Både Produktionschef 1 och 2 (nivå 4) kan utförligt beskriva hur arbetet med verksamhetsplan och mål går till och känner tydligt att de kan påverka dem. Det finns en tydlig tidsplan.
På produktionschef 1 egna avdelning innebär arbetet med verksamhetsplan en temadag och senare även en uppföljning. Verksamhetsplanen uppdateras en gång i månaden, den senaste upplagan finns alltid tillgänglig på intranätet. Även på avdelningen där produktionschef 2 arbetar bryts planen ned på avdelningsnivå, en gång per år.
Mellanchef 1 (nivå 5) berättar om grupparbetet med verksamhetsplan, att de helt börjat om från början med arbetet och att alla därför varit representerade. Vidare har de som varit med i arbetet varit delaktiga. Mellanchefen känner sig delaktig i både mål och verksamhetsplan vilket beror på att hans chef visar resultat och berättar om vart verksamheten är på väg. Chefen presenterar också resultaten för mellanchefens underställda på produktionsledarmöten var femte vecka.
Även Produktionsledare 1 (nivå 5) var med i arbetsprocessen för att ta fram verksamhetsplan och mål för sin egna avdelning, under två dagars temadag. Produktionsledare 2 (nivå 5) är involverad i arbetet med verksamhetsplan och mål. Ledaren tror att den uppgraderas varje månad men är inte själv aktiv i uppföljningen och vet inte för vem verksamhetsplanen skrivs. På frågan om produktionsledaren saknar att vara mer delaktig i styrmedlen svarar denne:
28 Nej, nej, nej. Gärna mindre. Han berättar dock att den nya verksamhetsplanen är enklare och
tydligare än den tidigare och att den har tagits emot väl.
Produktionsledare 3 (nivå 5) berättar att de arbetar aktivt med verksamhetsplan på bruket och att det mynnar ut i en handlingsplan för avdelningen. Ledaren anser dock att planen inte kommuniceras tillräckligt, då aktiviteter i det dagliga arbetet inte alltid omnämns som en del av verksamhetsplanen. Ledaren känner att det finns ganska goda möjligheter att påverka verksamhetsplanen. Han berättar också att de använder ett effektivt system för att följa upp vad som händer i maskinparken, som ligger till grund för produktionsmålen. Det är dock produktionschefen som påverkar produktionsmålen som handlar om investeringar, inte han själv.
Produktionsledare 4 (nivå 5) säger att alla är med och arbetar med verksamhetsplanen, att det finns en gemensam dialog. Ledaren anser dock att det framförallt handlar om att arbeta efter den.
Produktionsledare 5 (nivå 6) ser positivt på att de åker iväg för att planera verksamhetsplanen då det blir lättare att fokusera på en enda sak. Ledaren upplever dock inte att han kan påverka verksamhetsplanen med den position han har idag.
5.5.2 Budget
Enligt Produktionschef 1 är det många som har budgetansvar på hans avdelning. Budget sätts på avdelningsnivå framförallt för fasta kostnader och underhållskostnader. De senare sätts tillsammans med blockingenjörer och följs upp varje månad.
Produktionschef 2 uppger att det inte finns någon möjlighet att påverka budgeten för fasta kostnader utan att det handlar om att omfördela pengarna. Produktionschefen tror därför att de underställda inte heller känner att de har någon inverkan på den. Vidare tror han att det är viktigt att ha mer inflytande men förstår samtidigt anledningen till varför budgetarbetet är begränsat.
Mellanchef 1 menar att cheferna är involverade på så sätt att allting visas öppet, men säger att de inte kan påverka budget till lika stor del som mål och verksamhetsplan. Mellanchefen saknar dock inte att ha ett större inflytande på budget.
29
Produktionsledare 1 och 2 är inte med i utformandet av budget, men är med i dess uppföljning. Produktionsledare 1 berättar att de månatligen får information om den egna avdelningens budget, vilket räcker för att han ska tycka att han själv påverkar den. De får även information om den övergripande budgeten för fabriken.
Enligt Produktionsledare 3, 4 och 5 är det främst avdelningschefer och blockingenjörer som har budgetansvar för investeringar och fasta kostnader. Ledare 3 har själv endast ansvar för en mindre budget för utbildning och personalkostnader för skiftlaget. Ledare 4 berättar att de mest har hand om de rörliga kostnaderna men att de kontinuerligt informeras om de fasta kostnaderna på möten. Ledare 5 uppger att hans inflytande på budget är obefintlig eftersom den är så centralt hållen.
5.5.3 Delaktighet
Produktionschef 1 känner sig i högsta grad delaktig i verksamhetsplan, mål och budget och säger att enkätresultatet avviker från hans bild av bruket. Han gissar att andra enheter inom Holmen inte har samma arbetssätt som dem.
Produktionschef 2 tror att resultatet beror på hur respondenterna tolkar budget i frågan. Om budget på platsledningsnivå blandas ihop med fasta kostnader kan respondenten svara att han inte är delaktig. Produktionschefen tror vidare att det beror på den egna chefens engagemang hur delaktig den underställde känner sig. Det är mitt ansvar att mina medarbetare
känner delaktighet, det är mitt ansvar lika mycket som det är mitt ansvar att vara delaktig i fabrikens verksamhetsplan, säger Produktionschef 2.
Mellanchef 1 har inget bra svar på enkätens resultat, eftersom han tror att delaktigheten borde vara hög på den egna avdelningen. Han gissar att det kan ha att göra med omorganisering, eller kanske någon form av missnöje.
Produktionsledare 1 tror att det är på grund av dålig uppföljning av Holmen Inblick som resultatet för delaktighet är låg. Han tycker dock att cheferna borde känna sig mer delaktiga och att det fungerar ganska bra på bruket. Ledaren tror också att det egna engagemanget påverkar delaktigheten positivt: Nu är jag ny. ( ) Då är man liksom nyfiken och hungrig.
30
Produktionsledare 2 är överraskad över resultatet från Holmen Inblick, då han själv känner sig delaktig. Ledaren tror att det kommer bli bättre framöver eftersom det har skett förändringar i arbetet med verksamhetsplan på hans avdelning.
Produktionsledare 3 svarar spontant: Det känns ganska toppstyrt. ( ) När det gäller
pengar och investeringar spelar det ingen roll, det är ändå inte vi som bestämmer över det.
Även om han förstår att det behövs ett styrdokument för ledningen säger han: ( ) Men det spelar
ingen roll, ju längre ner du kommer. Man tänker mest på sin egen avdelning och de behov som finns där. Ledaren tror samtidigt att det kanske saknas personligt engagemang.
Produktionsledare 4 tycker att alla borde känna sig delaktiga i verksamhetsplan, men kan förstå att många saknar inflytande i budget. Han önskar att de skulle föra budget lite längre ner så att alla kunde arbeta mot samma mål, men tror samtidigt att det är svårt. Jag jobbar i ett
skiftlag och vi är 6 skiftlag som samarbetar, så det är väldigt lite. [Jag kan påverka] () Det är processindustri, det är skiftgång och så vidare, så det är ju tungjobbat på det viset.
Produktionsledare 5 tror att inkludera många deltagare i arbetsgrupperna kring verksamhetsplanen inte nödvändigtvis betyder att alla har lika stort inflytande. Just
mellanchefer tror jag har mycket svårare att vara med att påverka. Han anser att
verksamhetsplanen inte kopplas till det vardagliga arbetet eller att alla chefer presenterar planen för medarbetarna då de kan tycka att det bara är en pappersprodukt.
31