Ansvaret för den interna kontrollen anges i kommunalagens kapitel 6, § 7, där förbundet skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt.
Den interna kontrollens syften är att säkerställa
• en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
• en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten
• att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm efterlevs
• att verksamhetens kvalitet upprätthålls
Vårdförbundet förmedlar information om ekonomi och verksamhet till sina ägare/
medlemskommuner tre gånger om året i årsredovisning, delårsrapport och tertialrapport.
I årsredovisningen sker en uppföljning av de finansiella målen och av de verksamhetsmål som angivits i verksamhetsplanen. Verksamhetens mål och andra väsentliga måttbegrepp och nyckeltal följs upp och kommenteras med avseende på hur de uppfylls. I delårsrapporten görs uppföljning av de finansiella målen och vissa av verksamhetsmålen.
Varje månad görs en avstämning av bokföringen som även utgör en kontroll av att den ekonomiska redovisningen är korrekt och rättvisande för den aktuella delen av året.
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria tillämpas. Dokumentation om avvikelser och tillbud görs både av medicinsk personal och behandlingspersonal, som överlämnas till verksamhetschefen, som i sin tur beslutar om åtgärder samt rapporterar till direktionen.
109
8 Apoteket genomför årligen en kvalitetsgranskning av läkemedelshanteringen enligt SOSFS 2001:17, vilken ligger till grund för förbättringar inom området.
Manual för rådgivarnas behandlingsarbete på Vårnäs finns och den programansvariges ansvarsområde är bl a att se till att denna följs i behandlingsarbetet. Samtliga patienter, som fullföljer sin behandling, ombeds besvara en enkätundersökning om hur de upplevt vistelsen på behandlingshemmet. Resultaten följs upp i rådgivargruppen.
Regelbundna kvalitetsmätningar i form av enkäter genomförs även vid familjerådgivningen samt i upphandlingsverksamheten. Under 2016 har upphandlingsverksamheten ej utfört någon kvalitetsmätning. Se uppföljning av verksamhetsmål.
Ett kvalitetsarbete pågår inom Vårdförbundet med syfte att verksamheten ska ha en dokumenterad kvalitet som har förtroende från omvärlden.
Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är framtaget och kommer ligga till grund för fortsatt kvalitetsarbete, där en kvalitetssamordnare på halvtid kommer att utveckla och implementera detta arbete.
En internkontrollplan för 2017 har upprättats, vilken skall revideras och beslutas av direktionen våren 2017.
Personal
Vid verksamhetsårets slut var 39 personer tillsvidareanställda inom Vårdförbundet Sörmland.
Därutöver var en person visstidsanställd samt tio personer timanställda.
De timanställda - en läkare 10 - 15 % av heltid och två chaufförer har arbetat vissa tider under hela verksamhetsåret. Sju vikarier har arbetat vid behov som sjuksköterska,
rådgivare/behandlingsassistent och ekonomibiträde under ordinarie personals semestrar, sjukdom o dyl under hela eller delar av verksamhetsåret.
En av de tillsvidareanställda är långtidssjukskriven och bedöms ej återgå i tjänst, varför en personal tillsvidareanställts på denna tjänst.
Av 39 anställda personer vid Vårdförbundet är 19 män och 20 kvinnor.
Medelåldern för samtliga anställda i Vårdförbundet är 46,4 år (2015: 47,2 år).
En läkare har varit knuten till Vårnäs under hela verksamhetsåret på konsultbasis, 10 - 15 % av en heltid.
En konsult har varit knuten till upphandlingsverksamheten under hela året.
Verksamhet Antal årsanställda
Upphandling 0,55
Familjerådgivning 5,25
Vårnäs behandlingshem 20,00
Vårdförbundets kansli 2,30
Gläntan 10,15
Summa 38,25
110
9 Tolv personer har avslutat sina anställningar under verksamhetsåret – en genom
pensionsavgång samt elva genom egna uppsägningar, då personerna gått vidare till andra anställningar. Elva av dessa tjänster är återbesatta, en tjänst återbesätts inte.
Vårdförbundet eftersträvar en jämn könsfördelning i samtliga personalgrupper.
Sjukfrånvaroredovisning mm 2016 2015
De anställdas sammanlagda ordinarie
arbetstid, timmar 76 747 76 357
Total sjukfrånvaro, timmar 4 986 5 531
Total sjukfrånvaro i % 6,50% 7,24%
Sjukfrånvaro 60 dagar eller mer i procent
av den totala sjukfrånvaron 40,05% 54,09%
Kvinnornas sammanlagda arbetstid, timmar 42 731 44 223
Total sjukfrånvaro för kvinnor, timmar 3 286 4 001
Kvinnornas sjukfrånvaro i procent 7,69% 9,05%
Männens sammanlagda arbetstid, timmar 34 016 32 134
Total sjukfrånvaro för män, timmar 1 700 1 530
Männens sjukfrånvaro i procent 5,00% 4,76%
Uppgift om sjukfrånvaro uppdelad på åldersgrupper lämnas inte då uppgifterna kan hänföras till enskilda individer.
Den ordinarie arbetstiden räknat i antal timmar är 390 timmar fler än 2015 beroende på att verksamheten vid HVB Gläntan räknades under del av året 2015 då den startade med patienter från och med 1 maj.
Den totala sjukfrånvaron har minskat med 0,74 procentenheter i jämförelse med 2015.
Sjukfrånvaron som omfattar 60 dagar eller mer har under året minskat med 14,04 procenten-heter.
Det återspeglar sig i den totala sjukfrånvaron för kvinnor, som under perioden är 7,69 % - en minskning med 1,36 procentenheter - medan den för män är 5,0 % - en ökning med 0,24 procentenheter - i jämförelse med 2015.
Sjukfrånvaro har generellt minskat, vilket den även gjorde under föregående år.
Vårdförbundet Sörmland är en relativt liten organisation med få anställda, vilket gör att sjukfrånvarostatistiken fluktuerar mycket över tid, då en persons sjukskrivning får stor bety-delse för utfallet.
Rehabiliteringsinsatser via företagshälsovård har genomförts under året – både för personal som varit sjukskriven och i förebyggande syfte.
De insatser som arbetsgivaren gör för att anställda, under och efter en rehabilitering, skall kunna återgå till arbetet sker främst genom anpassning av arbetsuppgifter och arbetstider för att exempelvis möjliggöra deltidsarbete den första tiden.
Även arbetsträning förekommer i samverkan med Försäkringskassan.
Kompetensutveckling
Vårdförbundet - kansli och ledning
Förbundschefen är ledamot i KFS branschråd och deltog i branschrådsmöte under februari månad samt oktober månad i Stockholm.
111
10 Utbildningsdagar har genomförts med anledning av nystart av intranät Spintr samt Infosoc journalhantering.
Familjerådgivning
Personalgruppen har extern handledning regelbundet som också är den huvudsakliga kompetensutvecklingen. Under året har två handledare anlitats, båda med utbildning i Emotional Focused Therapy (EFT) en terapiform som är evidensbaserad.
Fem familjerådgivare har deltagit i en 4-dagars utbildning i EFT.
Familjerådgivarna har deltagit i utbildningar kring våld i nära relationer och kring mångfald.
Fyra har deltagit i tre studiedagar anordnade av Kommunala familjerådgivare (KFR).
En familjerådgivare går steg 2-utbildning i ”Systemisk Familjeterapi” vid universitetet i Linköping. Utbildningen är klar i början av 2017.
Två av Familjerådgivarna går i introduktionshandledning på 60 tim.
Två har deltagit i en föreläsning angående relationer.
Hela gruppen har deltagit i Hjärt- och lungräddningsutbildning och brandutbildning.
Vårnäs
Rådgivare och sjuksköterskor har cirka en gång per månad löpande handledning av extern handledare. Under våren har uppehåll gjorts ”mellan två handledare” och den har
återupptagits igen under senhösten med ny handledare.
En rådgivare har under verksamhetsåret blivit klar med sin CTL utbildning
”12-stegsprogrammets lärprocesser” och är därmed certifierad rådgivare. Målsättningen är att samtliga rådgivare skall genomgå denna utbildning. Detta kommer att fortsätta under 2017 i Vårdförbundets egen regi.
En medarbetare i köket har gått en grundläggande utbildning i livsmedelshygien och en av kockarna har genomgått utbildning i ”kreativa luncher”, ledarskap och gruppdynamik.
Alla medarbetare på Vårnäs gjorde under hösten en studieresa till Island. Syftet med resan var att se hur missbruksvården på Island är organiserad. Organisationen på Island är en
föregångare till Vårnäs behandlingshem och det ”öppna intaget”. Besöket gav många insikter om hur Vårdförbundet skulle kunna utvecklas framför allt vid en volymökning av
verksamheten.
Hela gruppen har deltagit i Hjärt- och lungräddningsutbildning och brandutbildning.
Gläntan
Gruppen har extern handledning regelbundet, under året har två handledare anlitats.
Enhetschef har genomgått två dagars utbildning i Ledningsansvaret för HVB ”diplomerad utbildning om det juridiska ansvaret”.
Alla medarbetare har genomgått en tredagars MI-utbildning och metodstöd utifrån detta har påbörjats.
112
11 En medarbetare är utbildare inom MI och har deltagit i utbildning om kodning av
MI-färdigheter vid Karolinska institutet.
Två medarbetare har deltagit i ASI-utbildning.
En medarbetare har gått HAP-utbildning
Hela gruppen har deltagit i Hjärt- och lungräddningsutbildning och brandutbildning.
Upphandling
Inga specifika kompetensutvecklingsaktiviteter har förekommit under året.
Arbetsmiljö
Efter en omorganisation inom ledningen för förbundet, har det övergripande ansvaret för det systematiska arbetsmiljöarbetet ålagts förbundschefen från och med 2016-01-01.
Arbetsmiljöansvaret på respektive arbetsplats åvilar den verksamhetsansvarige chefen.
Arbetsmiljöfrågornas forum är i samverkansgruppen där även skyddsombuden deltar vid möten - två under våren och två under hösten.
Arbetsmiljöfrågor är en punkt som även diskuteras på arbetsplatsträffar.
Två skyddsombud har tidigare lämnat sina uppdrag, grupperna har utsett nya skyddsombud som utbildats och tillträtt uppdragen under året.