Teknik- och fritidsnämnden Tid

(1)

KALLELSE

Teknik- och servicekontoret 2020-09-16

1/2

Teknik- och fritidsnämnden

Tid: 2020-09-22 kl. 16:00. Kaffe och frukt kommer att serveras.

Plats: Folkets hus, Åkers styckebruk.

Det finns möjlighet att hålla gruppmöten i Folkets hus i Åkers styckebruk, men de ordinarie lokalerna nedan finns också tillgängliga.

Majoriteten har gruppmöte i Glunten kl. 15:00.

Oppositionen har gruppmöte i Nicander kl. 15:30.

Föredragningslista Allmänhetens frågestund Sammanträdets öppnande Upprop

Val av justerare

Övriga frågor - Gunnar Boman:

1. Ansvarsfördelningen i arbetet med VA-plan?

2. Skolutveckling - hur kan TFN bidra till skolan?

Ärende Beteckning

1. Föredragningslistan 2. Övriga frågor

3. Meddelandeärenden 4. Information:

- We Group informerar om Larslunda - Måltidspolitiska programmet - VA-plan

5. Agenda 2030

6. Delårsrapport TFN/2020:242-042

7. Rättning av protokoll Stallarholmen gästhamn

TFN/2020:220-037

8. Driften av dagcentralen Glada laxen TFN/2020:553-009

(2)

2/2

Ärende Beteckning

9. Revisionsrapport avseende kommunens framförhållning och planering av underhåll i VA-nätet samt VA-investeringsanalys

TFN/2020:490-007

10. Revidering av avfallsplan för Strängnäs kommun

TFN/2020:336-003

11. Förslag till riktlinjer för prövning av barnets bästa i enlighet med lagen (2018:1197) om Förenta Nationernas konvention om barnets rättigheter

TFN/2020:318-032

12. Införande av parkeringsavgifter för bilar och cyklar på Läggesta

stationsområde

TFN/2020:507-315

13. Sammanträdesdagar och -tider 2021 TFN/2020:555-036 14. Delegationsbeslut, rapport

SIXTEN SKULLMAN SOFIA WALL

Ordförande Nämndsekreterare

(3)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Teknik- och servicekontoret

2020-09-08 1/1 Handläggare

Sofia Wall 0152-29137

Teknik- och fritidsnämnden

Meddelandeärenden TFN 2020-09-22 Följande meddelandeärenden anmäls:

1. KS § 176 – e-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E 20), yttrande till förvaltningsrätten.

2. KF § 237 – tillskott för satsningar på välfärd och trygghet.

3. KS § 164 – Riktlinjer för internkontroll i Strängnäs kommun.

4. KS § 168 – Avtal om tjänsten Resvana, Nudgd AB.

5. Ärendebalanslista TFN 2020-09-22.

6. Verksamhetsrapport TFN 2020-09-22.

(4)

PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige

2020-08-24 1/3

KF § 237 Dnr KS/2020:415-0061

Tillskott för satsningar på välfärd och trygghet

Beslut

Kommunfullmäktige beslutar att

1. kommunstyrelsens budgetram för år 2020 utökas med 1 500 000 kronor att användas till trygghetsskapande åtgärder,

2. socialnämndens budgetram för år 2020 utökas med 4 000 000 kronor att användas till utökning av nattbemanningen på särskilda boenden för äldre,

3. socialnämndens budgetram för år 2020 utökas med 6 000 000 kronor att användas till förberedande åtgärder för att möta framtidens äldreomsorg med stöd av digitaliseringens möjligheter,

4. teknik- och fritidsnämndens budgetram för år 2020 utökas med 1 000 000 kronor att användas till åtgärder för vägunderhåll och att därigenom minska den så kallade asfaltsskulden,

5. budgetramen för horisontella medel under övriga kommungemensamma kostnader utökas under 2020 med 10 000 000 kronor att användas till åtgärder för att förbättra resultaten i skolan,

6. finansiering av tillskotten sker genom att ianspråkta 22 500 000 kronor från skattenetto.

Yrkanden

Hanna Drakengren (C) yrkar på följande ändring:

5. budgetramarna för barn- och utbildningsnämnden utökas med 10 000 000 kronor till åtgärderna för att förbättra resultaten i skolan,

6. finansiering av tillskotten sker genom att ianspråkta 18,5 miljoner kronor i beviljade statsbidrag och 4 miljoner kronor av ökade skatteintäkter.

Niclas Samuelsson (STRP), Margaretha Furustrand (L) och Catharina De Geer (KD) yrkar bifall till Hanna Drakengrens (C) ändringsyrkande.

Jacob Högfeldt (M) yrkar avslag till Hanna Drakengrens (C) ändringsyrkande.

Björn Karlsson (SD), Monica Lindell Rylén (S), Torbjörn Johansson (S), Mikael Lagergren (M) och Jacob Högfeldt (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.

Niclas Samuelsson (STRP) och Margaretha Furustrand (L) yrkar bifall till att-sats 1-4 i kommunstyrelsens förslag.

(5)

2020-08-24 2/3 Beslutsgång

Ordföranden ställer avslag mot bifall till Hanna Drakengrens (C) ändringayrkande och finner att kommunfullmäktige avslår förslaget.

Ordföranden ställer avslag mot bifall till kommunstyrelsens förslag och finner att kommunfullmäktige bifaller förslaget.

Reservationer

Margaretha Furustrand (L), Pia Steensland (KD), Catharina De Geer (KD), Hanna Drakengren (C), Roger Steen (C) och Maria Nerby reserverar sig mot beslutet med följande motivering:

Vi reserverar oss mot beslutet till förmån för förslagen till ändringar i Hanna Drakengrens (C) ändringsyrkade.

Beskrivning av ärendet

I januari deklarerade regeringen att skjuta till mer pengar till välfärden och presenterade nya satsningar på välfärd och trygghet. Totalt handlade det om fem miljarder kronor till landets kommuner och regioner. I februari beslutade

riksdagen om ytterligare ett ekonomiskt tillskott på drygt 2,5 miljarder kronor.

För Strängnäs kommun innebar det ett tillskott på totalt 18,5 miljoner kronor för 2020. Utöver det har den starka befolkningstillväxten de senaste åren medfört en eftersläpande skatteintäktsökning med 4 miljoner kronor.

Under våren har Strängnäs kommun liksom övriga världen kämpat med att hantera den pandemi som råder. Välfärden har varit hårt ansträngd och det har blivit tydligt hur viktigt det är med en väl fungerande kommunal verksamhet.

Samtidigt vet vi att den demografiska befolkningsutveckling som vi står inför kommer öka behovet av kommunal service. Vi behöver redan nu förbereder oss för det och satsar på åtgärder som innebär att vi hamnar i ett mer gynnsamt läge inför framtiden. Rådande strukturer och arbetssätt behöver utmanas, samtidigt som vi behöver vara öppna för digitaliseringens möjligheter.

Känslan av otrygghet i Strängnäs kommun har ökat de senaste åren. Samtidigt har brottsligheten minskat. Samhället är tryggare än tidigare men det kommer inte till invånarnas och samhällets kännedom. Ytterligare trygghetsskapande åtgärder behöver vidtas för att hantera denna utveckling.

De satsningar som föreslås handlar om ekonomiska medel för att vidta åtgärder som förbättrar möjligheten att:

 så många som möjligt klarar målen i skolan,

 bemanningen på natten inom särskilt boende för äldre ökar,

 med hjälp av digitaliseringen möta framtidens äldreomsorg,

 tryggheten hos våra kommuninvånare stärks samt,

 den så kallade asfaltsskulden minskas genom utökat vägunderhåll

(6)

2020-08-24 3/3 Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Budgettillskotten till nämnderna och övriga kommungemensamma kostnader finansieras av ökade skatteintäkter, bland annat till följd av regeringens resursförstärkning till landets kommuner och regioner.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Beslutet följs upp inom ramen för den löpande ekonomiska uppföljningen.

Beslutsunderlag

Protokollsutdrag, KS § 152, Tillskott för satsningar på välfärd och trygghet, 2020- 08-12

Tjänsteutlåtande, Tillskott för satsningar på välfärd och trygghet, 2020-07-02 Beslutet skickas till

Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden

Teknik- och fritidsnämnden Kulturnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Kommunrevisionen

(7)

Beslutad: 2020-08-26 § 164

Myndighet: Kommunstyrelsen

Diarienummer: KS/2019:680-003

Ersätter: KS/2016:648-003

Gäller för: Alla nämnder och förvaltningen

Gäller fr o m: 2020-09-01

Gäller t o m: Tills vidare

Dokumentansvarig: Ekonomichef

Uppföljning: Vid behov Riktlinjer för internkontroll

Internkontroll är ett förlopp eller flöde av strukturer och aktiviteter som tillsammans ska leda till det avsedda syftet. Den består av flera delar:

 en robust organisation

 riskanalyser som riktar arbetet

 planerade åtgärder och kontroller

 uppföljning.

Sammantaget handlar det om att bygga och stödja trygghet och tillit, ordning och reda, förtroende och utveckling. Internkontroll ger inte ett fullständigt skydd men en bra internkontroll kan ge förutsättningar för en rimlig säkerhet.

Syfte

Internkontroll bidrar till

 att verksamheten når sina mål – med effektivitet, säkerhet och stabilitet,

 att informationen och rapporteringen om verksamheten och ekonomin är tillförlitlig och rättvisande,

 att verksamheten efterlever lagar, regler, avtal mm.

En bra internkontroll förebygger, upptäcker och åtgärdar fel och brister som hindrar att organisationen kan nå sina mål på ett säkert och effektivt sätt.

Internkontroll bygger också in medvetenhet om behovet av att värna och vårda en stabil, öppen och rättssäker verksamhet.

Med internkontroll avses de strukturer, system och processer som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument.

(8)

En del i styrningen

Internkontroll är en del i styrningen – den ingår i verksamhets- och

ekonomistyrningen, i ledningssystemet, tillsammans med målsättning, planering, samordning, uppföljning och kontroll.

Den interna kontrollen är integrerad i nämndernas verksamhetsplanering som kompletteras med en risk- och väsentlighetsanalys som syftar till att undersöka och förebygga risker som kan hindra nämnden att nå sina mål. Risker hanteras med åtgärder inom verksamhetsplaneringen.

Ändamålsenlig internkontroll

En internkontroll som förebygger, upptäcker och åtgärdar fyller sin funktion och är ändamålsenlig. Det innebär att det finns bestämda processer och rutiner och att dessa följs och följs upp. Det innebär också att det finns en rimlig avvägning av kostnaderna för riskanalys, kontroller och uppföljning i förhållande till verksamhetens mål, karaktär och kostnader.

Vi har en ändamålsenlig internkontroll:

 om organisation och ansvar för den interna kontrollen är tydliga och kända,

 om det finns riktlinjer och rutiner som är aktuella och tillämpas,

 om åtgärder vidtas med anledning av riskanalys och kontroller,

 om de anställda har kunskap om och förståelse för den interna kontrollen,

 om de förtroendevalda är delaktiga i arbetet och

 om det sker en analys och återkoppling till ansvariga nämnder.

En viktig förutsättning för en effektiv internkontroll är information och kommunikation mellan politiker, anställda, verksamheter och olika

organisatoriska nivåer. Ledningen på olika nivåer har, enligt kontorsspecifika

(9)

rutiner, ansvar för att säkerställa att den information som krävs för att styra, följa upp och rapportera erhålls.

Ansvar för internkontroll

Det politiska ansvaret

Styrelser och nämnder har ansvar för sin verksamhet. Kommunallagen uttrycker att verksamhetsansvaret också rymmer ansvar för en tillräcklig internkontroll.

Den interna kontrollen hjälper nämnden att nå sina mål och bidrar till att stärka förtroendet för det demokratiska systemet.

Styrelser och nämnder beslutar om verksamhetens organisation/

ansvarsfördelning och delegering. Varje styrelse och nämnd ansvarar för att se till att det finns en organisation för den interna kontrollen. Kommunstyrelsen

beslutar om gemensamma riktlinjer för internkontroll som gäller samtliga styrelser och nämnder.

Styrelser och nämnder fattar generellt beslut om prioritering av kontrollåtgärder, genom att anta en internkontrollplan. Styrelser och nämnder deltar i den interna kontrollen genom medverkan vid framtagning av risk- och väsentlighetsanalysen och tar del av uppföljningen genom delårsuppföljningar och årsrapportering.

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar att samordna förvaltningen och ha uppsikt över andra nämnder, företag och förbund. Kommunstyrelsen kan också genomföra övergripande riskanalyser av gemensamma processer och lägga fast kontrollområden som alla nämnder ska genomföra. Kommunstyrelsen genomför även samlade analyser och bedömningar av den interna kontrollen utifrån övriga styrelsers- och nämnders egna bedömningar och underlag.

De anställdas ansvar

Kommundirektören respektive kontorschef ansvarar för att minst två gånger per år rapportera skriftligen till kommunstyrelsen och respektive nämnd. Det görs vid årets andra delårsuppföljning samt vid helårsuppföljningen.

Kommundirektör godkänner även rutin för det praktiska arbetet med

internkontroll vid kommunstyrelsens avdelningar. Kontorschefer godkänner rutin för respektive kontor. Rutinen visar den interna kontrollens organisation och ansvar inom kontoret.

Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ansvarar för att rutiner följs samt informerar/utbildar anställda om vad som gäller. Chefer har också ansvar att agera på och rapportera brister till närmast överordnad.

(10)

Alla anställdas arbete med internkontroll sker genom att arbeta enligt de rutiner och processer som finns i kommunen. Anställda ska även förebygga, upptäcka och åtgärda som uppmärksammas i arbetet.

För flera verksamheter och funktioner finns lagar eller förordningar som reglerar ansvar för och krav på riskanalys, avvikelserapportering, egenkontroll mm, t ex inom vård och omsorg, säkerhetsarbete och arbetsmiljö. Egenkontrollen i den operativa verksamheten är grundstenen i den interna kontrollen.

Revisorernas ansvar

Revisorerna utövar extern kontroll på fullmäktiges uppdrag. De granskar och prövar ansvarstagandet i styrelse, nämnder och beredningar. En del i

revisorernas uppdrag är att granska och pröva om den interna kontrollen som styrelser och nämnder ansvarar för är tillräcklig.

Delar i den interna kontrollen

Internkontroll är ett förlopp eller flöde av strukturer och aktiviteter som tillsammans ska leda till det avsedda syftet. Den består av flera delar:

 en robust organisation

 riskanalyser som riktar arbetet

 planerade åtgärder och kontroller

 uppföljning.

Robust organisation

En robust organisation har en struktur med tydliga uppdrag, ansvarsfördelning, riktlinjer och rutiner. Den har även en kultur som avgörs av normer och

värderingar. Organisationens ledarskap visar sig genom kombinationen av struktur och kultur. Personalens kompetens och förutsättningar är

grundläggande i den robusta organisationen. Information och kommunikation behöver fungera så att alla vet vad som gäller.

Riskanalyser

En risk är en möjlig händelse eller omständighet som kan göra det svårare att uppnå verksamhetens mål eller utföra verksamhetens uppdrag och att detta sker på ett avsett och säkert sätt.

Det finns olika sorters risker:

 Risker som drivs av yttre omständigheter t ex ändrad lagstiftning som ställer nya krav.

 Risker inom verksamhetens organisation, ledning och kompetens.

 Risker i verksamhetens processer, rutiner/system.

 Risker i att inte följa lagar, regler, riktlinjer.

(11)

Riskanalysen behöver kopplas till mål, uppdrag, åtagande eller processer/rutiner.

Den görs genom att reflektera och utreda för att ringa in, bedöma och hantera risker. Den bygger på de fakta och kunskap som vi har och kan samla in.

Planerade åtgärder och kontroller

Utifrån risk- och väsentlighetsanalys avgör den utsedde kontrollansvarige hur kontroller ska genomföras och att de genomförs. Kontrollerna kan se olika ut t ex genom stickprov, intervjuer, läsa dokumentation, observationer etc.

Kontrollpersonen bedömer resultatet och rapporterar det enligt kontorets rutin.

Samma rutin visar även vem som ansvarar för åtgärder och information om den utförda kontrollen.

Kontrollerna görs utifrån första halvåret och redovisas vid nämndens

delårsrapport två. Den andra kontrollen utförs efter andra halvåret och redovisas i nämndens årsrapport.

Uppföljning

Även den interna kontrollen behöver utvärderas och analyseras. Respektive kontor ansvarar för att utvärdera sin interna kontroll och rapportera till nämnd i samband med årsrapporteringen. Det ligger i sin tur som underlag till

utvärdering och samlad bedömning av kommunens interna kontroll i årsredovisningen.

(12)

Bilaga 1

Att göra en risk- och väsentlighetsanalys

En risk- och väsentlighetsbedömning ska ligga till grund för arbetet med internkontroll. Förvaltning och politik samarbetar för att ta fram en risk- och väsentlighetsbedömning. Styrelser och nämnder har en egen risk- och

väsentlighetsanalys. Den tas fram i samband med nämndens verksamhetsplan.

Fyra steg behöver genomföras: identifiera, analysera, värdera och hantera.

Identifiera

Inventera och identifiera risker i rutiner/processer som kopplar till mål, uppdrag, bestämmelser etc. Det kan även vara risker för fusk, oegentligheter, korruption etc.

Vid identifiering av risker kan utgångspunkten t ex vara:

 Nyheter i organisationen; arbetssätt, rutiner, IT-system med mera

 Revisionens granskningar

 Tillsynsmyndighetens granskningar

 Tidigare och egna erfarenheter av brister i verksamheter/systemen

 Omvärldsfaktorer

 Reglementen, policydokument, regler etc

 Aktuella rutinbeskrivningar

 Kontrollplaner från tidigare år

Analysera

Sortera, beskriv och analyser riskerna. I analysarbetet kan det vara lämpligt att utgå från följande:

 Viken typ av risker är det som identifieras?

 Vilka symptom kan riskerna visa?

 Vilka konsekvenser kan riskerna ge?

 Finns det samband mellan riskerna?

 Vilka bakomliggande faktorer finns det?

Värdera

Riskerna behöver värderas utifrån sannolikhet och konsekvens. Utgå då ifrån:

 Hur troligt är det att risken finns eller kan uppkomma?

 Hur allvarlig blir konsekvensen om den inträffar?

Konsekvenser bedöms för invånare, brukare, elever, kommunen utifrån olika aspekter såsom mänskliga, förtroenderelaterade, ekonomiska, juridiska, demokratiska, miljömässiga etc.

(13)

Följande matris används och biläggs verksamhetsplanen. Risk- och väsentlighetsanalysen finns även i Ledningssystemet LIS.

Sannolikhet (risk)

1. Ingen risk: Risken är praktiskt taget obefintlig för att avvikelser ska uppstå.

2. Låg risk: Risken är mycket liten för att avvikelser ska uppstå.

3. Medel risk: Det finns en risk för att avvikelser ska uppstå.

4. Hög risk: Det är mycket troligt att avvikelser ska uppstå.

Konsekvens (väsentlighet)

1. Inga konsekvenser: Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen.

2. Lindriga konsekvenser: Uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen.

3. Kännbara konsekvenser: Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen.

4. Allvarliga konsekvenser: Är så stor att avvikelser helt enkelt inte får inträffa.

allvarliga konsekvenser

4 8 12 16

kännbara konsekvenser

3 6 9 12

lindriga konsekvenser

2 4 6 8

Konsekvens (väsentlighet)

inga

konsekvenser

1 2 3 4

ingen risk låg risk medel risk hög risk

Sannolikhet (risk)

(14)

Bedömningen görs sedan utifrån nedanstående tabell:

Grön (1-3) Inget agerande krävs. Riskerna accepteras.

Gul (4-8) Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med en annan part.

Orange (9-12) Rutinen/processen bör tas med i internkontrollplan.

Eventuellt behövs nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna.

Röd (16) Direkt åtgärd krävs. Minimering av riskerna eftersträvas.

Hantera

Utifrån matrisen och bedömningen ovan dokumenteras riskerna i

verksamhetsplanen och då kopplats till styrelsens och nämndens mål. Till

verksamhetsplanen biläggs Risk- och väsentlighetsbedömningen enligt framtagen mall. Risker som bedömts som gröna eller gula behöver inte följas upp i den interna kontrollen men ligger kvar i Risk- och väsentlighetsanalysen som identifierade risker.

Kontrollansvariga följer sedan kontorsspecifik rutin för kontroll, återkoppling och åtgärd samt dokumentation i årsrapport och delårsrapport.

(15)

Bilaga 2 - Mall för kontorsspecifik rutin

RUTIN för internkontroll för Xxx-nämnden

Internkontrollen bidrar till att ge nämnden en rimlig försäkran om att nämndens mål nås, att lagar efterlevs och att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv. Se Riktlinjer för internkontroll KS/2019:680.

Ansvar

Xxx-nämnden ansvarar för att det finns en årlig internkontrollplan och att internkontrollen inom nämnden är tillräcklig.

Kontorschefen ansvarar för att det finns en rutin som reglerar kontorets arbete med internkontroll, att den följs samt att resultatet redovisas i nämnden och att medborgarna informeras.

Verksamhetsansvarig/chef för den verksamhet som granskas, ansvarar för att resultatet analyseras och används i förbättringsarbete. Denne ansvarar även för att hålla medarbetarna informerade.

Titel (ändra titel) ansvarar för att kontroller genomförs och sammanställs. De benämns i rutinen som kontrollansvariga.

Titel (ändra titel) leder arbetet med internkontrollen och redovisar resultatet för verksamhetschefer och kontorschef.

Tillvägagångssätt i sex steg:

1. Risk- och väsentlighetsanalys

Titel (ändra titel) initierar arbetet med kommande års internkontroll. Kontorets ledningsgrupp bereder underlag om riskområden och tänkbara kontrollpunkter för kommande år. Det sker inför nämndsammanträdet i augusti. Då genomförs även workshop i nämnden där riskområden och kontrollpunkter kompletteras med det politiska perspektivet.

Vid identifiering av risker kan utgångspunkten t ex vara:

 Nyheter i organisationen; arbetssätt, rutiner, IT-system med mera

 Revisionens granskningar

 Tillsynsmyndighetens granskningar

 Tidigare och egna erfarenheter av brister i verksamheter/systemen

 Omvärldsfaktorer

 Reglementen, policydokument, regler etc

 Aktuella rutinbeskrivningar

 Kontrollplaner från tidigare år

(16)

Utifrån underlaget genomför xxx-nämnden en risk- och väsentlighetsanalys som underlag för urval av kontrollpunkter. Vid nämndsammanträdet i september alt i början av oktober. Xxx-nämnden beslutar om verksamhetsplan med

internkontroll vid sitt sammanträde i slutet av oktober. Kontrollansvariga fastställer metoder och tidpunkter för granskningar och informerar verksamhetsansvariga. I november.

2. Kontroller

Kontrollansvariga genomför granskningar, sammanställer materialet, lämnar det till Titel som redovisar det till verksamhetscheferna. I samband med redovisning av nämndens delårsrapport 2 samt helårsrapport får nämnden återkoppling av internkontrollen.

3. Hantering av resultat

Verksamhetscheferna genomför förbättringar i verksamheten utifrån det som har framkommit i analysarbetet. Sker fortlöpande.

Xxx-nämnden kan fatta beslut om åtgärder utifrån framkomna brister.

4. Information om resultat

Medarbetare och invånare informeras om resultatet av granskningar, analys och åtgärder i delårsrapport 2 och årsrapport som finns tillgängliga på webben. Sker i oktober och mars.

5. Utvärdering för lärande och förbättring.

Kontorschefen utvärderar arbetet med internkontrollen föregående år och vid behov uppdaterar rutinen. Februari.

6. Information om internkontrollarbetet

Kontorets medarbetare informeras under mars månad om årets internkontrollarbete.

(17)

PROTOKOLLSUTDRAG

Kommunstyrelsen 2020-08-26

1/2

KS § 164 Dnr KS/2019:680-003

Riktlinjer för internkontroll i Strängnäs kommun

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. godkänna förslaget Riktlinjer för internkontroll i Strängnäs kommun 2020-06-22.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Internkontroll är ett förlopp eller flöde av strukturer och aktiviteter som tillsammans ska leda till det avsedda syftet. Sammantaget handlar det om att bygga och stödja trygghet och tillit, ordning och reda, förtroende och utveckling.

Internkontroll ger inte ett fullständigt skydd men en bra internkontroll kan ge förutsättningar för en rimlig säkerhet.

Internkontroll bidrar till

 att verksamheten når sina mål – med effektivitet, säkerhet och stabilitet,

 att informationen och rapporteringen om verksamheten och ekonomin är tillförlitlig och rättvisande,

 att verksamheten efterlever lagar, regler, avtal mm.

En bra internkontroll förebygger, upptäcker och åtgärdar fel och brister som hindrar att organisationen kan nå sina mål på ett säkert och effektivt sätt.

Internkontroll bygger också in medvetenhet om behovet av att värna och vårda en stabil, öppen och rättssäker verksamhet.

Med internkontroll avses de strukturer, system och processer som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument.

Internkontroll är en del i styrningen – den ingår i verksamhets- och

ekonomistyrningen, i ledningssystemet, tillsammans med målsättning, planering, samordning, uppföljning och kontroll.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

(18)

2/2

Uppföljning

Uppföljning sker i samband med nämndernas helårsrapportering i analysgruppen.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Riktlinjer för internkontroll i Strängnäs kommun, 2020-06-22 Styrdokument, Riktlinjer för internkontroll i Strängnäs kommun, 2020-06-22 Beslutet skickas till

Barn- och utbildningsnämnden Kulturnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden

Teknik- och fritidsnämnden Kommunrevisionen

(19)

PROTOKOLLSUTDRAG Kommunstyrelsen

2020-08-26 1/2

KS § 168 Dnr KS/2020:220-059

Avtal om tjänsten Resvana, Nudgd AB

Beslut

1. ingå ”Projektavtal – Demonstration av digital mobilitetstjänst för att nudga till hållbara resvanor” med Nudgd AB,

2. ingå personuppgiftsbiträdesavtal för tjänsten Resvana med Nudgd AB, 3. paragrafen justeras omedelbart.

Yrkanden

Magnus Stuart (M) och Maria Nerby (C) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Strängnäs kommun undertecknade, som en av sex kommuner, i januari 2019 en avsiktsförklaring med A Win Win World Ekonomisk Förening att genom

partnerskap och samverkan delta i projektet "Digital plattform för att genom nudging främja hållbara resvanor". Projektet har för avsikt att utföra forskning och tester med syfte att undersöka om en digital plattform genom nudging kan främja hållbara resvanor. Nudging handlar om att genom att arrangera en valsituation påverka människors beteende. Parterna har av Energimyndigheten beviljats bidrag för genomförande av projektet.

A Win Win World Ek. För har nu bytt namn och organisationsform till Nudgd AB och den digitala tjänsten har bytt namn från Flyttvana till Resvana. Genom tjänsten kommer nyinflyttade och personer som flyttar inom Strängnäs kommun att få personligt anpassade sms. I sms:en finns en länk till Resvana-plattformen som samlat information och länkar till hållbara resealternativ i Strängnäs kommun.

Sms:en skickas till personer som nyligen flyttat eftersom nystartseffekten gör det lättare att ändra vanor. Strängnäs kommun står som avsändare och för

utformning och anpassning av tjänsten kommer Nudgd AB använda sig av personuppgifter hämtade från kommunen.

(20)

PROTOKOLLSUTDRAG Kommunstyrelsen

2020-08-26 2/2 Vi kommer inte att kommunicera något externt under projektet då det riskerar att påverka statistiken som ska mäta tjänstens effekt. Däremot kommer det att finnas en informationssida på kommunens webbplats med information om Resvana för den som aktivt söker efter den.

Sms:en kommer att skickas ut under hösten 2020.

Kommunikationsavdelningen och Teknik- och servicekontoret har kommit överens om att dela på kostnaden om 20 000 kr.

Beslutet ligger i linje med kommunens arbete med Agenda 2030 och kan leda till positiva effekter för framför allt mål:

3 God hälsa och välbefinnande 11 Hållbara städer och samhällen 13 Bekämpa klimatförändringarna Uppföljning

Uppföljning av tjänstens effekter på resvanor är en central del i projektet och Strängnäs kommun kommer att få tillgång till Nudgd ABs specifika resultat under vintern 2020/2021.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Avtal om tjänsten Resvana, Nudgd AB, 2020-06-25 Avtal, Avsiktsförklaring, tjänsten Flyttvana, 2019-01-18

Avtal, Projektavtal, Nudgd AB, 2020-06-26 Avtal, Personuppgiftbiträdesavtal, 2020-03-25 Beslutet skickas till

Teknik- och fritidsnämnden för kännedom

IT- och kommunikationsavdelningen för kännedom

(21)

1/5

KS § 176 Dnr KS/2019:648-037

E-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)

Beslut

1. yrka att överklagandet i förvaltningsrätten i Linköpings mål 5759-20 avslås,

2. anta nedanstående yttrande som sitt eget och överlämna det till förvaltningsrätten i Linköping.

Beslutsgång

Ordföranden finner sedan att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Christina Nilsson Löw (nedan Christina) lämnade den 3 november 2019 in ett e- förslag gällande en trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20).

Kommunfullmäktige beslutade vid sammanträde 2019-12-16 § 284 att överlämna ärendet till teknik- och fritidsnämnden för beredning. Teknik- och

fritidsnämnden beslutade 2020-02-25 § 26 att föreslå kommunfullmäktige att avslå e-förslaget, med motiveringen att teknik- och fritidsnämnden saknar ekonomiska medel för en utbyggnad och drift av denna gång- och cykelväg, som skulle kosta runt 20-30 miljoner kronor. Ärendet överlämnades till

kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade 2020-04-29 i att föreslå kommunfullmäktige att avslå e- förslaget med samma motivering som teknik och fritidsnämnden.

Kommunfullmäktige beslutade 2020-05-25 § 177 att avslå förslaget, med samma motivering som teknik och fritidsnämnden.

Under ärendets gång inkom frågor kring beredningen av detsamma som besvarades av kommunsekreterare 2020-06-10 samt i telefonsamtal mellan teknik- och fritidsnämndens ordförande och Christina.

Enligt föreläggande från förvaltningsrätten i Linköping 2020-06-26 har Christina kommit in med ett överklagande i ärendet. Förvaltningsrätten anmodar nämnden att inkomma med det överklagade beslutet, beslutsunderlag samt anslagsbevis senast den 10 augusti 2020 och förelägger kommunen att komma in med ett yttrande över överklagandet senast samma dag. Anstånd har beviljats till den 4 september.

(22)

2/5

Christina anför i sin överklagan bland annat följande. Frågan om en gång- och cykelväg mellan Strängnäs och Härad har varit aktuell under ett flertal år.

Invånare i Härad har diskuterat frågan och bestämt sig för att lämna in ett e- förslag eftersom de önskar en gång och cykelväg men ansåg att den summa Christina tror projektet skulle kosta kommunen var en för stor summa för en enskild nämnd.

Ärendet lyftes till kommunfullmäktige utan att dessförinnan beredas av

kommunstyrelsen. Inga ledamöter i kommunfullmäktige fick enligt Christina del av förslaget. Kommunfullmäktige beslöt att överlämna frågan till teknik- och fritidsnämnden för beredning. Av underlaget (vid den beredningen) framgår att kostnaden för vägen skulle uppgå till 20 – 30 miljoner kronor trots att Christina fått uppgift från trafikverket om att kostnaden för kommunen skulle uppgå till 14 miljoner kronor och trafikverket skulle stå för hälften av den totala kostnaden.

Christina har i samband med beredningen i kommunstyrelsen och

kommunfullmäktige skickat ett e-postmeddelande till alla politiker angående hanteringen, som hon fått svar i på. Hon har fått ett brev. Teknik- och

fritidsnämndens ordförande har också ringt till henne och bl.a. berättat att kostnaden för förslaget uppgick till högre belopp än trafikverket angett och att nämnden var enig vid sitt beslut. Kommunfullmäktige har beslutat att avslå hennes förslag.

Yttrande till förvaltningsrätten

Den fråga som förvaltningsrätten har att pröva i ärendet är om beslutet tillkommit på lagligt sätt, på sätt som krävs enligt 13 kap 8 § KL.

Kommunstyrelsen vill därför framhålla följande.

Gällande lagstiftning och styrdokument

Av 13 kap 8 § kommunallagen (SFS) framgår att ett överklagat beslut ska upphävas, om

1. det inte har kommit till på lagligt sätt

2. beslutet rör något som inte är en angelägenhet för kommunen eller regionen

3. det organ som har fattat beslutet inte har haft rätt att göra det eller 4. beslutet annars strider mot lag eller annan författning

Första stycket 3 och 4 gäller inte beslut enligt 11 kap. 5 § andra och tredje styckena samt 12 och 13 §§ och beslut om att använda medel från en resultatutjämningsreserv enligt 14 §.

Domstolen får inte ersätta det överklagade beslutet med något annat beslut Av 5 kap 15 § KL framgår att varje ledamot och ersättare i kommunfullmäktige ska kallas till sammanträde minst en vecka före sammanträdesdagen. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet och om de ärenden som

(23)

3/5

Av 5 kap 26 § KL framgår att innan ett ärende avgörs av fullmäktige, ska det ha beretts antingen av en nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör eller av en fullmäktigeberedning.

Av 5 kap 34 § KL framgår att fullmäktiges beslut att enligt överlåta till styrelsen eller en annan nämnd att besluta i ett ärende som har väckts genom

medborgarförslag får fattas utan föregående beredning (bestämmelsen tillämpas analogt av Strängnäs kommun i förhållande till e-förslag, se vidare nedan).

Frågan om hur ett e-förslag ska behandlas inte i lag men i arbetsordning beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 129 (se vidare nedan). Av § 25

kommunfullmäktiges arbetsordning framgår följande.

Alla fysiska personer får väcka ett elektroniskt förslag (e-förslag). Med ett e- förslag menas ett förslag till en åtgärd eller förändring som kan verkställas inom ramen för den kommunala organisationen.

Förslaget ska vara skrivet på svenska och uppgifter om namn och e-postadress ska anges.

E-förslag kan endast väckas via kommunens webbplats.

Andra fysiska personer kan lämna sitt stöd för ett väckt e-förslag. Den som vill stödja ett e-förslag ska lämna uppgifter om namn och e-postadress.

Det är endast möjligt att stödja ett väckt e-förslag via kommunens webbplats.

För att ett väckt e-förslag ska tas upp till politisk behandling krävs det att förslaget stöds av minst 30 personer.

Fullmäktige får, utan föregående beredning, överlåta till kommunstyrelsen eller en annan nämnd att besluta om ett e-förslag, utom i ärenden av principiell betydelse eller annars av större vikt för kommunen som följer av 5 kap. 1 § kommunallagen.

Fullmäktige eller styrelsen eller annan nämnd till vilken fullmäktige överlåtit att besluta om ett e-förslag, ska fatta beslut inom ett år från det att förslaget väckts.

Styrelsen eller annan nämnd som handlägger e-förslag ska minst två gånger om året informera fullmäktige om vilka beslut som fattats med anledning av

förslagen.

Närmare om den formella gången i ärendet

Ordningen för ”E-förslag” regleras inte i kommunallagen utan har införts av flera kommuner i syfte att främja lokal demokrati (se exempelvis kammarrätten i Sundsvalls dom i mål 945-17 och förvaltningsrätten i Malmös dom i mål 217-17 som både behandlar e-förslag ur olika aspekter). Frågan om hur ett e-förslag ska hanteras regleras i kommunens egna styrdokument. Strängnäs kommun har vid utformandet av styrdokumenten valt att hämta drag från regleringen kring medborgarförslag när man har reglerat hur ärendena ska beredas. Därför har bland annat 5 kap 34 § KL åberopats ovan.

(24)

4/5 Kommunstyrelsen framhåller att det i ärendet inledande beslutet att lämna e- förslag till teknik- och fritidsnämnden var en fråga i beredningen. Själva sakfrågan har sedan beretts av teknik och fritidsnämnden. Teknik- och

fritidsnämnden har lämnat kommunfullmäktige förslag till beslut. Innan ärendet togs upp för beslut i sakfrågan i fullmäktige har kommunstyrelsen berett ärendet.

Kommunstyrelsen anser därmed att beredningskravet i kommunallagens 5 kap 26 § är uppfyllt i ärendet.

För frågor kring beredningen i övrigt hänvisas till det brev från

kommunsekreterare till förslagsställare daterat den 2 juni 2020, som finns i ärendet, till kommunfullmäktiges arbetsordning samt till kallelser till kommunfullmäktiges sammanträden den 16 december 2019 och den 25 maj 2019, där det framgår att förslaget delgivits ledamöter och kommuninvånare i rätt tid inför respektive sammanträde.

Kommunstyrelsen konstaterar att förslaget behandlats i den ordning som anges i lag och kommunens egna styrdokument, beslutade av kommunfullmäktige.

Närmare om invändningar kring hur förslaget skulle finansieras och hur mycket det skulle kosta att genomföra

Ärendet har, som framgått ovan, passerat teknik- och fritidsnämnden och kommunstyrelsen vid beredningen i sakfrågan. Det framgår därmed att

kommunens inställning är att om man ska finansiera en gång/cykelväg ska det ske inom ramen för teknik- och fritidsnämndens budget. Det finns inte medel att finansiera förslaget nu och i dess nuvarande form.

Det e-postmeddelande som Christina hänvisar till avser trafikverkets uppfattning av kostnaderna för del av sträckningen, vid den tidpunkt hon skickade sin fråga dit. Trafikverket har lämnat andra uppgifter till kommunen - och utifrån de uppgifterna beräknades kostnaderna för genomförandet av medborgarförslaget i sin helhet för kommunen beräknades uppgå till det belopp som anges i beslutsunderlaget, dvs. 20-30 miljoner kronor.

Av förarbetena till KL framgår att en nämnd har full frihet att avgöra om och i så fall i vilka former dess ärenden ska beredas (se prop. 1990/91:117 s. 200),

nämnden har därmed inte varit skyldig att redovisa sina närmare beräkningar.

Det faktum att Christina och kommunen haft olika uppfattningar

om/förutsättningar att beräkna den totala kostnaden för genomförandet av förslaget och olika uppfattning om hur kommunenens kostnader ska finansieras medför inte att kommunfullmäktiges beslut strider mot lag. Det finns inte heller skäl att upphäva beslutet av annan orsak, med stöd av bestämmelsen i 13 kap 8 § KL. Kommunstyrelsen yrkar mot bakgrund av det som anförts

sammanfattningsvis att överklagan ska avslås, eftersom det inte finns någon grund för att upphäva kommunfullmäktiges beslut.

(25)

5/5 Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Svar på förvaltningsrätten i Linköpings föreläggande i mål 5759-20 Christina Nilsson Löw./.Strängnäs kommun, 2020-07-02

E-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)

Ordförandeförslag gällande e-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)

Kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 2019-12-16

Anslagsbevis, kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 2019-12-16 Protokollsutdrag, kommunfullmäktige § 284, 2019-12-16, Nyinkomna medborgarförslag och e-förslag.

Kallelse till teknik- och fritidsnämndens sammanträde 2020-02-25

Protokollsutdrag, teknik- och fritidsnämnden § 26, 2020-02-25, Svar på e-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)

Kallelse till kommunstyrelsens sammanträde 2020-04-29

Protokollsutdrag, kommunstyrelsen § 81 2020-04-29 Svar på e-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 f.d. E20

Skrivelse från förslagsställaren registrerad 2020-05-19 Svar på frågor från förslagsställaren daterat 2020-06-02 Kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 2020-05-25

Anslagsbevis, kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 2020-05-25 Protokollsutdrag, kommunfullmäktige § 177, 2020-05-25, E-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)

Anslagsbevis, Protokoll kommunfullmäktige 2020-05-25

Skrivelse och föreläggande från förvaltningsrätten daterade 2020-06-26 Beslutet skickas till

Förvaltningsrätten i Linköping Kommunfullmäktige för kännedom Teknik- och fritidsnämnden för kännedom

(26)

Ärendebalanslista TFN - Pågående ärenden 2020-09-10

Dnr Ärendetyp Ärende Planeras TFN HandläggareKommentar

Rapport delår 2 2020-09-22 Lena StenmanKlart senast fredag innan nämnd.

2020:336-003 Styrdokument Avfallsplan 2020-09-22 Kristina

Revision VA-plan 2020-09-22 Kristina Infoärende om process till TFN i september. Kristina stämma av innan nämnd. (Kopplat till KPMGs rapport).

TFN/2020:490-007 Revision KPMG svar på rapport 2020-09-22 Kristina Till KS 2 oktober. Informera KS- sek! Klart.

Direktjustering!

TFN/2020:553

Driften av dagcentralen Glada laxen 2020-09-22

Karin

Ska direktjusteras! Separat protokoll skrivs för det här ärendet. Ta med Kersti.

TFN/2020:507 Utveckling av parkeringsmiljön vid

Läggesta station

2020-09-22, (2020-10-28)

Anders Infoärende i augusti, beslut i september.

2020:318-032 Remiss Förslag till riktlinjer för prövning av barnets bästa i enlighet med lagen (2018:1197) om Förenta Nationernas konvention om barnets rättigheter

2020-09-22 Josefine, Sofia

Svar tilll KS senast 2/10. Sofia har mejlat Helena Edvinsson för att kolla om det räcker att ärendet dras i TFN i september. Svar: ja.

Grundvattenskyddsområde för Gorsingeholm

2020-10-27 Kristina Styrgruppsmöte 25 augusti.

Styrdokument Oljeskyddsplan infoärende. 2020 Kristina Info i juni. Ska revideras. Förmodligen klart i slutet av året.

Medborgarförslag större båtplatser 2020 Anders Handlingsprogram enligt Lag om skydd

mot olyckor för perioden 2020-2023

2020-10-27 Mårten Ärende saknas! Mejlat Mårten.

TFN/2020:488-034 Motion från David Aronsson (V) och Yvonne Knuutinen (V) om god ordning bland alla nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden

2020-10-27 Sofia Svar ska ha inkommit till KS innan årsskiftet

2020:489-100 Taxa VA-taxa 2020-10-27 Kristina

VP -21

2020-10-27 Förstudien Larslunda idrotts- och

friluftsområde

2020-09-22 + 2020-10-27

Anna, Bosse

Infoärende i september då We group kommer till nämnden. Beslut i oktober.

(27)

2020:274-037 Medborgarförslag Om förändrad användning av Tosteröbron

2020 Anders

2020:169-112 Ersättning för vigselförrättare 2020 Till KS när det nya reglementet är beslutat av KF, exp i Lex

Taxor Indexuppräkning av taxor för sotning Hösten 2020 Mårten inväntar avtalsrörelsen 2020:161-706 Taxor Hyror och regler för idrotts- och

motionsanläggningar

Hösten 2021 Bosse Måltidspolitiska programmet Hösten 2020 Karin 2017:54-315 Utredning Utreda drift, skötsel och uthyrning

samt driftbudget för

parkeringsverksamheten vid Läggesta

2020 Josefine

m.fl.

2017:55-315 Utredning Utreda framtida alternativa

driftsformer av parkeringsgaraget och utomhusparkeringarna vid nya resecentrum i Strängnäs

2020 Josefine

m.fl.

Grönt = Klart för beslut i TSN Information

Rött = Pågår (Kulturminnen, Ångbåtsbryggan (i Mariefred) och Ångbåtsbron) Svart = Nya, ej påbörjade Ekonomi- sjukfrånvaro: ingår i delårsplanen

(Suicid Zero)

Måltidspolitiska programmet: kort i september - utförligt i oktober.

We Group september Processen VA- plan

Gunnar Boman: övrig fråga x 2

1. ansvarsfördelningen i arbetet med VA-plan?

Kristina svarar.

2. Skolutveckling - hur TFN kan bidra till skolan. Anna svarar.

Information om utfallet av workshop 25 aug och risk- och

(28)

Ärendebalanslista TFN - Pågående ärenden 2020-09-10

Dnr Ärendetyp Ärende Planeras TFN HandläggareKommentar

Rapport delår 2 2020-09-22 Lena StenmanKlart senast fredag innan nämnd.

2020:336-003 Styrdokument Avfallsplan 2020-09-22 Kristina

Revision VA-plan 2020-09-22 Kristina Infoärende om process till TFN i september. Kristina stämma av innan nämnd. (Kopplat till KPMGs rapport).

TFN/2020:490-007 Revision KPMG svar på rapport 2020-09-22 Kristina Till KS 2 oktober. Informera KS- sek! Klart.

Direktjustering!

TFN/2020:553

Driften av dagcentralen Glada laxen 2020-09-22

Karin

Ska direktjusteras! Separat protokoll skrivs för det här ärendet. Ta med Kersti.

TFN/2020:507 Utveckling av parkeringsmiljön vid

Läggesta station

2020-09-22, (2020-10-28)

Anders Infoärende i augusti, beslut i september.

2020:318-032 Remiss Förslag till riktlinjer för prövning av barnets bästa i enlighet med lagen (2018:1197) om Förenta Nationernas konvention om barnets rättigheter

2020-09-22 Josefine, Sofia

Svar tilll KS senast 2/10. Sofia har mejlat Helena Edvinsson för att kolla om det räcker att ärendet dras i TFN i september. Svar: ja.

Grundvattenskyddsområde för Gorsingeholm

2020-10-27 Kristina Styrgruppsmöte 25 augusti.

Styrdokument Oljeskyddsplan infoärende. 2020 Kristina Info i juni. Ska revideras. Förmodligen klart i slutet av året.

Medborgarförslag större båtplatser 2020 Anders Handlingsprogram enligt Lag om skydd

mot olyckor för perioden 2020-2023

2020-10-27 Mårten Ärende saknas! Mejlat Mårten.

TFN/2020:488-034 Motion från David Aronsson (V) och Yvonne Knuutinen (V) om god ordning bland alla nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden

2020-10-27 Sofia Svar ska ha inkommit till KS innan årsskiftet

2020:489-100 Taxa VA-taxa 2020-10-27 Kristina

VP -21

2020-10-27 Förstudien Larslunda idrotts- och

friluftsområde

2020-09-22 + 2020-10-27

Anna, Bosse

Infoärende i september då We group kommer till nämnden. Beslut i oktober.

(29)

2020:274-037 Medborgarförslag Om förändrad användning av Tosteröbron

2020 Anders

2020:169-112 Ersättning för vigselförrättare 2020 Till KS när det nya reglementet är beslutat av KF, exp i Lex

Taxor Indexuppräkning av taxor för sotning Hösten 2020 Mårten inväntar avtalsrörelsen 2020:161-706 Taxor Hyror och regler för idrotts- och

motionsanläggningar

Hösten 2021 Bosse Måltidspolitiska programmet Hösten 2020 Karin 2017:54-315 Utredning Utreda drift, skötsel och uthyrning

samt driftbudget för

parkeringsverksamheten vid Läggesta

2020 Josefine

m.fl.

2017:55-315 Utredning Utreda framtida alternativa

driftsformer av parkeringsgaraget och utomhusparkeringarna vid nya resecentrum i Strängnäs

2020 Josefine

m.fl.

Grönt = Klart för beslut i TSN Information

Rött = Pågår (Kulturminnen, Ångbåtsbryggan (i Mariefred) och Ångbåtsbron) Svart = Nya, ej påbörjade Ekonomi- sjukfrånvaro: ingår i delårsplanen

(Suicid Zero)

Måltidspolitiska programmet: kort i september - utförligt i oktober.

We Group september Processen VA- plan

Gunnar Boman: övrig fråga x 2

1. ansvarsfördelningen i arbetet med VA-plan?

Kristina svarar.

2. Skolutveckling - hur TFN kan bidra till skolan. Anna svarar.

Information om utfallet av workshop 25 aug och risk- och

(30)

Verksamhetsrapport

Teknik- och servicekontoret

September2020

(31)

Sida 2

Stadsmiljöenheten

Driftenheten:

På driften har vi bytt ut bilen som tömmer soptunnorna och ersatt med en el-bil.

Vi har också fått klartecken från leverantören av redskapsbärarna (3 st.) att börja tanka HVO bränsle istället för die- sel.

Inom kort kommer flytten av sophanteringen på Vältstigen flyttas till Gorsinge ristipp där vi nu bygger en sopanlägg- ning med bl.a. fräsmassor från asfaltläggningen som vi återvinner till körbaryta vid Gorsinge ristipp. Resultat blir att vi på ett bättre sätt kan sopsortera olika fragment och då kan allt återanvändas.

I år har vi haft personal i Åker vilket innebär färre resor till Vältstigen, Strängnäs. Möjligheten att ha maskiner stat- ionerat i Åker har också minskat resandet inom kommunen.

Vi har installerat två nya robotgräsklippare, en i Åker och en i Mariefred för att minska fossila utsläpp och bidra till en tystare central miljö vid gräsklippning.

Under hösten har vi påbörjat arbetet med att projektera Fårhusladan så att i framtiden ha VA framdraget och bygga ett bra personalutrymme för Driften, LSS och föreningen Strängnäs båtbyggare som är verksamma upp i Fårhusladan.

Då kommer det bli riktiga toaletter, städskrubb litet pentry . husmodulen kommer att byggas i vinkel på det befintliga snickeri vi delar idag med båtbyggarna.

Hertig karls allé i Mariefred har genomgått en förändring och intrycket är nu rent och snyggt. Dessutom mycket en- klare skötsel i framtiden.

Projektenheten:

Stora insatser att byta till LED belysning och vi återanvända schakt massorna inom exploateringen.

Fritidsenheten

Badplatser:

Badplatserna har flitigt använts denna sommar med följden att papperskorgar, soptunnor och bajamajor blivit överfulla periodvis. Trots att Fritid beställde extra tömningar har det, under varma helger, inte räckt till med insatserna.

Uppdragsersättning lämnas till Str Tennisklubb, Stallarholmens bågskytteklubb och Mariefreds Camping att helgstäda Visholmen, Östabadet i Stallarholmen och Mariefreds strandbad under sommarlovet.

Hundparker:

Nu finns hundparkerna i Mariefred och Åkers styckebruk anlagda och invigda.

Aktivitetspark:

Fritid har i samarbete med Stallarholmens SK påbörjat arbetet med att anlägga en aktivitetspark på Toresunds IP. Fond- medel har beviljats från Arvsfonden och Leader inlandet till projektet. Under hösten kommer underlag för en upphand- ling tas fram. Byggstart planeras till våren 2021 och målsättningen är att ha parken igång från augusti nästa år.

Föreningsstödsfonden:

Fram till dags dato har 10 föreningar skickat in ansökningar om stöd från fonden.

Fem föreningar har beviljats bidrag, övriga är under behandling.

Det har inkommit 21 ansökningar i trygghets- och näringslivsfonden.

Månadens mål:

Fritid delar med sig användandet av de mindre lastbilarna som är placerade på Vasavallens IP och Hammarens IP till Thomasgymnasiet och Mariefredsskolan. Detta i syfte att skolorna inte behöver köpa in egna bilar då det finns utrymme att samverka bilarna med dem. Under oktober kommer källsortering införas på Vasavallens IP.

(32)

Räddningstjänsten

September2020 Sida 3

Antalet larm under årets första åtta månader var 349 stycken, något lägre än 2019 då det var 381 larm under samma period.

Troligen beror detta på att hela samhället stannade upp under våren.

Rekryteringen till vakanta tjänster är nu i princip färdig. Brandinspektör, administratör och tillförordnad styrkeledare är klart.

En ny ställföreträdande räddningschef börjar i mitten av oktober. Under kommande vinter behöver vi också rekrytera några nya heltidsbrandmän.

På grund av den pågående pandemin har vi skjutit upp informationsinsatserna 112-teatern för alla sexåringar i kommunen och öppet hus för allmänheten på brandstationerna till våren 2021. Aktiviteten Känn dig trygg – Förebygg för alla kommunens elever i årskurs 7 genomfördes dock under september i Åkers Folkets hus med särskild hänsyn tagen till pandemirestriktioner- na. Vid denna aktivitet samverkade räddningstjänsten med polisen, socialkontoret, Bergkvarabuss och Svensk Handel.

Vår tillsynsverksamhet har under sommaren kommit igång i liten skala och under oktober kommer vi även att börja genom- föra extern utbildning i form av HLR (hjärt-lungräddning) samt BKA (brandkunskap för alla) igen. Vi gör det på ett Coronasä- kert sätt ute hos kunderna. Även om vi inte kommer att nå de uppställda målen för året så är vi igång igen vilket känns bra.

Ombyggnaden på Strängnäs brandstation pågår fortfarande och förhoppningsvis blir det klart under hösten så att vi kan lämna de tillfälliga omklädningsbarackerna.

En ny fyrhjulig motorcykel har levererats till Strängnäs brandstation och fler lätta fordon är tänkta att anskaffas under hösten.

Eftersom en av lastbilarna på stadsmiljöenheten är i mycket dåligt skick pågår nu förberedelser för att kunna använda en av räddningstjänstens containerbilar vid halkbekämpning med salt! En ny containerbil ska handlas upp under hösten och den tidigare överförs då till stadsmiljöenheten men ska fortsatt kunna användas som brandbil vid behov. Att på detta sätt nyttja varandras resurser är ett koncept som alla vinner på och det ger en positiv ekonomisk effekt.

Månadens mål: Teknik- och fritidsnämnden arbetar för en ökad användning av alternativa energikällor, minskad användning av fossila bränslen, minskad energiförbrukning samt minskat antal transporter och resor.

Räddningstjänsten har vid flera tillfällen köpt begagnade fordon, framförallt när de ska användas sällan. Flera av brandfordo- nen har mycket låga årliga körsträckor vilket inte motiverar nyinköp. Av samma skäl finns ett längre utbytesintervall än för övriga fordon i kommunens verksamheter. Vid utbyte av fordon strävas efter låg bränsleförbrukning och möjlighet att använda alternativa drivmedel. För tunga fordon är det dieselmotorer som gäller men de kan i många fall även köras på RME och/eller HVO. När det gäller personbilar finns också planer på hybridfordon som kan köras kortare sträckor med eldrift. Det finns också planer på att skaffa en elcykel för persontransporter till möten i Strängnäs tätort.

Administrativa enheten

Den elassisterade lådcykel som turismansvarig köpt in och använt, har genom ett gott samarbete med vår fordonsenhet, nu blivit bokningsbar i fordonsflottan. Den kommer att finnas tillgänglig för alla under den period Turism ej använder de – Sept- Maj.

Den är perfekt när man ska resa kortare sträckor och behöver packning med sig. Nu kan man välja mellan 5 elcyklar, en låd- cykel och 2 vanliga cyklar i kommunhusets garage. På Campus finns 1 elcykel.

I och med att vi nu fått två nya laddplatser kommunhusets garage, har en till elbil tagits i bruk för bilpoolen, och MoU Äldre har fått en till sin nya El-bil. Totalt finns det nu 7st elbilar i bilpoolen, 5 rena elbilar och två plug-in hybrider (som körs på el+bensin).

Tillsammans med kollegor har vi förberett inför den Europeiska Trafikantveckan som pågår 16-22 september. Kampanjen är ett europeiskt initiativ för att underlätta och uppmuntra till hållbara resor och transporter. Strängnäs kommun deltar i år igen och kommer att genomföra ett antal aktiviteter. Färgglada cykelställ kommer att finnas utplacerade på knytpunkter i de olika kommundelarna, bland annat på Trädgårdsgatan i Strängnäs. Den 16 september har vi ett mindre evenemang på Gyllenhjelm- storget där man kan diskutera trafik med polisvolontärer, kommunala tjänstemän som arbetar med trafikplanering, klimat- och energirådgivare från ESEM, Sörmlandstrafiken och bussbolaget Bergskvara.

(33)

Sida 4

Månadens mål: Teknik- och fritidsnämnden arbetar för en ökad användning av alternativa energikällor, minskad använd- ning av fossila bränslen, minskad energiförbrukning samt minskat antal transporter och resor.

Transporter, bränsle och energi är en viktig del av livsmedelskedjan. Utan alla dessa transporter fungerar inte livsmedels- försörjningen och vi blir utan mat. Detta gäller så klart även för lokal mat och närproducerade råvaror och det är ofta här skon klämmer när vi har en ambition att öka andelen lokalproducerad mat.

Den enskilda bonden eller småskaliga producenten har oftast en mycket begränsad kapacitet till leveranser. Kommunens behov är livsmedel till många adresser, i vårt fall ett 30-tal, flera gånger i veckan. Därför räcker det inte att hitta lokala producenter om man inte samtidigt hittar lösningar för transporterna.

För våra befintliga avtal gäller att vi ställer krav på energikälla och förbrukning i paritet med vad vi tror att marknaden klarar av. För högt ställda krav kan leda till att en tänkt leverantör inte kan lämna anbud, för lågt ställda krav hjälper inte till att driva branschen i rätt riktning. Detta kravområde kan utvecklas och förbättras inom Måltidsservices ansvarsområde, då fokus just nu har varit på avtalets innehåll, det vill säga maten. Inför nästa avtal med måltidstransporter, det vill säga bilarna som kör ut den färdiga maten, kanske marknaden är mogen för krav om elbilar eller andra helt fossilfria fordon.

Det samma kanske även gäller för grossistavtalet, men där handlar det troligtvis om att lastbilarna kan köras på HVO.

Detta i sin tur kräver en fungerade infrastruktur i kommunen för el, HVO-tankställen eller liknande. Hur kan kommunen bidra till det för att möjliggöra för ökade krav på hållbarhet i våra egna avtal? Hur kan andra delar av kommunen involve- ras i frågan om fossilfria transporter och resor? Översiktsplanering, detaljplanering och näringslivsutveckling är några om- råden som ingår i detta komplexa område, där Måltidsservice är en bricka i spelet. Horisontell styrning kan vara ett steg på vägen.

En mycket viktig symbolfråga är våra egna persontransporter: När vi chefer ska åka till en arbetsplats eller ett möte nära kommunhuset, är det en självklarhet att cykla eller promenera. Många små steg behövs och de synliga och symboliska är också viktiga, tillsammans med den långsiktiga strukturförändringen.

För övrigt är det nu också officiellt att Strängnäs kommun är Sveriges tredje bästa hållbara skolkommun. En titel som både ger energi och förpliktigar.

Måltidsservice

Kontorschefen har ordet

Så här års slås jag alltid av tjusningen av att vara i flera verksamhetsår samtidigt och hur oerhört dynamiskt det är att arbeta i en kommunal verksamhet. Vi arbetar för högtryck med 2020:års delår 2, sammanställer, följer upp, reviderar uppdrag och säkerställer leveranser utifrån vårt uppdrag. Samtidigt arbetar vi med nästa års planering, mål ska arbetas fram och förankras, både i stort och smått. Leverans av måltider, asfalt och hög frisknärvaro ska ses lika viktiga och få samma uppmärksamhet, som tillgång till bra fotbollsplaner, snabba insatser vid olyckor och driftsäkra fordon i kommunens alla verksamheter, tänk vilken balansakt. Vi planerar även för investeringar som sträcker sig många år framåt i tiden, ibland investeringar som ska sträcka sig över flera generationer.

Det är ibland lätt att glömma bort alla viktiga uppdrag som verksamheterna har, både stora och små. För mig, som för många andra tjänstepersoner fylls dagarna av samtal med kollegor och medarbetare, att hantera fakturor, skriva rappor- ter, analysera sjuktal och ekonomiska utfall. Det gör att samtalen från våra kommuninnevånare är oerhört viktiga, de ger mig en bild av vad vi lyckas bra med och vad vi behöver förstärka. Under sommaren har jag fått flera kvitton på att det vi gör är bra, många positiva samtal och mail om det arbete som utförs. Jag upplever att vi får mycket mer ros än ris.

En ros fick vi när en äldre dam undrade varför bänken i hennes närområde var bortplockad, det gjorde att hon inte kunde gå till och från affären, då hon behövde bänken för att vila en stund. Bänken var på lagning så allt var i sin ordning, men det hjälpte knappast damen som inte orkade hela vägen. Dagen efter vårt samtal ställdes det ut två bänkar utmed gatan, och samma dag efter lunch kom ett meddelande från en mycket glad och nöjd kommuninnevånare så åter kunde ta sina promenader till affären.

(34)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Teknik- och servicekontoret Dnr TFN/2020:242-042

2020-09-18 1/2 Handläggare

Lena Stenman 0152-294 19

Teknik- och fritidsnämnden

Delårsrapport 2 2020 för Teknik- och fritidsnämnden

Förslag till beslut

Teknik- och fritidsnämnden beslutar att

1. Godkänna delårsrapport 2 2020 för Teknik- och fritidsnämnden

Rapportering av delårsrapport 2 – 2020 för Teknik- och fritidsnämnden sker enligt fastställd tidplan och anvisningar. Uppföljningen omfattar januari-augusti år 2020.

Måluppföljning

Teknik- och fritidsnämnden har totalt åtta nämndmål som bidrar till kommunfullmäktiges mål år 2020.

Under perspektivet Invånare finns två mål som båda bedöms blir helt uppfyllda vid årets slut. Ledningsgruppen gör bedömning utifrån allt som nämndens verksamheter har genomfört under året och det som kommer att göras under resterande delen av året. Verksamheterna har lyckats att ställt om och hittat alternativa metoder för att tillhandahålla god service, ökad trygghet och tillgänglighet, möjlighet till dialog med mera.

Under perspektivet Samhälle finns fyra mål. Ett av dessa bedöms bli helt uppfyllda vid årets slut och ledningsgruppens bedömning bygger på att de aktiviteter som nämndens verksamheter har planerat för året kommer att kunna genomföras samt att effekterna av aktiviteterna bidrar till målens uppfyllnad. De övriga tre bedöms bli delvis uppfyllda och det beror på att alla planerade åtgärder inte kommer att kunna genomföras under.

Under perspektivet Medarbetare finns ett mål och det bedöms bli delvis uppfyllt vid årets slut. Bedömningen bygger på att alla planerade aktiviteter inte kommer att genomföras.

Under perspektivet Ekonomi har nämnden ett mål som bedöms bli helt uppfyllt vid årets slut. Bedömningen bygger på dels det fina resultatet och prognos som nämnden och verksamheterna har samt dels för det fina arbete som alla chefer och medarbetare utfört under året.

(35)

2/2

Driftredovisningen omfattar ett ekonomiskt utfall för januari till augusti per verksamhetsområde. Teknik- och fritidsnämnden redovisar per den sista augusti en positiv avvikelse med 6,7 miljoner kronor. Helårsprognosen är ett överskott på 1,1 miljoner kronor. Det prognostiserade överskottet beror främst på att

utredningen av Stallarholmens vägförening inte har behövts utnyttjas fullt ut, ökade intäkter från gäst och småbåtshamn, mindre kostnader för leasing och reparationer för fordon samt minskade livsmedelskostnader under våren för måltidsservice.

Uppfyllelse av mål (policy, plan, riktlinjer m.m.)

Rapporten innehåller en beskrivning av uppföljning av nämndens mål i

verksamhetsplan. Målen är kopplade till Kommunfullmäktiges mål i flerårsplan 2020-2022 samt andra policy, planer, strategier.

Uppföljning

Uppföljning sker inom ramen för den löpande ekonomiska uppföljningen.

Beslutsunderlag

Delårsrapport 2 2020 för Teknik- och fritidsnämnden, 2020-09-18 Beslutet skickas till

Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen Kommunrevisionen

Anna Werner Lena Stenman

Kontorschef Verksamhetscontroller

(36)

Delårsrapport 2 2020 för Teknik- och fritidsnämnden

Period 1 januari – 31 augusti

2020-09-18

(37)

TFN/2020:242-042

Inledning...3 Uppföljning och analys ...5 Invånare...5 Kommunfullmäktiges mål ...5 Nämndens mål...5 Strategiska vägval ...11 Internkontrollpunkter ...12 Samhälle...14 Kommunfullmäktiges mål ...14 Nämndens mål ...14 Strategiska vägval...20 Internkontrollpunkter ...21 Medarbetare...24 Kommunfullmäktiges mål...24 Nämndens mål...24 Strategiska vägval ...26 Internkontrollpunkter ...27 Ekonomi...29 Kommunfullmäktiges mål...29 Nämndens mål ...29 Strategiska vägval...30 Internkontrollpunkter ...31

Ekonomisk analys...33 Driftredovisning...33 Ramprotokoll ...33 Sammanfattande kommentar till resultat och årsprognos...33 Prognossäkerhet ...35 Konsekvenser utifrån Coronapandemin...35 Investeringar...36