Kommunikation i olika former var ett tema vi kunde se som genomsyrade informanternas svar gällande hur de delade och tog emot kunskap från sina medarbetare. Som Wenger (1998) förklarar i sin teori Communities of Practice lär sig medarbetare genom att interagera med varandra, vilket vi hade en bild av kunde bli knepigt vid ett arbete på distans då Wenger (1998) menar att lärande i sig är en social process som skapas genom att delta i en eller flera praktikgemenskaper. För många medarbetare som arbetar på distans kan det vara svårt att bli en del av en sådan gemenskap då det kan kräva att man är på plats för att kunna delta och upprätthålla gruppens repertoar och praxis. En sådan gemenskap kan å andra sida uppnås om möjligheten till att kommunicera kontinuerligt ges och upprätthålls av gruppens alla
medlemmar genom exempelvis digitala kommunikationsmedel.
Till att börja med ville vi undersöka hur kunskapsöverföring möjliggörs mellan medarbetare på företag som ofta arbetar distanserat. Detta gjorde vi utifrån temat kommunikation där vi utgick ifrån Wengers (1998) teoretiska perspektiv Communities of Practice och relevant tidigare forskning. Nedanstående exempel är citat från olika informanter som besvarade frågan genom att beskriva sin upplevelse av hur detta kan se ut i praktiken.
Informant 4:
“Om jag har en fråga som jag vill ha svar på så använder vi ett verktyg som heter Slack...Ett chattprogram helt enkelt, där vi kan ställa frågor till varandra, bolla idéer och så har vi även olika gruppchattar så man kan prata med varandra. Där har vi en separat kanal för mitt team där man till exempel kan ställa frågor…det är hela tiden ett öppet forum om man verkligen vill lära sig mer och lättillgängligt så länge någon är online...”
Informant 5:
“...vi chattar ju mycket på Slack i vår jobb-chatt, dagligen, definitivt. Det kan vara allt från att jag bara vill stämma av hur dem har det till att någon har en fråga…”
Informant 6:
“I och med att man har chattprogram och liknande så är det lätt att ställa frågor, så att man på ett enkelt sätt kan få till kunskapen därifrån…jag har ju kontakt via chatt hela tiden, så på så vis är det inga problem att få ta del av deras kunskap…Allting är internetbaserat, så ingenting kräver ju egentligen att man är på plats.”
Informant 7:
“Jag brukar börja på Slack i alla fall och eventuellt så blir det även ett telefonsamtal och skulle det varit något jättestort så hade jag föredragit att vänta med det, men beror ju på vad det gäller liksom...Det är lättillgängligt.
Det kan vara så att min kollega är upptagen och då svarar personen endast om den kan och för att det är ett väldigt enkelt sätt att kommunicera på…”
Som ovanstående informanter beskriver nyttjas olika digitala verktyg för kommunikation medarbetare emellan. Här ser det ut att vara chattprogram liksom “Slack” som även har funktionen av ett forum där kunskap och information delas mellan medlemmarna samtidigt som en gemenskap skapas och upprätthålls. Vidare kan vi se att flera av informanterna i första hand använder sig av detta forum för att kommunicera när de arbetar på distans då det är lättillgängligt och man ofta får ett svar snabbt. Trots att det digitala kommunikationsmedlet verkar fungera mycket bra och bidrar till en sorts gemenskap, kunde vi även komma fram till att en majoritet av informanterna i vår studie föredrog att få träffa sina medarbetare och kommunicera “ansikte mot ansikte”. Nedan förklarar informanterna vad detta beror på.
Informant 3:
“...Jag är ju världens mest kommunikativa människa så jag har aldrig problem med att fråga om hjälp eller fråga om hur andra jobbar med det...Jag är alltid på och frågar, om jag är här ringer jag eller så har vi Slack, men är jag på plats då frågar jag. Face to face föredrar jag hundra gånger av hundra gånger för att jag får en direkt reaktion istället för om jag skriver så behöver jag vänta tills dem får tid till att svara. Då får man oftast svar som man nöjer sig 1–20% med och behöver ställa extra frågor som ingen tar tid med och den tiden tycker jag inte är värd att sitta och vänta...Så helst direktkontakt oavsett vad det är.”
Informant 6:
“Allting är internetbaserat, så ingenting kräver ju att man är på plats, men sen kan det finnas en social del i det också som gör att det blir lättare att uttrycka och kunskaps-dela när man sitter” face to face” för man kan jobba med hela kroppsspråket... vilket underlättar interaktionen, men jag vet inte om det är någon jätteskillnad egentligen. Det är nog lättare att kontrollera däremot att folk tar del av kunskapen om man är i samma rum. Det är det som är svårt när kommunikationen sker såhär, genom teknikstrul eller liknande, man skriver om eller till varandra i chatten mellan olika saker...Jag har nog personligheten som en typ av försäljare då jag lär mig väldigt mycket genom att fråga andra och har aldrig tyckt om att läsa så mycket böcker…”
Informant 7:
“...jag tycker ju att muntlig kommunikation alltid är lättare än skriftlig kommunikation, det är alltid lättare att inte missförstå varandra. Sen så om det är längre ärenden tar jag ju det hellre face to face så att man har möjlighet att ställa motfrågor och kan gå igenom det grundligt så att man förstår, och är det något kortare eller mindre så kan man lika gärna skriva på Slack liksom...men det beror ju lite på ärendet tänker jag.”
Informant 8:
“Hm, jag tror faktiskt att det sker mycket i diskussioner, något som är väldigt viktigt för mig är att få vara med i den här miljön och det är därför som jag också är mycket på kontoret...Kunskapsdelning, i alla fall här, har varit väldigt mycket knutet till vissa personer. Man måste hamna i en diskussion med dem för att få reda på vad dem håller på med för det är ingenting som kommuniceras varken officiellt eller mer internt, utan det är något som bygger på det personliga mötet…”
Som vi kan se från ovanstående svar, är det flera av informanterna som föredrar att kommunicera på ett fysiskt och närvarande plan “ansikte mot ansikte” och prata mer vardagligt och fritt, få snabbare svar samt dela kunskap med varandra mer informellt. På så vis minskar även risken för missförstånd som lätt kan ske vid en digital kommunikation som informant 6 och 7 redogör kort för. Vidare menar informant 6 att det blir lättare att både förstå och dela kunskap i form av information och erfarenheter med sina medarbetare när man har möjlighet att se kroppsspråk och uttryck, vilket inte ser ut att vara lika självklart vid
fram hela vägen till medarbetaren till skillnad från exempelvis mejl där man inte kan garantera att budskapet når fram i samma utsträckning samt när det når hela vägen fram till mottagaren. Informant 3 menar också att det är mer tidskrävande att kommunicera digitalt i och med att man inte alltid kan få en direkt reaktion eller möjlighet till att ställa motfrågor direkt som vid ett möte på tu man hand. Vidare menar informant 8 att mycket kunskap delas mellan medarbetare i form av diskussioner på kontoret, vilket är en av de främsta
anledningarna till att denna väljer att vara mycket på kontoret. Detta är något som Wenger även (1998) redogör för i sin teori angående hur människan matas med nya intryck varje dag som rubbar hennes nuvarande “kunskapsbild” för att sedan skapa en ny bild som stämmer överens med den nya kunskapen.
För att människan ska kunna förstå en viss situation menar Wenger (1998) att hon bör uppfatta att det finns en mening med vad hon gör, vilket kan uppnås genom interaktion med andra människor. Detta är något som informant 8 gör när denne deltar i en diskussion med sina medarbetare eller när de andra informanterna också befinner sig på kontoret och de får möjlighet att samtala med varandra. På så vis skapar de var och en mening genom att producera artefakter såsom ord, verktyg, dokument och symboler vilket är en
grundförutsättning för att kunskap ska kunna delas (Wenger, 1998). Genom att använda digitala kommunikationsmedel, som informanterna vanligtvis gör när de arbetar på distans, minskar antalet artefakter som kan användas för att möjliggöra att kunskap kan delas jämfört med om det skulle ske “ansikte mot ansikte”, så som kroppsspråk och uttryck används vid en direkt kontakt. Alla människor ingår i flera olika gemenskaper där den vi får på en arbetsplats är ett exempel. När vi interagerar med andra använder vi oss av våra egna erfarenheter och kompetenser men vi tar även in andras som vi ser och hör, vilket gör att vi kan lära oss nya saker (Wenger, 1998). Ytterligare en koppling till Wengers (1998) redogörelse i sin teori, som vi även kunde se här handlar om hur människor genom att ingå i en gemenskap lär sig mycket av varandra, utöver det som finns att hämta från litteratur. Nedan följer några utvalda citat från informanter som vi anser skildrar just detta.
Informant 6:
“Den formella informationen kan man absolut få via chattkanalerna och andra forum, men den informella information är mycket svårare att få för du tar ju inte den här spontana lunchen när du är några km bort, eller en fika eller bara står och hänger med en person i köket. Jag tror mycket på att det handlar om att den informella informationen kanske inte får flöda lika bra.”
Som informant 6 redogör för så är det lätt att komma åt den formella informationen och kunskapen från distans men den informella blir inte lika lättillgänglig då det helt enkelt inte finns samma möjlighet alltid att träffa sina medarbetare just de stunder när det behövs. Just informella tillfällen för utbyte av kunskap och information, i exempelvis lunchrummet eller för att diskutera mindre ärenden eller både ställa och besvara mindre väsentliga frågor av nyfikenhet i förbifarten, är ofta de tillfällen som för medarbetare närmare, skapar gemenskap och i sin tur mening. Dessa tillfällen upplevs ofta som värdefulla och givande och kan vara ett sätt att sprida kunskap på. Det informanterna beskriver tolkar vi som att det flexibla arbetet och distansarbetet gör det svårare att få tillgång till dessa informella tillfällen där kunskap delas i vardagen även om det såklart också äger rum när informanterna är inne på kontoret.
Kunskapen blir fördröjd på ett sätt där den lätt fastnar i mejltrådar eller liknande och inte kan överföras direkt. Här krävs det istället att medarbetare bokar ett fysiskt möte.
Informant 7
“...jag tycker om och har ett stort behov av att interagera med människor och det skulle jag sakna mycket om jag satt hemma själv i min soffa och just det här med att ta sig iväg hemifrån. Sen vill jag också kunna skilja på jobb och vardag och när jag är på jobbet så jobbar jag och när jag är hemma så gör jag egentligen inte det, för jag behöver stänga av liksom och det blir svårare att göra det när man tar med sig jobbet hem tycker jag...tror det hade varit svårt att känna gemenskap om jag inte vore på kontoret.”
Som informant 7 redogör för ovan, så är de tillfällena som man väl spenderar på kontoret de som är viktiga för att knyta an till sina medarbetare och känna sig som en del av en
gemenskap. Citatet pekar återigen på det Wenger (1998) benämner för community vilket handlar om just gemenskap som ett instrument för kunskapsöverföring. Det upplevs också vara viktigt för de som arbetar på distans att regelbundet komma in till kontoret emellanåt. Att få träffa sina medarbetare och chefer ses som betydelsefullt av medarbetarna för att inte hamna utanför eller gå miste om viktig information eller kunskap som inte går att nå digitalt.
Vid fysiska möten med sina medarbetare kan man nå information och kunskap både den formella men även mer informella, vilket är svårare att nå på distans då möjligheterna för att prata mellan arbetet, i fikarummet eller umgås efter jobbet inte finns i samma utsträckning.