Kontorschefen har ordet
Period 1 januari – 31 augusti
2020-09-18
TFN/2020:242-042
Inledning...3 Uppföljning och analys ...5 Invånare...5 Kommunfullmäktiges mål ...5 Nämndens mål...5 Strategiska vägval ...11 Internkontrollpunkter ...12 Samhälle...14 Kommunfullmäktiges mål ...14 Nämndens mål ...14 Strategiska vägval...20 Internkontrollpunkter ...21 Medarbetare...24 Kommunfullmäktiges mål...24 Nämndens mål...24 Strategiska vägval ...26 Internkontrollpunkter ...27 Ekonomi...29 Kommunfullmäktiges mål...29 Nämndens mål ...29 Strategiska vägval...30 Internkontrollpunkter ...31
Ekonomisk analys...33 Driftredovisning...33 Ramprotokoll ...33 Sammanfattande kommentar till resultat och årsprognos...33 Prognossäkerhet ...35 Konsekvenser utifrån Coronapandemin...35 Investeringar...36
Inledning
Teknik- och fritidsnämnden har följande verksamhetsområden.
Administrativa enheten
Stadsmiljö och service
Fritidsenheten
Räddningstjänst
Måltidsservice
Teknik- och fritidsnämnden är en utpräglad servicenämnd som finns till för såväl invånare som för kommunens verksamheter. Till sitt förfogande har nämnden teknik- och servicekontoret (TSK) med underliggande verksamheter.
Administrativa enheten ansvarar för nämndadministration, registratur,
parkeringstillstånd till personer med funktionsvariationer, tillstånd för markupplåtelse och torghandel, fordonsenhet samt post och repro (post- och paketleveranser inom kommunen).
Stadsmiljö och service ansvarar för drift, underhåll och utveckling av gata, park, broar, gatubelysning, trafiksäkerhetsarbete och projektering av exploateringsprojekt.
Verksamheten ansvarar även för hamnverksamhet och husbilsplatser.
Fritidsenheten ansvarar för drift och underhåll av kommunens idrottsplatser, idrottshallar, simhallar, motionsspår, skyttehallar, friluftsområden och badplatser.
Inom enheten sker även fritidsplanering, plats- och lokalbokningar, administration för föreningsbidrag samt dialog med föreningar och allmänhet.
Räddningstjänsten ansvarar för insatser vid bränder och olyckor, förebyggande brandskydd, utbildning i brandkunskap och första hjälpen, vissa delar av kommunens skadepreventiva arbete samt civil beredskap.
Måltidsservice ansvarar för det interna måltidsutbudet och leveranser. Måltidsservice ska laga och servera goda, hållbara och näringsriktiga måltider till alla matgäster, från barn i förskolan till de äldre som bor på särskilda boenden.
Teknik- och fritidsnämnden ansvarar även för VA- och återvinningsfrågor i samverkan med SEVAB och Samhällsbyggnadskontoret (SBK).
Nämndens delårsrapport omfattar en redogörelse för utvecklingen av verksamhet och ekonomi för perioden januari till augusti. Nedan redovisas en sammanfattning av nämndens måluppföljning och under respektive mål finns en mer förklarande text.
Tabell över måluppföljning
Perspektiv Mål Bedömning
Invånare Teknik- och fritidsnämnden tillhandahåller god service till invånare samt tillgängliga miljöer. Därmed bidrar nämnden till god folkhälsa och att Strängnäs kommun upplevs som en trygg plats att bo, leva och verka i.
Uppfyllt
Invånare Teknik- och fritidsnämnden skapar genom digitalisering, tydlig kommunikation och dialog möjlighet till inflytande och delaktighet i det lokala samhällets utveckling. Det är viktigt för att skapa tillit till det demokratiska systemet och för att utveckla ett hållbart samhälle.
Uppfyllt
Samhälle Teknik- och fritidsnämnden tillhandahåller god infrastruktur och arbetar aktivt med beteendeförändring för en hög trafiksäkerhet, trygghet och tillgänglighet samt en hållbar miljö i alla
kommundelar.
Delvis uppfyllt
Samhälle Teknik- och fritidsnämnden arbetar för en ökad användning av alternativa energikällor, minskad användning av fossila bränslen, minskad energiförbrukning samt minskat antal transporter och resor.
Uppfyllt
Samhälle Teknik- och fritidsnämnden bidrar till att bevara natur- och vattenmiljöer samt arbetar för en renare miljö.
Delvis uppfyllt Samhälle Teknik- och fritidsnämnden bidrar till den hållbara cirkulära
måltiden.
Delvis uppfyllt Medarbetare Teknik- och fritidsnämnden har en god, jämställd och utvecklande
arbetsmiljö för alla medarbetare inom nämndens verksamheter.
Delvis uppfyllt
Ekonomi Teknik- och fritidsnämnden bidrar till en långsiktigt hållbar ekonomi genom effektiv resursanvändning där rådande strukturer och arbetssätt ständigt utmanas.
Uppfyllt
Uppföljning och analys Invånare
Perspektivet invånare sätter kommunens invånare och andra personer som nyttjar Strängnäs kommuns tjänster i fokus. Det ska vara lätt att vara invånare och nyttjare av tjänster i Strängnäs kommun.
Respekt, öppenhet och ett gott bemötande, utan avkall på professionalitet, ska prägla mötet med invånare och företag, såväl i kommunens utbud av service och
välfärdstjänster som i vårt myndighetsutövande. Förhållningssättet innebär en lyhördhet för vad invånare och brukare vill, tycker och tänker och en tydlighet i vad man kan förvänta sig. Kommunikation och dialog är nyckeln till framgång.
Uthållighet och långsiktighet, samt mod att våga fatta beslut som kan vara svåra på kort sikt, skapar förutsättningar för positiva resultat i det långa loppet. Det ger också förutsättningar åt alla att delta i samhällslivet och förverkliga sina livsmål.
Kommunfullmäktiges mål
Demokratin är levande och inkluderande. Invånare, företagare och andra aktörer utvecklas i Strängnäs kommun och är medskapande och delaktiga i kommunens utveckling.
Beskrivning
Invånare, företagare och andra aktörer såsom föreningar, församlingar,
samarbetspartners, volontärer med flera ges möjlighet att vara, och är, medskapande i kommunens utveckling. Att vara medskapande i kommunens utveckling handlar om att kommunen tar tillvara på erfarenheter och synpunkter både från enskilda brukare som från dess sammanslutningar.
I Strängnäs kommun erbjuds välfärdstjänster av god kvalitet som utgår från invånarnas behov
Beskrivning
Kommunen visar genom aktiva handlingar att invånare i Strängnäs kommun har tillgångar och kompetenser som kan bidra till att förbättra de välfärdstjänster som erbjuds
Nämndens mål
Teknik- och fritidsnämnden tillhandahåller god service till invånare samt tillgängliga miljöer. Därmed bidrar nämnden till god folkhälsa och att Strängnäs kommun upplevs som en trygg plats att bo, leva och verka i.
Periodens viktigaste aktiviteter och resultat
Samtliga verksamheter arbetar utifrån sitt uppdrag med att leverera god service till kommunens invånare. Verksamheterna diskuterar regelbundet bemötande och vikten av att ha invånarnyttan i fokus. Medarbetarnas engagemang och kunskap värderas
I samband med Coronapandemin har arbetet med verksamheternas risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) och kontinuitetsplanering aktualiserats så att
verksamheterna kan tillhandahålla god service till medborgarna även under kris. Vid behov har medarbetare lånats ut till andra verksamheter inom nämndens ansvar, till exempel har personal från Stadsmiljö och service och Fritidsenheten utbildats i Campusköket för att kunna stötta där om det skulle behövas. Medarbetare har också hjälpt till inom andra nämnders verksamheter, till exempel personal från
Fritidsenheten som har packat skyddsutrustning eller Räddningstjänsten som har tillverkat handsprit och transporterat livsmedel.
Teknik- och servicekontorets ledningsgrupp (framöver kallad ledningsgruppen) har också under året arbetat med kontorets krigsorganisation och krigsplacering av medarbetare för att säkerställa att nämndens viktigaste verksamheter även fungerar under höjd beredskap.
Administrativa enheten arbetar aktivt med service till kommunens invånare. Genom posthantering (inkl. e-posthantering) och diarieföring av inkomna handlingar säker-ställs att invånarnas ärenden och synpunkter flödas vidare till rätt mottagare och hanteras på ett korrekt sätt. Under administrativa enheten återfinns fordonsenheten som indirekt bidrar till invånarnyttan genom att tillhandahålla fungerande fordon till kommunens alla verksamheter, till exempel så att hemtjänst kommer fram till brukare.
Genom att förbättra kommunens belysningsanläggningar har Stadsmiljö och service arbetat för ökad trygghet, som exempel är alla lampor i Åkers Styckebruk utbytta.
Pilotprojektet Smartcity, som innebär gatubelysning med extra funktioner, är nu monterat på Tosterö. I nuläget pågår mätning av trafikflöden och diskussioner pågår om vilka ytterligare funktioner som ska kopplas på.
Där det är möjligt försöker Stadsmiljö och service att bygga ihop anslutningar av
befintliga gång- och cykelbanor (GC-banor) för att erhålla längre stråk av GC-banor och därmed förhindra att oskyddade trafikanter tvingas ut i trafiken. Regelbundet röjs sly och ogräs kring alla gång och cykelbanor för att erhålla bättre framkomlighet och ökad trygghet.
Stadsmiljö och service arbetar med frågan hur kommunen kan bygga infrastruktur på ett hållbart sätt, samtidigt som infrastrukturen möter upp mot invånarnas behov och förväntningar på trygghet, framkomlighet, trafiksäkerhet, parkeringsplatser,
hastigheter, buller med mera.
Tosteröbron är en viktig del i Strängnäs stads vägnät då många
fordon/cyklister/gående passerar där varje dag. Samtidigt är bron viktig för sjötrafiken då båtar behöver ta sig igenom den för att bland annat komma till Strängnäs gästhamn.
Den är därmed även viktig för kommunens turism. Tyvärr har det varit en del
driftstörningar under sommaren som medfört att bron inte har stängt sig som den ska, som i sin tur skapat köbildning, försenade bussturer med mera. För att minimera problemet har extra bemanning satts in under kritiska perioder, analys av felkällor har genomförts och reservdelar har beställts och monterats vartefter. För att minska slitaget på bron har nämnden fattat beslut om färre öppettider under resten av året.
Under våren och sommaren har Stadsmiljö och service samt Fritidsenheten arbetat hårt med att hålla stadsmiljöer, lekplatser, parker, badplatser, motionsspår med mera i alla våra kommundelar rena, hela och välstädade. Att ge innevånare och besökares möjlighet till trivsamma utemiljöer har varit ett prioriterat uppdrag som bedömts som väl genomfört. Men att tömma papperskorgar i samma takt som de fyllts på har varit en utmaning.
Fritidsenheten arbetar för att alla idrotts- och fritidsanläggningar ska vara hela, rena och funktionsdugliga. De arbetar även för ett varierat utbud av motions- och
idrottsanläggningar och att de ska vara tillgängliga för kommunens alla invånare.
Corona-situationen har dock medfört att omklädningsrum, bad och gym har varit stängda från och med den 6 april till och med den 17 augusti, vilket har medfört minskad tillgänglighet.
För att alla som bor eller vistas i kommunen ska få trygghet upprätthåller räddnings-tjänsten beredskap med utryckningsstyrkor dygnet runt vid tre brandstationer. Under första delen av 2020 har antalet larm varit något färre än vanligt, troligen på grund av minskad samhällsaktivitet orsakad av pandemirestriktioner. Under sommaren har larmfrekvensen återigen varit normal.
Olika slags information och rådgivning om brandskydd erbjuds löpande av räddnings-tjänstens personal, både till privatpersoner och till företag/organisationer. Normalt erbjuds också extern utbildning i brandkunskap, åtgärder vid brand och livräddande första hjälpen. Sedan mitten på mars har utbildningarna dock ställts in helt på grund av pandemin, vilket gör att denna service inte når upp till målet.
Årligen utförs ungefär 70 tillsyner av brandskydd i olika verksamheter. Under januari-februari gjordes detta helt enligt plan men därefter har de flesta planerade tillsyner under våren skjutits upp beroende på pandemin. Under sommaren återstartades tillsynsverksamheten i liten skala. Än så länge räknar Räddningstjänsten med att kunna hämta hem en stor del av eftersläpningen under hösten även om de inte uppnår full måluppfyllnad när det gäller antal tillsyner.
Måltidsservice erbjuder goda, hållbara och näringsriktiga måltider till alla matgäster i våra kommunala förskolor, skolor och äldreomsorg. Omställningen till en mer hållbar måltid innebär bland annat att mer vegetariska maträtter serveras. Denna omställning medför hos vissa invånare en oro och ett missnöje som yttrar sig i form av
telefonsamtal och e-post samt insändare i media.
Coronapandemin har tyvärr medfört att planerade aktiviteter som till exempel kostråd och dialog med äldre på särskilt boende, i förskola och skola, inte har genomförts enligt plan. Cheferna har prioriterat den dagliga driften som har inneburit matlagning med färre medarbetare då sjukfrånvaron varit högre än normalt.
Strängnäs kommun är nominerad till två priser i White Guide Junior; Årets hållbara skolmatkommun samt Årets måltidschef. Nomineringarna kan ses som ett kvitto på att Måltidsservice under lång tid arbetat med service, folkhälsa och tillgänglig god mat för alla.
Analys och slutsats
I verksamhetsplanen framgår att verksamheternas arbete ska utföras utifrån ett lång-siktigt hållbarhetsperspektiv baserat på Agenda 2030 och de globala målen. Året startade upp och verksamheterna planerade och genomförde aktiviteter i enlighet med sina arbetsplaner, vilka till viss del har beskrivits i avsnittet ovan.
Måltidsservice omställning till mer hållbara måltider har genomförts enligt plan.
Tyvärr uppskattas inte denna omställning av alla vilket medför att det inom
verksamhetens område finns missnöjda invånare, i första hand vårdnadshavare till barn i förskola och skola. Ledningsgruppen ser därför ett stort behov av
verksamheten har erhållit horisontella medel kopplade till Agenda 2030 för att kunna anställa en kommunikationssamordnare på 50 %. Med detta tillfälliga stöd kommer informations- och kommunikationsinsatser att kunna utökas.
Den nuvarande Corona-situationen har dock medfört att vissa aktiviteter har pausats medan andra har kunnat genomföras. Inom till exempelvis räddningstjänsten kommer inte utbildning i brandkunskap, åtgärder vid brand och livräddande första hjälpen samt tillsyn genomföras enligt plan. Bad, gym och omklädningsrum inom
fritidsenheten har varit stängda under perioden april-augusti, vilket har bidragit till att invånare och föreningar inte har kunnat nyttja anläggningarna fullt ut.
Även om det förmodligen kommer att vissa planerade åtgärder vid årets slut som inte har kunnat genomföras, driftstörningar hos Tosteröbron under sommaren och några föräldrar som är missnöjda med den meny deras barn erbjuds gör ledningsgruppen bedömningen att målet kommer att vara helt uppfyllt vid årets slut.
Ledningsgruppen gör bedömningen utifrån allt som nämndens verksamheter har genomfört under året och det som kommer att genomföras under resterande delen av året. Nedan ges ett axplock av insatser som bedöms leda till god service till invånare och tillgängliga miljöer:
Administrativa enheten har fullföljt sina åtagande med nämndadministration, diarieföring, fakturaregistrering med mera.
Stadsmiljö och service har fullgjort sina åtagande både när det gäller projektering av nya och befintliga projekt samt drift och underhåll av
kommunens gator, vägar, cykel- och gångbanor, parker, lekplatser med mera.
Vid behov också omprioriterat resurser för att möte invånare och besökares ökade behov av utomhusmiljöer.
Fritidsenheten har fullföljt sina åtagande, med undantag av stängningen av bad, gym och omklädningsrum. Genom kontakt med föreningar har de aktivt försökt att minimera de negativa konsekvenser som stängningen har medfört.
Räddningstjänsten har under hela året haft en god beredskap, vilket medfört att invånare har haft samma trygghet som tidigare år. När det gäller tillsyner av brandskydd och informationsinsatser kommer insatserna inte komma upp i planerat antal men det bedöms påverka hela målet marginellt.
Måltidsservice har under hela året tillagat måltider till kommunala förskolor, skolor och äldreomsorg, samtidigt som de har påbörjat omställningen till den hållbara cirkulära måltiden.
Teknik- och fritidsnämnden skapar genom digitalisering, tydlig kommunikation och dialog möjlighet till inflytande och delaktighet i det lokala samhällets
utveckling. Det är viktigt för att skapa tillit till det demokratiska systemet och för att utveckla ett hållbart samhälle.
Periodens viktigaste aktiviteter och resultat
I kontorsplanen för 2020 är digitalisering ett prioriterat uppdrag och där framgår bland annat att verksamheterna ska identifiera processer och arbetsområden som kan digitaliseras. Ett första led i detta arbete är med hjälp av externt stöd, Digicenter, de kommer att göra en nulägesanalys, behovssamanställning och förslag på utvecklings-områden. Kontorschefen har erhållit ett enkätförslag från Digicenter och som beräknas
skickas ut till alla medarbetare på Teknik- och servicekontoret efter sommaren.
Ledningsgruppen har också en representant i kommunens taktiska råd som fungerar som en remissinstans till digitala rådet. Ett av taktiska rådets syfte är att bidra till informations- och kunskapsutbyte mellan kontoren och avdelningarna avseende olika digitaliseringsprojekt.
Nedan är några exempel på digitaliseringsprojekt som har slutförts eller pågår på kontoret:
Pilotprojektet med smart belysning beräknas pågå under ett års, den digitala plattformen kommer bland annat att fånga upp fordonshastigheter, antal gående och cyklister. Den kommer även användas för att mäta
energiförbrukningen samt styra gatubelysningen.
Nu kan våra invånare boka båtplatser digitalt i både Strängnäs och Mariefred, vilket ger en bättre service till invånaren samtidigt som administrationen på kontoret minskar. Ett exempel på lyckad digitalisering som ger dubbla vinster.
Måltidsservice har påbörjat arbetet med att införa ett digitalt
egenkontrollprogram (EKP), syftet är att få en enklare och säkrare hantering för både kökspersonalen och måltidsservice chefer.
Tillsammans med bland annat Kulturkontoret och It- och
digitaliseringsavdelningen har kontoret påbörjat införandet av objektet Uppleva och göra, vilket är ett objekt inom förvaltningsmodell för digitalisering
Strängnäs kommun, beslutad av Förvaltningens ledningsgrupp (FLG). I det här objektet ska IT-system som finns inom bland annat Fritidsenheten och
Kulturkontoret samlas och dokumenteras. Våren 2021 kommer objektet Samhälle och näringsliv att påbörjas, där ingår övriga IT-system som finns på kontoret.
För att underlätta för våra kommuninvånare finns flera av verksamheternas blanketter som e-tjänster där invånarna digitalt kan lämna in sina blanketter. Blanketter för ansökan om egensotning, annan sotare samt hantering av brandfarliga och explosiva varor erbjuds numera i digital form på kommunens hemsida. Under våren digitaliseras även de förelägganden som sotningsentreprenören har utfärdat för att kommunen ska kunna göra en bättre uppföljning i det egna administrationssystemet Daedalos. Andra blanketter som finns är lokalbokning, ansökning föreningsbidrag, ansökan om
specialkost med mera.
Nämndens verksamheter arbetar på flera olika sätt för att tillhandahålla tydlig kommunikation. Kommunens hemsida uppdateras regelbundet med information gällande nämndens verksamheter och flera verksamheter har utökat sin information på sociala medier. Till exempel Räddningstjänsten har ökat informationen från
verksamheten om brandskydd med mera genom att utöka antalet redaktörer.
Uppföljning har skett av "Plan för hur TSK ska arbeta med kommunikation" och alla verksamheter har tagit fram ett årshjul för kommunikation, där det framgår vilka återkommande aktiviteter som behöver kommuniceras. Bilden på nästa sida visar Driftenhetens årshjul. Andra aktiviteter är att kommunikationsplaner har upprättats eller håller på och upprättas gällande återkommande händelser till exempel
dessa åtgärder är att verksamheterna ska ha en mer proaktiv kommunikation till rätt målgrupp via rätt kanaler.
För att öka kommuninvånarnas inflytande och delaktighet samt säkerställa att barnrättsperspektivet beaktas har dialog genomförts med invånarna/barn vid
renovering av lekplatserna vid Lottenlund och Ekhov. Under hösten planeras dialog om parken vid Åkers Folkets hus för att skapa en plats som tilltalar både unga och gamla samt lekparken på Enhammarhöjden.
Förra året genomfördes en stor medborgardialog gällande aktivitetspark i
Stallarholmen och under våren har dialoger med allmänhet och föreningar fortsatts.
Tyvärr har ett flertal föreningsmöten ställts in och tänkta aktiviteter inom idrottspolitiska programmet har fått skjutas framåt med anledningen av
Coronapandemin. För att ersätta inställda fysiska möten har Fritidsenheten genomfört flera dialoger med hjälp av e-post eller digitala möten. Trots alternativa mötesformer finns en ovisshet om alla aktiviteter som planerats in i Fritidsenhetens arbetsplan kan uppnås.
Trafikfrågor är något som både berör och engagerar kommunens invånare. För att möta efterfrågan tas alla frågor och synpunkter emot av kontaktcenter. Berörda
tjänstemän genomför sedan möten veckovis för att hantera det som inkommit och åter-kopplar till frågeställaren. Under våren och sommaren har flera synpunkter inkommit gällande trafik och hastigheter och därför har flera trafikmätningar genomförts. Efter en trafikmätning återkopplar trafikgruppen till frågeställaren för att redovisa resultatet samt föra en dialog om förbättringsförslag i gatumiljön.
Måltidsservice har påbörjat arbetet med att ta fram ett måltidspolitiskt program och där är dialog med en viktig del i planeringen inför framtagandet. Dialog har skett under våren med elever på Finningeskolan och Mariefreds skola. Fler dialoger är inplanerade till hösten och samtidigt pågår ett arbete för att hitta alternativa metoder för dialog.
Måltidsservice arbetar också för att öka lärandet och förståelsen för odling och tillagning av mat och därför ges många barn i skola och förskola möjlighet att delta i
Måltidsservice arbetar också för att öka lärandet och förståelsen för odling och tillagning av mat och därför ges många barn i skola och förskola möjlighet att delta i