4.6 Hur arbetar studentorganisationerna med uppföljning?
Samtliga av studentorganisationerna som deltog i studien, delger att de arbetar med någon form av budgetuppföljning. Somliga organisationer förklarar att detta sker dels löpande, för respektive event eller projekt som anordnas, medan andra belyser att det även förekommer uppföljning av den övergripande verksamhetsbudgeten. Vardera förening förklarar dessutom att de ägnar sig åt olika former av icke-finansiell uppföljning, i form av exempelvis
uppföljningsmöten samt diverse utvärderingar.
4.6.1 Den finansiella uppföljningen i form av budgetuppföljning
Samtliga organisationer anger att budgeten används som en jämförelsebas i syfte att avgöra ifall utfallet avviker från denna plan. EHVS skattmästare anger att deras verksamhetsbudget endast följs upp en gång per år, vid bokslut, där budgeterade intäkter och kostnader jämförs med faktiska. Detta görs, enligt EHVS, i syfte att kunna göra en bedömning huruvida resurserna har förvaltats på ett önskvärt sätt. Det vill säga, på ett sätt där prestationerna genererat medlemsnytta. SASSE berättar att de utför uppföljning av budgeten mer frekvent än EHVS, genom delårsbokslut. SASSEs ekonomiansvarige förklarar att den som är ansvarig för en särskild post i budgeten, står till svars om en avvikelse rörande denna uppmärksammas vid uppföljningen. Enligt samtliga respondenter sker uppföljning av budgetarna avseende respektive event eller projekt, huvudsakligen genom möten med den eller de som haft ansvaret för dessa.
HHGS, tillsammans med LundaEkonomerna och EHVS, förklarar även av de använder sig av mer formaliserade system för budgetuppföljning. Som tidigare nämnt använder bland annat LundaEkonomerna och EHVS ett system som kallas Podio, i syfte att underlätta planering och uppföljning av respektive event. Med hjälp av detta verktyg kan de logga huruvida de har haft ett uppföljningsmöte eller inte samt spara tidigare budgetar och utfall, för att enkelt kunna plockas fram dokumenten vid ett senare tillfälle om detta behövs. HHGS förklarar att de använder ett system via Fortnox, i syfte att enklare kunna utföra budgetuppföljningen för respektive event. HHGS skattmästare berättar att de även har startat ett ekonomiutskott i syfte att underlätta budgetuppföljningen inom verksamheten, då de tidigare upplevde att det inte alltid hade tid för detta.
4.6.2 Den icke-finansiella uppföljningen
EHVS, ELIN, LundaEkonomerna, SASSE och Uppsalaekonomerna beskriver att de utöver budgetuppföljningen har olika former av icke-finansiella uppföljningsmöten. Exempelvis beskriver Uppsalaekonomernas ordförande att deras icke-finansiella uppföljning sker på följande sätt;
“Den främsta uppföljningen sker genom utvärderingsmöten efter att projekten är avslutade. Sedan sker det även en veckovis uppföljning, där rapporter för hur det går skickas in. Syftet är att styrelsen ska finnas där för att hjälpa om det behövs, samtidigt som vi kan hålla
koll på att allt går som det ska.”
(Ordförande Uppsalaekonomerna, 2020)
EHVS beskriver att deras uppföljningsmöten i somliga fall sker i samband med uppföljningen av det finansiella, också i syfte att utvärdera olika event. EHVS ordförande beskriver att de under dessa möten samtalar med berörda parter, om vad som upplevdes som bra respektive mindre bra med eventet samt hur detta kan förbättras. LundaEkonomerna anger att deras business plan och action plans följs upp precis som budgeten. LundaEkonomerna förklarar att verksamhetens business plan följs upp av styrelsen en gång per termin. Efter att ett helt år har gått redogör styrelsen inom LundaEkonomerna huruvida de anser att målen som sattes i början av året har uppnåtts eller ej genom en business report. EHVS beskriver också hur de, precis som LundaEkonomerna, gör en liknande verksamhetsberättelse där de beskriver hur föreningen presterat under året i förhållande till målen kring respektive fokusområden. Inom LundaEkonomerna har dessutom varje projektledare en kontaktperson i styrelsen som ansvarar för att göra avstämningar med samt coacha projektledaren. LundaEkonomernas ordförande förklarar att detta främst sker genom kontinuerliga möten, men att varje individ kan utforma uppföljningen efter vad de personligen föredrar. Varje action plan för respektive projekt följs dessutom upp genom en action report, likt en business report, som lämnas vidare till projektledarens efterträdare. På detta sätt anger LundaEkonomerna att även nästa
Bedömningen huruvida ett event presterat bra eller dåligt görs enligt SASSE och ELIN beroende på hur många som valde att delta på eventet, hur många av dessa som var nya studenter, hur snabbt biljetterna sålde slut, ifall maten räckte till alla, etc. LundaEkonomerna beskriver också att de vanligtvis mäter medlemsnyttan i deras projekt, genom att betrakta ifall efterfrågan var hög eller i låg i jämförelse med andra tillställningar. När det kommer till Uppsalaekonomernas icke-finansiella uppföljning arbetar de, till skillnad från många av de andra organisationerna som studerats, dessutom med att skicka ut enkäter till deras
medlemmar efter att de medverkat på ett event. På detta sätt upplever Uppsalaekonomernas ordförande att de erhåller en indikation på om eventet genererat den nytta som eftersträvas och därmed en antydan på om föreningen uppnått goda prestationer. Hen tycker att dessa undersökningar har fungerat väldigt bra, i syfte att införskaffa information om medlemmarnas åsikter, då det är många som besvarar enkäterna.
HHUS, LundaEkonomerna samt Uppsalaekonomerna berättar att deras verksamhet följs upp veckovis. Uppsalaekonomernas samt LundaEkonomernas ordförande exemplifierar detta genom att projektledarna för deras event skickar in rapporter varje vecka. Rapporterna innefattar information huruvida projektledarna är nöjda med sitt arbete, hur mycket arbete som lagts ner och hur de mår samt deras upplevda stressnivå. Enligt Uppsalaekonomerna och LundaEkonomerna är det viktigt att de som engagerar sig ideellt inte jobbar för mycket, med tanke på att de flesta studerar samtidigt. Uppsalaekonomernas ordförande berättar att
organisationen även har något som de kallar för “Walk and talk”, där styrelsen samtalar med projektledarna om deras välmående. Denna typen av uppföljning anser Uppsalaekonomernas ordförande vara minst lika viktig för verksamheten som uppföljningen av budgeten. HHGS förklarar att de har liknande former av uppföljningar i form av medarbetarsamtal, i syfte att säkerställa att ledningen sköter sitt arbete på ett riktigt sätt. HHGS ordförande uppger även att de har något som kallas “Speak up week” i syfte att följa upp hur studenterna mår, erhålla åsikter om utbildningen samt om studentorganisationen. HHGS förklarar dessutom att ledningen försöker gå på så många event och mässor som möjligt, i syfte att uppleva eventen själva samt att medlemmarna ska känna att ledningen är tillgängliga för dem.
LundaEkonomernas ordförande berättar att även de gör liknande uppföljningar kring välmående som Uppsalaekonomerna. Hen beskriver hur de bland annat ser över antalet
arbetstimmar för varje styrelsemedlem, med grund i att LundaEkonomernas strategi delvis fokuserar på social sustainability. LundaEkonomerna förklarar även hur deras uppföljning sker på utskottsnivå. Detta sker dels genom uppstartsmöten, uppföljningsmöten under tidens gång samt utvärderingsmöten efter avslutat projekt, både vad gäller finansiella och
icke-finansiella aspekter. Dessa möten utförs tillsammans med LundaEkonomernas styrelse, men utskotten anges även göra utvärderingar på egen hand. Ordförande för
LundaEkonomerna upplever att medlemmarna vanligtvis kommunicerar direkt till utskottet, huruvida de anser att eventet var bra eller dåligt. Informationen kring detta kan sedan föras vidare till styrelsen, eller kan utskottet vidta åtgärder på egen hand. Det faktum att varje utskott inom organisationen får en kontaktperson i styrelsen, som ansvarar för uppföljningen av deras mål och event, anses av LundaEkonomerna underlätta uppföljningsarbetet.
Ordförande hos LundaEkonomerna uttrycker svårigheter med uppföljning av verksamheten i form av en medvetenhet kring komplexiteten i att följa upp deras, så kallade, mjuka mål. LundaEkonomernas ordförande uttrycker även att eftersom de är en studentorganisation, finns inte de resurser som krävs för att införskaffa tillräckligt med information i syfte att mäta verksamhetens prestationer på ett omfattande sätt. EHVS, ELIN och HHGS beskriver en avsaknad av mer formell uppföljning. Både HHGS och EHVS upplever däremot att de inte ser ett behov av ytterligare former av uppföljning, i syfte att kontrollera de som arbetar ideellt inom deras organisation. EHVS ordförande förklarar detta genom att föreningen har en stor tillit till att de aktiva medlemmarna gör vad som förväntas, vilket leder till att det endast utförs lösa uppföljningar av deras arbete. EHVS beskriver tilliten som ett slags
förtroendearbete, i syfte att undvika att underminera kreativiteten hos de engagerade. Även LundaEkonomerna uttrycker att de har fullt förtroende för att de aktiva gör sitt jobb fullt ut, och förlitar sig därmed i stor utsträckning på att samtliga arbetar mot att förverkliga
Tabellen nedan sammanfattar den finansiella och icke-finansiella uppföljning som studentorganisationerna i studien anger att de använder sig av idag;
Uppföljning Samtliga studentorganisationer
Finansiell uppföljning Budgetutfall Uppföljnings- och/eller utvärderingsmöten av budget Icke-finansiell uppföljning Uppföljnings- och/eller utvärderingsmöten av event/projekt, Enkäter Verksamhetsberättelser/business report/action report Veckorapporter
“Walk and talk”, “Speak up week”, Medarbetarsamtal
Figur 7: Uppföljning.