliga misstag är oundvikliga i samråd med att studenterna provar nya tillvägagångssätt.
Nedan presenteras en sammanställning av studentorganisationernas främsta intressenter;
Studentorg Främsta intressenter
EHVS Medlemmar Skolan Partnerföretag ELIN Medlemmar Skolan Sponsorer HHGS Medlemmar Skolan Partners
LundaEkonomerna Medlemmar Skolan Företag från näringslivet Media Andra studentorg SASSE Medlemmar Skolan Företag från näringslivet Media
HHUS Medlemmar Skolan Sponsorer
Uppsalaekonomerna Medlemmar Skolan Partners Media Andra studentorg
Studiens respondenter delger skilda åsikter angående i vilken utsträckningen som det råder en intressekonflikt mellan deras olika intressenter. LundaEkonomerna beskriver exempelvis att de upplever situationen som att samtliga intressenter vanligtvis bidrar till att uppnå samma mål i slutändan. Vidare förklarar LundaEkonomernas ordförande att det möjligtvis kan uppstå meningsskiljaktigheter sinsemellan aktiva och passiva medlemmar inom
studentorganisationen, men att detta inte utgör ett vanligt förekommande problem. EHVS, å andra sidan, upplever svårigheter med att tillfredsställa samtliga medlemmar, eftersom åsikterna som dessa besitter är många och skiljer sig åt. EHVS ordförande beskriver detta som en stor utmaning, när det kommer till styrning av verksamheten, eftersom det finns spridda tankar om hur saker och ting bör skötas. Dessutom förklarar EHVS att olika
intressenter ibland har olika förväntningar, där exempelvis studenterna vill att föreningen ska fokusera på sociala event medan andra intressenter, som partnerföretag och skolan, gärna ser ett större fokus på utbildning och näringsliv. HHUS anger också att de upplever en liknande intressekonflikt mellan skolan och dess medlemmar. HHUS skattmästare förklarar däremot att detta till viss del överbyggs med hjälp av föreningens policys samt genom att
kompromissa. Detta för att, i möjlig mån, säkerställa att samtliga parter blir nöjda.
4.3 Hur arbetar studentorganisationerna med ekonomistyrning?
EHVS förklarar att den främsta styrningen av verksamheten sker genom föreningens stadgar. I dessa framgår bland annat diverse disciplinära åtgärder, vilka är tänkta att fungera som vägledning för styrelsen i deras arbete på kort och lång sikt. Utöver detta förklarar EHVS ordförande att ekonomistyrning inte är något som används av föreningen i större
utsträckning. EHVS ordförande förklarar detta dels genom att det finns ett förtroende för att de aktiva inom föreningen arbetar i linje med den idé som föreningen bygger på, men också för att tiden inte räcker till. Styrelsen och övriga aktiva inom EHVS arbetar, som tidigare nämnt, utan ersättning utöver sina studier vilket föreningens ordförande anser komplicerar appliceringen av diverse styrmedel. Detta är ett argument som även ELIN lyfter när
LundaEkonomerna förklarar att ekonomistyrning är någonting som organisationen länge arbetat med. Det främsta ansvaret för ekonomistyrningen har organisationens skattmästare, vilken har en arvoderad post i styrelsen. LundaEkonomerna och Uppsalaekonomerna
använder styrdokument för att förtydliga arbetssätt samt ansvarsfördelning, vilket underlättar styrning av organisationen. Ordförande för LundaEkonomerna berättar att exempel på ett sådant styrmedel kan utgöras av upprättad budget, föreningens stadgar, business plan eller studentorganisationens policys. Det är policyn som är tänkt att forma ramarna för
LundaEkonomernas arbete medan stadgarna ses som deras “lag”. För att säkerställa att arbetet inom LundaEkonomerna går i rätt riktning kommuniceras ramarna till respektive ansvarig inom organisationen. Även Uppsalaekonomerna, ELIN och HHGS baserar mycket av sitt arbete på policys, där Uppsalaekonomernas ekonomiansvarige lyfter att ett exempel på en sådan policy kan omfatta att ingen inom organisationen ska bli diskriminerad vid ett engagemang. HHGS beskriver sina policys som ett verktyg för att säkerställa att verksamheten alltid arbetar i linje med medlemmarnas intressen. SASSE återger att
föreningen tillhandahåller guider och utbildningar, för att säkerställa att den kunskapsbas som krävs för styrning av verksamheten finns. Tillsammans med detta poängterar SASSEs
ekonomiansvarige att den primära styrningen sker genom planering och uppföljning av budget. Även EHVS, ELIN, HHUS och Uppsalaekonomerna lyfter att budgetprocessen och dess planering samt uppföljning används som det främsta styrmedlet inom organisationen.
inte är önskvärd. Även LundaEkonomerna förklarar att det finns en rullians såväl inom styrelsen som bland övriga engagerade. LundaEkonomerna beskriver, tillsammans med Uppsalaekonomerna, utmaningen i att styra en ideell verksamhet med hög rullians av aktiva medlemmar som att “organisationsminnet” blir kort. Dock ser LundaEkonomernas
ordförande rulliansen främst som något positivt, eftersom det leder till att fler medlemmar får möjligheten att utvecklas. Ordförande för Uppsalaekonomerna lyfter att det är viktigt att komma ihåg att det är studenter som styr verksamheten, vilka oftast inte har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Återigen är det därmed viktigt att det finns utrymme för misstag. Ytterligare en utmaning vid styrning av en ideell studentförening som ELIN,
LundaEkonomerna och HHUS lyfter i samband med intervjun är kommunikationen mellan föreningens olika delar och dess medlemmar. LundaEkonomernas ordförande nämner bland annat att det i somliga situationer kan vara problematiskt att få in viktig information från alla delar av organisationen. ELIN nämner istället att det kan vara svårt att kommunicera olika beslut till föreningens aktiva, då dessa är många. Dessutom förklarar EHVS att det i vissa situationer kan vara svårt att styra de aktiva mot samma mål, eftersom olika funktioner i föreningen till viss del har olika intressen. Detta problem är något som även HHGS uppmärksammat i vissa situationer.
4.4 Målsättning, Strategi och Vision
Uppsalaekonomernas ordförande beskriver att föreningen bygger på en värdegrund. Denna värdegrund omfattar att organisationen och samtliga delar av dess arbete ska genomsyras av öppenhet, gemenskap, framåtanda och respekt. Detta innebär att vid Uppsalaekonomernas arbete med målsättning och utveckling av strategier är det värdegrunden som styr
beslutsfattandet. Även Lundaekonomerna använder värdeord som grund för målsättning och strategi. Lundaekonomernas ordförande återger att värdeorden utgörs av fun, learning, open, professional och passion. Värdeorden är tänkta att leda organisationen mot
Lundaekonomernas vision, vilken lyder enligt följande; ‘’Skapa en bättre tid på Lunds
universitet för våra 3500 medlemmar’’. Ytterligare en studentorganisation som lyfte värdeord
när målsättning, vision och strategi diskuterades var HHGS. HHGS skattmästare preciserar värdeorden som; we welcome, we inspire och we encourage. ELIN bygger på visionen ‘’att
