5. Empiri
5.2 Idealbilden för en chef 1968
30 år senare gör jag mitt nästa specifika nedslag i organisationsteorierna.
Managementkonsulten Peter Drucker skrev 1968 Den effektive företagsledaren, en bok som han själv bedömde vara den första i hur en effektiv chef skulle vara.
Hans verk bygger på att chefens viktigaste uppgift är att vara effektiv och att detta är något som man kan lära sig. Att vara effektiv menar han är att en chef som i första hand kan se till att få saker och ting gjorda, på rätt sätt, vilket är gemensamt för alla chefer oavsett bransch och position. Tidigare egenskaper som tillhört det ideala som intelligens, fantasifulla och kunniga chefer har dessvärre ingen korrelation med effektivitet, menar Drucker. Att ingen
25 Barnard ss. 217 ‐222
26 Barnard s. 288
27 Barnard s. 293
28 Barnard s. 83, s. 91, s .94, s. 231
tidigare forskat kring ämnet effektivitet menar han beror på att det är svårt att mäta det som baseras på information istället för mer synliga siffror. 29
Drucker hävdar att det finns fyra faktorer inom en organisation som skapar problem för chefer att vara effektiva och som de måste vara medvetna om för att undvika.
1. Chefens tid tillhör någon annan. Chefer har svårt att sätta av egen tid och måste mer eller mindre alltid vara tillgänglig för andra, både inom och utanför organisationen.
2. Chefer tvingas hela tiden fatta beslut rörande ”löpande” uppgifter om de inte är radikala och vidtar åtgärder för att ändra sin arbetssituation. Cheferna engagerar sig i
”onödigt” dagsarbete som egentligen inte ingår i chefens rutiner. Detta kan vara på grund av tidigare utförda arbetssysslor som är svåra att släppa när personen får en ny position. Det är viktigt att chefen kan fokusera sig på och prioritera det viktigaste rörande produktivitet och resultat.
3. Arbete inom en organisation. En chef är effektiv endast om andra personer utnyttjar och behöver dennes kunskaper. Chefens kunnande blir då en tillgång, motivation och vision för andra i organisationen.
4. Arbete inom en organisation. Alla chefer ser ”insidan” i en verksamhet. ”Inom själva organisationen blir det nämligen inga reslutat. Alla resultaten uppstår utanför”. Det är kunderna som styr och skapar inkomster samt vinster genom deras konsumtionskraft.
Företagen kan visserligen försöka påverka kundernas smak och värderingar genom reklam, men inte förutsäga deras beteenden. 30
Ett ideal som ofta målas upp är att chefer ska vara utomordentligt skickliga på analysera och fatta beslut, samarbeta, förstå olika sidor av organisationen och maktrelationerna. Dessutom bör de vara matematiska, ha konstnärsinne och skapande fantasi. Drucker menar att dessa universalchefer som efterfrågas återfinns sällan och menar att det är viktigt att ge människor bättre redskap. I en verksamhet gäller det att utnyttja skickliga personer som har specialiserat sig på ett visst område och på så sätt få en bred kompetens även om generella kunskaper inom många områden är att föredra. Drucker motsäger sig tidigare forskning som visar att vissa egenskaper gör en chef framgångsrik och han kan inte se något liknande mönster för de effektiva chefer han har träffat. Han menar att utifrån olika egenskaper, intressen och
29 Drucker s. 9‐10
30 Drucker s. 17 ff.
kunskaper är det enda gemensamma för dem att de har en förmåga att få saker och ting gjorda. 31 Däremot kategoriserar han fem grundregler för att bli effektiv.
Effektiva chefer måste;
1. Veta vart deras tid tar vägen genom att arbete systematiskt med utvecklingsarbete den tiden de själva kan kontrollera och styra över. Det är enklare sagt än gjort att planera sitt arbete och är svårt i praktiken då tiden är en begränsad faktor. Det enda sättet att kunna styra tidsanvändningen är att först känna till hur tiden används och sedan eliminera sysslor som inte behöver göras. Arbetseffektivitet skapas genom kontinuerligt ifrågasätta standard och kvalité på det arbete man utför.32
2. Riktar in sig på vad saker och ting ger i relation till ansträngningar och på vad som genererar goda reslutat. Detta fokuserar mer på chefens bidrag till organisationen och vilka krav chefen ställer på sig själv. Chefen måste analysera sin egen roll för organisationen och om de arbetar mot samma mål och värderingar. Det är inte bara chefens eget arbete, kvalité och inflytande i organisationen som är betydande utan även hur relationen med andra ser ut samt att utnyttja rätt arbetsverktyg på ett effektivt sätt som exempelvis möten och rapporter. Det är viktigt att chefen ser till hela organisationens resultat och anse sig själv som ansvarig för hela företagets prestationer, vilket också kommer att påverka dennes underordnades utveckling. För lyckade relationer på arbetsplatsen krävs kommunikationer, lagarbete, självutveckling och andras utveckling. 33
3. Fokusera på de starka sidorna hos samtliga anställda och utnyttjar det till att skapa fördelaktiga situationer. Chefens uppgift är inte att ändra på människor utan att förvalta hela gruppens prestationsförmåga, ge vägledning och utnyttja all kapacitet och energi hos individerna. Givetvis finns de svaga styrkorna kvar men blir betydelselösa genom att organisationen uteslutande bygger på varje persons starka sidor. I rekryteringen bör en effektiv chef inte söka folk med ett minimum av svagheter utan med maximum av styrka och se efter vilka insatser en person gör och kan prestera. En effektiv chef ska naturligtvis inte bortse från sina egna svaga sidor men får inte låta de bli en begränsad faktor i sitt agerande, utan han ska göra de starka sidorna produktiva.
Det gäller att lära känna sig själv och veta vad man är bra på och hur ens
31 Drucker ss. 24‐27.
32 Drucker ss. 29‐33, s.158
33 Drucker s. 29, ss.56‐67, s.158
prestationsfaktor ser ut, vilket handlar om mentaliteten. Det handlar också om självutveckling genom praktisk erfarenhet. Produktiviteten ökas både för individerna och inom organisationen, genom samordning mellan individerna skapas ett integrerat helhetsmål. 34
4. Koncentrerar sig på de större områdena där bra prestationer ger stora påföljder och prioritera det viktigaste först. Här är det slutprodukten som är viktig vilket återspeglas i organisationen och chefens prestationer. Här krävs det att ledarskapsegenskaperna som förutseende, självtillit, mod, beslutsamhet och målmedvetenhet utvecklas.
Koncentration är nödvändigt just för att det är så många sysslor som hela tiden ligger och väntar på att bli gjorda av cheferna. Det är viktigt att fullfölja sina uppgifter och inte underskatta tiden för det och samtidigt räkna med oväntade störningar. De viktigaste förordningarna gällande valen av prioriteringar beror mer på mod än en fullständig analys. Cheferna bör satsa på framtiden, sikta högt och fokusera på möjligheterna samt att gå sin egen väg. 35
5. Fattar slutligen effektiva beslut vilket baseras på systematik och de rätta stegen i rätt ordning. Beslut beror på rationella bedömningar snarare än sann fakta och grundar sig på rätt strategier. Att fatta effektiva beslut fordrar både metod och analys. Är det ett problem som återkommer eller är det ett undantagsfall? Beroende på svaret blir lösningen antingen en princip eller utformas efter varje enskild situation. Drucker generaliserar problemen och kategoriserar de i grupper; allmängiltiga situationen, ett problem som är unikt för ett individuellt företag men är i allmänhet känt, och till sist det exceptionella som är helt unikt. Ett annat viktigt element är att ha en klar definition av beslutens mål och vilka delmål som behöver uppfyllas och att slutligen omsätta besluten i handling. Oenighet och kompromisser kan bara åstadkomma alternativ till beslut och behöver inte vara något negativt. En effektiv chef utnyttjar motstridande åsikter och skälen till att de uppstår som ett redskap i att förvissa sig om att alla möjliga aspekter tas upp. Det finns två relativt enkla regler att följa, fatta beslutet att agera om det överväger kostnaderna och riskerna och handla eller låt bli att handla, men gör inget halvvägs. 36
34 Drucker s. 29, s.73 ff. 95‐98, s.158‐159
35 Drucker s. 29, s. 99 ff, s.108, s.159
36 Drucker s. 29, s.110, s.118 ff, s.125, s.130, ss.143‐147