Den institutionella teorin beskriver ett företags motiv att anpassa sitt handlingssätt i den fortlöpande verksamheten enligt de krav som ställs av intressenterna. Detta rör allt från ekonomi till övriga aspekter såsom det sociala ansvaret. (Hatch & Cunliffe, 2006). En institutionalisering är en process där praxis förblir en vedertagen tillämpning av majoriteten inom ett område, och som med tiden förblir ett socialt faktum som styr beteendet för samtliga inom detta område (Harberg, Gander, Rieple, Helm & Martin-Castilla, 2010).
Utifrån en generaliserad tolkning av den institutionella teorin, kan institutionaliseringen beskrivas som en handling som sker upprepande gånger och efter ett tillräckligt upprepande får en likartad betydelse (Hatch & Cunliffe, 2006). Enligt Bondy, Moon &
Matten (2012), kan frivilliga ramverk och standarder anses vara ett resultat av en institutionaliseringsprocess, och också ses som ett motiv till hållbarhetsrapportering. En sådan institutionaliseringsprocess kan till exempel starta inom en grupp företag med liknande och eventuellt konkurrerande verksamheter. Ifall det är så att ett av dessa företag börjar hållbarhetsrapportera sitt arbete, finns en större sannolikhet att ett till företag inom samma grupp kommer att börja hållbarhetsrapportera. Vidare fortsätter en imitering som leder till en institutionalisering av hela gruppen och som till slut innebär att alla upprättar rapporter innehållande hållbarhetsaspekter. (Hatch & Cunliffe, 2006).
Teorins syfte är att förklara sociala fenomen och närmare förstå olika typer av aktörers handlande. Ur ett tolkningsperspektiv passar teorin för att beskriva den omgivning objektet (till exempel ett företag) är verksamt inom. En omgivning kan ses som ett samlingsord för de faktorer som påverkar objektet både internt och externt (Powell &
DiMaggio, 1991). Den institutionella teorin har ett brett användningsområde, men kan
specifikt speglar den aktuella utvecklingen inom redovisningsområdet väldigt bra (Artsberg, 2005). Till exempel kan teorin förklara skillnader i ett datamaterial baserat på rapporter. Detta eftersom rapportinnehåll såsom aktiviteter och hantering av frågor gällande till exempel miljö beror på företagets uppfattning om den nuvarande marknadssituation samt företagens intressentförhållande. (Hedberg & Malmberg, 2003) Företag behöver den sociala legitimitet ett medgivande från samhället kan ge, där det teoretiska bidraget utifrån det institutionella perspektivet säger att företag är beroende av råvaror, personal, kapital, kunskap, redskap och acceptans (Hatch & Cunliffe, 2006).
Enligt Powell & di Maggio (1991) behöver det vara en självklarhet att omgivningen påverkar objektet (företaget), och att intresset riktas mot olika typer av faktorer för påverkan. Det är inte enbart de interna målen företagen behöver anpassa sig till, utan även till de externa målen som reflekterar samhällets värderingar.
Den institutionella teorin på ett djupare plan kan illustreras genom att se på teorin genom tre inriktningar som var för sig eller tillsammans påverkar ett objekts agerande.
Enligt Scott (2001) kan de tre inriktningarna ses som tre pelare; den reglerande-, den normativa- och den kognitiva pelaren.
Den reglerande pelaren
Genom den reglerande pelaren sker en institutionalisering explicit genom företeelser av en reglerande ställning. Institutionaliseringen kan med stöd av belöningsstrukturer och möjligheter för sanktioner utvecklas i en snabbare takt, där företagen påverkas av de regalerande företeelserna (Powell & di Maggio, 1991; Scott, 2001). Enligt Engdahl &
Larsson (2006) är den reglerande pelaren den pelare som minst bryter mot de ekonomiska antagandena gällande företagens egna intressen för de rationella och strategiska syftena. Genom de rationella beräkningarna i företagen, förväntas de handlingar med reglerande ställning beaktas av företagen. Företagens handlade kan alltså styras av de rationella valen, där motivatorn för handlingssättet är nyttan den specifika handlingen kan erhålla (Scott, 2001).
Genom den reglerande pelaren finns en rad exempel på riktlinjer, lagar och rekommendationer gällande bland annat hållbarhetsrapporteringens ramverk såsom GRI, SASB och miljölagstiftning. Riktlinjer, lagar och rekommendationer är främst omfattande uttalanden som härstammar från till exempel bokföringsnämnderna och dess stipulerande lagar (Brandinger & Linghede, 2004).
Den normativa pelaren
En norm definieras som ett önskvärt beteende eller förpliktelse som existerar men som inte är en tvingande handling. En norm påverkar en individ utifrån det handlingssätt som förväntas av omgivningen, där de normativa systemen är ett resultat av de värdegrunder omgivningen skapat (Scott, 2001).
Den normativa pelaren ur det institutionella perspektivet har enligt Engdahl & Larsson (2006) främst utvecklats för att tolka hur de politiska policyprocesserna påverkas av omgivningen, till exempel hur olika typer av maktrelationer kan ge olika aktörer skilda rättigheter och möjligheter. Den normativa pelarens vikt finns i de accepterade föreskrifterna, som fastställs genom vissa värden, plikter och roller. Etik och moral kan anses vara grunden för de flesta normer, där etik och moral även kan ses som normativa påtryckningar (Powell & di Maggio, 1991). Den normativa pelaren har alltså ett inflytande på sin omgivning, där omgivningens beteende finns föreskrivet, vad som är önskvärt och hur aktörer i denna omgivning bör handla. Omgivningens normer och föreskrifter kan både försvåra och möjliggöra en upprepande handling, den är alltså beroende av omgivningens uppfattning. (Scott, 2001)
Inom den normativa pelaren kan till exempel principen om en rättvisande bilds uppkomst inom redovisningsområdet hittas. Enligt Smith (2000) härstammar begreppet ifrån Storbritannien. Genom landets inträde i den europeiska gemenskapen blev också begreppet ett övergripande rapporteringsdirektiv som genom reglering även började gälla i andra länder inom den europeiska gemenskapen. Begreppet innebörd ser till rapporeringsinnehållets helhet, där det viktiga är att rapporten ger en rättvisande bild av företagets prestationer, resultat och verksamhet (Nilsson, 2002).
Ett annat begrepp som också kan förklaras genom den normativa pelaren inom den institutionella teorin är god redovisningssed. I likhet med principen om rättvisande bild förekommer begreppet i lagstiftningen och regleras därefter. Enligt den goda redovisningsseden utifrån perspektivet för den normativa pelaren ska en rapportering av verksamheten fullgöras enligt gällande tolkningar och bestämmelser i redovisningslagstiftningen samt förekommande praxis. (Holmström, 2006) Enligt förarbeten från den svenska bokföringslagen (prop. 1975:104 s 158) innebär god redovisningssed:
”ett faktiskt förekommande praxis hos en kvalitativ representativ krets av bokföringsskyldiga”.
Den kognitiva pelaren
I den kognitiva pelaren hittas det tolkningsperspektiv som kan förklara de olika aktörernas/företagens imitering av varandra. Imiteringen hjälper till exempel ett företag att agera genom att utföra en accepterad handling i en viss situation. Den kognitiva pelaren betonar de kulturella och kognitiva aspekternas inverkan, där de existerande symbolerna och tolkningsramarna blir centrala för de sociala aktörerna genom deras uppfattade begreppsbildning. Den sociala interaktionen som sker mellan aktör och omgivning formar det meningsskapande ramverket aktören förväntas följa. (Scott, 2001)
Enligt Johansson (2002) kan denna idé utvecklas. Ett tankesätt eller en uppfattning har möjlighet till att institutionaliseras och kan genom detta forma utrymmet för en accepterad handling. Detta kan ses som en mental överenskommelse där individerna inom sin omgivning uppfattar institutionaliseringen som en social process med en gemensam definition för den sociala verkligheten. Den sociala verkligheten bygger på en kulturell grund som omgivningens individer har en gemensam förståelse för. Genom det kognitiva elementet hittas en företeelse som av omgivningen tas för givet. De teoretiker som ser den kognitiva pelaren ser att aktörernas beteende inom institutionerna kontrolleras av de identiteter som finns inom den accepterade kulturen.
(Scott, 2001)
Organisationskulturen är ett resultat av den kulturella processen som utvecklats av den sociala omgivningen. Dessa processer ifrågasätts sällan och skapar en atmosfär där antaganden existerar utanför medlemmarnas medvetande. (Powell & DiMaggio, 1991).
Detta inger ett förtroende som är ett bra exempel på en aspekt som kan förstås genom den kognitiva pelaren inom redovisningsområdet för den institutionella teorin.
Definitionen av begreppets förtroende är i grunden något som en mottagare endast kan uppleva. Ett förtroende är inte något som kan tvingas fram eller utkrävas. Förtroendet behöver bygga på pålitlighet, öppenhet, acceptans och entydighet.
Risker premieras idag framom värdet av långsiktiga relationer, där kontentan är att vi förlitar oss på ett mindre antal institutioner men med desto större makt. De mest betydelsefulla institutionerna är de som har makten att reglera utövandet, monetära tillgångar och kan definiera innebörden av viktiga begrepp såsom mänskliga rättigheter.
Idag kan lagstiftningen lösa flera av de etiska problem som råder, såsom tvångsarbete, barnarbete, orättvisa arbetsvillkor, tryckfrihet med mera, på kort sikt. Men eftersom utveckling sker i snabb takt är det ett faktum att framtida problematik inom dessa
områden kan vara svår att reglera med nuvarande lagstiftning. (Johansson et al. 2006).
Därför spelar de stora institutionerna såsom GRI, SASB och Global Compact en allt större roll. Enligt Jacobsen & Thorsvik (2002) har dessa genom den reglerande makten möjlighet att inge förtroende hos intressenterna gällande företagens legitimitet och riktighet.