Introduktion till analysen

Vi vill se hur dessa företag får sina anställa att hålla motivationen uppe och därigenom prestera mer. Vi kommer att titta på företagens anställningsprocess och deras strategi att välja rätt personal till respektive företaget. Vi kommer också att se på deras sätt att hantera prestation och vem som bedömer den. Därefter analyseras arbetssituationen utifrån Maslows och Herzbergs motivationsmodeller. Till sist presenteras hur företagen använder sig av de kompensationssystem vi har tagit upp i teorin och även förklara för och nackdelar med detta.

5.2 Anställningsprocessen

Att attrahera och anställa personal med rätt nivå kunskap och som passar företaget är en väldigt viktigt faktor för dagens företag. Lyckas inte organisationen anställa rätt personal kan detta skada företaget (Gomez 2004, s.147).

Både Transcom ACS rekryterar främst sina kandidater genom annonsering via Internet och rekommendationer från nuvarande anställda. På Transcom görs intervjun med kandidaterna vanligtvis per telefon då de oftast befinner sig i Sverige. Transcom kräver ingen tidigare erfarenhet av försäljning eftersom de tränas på plats. De baserar sina urval mycket på kandidatens personlighet.

Transcom sätter högt värde på socialiseringsprocessen då de anser att det kan betyda mycket för den anställdas prestation i framtiden. Personalen måste få ett varmt välkomnande och inte känna sig förvirrade på den nya arbetsplatsen, och i det flesta fall även den nya staden och landet. Kandidaterna får lära sig om företagets regler och normer och även i allmänhet hur det fungerar att arbeta i Spanien vilket får dem att känna sig tryggare i den nya miljön. Problemet är att Transcom verkar tappa socialiseringen då individen väl är på plats i på arbetet vilket leder till att motivationen kanske inte lyckas komma upp till den nivån den borde vara. Hade personalen känt sig viktigare och fått mer uppmärksamhet så kanske de hade kunnat komma att trivas bättre och då också stanna längre på företaget, vilket hade hjälp Transcom att sänka sin höga rotationssiffra.

Anställningsintervjuerna på ACS görs antingen i Barcelona eller via telefon beroende på vart personen befinner sig. Om intervjun görs på telefon, sker även en personlig intervju

efter att personen har anlänt till Barcelona där det därefter bestäms vilket team personen ska ingå i. Avklarad utbildning är ett krav men den anställda utbildas även på arbetet under en två veckors period. Socialisationen är en viktig del för företaget och under upplärningsperioden får den anställda bland annat information om företaget i sin helhet, deras normer och värderingar. Den anställda orienteras i företaget och socialisering sker både inom och utanför företaget vilket är viktigt för att den anställda ska trivas. På ACS är socialiseringsprocessen väldigt viktigt för de anställda då de flesta inte är från Barcelona från början och på så sätt beroende av varandra. Men detta är inget som företaget lägger en vikt på efter att de två veckorna av den interna utbildningen är gjord. Utan det är de anställda som organiserar olika event för personalen för att alla ska lära känna varandra och trivas tillsammans. Detta är en väldigt viktig del i socialiseringsprocessen och motivation hos individerna hade troligtvis ökat gentemot företaget om ACS hade anordnat olika evenemang för personalen med jämna mellanrum.

5.2.1 Val av rätt Personal

Det är viktigt för ett företag att få tag på högpresterande personal för att inte förlora effektiviteten inom företaget. Det kan komma att bli väldigt kostsamt för företaget om det visar sig att den anställda inte är den företaget förväntat sig (Lazear 1998, s.77). Eftersom Transcom inte enbart betalar sina säljare en fast månadslön, utan även provision finns det en chans att de som vet med sig att de är lågpresterande gällande försäljning inte söker tjänsten. På så vis försöker Transcom att ta till sig personal som kommer att gynna företaget. Trots detta råder det en hög rotation på företaget och i genomsnitt stannar den anställda enbart i sex månader. Detta tyder onekligen på att Transcom inte lyckats med sitt försök att få den önskade personalen och att det finns brist på motivation och vilja att arbeta efter de kriterier och erbjudande som finns. Transcom borde se sig om efter andra typer av metoder som ger möjligheten att motivera personalen och få dem att trivas och vilja stanna kvar längre. Eftersom arbetet på Transcom inte är ett kvalificerat yrke, och inte kräver några större förkunskaper eller erfarenheter, så är det inte frågan om att anställa den rätta personalen utan snarare att lyckas med att motivera och behålla sin personal.

Att Transcom använder sig även av en månads provanställning gör att både företaget och den arbetande har tid att se om den passar företaget och då borde företaget se till att individen får så hög motivationsfaktor som möjligt vilket kan göra att denna får en vilja till att stanna längre och vilja prestera bra i företaget. Det är viktigt att det anställda får känna sig som en egen individ i sig och inte enbart som en i mängden, vilket nu är fallet på Transcom. Det blir ett alldeles för nära steg till Taylors syn på människan som en maskin.

Till skillnad från Transcom har ACS en högre fast månadslön och bonusen som betalas ut varje månad. Fokusen på ACS ligger i att välja rätt person för jobbet dels genom att screena ut rätt personer. Avklarad utbildning relaterat till arbetet är ett måste. Eftersom en avklarad utbildning är ett krav försöker ACS styra valet av rätt arbetsindivider för att få en så kvalificerad person som möjligt. Det är ju inget som garanterar att det alltid blir rätt val av person. Därför har även ACS en månads provanställning för att se från både företagets sida och arbetarens sida om det är rätt personen för jobbet. Eftersom den fasta lönen inte är baserad på prestation utan enbart bonusen är, är det möjligt att prestera under den nivån som är förväntad av företaget under en viss tid. Eftersom man jobbar i team kan det dröja ett tag innan det upptäcks om någon presterar mindre än vad som krävs. Minskad motivation kommer att leda till att den erhållna bonusen minskar hos individen och därav måste företaget höja de olika motivationsfaktorerna på arbetsplatsen för att undvika en hög rotation av personal vilket är väldigt kostsamt för företaget.

5.3 Hantera Prestation

Ett av de största problemen är vad som ska mätas, om det ska vara den anställdas egenskaper eller outcomes fån arbetet (Johnson, Redmon & Mawhinney 2001, s.52). Det är inte alltid som mätningen måste gå direkt på källan, utan kan också komma som andrahandsinformation. Till exempel kan en affärs ägare nöja sig med att de så kallade övervakarna, eller Team Leaders, får göra utvärderingen på den anställda (Johnson, Redmon & Mawhinney 2001, s.55).

Transcom använder sig främst av att mäta prestationen genom outcome för att få ett så precist mätningsresultat som möjligt. Antal produkter som säljs räknas och därefter belönas säljarna vilket gör att de anställda vill prestera mer.

Transcom använder sig av det relativa mätningsredskapet när prestationen kontrolleras då det sker en jämförelse av de anställda som utför lika arbete. Detta är ett enkelt sätt att mäta prestationen på men det kan även skapa hög konkurrenskonflikt mellan de anställda. Vissa av säljarna på Transcom känner att det är konkurrens mellan kollegorna men de upplever det inte negativt utan mer som en sporrningsfaktor som får dem att vilja sälja mer. De olika tävlingarna som arrangeras fungerar även som en sporrningsfaktor, men det verkas finnas önskan om fler, andra typer av tävlingar. Detta är ett tecken på att personalen kanske inte känner sig tillräckligt motiverade till att prestera mer utan att det saknas något som får dem att vilja och att trivas. Förslag om grupptävlingar och mer fritidsaktiviteter påpekas vilket kan vara ett tecken på att medarbetarna känner sig glömda och oprioriterade. Även detta är något vi associerar till Taylors maskinteorier.

Prestationen mäts till en viss del genom outcome på ACS beroende på hur många ”tickets” som de genomför. Men vissa saker kan inte mätas som också måste utföras till exempel support samtalen kan variera i tid och därför ger inte det ett rättvist mått på prestationen. Inom Teamet finns det varierande uppgifter som måste utföras och på så sätt är det svårt att mäta och jämföra prestationen. Det finns ett genomsnittligt mått på vad den anställda ska klara av och hålla. Är det över måttet övergår det till bonus för den enskilda personen. Eftersom inte allt kan mätas uppstår det ingen riktig konkurrens mellan de anställda eller inom teamet.

Den som utför bedömningen är ofta kallad källan av bedömningen. Det finns inget bästa sätt att bedöma prestation, allt är relativt till vad det är för företag och vilka resultat som vill uppnås. Transcom låter kontrollerandet, Team leadern, syna arbetaren, de använder sig alltså av underordnanden som källa av bedömningen. Team Leadern fungerar som ett filter mellan säljarna och HR avdelningen. Likaså sker det på ACS där även Team Leadern är källan av bedömning och fungerar som ett filter mellan de anställda och överordnaren.

5.4 Arbetssituationen

Hur arbetssituationen ser ut på en arbetsplats beror ofta på de anställdas trivsel och motivationsnivå. Skillnaderna i prestation hos de anställda hör ofta ihop med deras motivation och därför blir det allt viktigare att ledningen motiverar de anställda till att vilja prestera bra och uppnå organisationens mål. Vi har valt att analysera våra studieföretag med hjälp av Maslows Behovshierarki och Herzbergs Motivation och hygienteorin då det passade bäst i relation till empirin.

5.4.1 Maslows Behovshierarki

Enligt Maslows teori om personliga behov så har människan fem grundläggande behov som ska bli uppfyllt enligt en hierarki. Detta är en motivations teori och för att en människa ska kunna bli motiverad krävs det att vissa behov blir uppfyllda (Zetterquist, Kalling & Styhre 2005, s.134).

Transcom uppfyller de två första kriterierna i behovshierarkin, de fysiologiska och trygghetsbehoven behoven. Trygghetsbehoven behoven uppfylls då Transcom erbjuder sin personal hjälp med att etablera sig i Barcelona och hjälp med pappersarbete som behövs för att underlätta faktumet att komma till ett nytt land. Detta verkar uppskattas av personalen för att det gör att de får en tryggare och mer pålitlig känsla av företaget. De sociala behoven uppfylls till viss del. Genom träning de anställda får innan de börjar arbeta får de en chans att lära känna varandra och komma in i gruppen. Tävlingarna som hålls varje månad får de anställda att både komma nära varandra men även känna ett visst hot mot sina kollegor. Dock verkar det som att personalen önskat fler småtävlingar

gruppvis för att få bättre sammanhållning i gruppen och därigenom också lära känna varandra bättre. Annordningar av fritidssysselsättningar är även något som verkar saknas hos vissa anställda på Transcom.

Behov av status och prestige är att individen värdesätter sig själv, vilket på sätt och vis uppnås på Transcom. De anställda är måna om att sälja mycket för att på så sätt erhålla mer provision. Görs detta värdesätter säljarna sig själva högre för de uppnår då en högre lön, vilket även höjer prestationsviljan. Likaså gäller månadstävlingen, vinnaren av tävlingen kommer att värdesätta sig själv högre och prestationsviljan höjs när känslan av bekräftelse på prestationen förverkligas. Detta gäller även individens sätt att se på sina kollegor, de som tjänar mer och vinner tävlingen kommer att bli sedda med högre värde. Motsatsen gäller om de anställda inte säljer eller inte vinner tävlingen, då blir värdesättningen lägre och även prestationsviljan sänks om inte den önskade sälj nivån uppnås.

Behov av självförverkligade handlar om hur långt individen lyckas utnyttja sin förmåga och förverkliga sina möjligheter. Vissa av de anställda på Transcom verkar inte känna sig särskilt motiverade på företaget och det verkar som att de vänder sig till företaget på grund av andra anledningar än själva arbetet i sig. Det handlar nog inte om att självförverkliga och utnyttja sin förmåga, utan mer om en tillfällig sysselsättning eller önskan om att komma till ett annat land. Detta är ytterligare tecken på att Transcom faller tillbaka till Taylors tänkande och fokuserar inte tillräckligt på individen. Taylors mål var att få organisationen så effektiv som möjligt genom att se till att arbetarna blir maskinliknande mekanismer som strävar efter en ökad outcome. Här kan vi till och med se att Transcoms motivationssystem fungerar sämre än vad Taylors gjorde då det inte eftersträvas samma lika mycket lönsamhet. Att personalen byts ut så pass ofta som den görs på Transcom kan knappast leda till högre effektivitet eller lönsamhet.

5.4.2 Frederic Herzberg, Motivation och hygienteorin

Motivationen och prestationen inte är så hög som den borde eller skulle kunna vara på ACS. Drar man paralleller till Herzbergs motivation och hygienteori är det klart att arbetstillfredsställelsen inte är så hög som den borde vara och missnöjet är högt på företaget. Om missnöjet minskar betyder det inte att arbetstillfredsställelsen kommer att höjas automatiskt i företaget. ACS måste koncentrera sig på att höja arbetstillfredsställelsen och minska missnöjet bland de anställda. Missnöjet riktar sig mot att företaget har till exempel ett bonussystem för att höja motivationen och prestationen på företaget men det fungerar inte som det ska till hundra procent. Det är väldigt svårt för den anställda att nå målen för att erhålla maximal bonus. Vilket i sin tur kommer att leda till att den anställda slutar eftersträva den maximala bonusen och prestationen

kommer att minska. Den anställde övervakas ständigt genom olika datasystem beroende på vad arbetsuppgiften är. Inom hygienfaktorerna på ACS är arbetstrygghet och relation med kollegorna väldigt låga, vilket är bra för den anställda och det kan leda till att den anställda vill stanna kvar och även avancera inom företaget men detta är inget unikt för ACS. Anställningstrygghet i Spanien är väldigt viktigt inom den spanska lagen och relation med kollegor kan man hitta på andra företag också. Det ger inte motivation för den anställda att prestera mer. Det som är viktigt för ACS enligt oss är deras system vad gäller arbetsuppgifter och erkännande av arbetet som i sin slutända leder till bonus. Monetära medel för ökad prestation är i regel de som är mest effektiva men inte alltid. Efter att ha intervjuat de olika personerna på företaget står det klart att de anställda skulle vilja att företaget även fokuserade på hygienfaktorn vad gäller företagspolicy. Arbetssättet som används idag skulle kunna förbättras och öka prestation på de olika avdelningarna. Genom att ändra arbetssättet och omfördela arbetsuppgifterna mer rationellt som till exempel att företaget hade anställt några personer som jobbar som Call Center agenter och detta skulle då kunna leda till att de som har hand om de såkallade ”tickets” kan koncentrera sig på dessa och utföra dem med ett bättre resultat. Motivationen att prestera bättre hade ökat då bonusen ökar ju bättre resultat man har som anställd på dessa ”tickets”. Då skulle även missnöjet bland de anställda minska. I och med motivationsfaktorerna är nära relaterade till varandra är det viktigt att alla är höga och närvarande. Som vi kan se är detta fallet på ACS, man kan se prestationen som man har utfört och man får ett erkännande genom en bonus. Arbetsuppgifterna varierar och man har ansvar över sina egna arbetsuppgifter och ett ansvar som ett team. Det finns även möjlighet att utvecklas inom företaget och företaget föredrar interna rekryteringar. För att behålla sina anställda måste däremot ACS fokusera på hygienfaktorerna annars kommer det bli en väldigt hög omsättning på personal vilket inte är att föredra då det kostar mycket tid och pengar för företaget. Det är viktigt att företaget engagerar sig i sina anställda och leder dem mot samma mål så att de kan förverkligas tillsammans, att den anställde känner sig samhörig med företaget. Detta ska företaget göra när de förklarar sitt arbetssätt, sin policy för att människan vill tillhöra en grupp och då kommer missnöjet att minska.