6.1
Intern miljö och riskhantering
Förordning om Intern styrning och kontroll
Boverket ska tillämpa förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. Processen för intern styrning och kontroll syftar till att verksam- heten genomförs enligt instruktion och regleringsbrev och att den utförs i enlighet med verksamhetskraven i 3 § myndighetsförordningen
(2007:515): • effektivt
• enligt gällande rätt och andra förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen
• med tillförlitlig och rättvisande redovisning • med god hushållning med statens medel.
Intern miljö
Utvecklingen av processen för intern styrning och kontroll är ett ständigt pågående arbete i syfte att skapa en tillfredsställande intern miljö. Boverkets ledningssystem utgör ett stort stöd i arbetet med den interna styrningen och kontrollen. I systemet är kvalitet, arbetsmiljö, informat- ionssäkerhet och miljö integrerat. Ledningen följde upp ledningssystemet två gånger under året vid så kallad ledningens genomgång i syfte att sä- kerställa att systemet stödjer verksamheten på rätt sätt och för att stämma av processmål, resultat från verksamhetsrevisioner med mera. Boverkets dokument- och ärendehanteringssystemet Platina ger ytterligare stöd och utveckling för den interna styrningen och kontrollen.
Boverkets vision, kultur och arbetsklimat utgör förutsättningar för en god arbetsmiljö och goda resultat.
Under året gjordes ett större arbete med målstrukturen som ska användas inför verksamhetsåret 2020.
Riskhantering
I samband med verksamhetsplaneringen år 2019 genomfördes riskana- lyser, enligt beslutade riktlinjer för arbete med intern styrning och
kontroll, av samtliga verksamhetsansvariga chefer. Kontrollåtgärder ut- formades, genomfördes och följdes upp under året. De obligatoriska mo- menten i processen för intern styrning och kontroll; riskanalys, kontrollåt- gärder, uppföljning och dokumentation dokumenterades i planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys.
Risk- och sårbarhetsanalys enligt krisberedskapsförordningen
Boverket har under året 2019 uppdaterat ”Boverkets risk- och sårbarhets- analys”99, samt sammanställt en redovisning av risk- och sårbarhetsana-
lysen enligt krisberedskapsförordningen. Arbetet resulterade i en rapport som publicerats på Boverkets hemsida och nio åtgärder som syftar till att stärka samhällets och myndighetens krisberedskap. Dessa åtgärder kom- mer att arbetas in i verksamhetsplaneringen för kommande år.
Utökat ansvar enligt krisberedskapsförordningen
Boverket svarade under året på en remiss från justitiedepartementet om Boverket anser att Boverket bör ha ett särskilt ansvar för krisberedskap samt vara bevakningsansvarig myndighet enligt krisberedskapsförord- ningen. Boverket tillstyrkte förslaget att Boverket skulle tilldelas ett så- dant ansvar.
Uppföljning
Verksamhetsplanering, riskanalys och dess kontrollåtgärder följdes upp regelbundet vid kvartalsuppföljningar. Ekonomisk uppföljning, prognoser och löpande föredragningar avseende verksamheten sker kontinuerligt.
Information och kommunikation
Nyanställda under året fick genomgå ett introduktionsprogram i syfte att ge medarbetarna goda förutsättningar att fatta välgrundade och korrekta beslut.
Via intranätet kommuniceras information från ledningen snabbt till samt- liga medarbetare. Här finns också Boverkets olika styrdokument tillgäng- liga, som verksamhetsplan, arbetsordning, policyer, riktlinjer och
99 Boverket (2019). Boverkets risk- och sårbarhetsanalys. https://www.bover-
ket.se/sv/om-boverket/publicerat-av-boverket/publikationer/2019/boverkets-risk--och-sar- barhetsanalys/ Hämtad 2020-01-23.
handböcker. Även planeringsverktyget Stratsys där riskhanteringsarbetet dokumenteras nås av alla medarbetare via intranätet.
ISO certifiering ledningssystem
Ledningssystemet omfattar samtliga arbetsprocesser och perspektiven kvalitet, miljö, arbetsmiljö, informationssäkerhet. Under året 2019 ge- nomgick Boverkets ledningssystem certifieringsrevision kopplad till cer- tifiering enligt ISO standarder för kvalitet, miljö och arbetsmiljö och in- formationssäkerhet. Från och med den 14 augusti är Boverket certifierade enligt miljöstandarden SS-EN ISO 14001:2015.
Avvikelser, incidenter, tillbud och förbättringsförslag hanteras löpande.
Chefernas bedömning
Inom organisationen bedrevs intern styrning och kontroll av chefer på olika nivåer i enlighet med arbetsordningen. Enhetschefer och avdel- ningschefer har för sitt ansvarsområde lämnat ett intygande om att den in- terna styrningen och kontrollen är betryggande.
Sammantagen bedömning
Den interna styr- och kontrollmiljön utvecklas ständigt men det finns fortfarande områden som bör förbättras. Ledningssystemet och ett lö- pande förbättringsarbete är värdefullt som verktyg för fortsatt utveckling av processen för intern styrning och kontroll.
6.2
Internrevisionens uppdrag och resultat
Av 22 § förordningen (2012:546) med instruktion för Boverket framgår att myndigheten ska tillämpa internrevisionsförordningen (2006:1228) vilket innebär att det ska finnas en internrevisionschef på Boverket. In- ternrevisionen bedrivs enligt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd samt god internrevisionssed enligt The Institute of Internal Auditors (IIA:s) internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision – International Professional Practice Framework (IPPF).
Internrevisionschefens uppdrag är att ansvara för funktionen och att själv- ständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll fullgör kra- ven som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515). I uppdraget ingår bland annat att löpande identifiera och analysera risker för hela verksamheten, det vill säga risker som kan utgöra hinder mot att
myndigheten når sina mål. På årsbasis sker också ett fördjupat arbete med riskanalys där omvärldsanalys ingår som en del, intervjuer med nyckel- befattningar m.m. I samband med det genomför internrevisionsfunktionen förstudier inom vissa särskilt riskutsatta områden. Den årliga genomförda riskanalysen utgör underlag för internrevisionsplan. Förslag på internre- visionsplan presenteras för generaldirektören som därefter beslutar om kommande granskningar och eventuellt andra uppdrag.
För verksamhetsår 2019 beslutades som tidigare om en tvåårig internre- visionsplan för åren 2019–2020. Under verksamhetsår 2019 genomfördes följande granskningar beslutade av generaldirektören:
Introduktion för nya medarbetare: En fördjupad uppföljning av tidi-
gare genomförd och beslutad granskning har genomförts. Syftet med upp- följningen var att granska i vilken omfattning tidigare åtgärder hade ge- nomförts samt att bedöma om den interna styrningen och kontrollen skapar en ändamålsenlig och effektiv introduktion av nya medarbetare. Internrevisionen konstaterade att flertalet av tidigare beslutade åtgärder hade genomförts. Som en effekt av denna granskning/uppföljning har nya förslag på åtgärder tillkommit. Dessa beslutades av generaldirektören och ansvarig enhet inom myndigheten arbetar kontinuerligt med dessa för- bättringsåtgärder.
Ekonomi- och upphandlingsenheten: Ett gransknings- och rådgivnings-
uppdrag har genomförts med inriktning på ekonomi- och upphandlings- enheten. Syftet med granskningen var att identifiera om styrning och kon- troll av enhetens verksamhet varit ändamålsenlig. Under pågående granskning har iakttagelser löpande kommunicerats till berörda chefer. Slutlig rapport redovisades i december månad 2019. Generaldirektörens beslut om åtgärder har efter dialog med verksamheten beslutats 2020-02- 06.