Under året har kommunstyrelsen haft sex stycken internkontroller med tillhörande kontrollmoment.
Internkontrollerna har varit kopplade till tre av kommunens övergripande mål: God service med gott bemötande, Framtidens arbetsgivare, samt Välskött och stabil ekonomi. Nedan beskrivs den identifierade risken med tillhörande kontrollmoment.
Kontrollmoment Resultat
Risk att ärendeprocessen mellan KF/KS och nämnder inte är kvalitetssäkrad
Kontrollmoment Granskning av ärendeprocessens olika delar har genomförts under maj-augusti 2021 och granskningen har omfattat ärenden som hanterats av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Granskningen har skett genom olika moment:
• Granska handlingar som finns i de utvalda ärendena för att se hur de överensstämmer med våra mallar och styrdokument.
• Spåra handlingar i dokument och ärendesystemet.
• Samtal med ansvariga utredare/nämndsekreterare/diariet.
• Kontroll av verkställigheten av fattade beslut Följande brister har upptäckts i kontrollmomenten:
• Mallen för tjänsteskrivelse följs inte (rubriker ändras/läggs till)
• Fel typ av mall används ((beslut/tjänsteskrivelse)
• Förekommer otydlighet i hur besluten är formulerade
• Förekommer brister i protokoll där det inte framgår vem/vilka som yrkat på ett förändrat beslut
• Språket är i vissa fall byråkratiskt och svårt att förstå
• Saknas i vissa fall tydliga motiveringar till varför ett visst beslut föreslås
• Klassificering av dokument stämmer inte alltid (arbetsmaterial/upprättat)
• Dokument och ärendesystemet används inte för att skicka handlingar mellan förvaltningar
Vid kontroll av verkställighet av fattade beslut i kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen visade resultatet av granskningen att verkställigheten har fungerat, men att ett ärende tagit längre tid än planerat. Nämnderna ska senast i november för kommande budgetår för kännedom, delge kommunfullmäktige en verksamhetsplan, enligt kommunens ekonomiska reglemente. Verkställigheten av nämndernas verksamhetsplaner har skett under 2020, men alla har inte gått igenom dokument och ärendesystemet, vilket medfört att ärendet inte
diarieförts som inkommande till kommunfullmäktige.
Beskrivning: Ärenden inkommer till KS från nämnder och bolag. För att kontrollera kvaliteten i ärendeprocessen behöver stickprov genomföras för att granska om ärendet innehåller all väsentlig information för att rättssäkra och ekonomiskt hållbara beslut ska kunna fattas samt och att verkställighet sker inom rimlig tid, efter att besluten är tagna.
Risk för suboptimering av digitala system
Kontrollmoment Vid kontroll och uppföljning av systemförvaltarorganisationen, om verksamheterna är aktiva och om systemplaner finns och används visar resultatet att tre av elva förvaltningsplaner är färdiga, fyra planer har påbörjats men pausats under perioden av pandemi. Fyra
förvaltningsplaner är inte påbörjade. Vid uppföljningen framkommer att det finns ett behov av att revidera befintliga och färdiga
46
Kommunstyrelse Verksamhetsberättelse 2021 27 [30]
förvaltningsplaner. Nedan ses en fördelning av aktiva förvaltningsplaner utifrån typ av förvaltningsobjekt.
En av fyra planer för kärnverksamheter har aktiv förvaltningsplan Två av fyra planer för stödverksamhet har aktiv förvaltningsplan Ingen av tre infrastrukturer har aktiv förvaltningsplan
Beskrivning: För att undersöka om verksamheterna i sitt dagliga arbete i användandet av digitala verktyg utgår från hela kommunens behov och möjligheter i utvecklingen och vid inköp av system och digitala verktyg ska systemförvaltarorganisationen följas upp för att undersöka om verksamheterna är aktiva och om systemplaner finns och används
Risk att fel kompetens rekryteras
Kontrollmoment Resultatet av kontrollmomentet visar att endast skolförvaltningen har en aktuell kompetensförsörjningplan där aktiviteter pågår.
Beskrivning: För att undersöka om verksamheterna rekryterar rätt kompetens ska kontroller genomföras för att undersöka hur många kompetensförsörjningsplaner som är upprättade.
Risk för felaktiga beslutsunderlag Diff levreskontra mellan
Proceedo/RoR Kontroll har skett genom månadsavstämningar mellan
leverantörsreskontra och huvudbok för att kontrollera hur systemen (Proceedo och RoR) integrerar genom månadsvisa avstämningar.
Kontroller visar att vissa differenser förekommer och rutinerna behöver därför ses över för att motverka att differenserna ackumuleras.
Beskrivning: Genom månadsvisa avstämningar mellan leverantörsreskontra och huvudbok utreda om systemen (ROR och Proceedo) interagerar på fullgott sätt.
Risk för inköp utanför avtal Risk för köp utanför befintliga
ramavtal Inköpsmönster har analyserats för att identifiera köp utanför avtal, kontrollen har genomförts med hjälp av underlag i stickprovskontroller.
Resultatet av kontrollmomentet visar att det i nuläget förekommer inköp utanför upphandlade ramavtal i en inte accepterad omfattning.
Beskrivning: Genom att analysera inköpsmönster med hjälp av underlag i stickprovskontroller identifiera köp utanför avtal.
Risk för att upphandlingsprocessen drar ut på tiden Risk för fördröjd
upphandlingsprocess p.g.a.
försent inkommen beställning
Stickprovskontroll har visat att beställning inkommit i tillräckligt god tid när det gäller upphandling av nya ramavtal (där befintligt avtal redan finns där avtalstiden löper ut).
Stickprovskontroll har visat att beställning av upphandling avseende behov som ligger i investeringsplanen i beslutad budget, har i vissa fall inte inkommit i tillräckligt god tid för att hinna genomföra
upphandlingsprocess i tid.
Beskrivning: För att kontrollera om verksamheterna följer riktlinjerna för upphandlingsprocessen och därmed riskerar att tiden för upphandlingsprocessen blir för kort , ger ökad arbetsbelastningen för medarbetare samt sämre kvalitét på upphandlingar, ska stickkontroller av hur lång tid det tar från att ett uppdrag har inkommit till avdelningen till upphandlingen påbörjas. Uppföljning av beställda upphandlingar ska också genomföras.
Utifrån resultaten av genomförda kontrollmoment har nedanstående förbättringsåtgärder identifierats och genomförts under året.
47
Kommunstyrelse Verksamhetsberättelse 2021 28 [30]
Förbättringsåtgärd Slutdatum Färdiggrad
Ekonomisystemen Proceedo och ROR
Förbättringsåtgärd ekonomisystemen Proceedo och ROR 2021-12-31
Rutiner för kontroll har inrättats. Rutinerna innebär återkommande avstämningar, vilka säkerställer att nya differenser inte ackumuleras.
Inköps - och upphandlingsprocessen
Förbättringsåtgärd inköps-och upphandlingsprocessen 2021-12-31
En ny rutin har upprättats vilket väntas öka medvetenheten kring hur större inköp ska hanteras.
Implementering av verktyg för inköpsanalys pågår. Faktureringskrav i upphandlingar och avtal har ändrats.
Information har publicerats på kommunens hemsida.
Digital kompetensnivån
Förbättringsåtgärd digital kompetensnivå 2021-12-31
Införandet av systemförvaltarmodellen och rollerna inom systemförvaltarorganisationen utökas med resurs som ansvarar för att starta upp införandeprojektet på nytt. Rekrytering av en resurs som driver och
samordnar införandet av organisationen ska genomföras. Övriga roller inom organisationen bemannas under införandeprojektet.
Kompetensförsörjning
Förbättringsåtgärd kompetensförsörjning 2021-12-31
Ett samarbete med Mittuniversitetet har påbörjats kring strategisk kompetensförsörjning.
Utbildningsinsatsen visade på organisationens behov av att arbeta systematiskt med
kompetensförsörjningsplaner med mål som sätts upp att uppnå. HR-avdelningen fortsätter stödja förvaltningarna i arbetet.
Den politiska beslutsprocessen
Förbättringsåtgärd den politiska beslutsprocessen 2021-12-31
Utbildningsinsatser har påbörjats gällande formuleringar i protokoll från de politiska sammanträdena.
Insatser för att utveckla formuleringen av att-satser har påbörjats och fortsätter under 2022. Genom mallar väntas möjligheten till kompletta och rätt formulerade att-satser i tjänsteskrivelserna öka.
En utbildningsinsats av en extern part planeras att genomföras gällande dokument och ärendesystemet.
Inköps - och upphandlingsprocessen
Förbättringsåtgärd inköps-och upphandlingsprocessen 2021-12-31
Riktlinjerna för upphandling och inköp har kompletterats med rutinen att controllerenheten förser upphandlingsenheten med investeringsplan i syfte att fånga upp större inköp och därmed arbeta proaktivt med att beställning av upphandling inkommer i god tid och därmed minimera risken ytterligare.
Ny rutin är upprättad där avtalscontroller säkerställer att verksamhet i god tid får kännedom om avtalstidens slut och att ny beställning för upphandling behöver skickas in till upphandlingsenheten. Rutinen omfattar även regelbunden avstämning mellan upphandlingsenheten och kommunledningen för att säkerställa att beställare av upphandling utses i de fall ingen självklar beställare av upphandling finns.
48
Kommunstyrelse Verksamhetsberättelse 2021 29 [30]