3 Resultatredovisning
3.11 Intern styrning och kontroll
3.11.1 Intern miljö och riskhantering
3.11.1.1 Förordning om Intern styrning och kontroll
Boverket ska tillämpa förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. Processen för intern styrning och kontroll syftar till att verksam- heten genomförs enligt instruktion och regleringsbrev och att den utförs i enlighet med verksamhetskraven i 3 § myndighetsförordningen
(2007:515);
• effektivt
• enligt gällande rätt och andra förpliktelser som följer av Sveriges med- lemskap i Europeiska unionen
• med tillförlitlig och rättvisande redovisning
• med god hushållning med statens medel.
3.11.1.2 Intern miljö
Utvecklingen av procesen för intern styrning och kontroll är ett ständigt pågående arbete i syfte att skapa en tillfredsställande intern miljö. Boverkets ledningssystem utgör ett stort stöd i arbetet med den interna styrningen och kontrollen. I systemet är kvalitet, arbetsmiljö, informat- ionssäkerhet och miljö integrerat. Ledningen följde upp ledningssystemet två gånger under året vid så kallad ledningens genomgång i syfte att sä- kerställa att systemet stödjer verksamheten på rätt sätt och för att stämma av processmål, resultat från verksamhetsrevisioner med mera. Boverkets dokument- och ärendehanteringssystemet Platina ger ytterligare stöd och utveckling för den interna styrningen och kontrollen.
Boverkets vision, kultur och arbetsklimat utgör förutsättningar för en god arbetsmiljö och goda resultat.
Under året gjordes en mindre översyn av Boverkets målstruktur inför verksamhetsåret 2019. Ett större arbete med målstrukturen påbörjades in- för verksamhetsåret 2020.
3.11.1.3 Riskhantering
I samband med verksamhetsplanering 2018 genomfördes riskanalyser, enligt beslutade riktlinjer för arbete med intern styrning och kontroll, av samtliga verksamhetsansvariga chefer. Kontrollåtgärder utformades, ge- nomfördes och följdes upp under året. De obligatoriska momenten i pro- cessen för intern styrning och kontroll; riskanalys, kontrollåtgärder, upp-
följning och dokumentation dokumenterades i planerings- och uppfölj- ningsverktyget Stratsys.
3.11.1.4 Uppföljning
Verksamhetsplanering, riskanalys och dess kontrollåtgärder följdes upp regelbundet vid månads- och kvartalsuppföljningar. Ekonomisk uppfölj- ning, prognoser och löpande föredragningar avseende verksamheten sker kontinuerligt.
3.11.1.5 Organisationsutveckling och verksamhetsförändringar
Eftersom Boverket fått flera nya uppdrag och ökade anslag anställde Bo- verket cirka 50 nya medarbetare och genomförde en organisationsföränd- ring som trädde i kraft den 1 april 2018. Den nya organisationen ska bland annat ge en tydligare styrning av våra uppdrag.
3.11.1.6 Information och kommunikation
Nyanställda under året fick genomgå ett introduktionsprogram i syfte att ge medarbetarna goda förutsättningar att fatta välgrundade och korrekta beslut.
Via intranätet kommuniceras information från ledningen snabbt till samt- liga medarbetare. Här finns också Boverkets olika styrdokument tillgäng- liga, som verksamhetsplan, arbetsordning, policyer, riktlinjer och hand- böcker. Även planeringsverktyget Stratsys där riskhanteringsarbetet do- kumenteras nås av alla medarbetare via intranätet.
3.11.1.7 Granskningar
Internrevisorns granskningar och externa granskningar bidrar till utveckl- ingen av intern styrning och kontroll vid myndigheten.
Internrevisionen avslutade under 2018 granskningar med åtföljande för- slag på åtgärder där Boverkets generaldirektör beslutade om genomfö- rande. Se mer utförlig beskrivning under avsnittet ”Internrevisionens uppdrag och resultat”.
3.11.1.8 Granskningar kopplade till ISO-certifiering
Boverket arbetar även med verksamhetsrevision som omfattar alla pro- cesser i ledningssystemet. Under året genomfördes en extern revision (steg 1) kopplad till certifiering enligt ISO-standarder för kvalitet, miljö och arbetsmiljö och informationssäkerhet. Därutöver genomfördes revis- ioner av Boverkets verksamhetsrevisorer kopplade till ledningssystemet. Avvikelser och förbättringsförslag hanteras löpande.
3.11.1.9 Chefernas bedömning
Inom organisationen bedrevs intern styrning och kontroll av chefer på olika nivåer i enlighet med arbetsordningen. Enhetschefer och avdel- ningschefer har för sitt ansvarsområde lämnat ett intygande om att den in- terna styrningen och kontrollen är betryggande.
3.11.1.10 Sammantagen bedömning
Den interna styr- och kontrollmiljön utvecklades under året men det finns fortfarande områden som bör förbättras. Ledningssystemet med verksam- hetsrevisioner och ett löpande förbättringsarbete är värdefullt som verk- tyg för fortsatt utveckling av processen för intern styrning och kontroll.
3.11.2 Internrevisionens uppdrag och resultat
Av förordning (2012:546) med instruktion för Boverket framgår av 22 § att myndigheten ska tillämpa internrevisionsförordningen (2006:1228) vilket innebär att det ska finnas en internrevisionschef på Boverket. In- ternrevisionen bedrivs enligt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd samt god internrevisionssed enligt The Institute of Internal Auditors (IIA:s) internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision – International Professional Practice Framework (IPPF).
Internrevisionschefens uppdrag är att ansvara för funktionen och att själv- ständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll fullgör kra- ven som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515). I uppdraget ingår bland annat att löpande identifiera och analysera risker för hela verksamheten, det vill säga risker som kan utgöra hinder mot att myndig- heten når sina mål. På årsbasis sker också ett fördjupat arbete med riska- nalys som innebär omvärldsanalys, intervjuer med nyckelbefattningar med mera. I samband med det genomför internrevisionsfunktionen för- studier inom vissa särskilt riskutsatta områden. Förslag på revisionsplan med den årliga riskanalysen som underlag presenteras för generaldirektö- ren som beslutar om internrevisionsplan.
Under verksamhetsår 2018 beslutades om en tvåårig internrevisionsplan för 2018 –19 där avsikten bland annat är att genomföra fördjupade upp- följningar för tidigare genomförda och beslutade granskningar där änd- rade handlings- och tidsplaner kan bli aktuella.
Under verksamhetsår 2018 genomfördes följande traditionella gransk- ningar på uppdrag av generaldirektören:
Samlingslokaldelegationen: Delegationen är ett beslutsorgan inom Bo- verket där regeringen tillsätter ledamöterna. Delegationen beslutar om ut- betalningar kopplade till tre olika stöd vilka regleras i två olika förord-
ningar. Syftet med granskningen var att bedöma om det föreligger en god intern styrning och kontroll med avseende på ändamål, effektivitet och god hushållning. Generaldirektören beslutade att genomföra de av intern- revisionschefen föreslagna åtgärderna och ansvarig enhet inom Boverket har påbörjat genomförandet.
Ledningsprocessen: Granskningens uppgift var att analysera Boverkets ledningsprocess utifrån ändamålsenlighet. Granskningen genomfördes med stöd av Kaplan & Nortons modell för ändamålsenlig styrning där nio styrningsområden ingår. Granskning av ledningsprocessen på Boverket avsåg att analysera dess ändamålsenlighet. Flera muntliga redovisningar genomfördes under våren och sommaren för att effektivt förmedla iaktta- gelser och åtgärdsförslag av granskningsresultatet. Generaldirektören be- slutade att genomföra de av internrevisionschefen föreslagna åtgärderna. Som ett resultat pågår för närvarande ett utvecklings- och förändringsar- bete av ledningsprocessen, bland annat utveckling av myndighetens mål- struktur.
Krisberedskap: En fördjupad uppföljning av tidigare genomförd och be- slutad granskning genomfördes inom krisbredskapsområdet. Uppfölj- ningens syfte var främst avseende myndighetens arbete och rutiner inom krisberedskapen. Generaldirektören beslutade om en ny handlings- och tidsplan och genomförandet av åtgärderna pågår för närvarande på ansva- riga avdelningar.