Kommunikation och information

Av kommunens informations- och kommunikationspolicy från år 2009 framgår att medarbetarna inom Heby kommun har ett personligt ansvar för att hålla sig informerad och att informera andra om allt som är av betydelse för de egna arbetsuppgifterna och det egna verksamhetsområdet. En konsekvens av denna policy är att ingen kan frånta sitt ansvar att känna till organisationens normer, styrdokument, regler och riktlinjer, förändringar i verksamheten osv. Styrdokumentet hanterar inte några former av sanktioner.

Vid genomförda intervjuer har det framkommit att det finns behov av utbildning inom organisationen. Utifrån det föreslår vi att kommunen gör en översyn av vilket behov av utbildning som finns i organisationen gällande inköp och upphandling och gör en utbildningsplan efter det.

I samarbetsavtalet med Tierps kommun ingår utbildningar för att öka kompetensen. Utbildningarna vänder sig till kommuner som har behov att göra direktupphandlingar. En halvdags utbildning i direktupphandling planeras i början av år 2016. Den ska beröra lagstiftning inom LOU, affärsmässighet, mutor, jäv, offentlighet och sekretess. Även Uppsam organiserar konferenser i syfte att kompetensutveckla. Uppsamkonferenserna vänder sig till personer med grundläggande upphandlingskompetens. Från Heby kommun deltar upphandlingsansvarig och ibland ekonomichef och controller.

För cheferna i kommunen finns ett nätverk kallat 30-gruppen med syfte informera och att sprida information. Upphandlingsansvarig har genomfört en halvdagsutbildning för 30-gruppen avseende regler för upphandling.

Alla styrdokument finns på intranätet lättillgängligt för medarbetarna. Alla medarbetare deltar även på månadsvisa APT. Förslagsvis kan APT användas till att systematiskt delge medarbetarna var

riktlinjer finns, var gränserna går, hur man kan söka information om gränsdragningen samt till vem man vänder sig om man misstänker något som inte är tillbörligt.

På Heby kommuns hemsida finns en kortfattad information om upphandling. Kommunens riktlinjer för upphandling och utmananderätt finns även publicerade. Det går att se pågående upphandlingar och avtal inom kommunen samt länkar till upphandlingsmyndigheten, konkurrensverket och kammarkollegiet för mer information. Kontaktuppgifter till upphandlingsenheten framgår också.

Kommunens styrdokument gäller även bolagen Hebygårdar AB och Hebyfastigheter AB. Vi har fått indikationer på att antagna styrdokument beslutade av kommunstyrelse samt kommunfullmäktige inte delges bolagen. Kommunen har ett ansvar informera bolagen om beslutade styrdokument och vi rekommenderar att det upprättas ett system för att informera bolagen om dessa.

Utifrån det här rekommenderar vi;

- Att det görs en översyn av organisationens behov av utbildning gällande inköp och upphandlingar och gör en utbildningsplan

- Att medarbetarna systematiskt delges var riktlinjer finns, var gränserna går, hur man kan söka information om gränsdragningen samt till vem man vänder sig om man misstänker något som inte är tillbörligt

- Att man upprättar ett system för att informera bolagen om styrdokument beslutade av kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige

7.5 Tillsyn

Styrning och kontroll kan bedömas effektiva om nämnder och förvaltningsledningen är rimligt säkra på att de förstår i vilken utsträckning organisationens verksamhetsmål uppnås, om publicerade finansiella redovisningar är tillförlitligt uppbyggda samt att gällande lagar och förordningar efterlevs.

Det är en fördel om uppföljningar löpande redovisas innehållande rapporter om vilka effekter nämnders styrning haft på verksamheten. Detta bör ske regelbundet bl.a. för att nämnden ska kunna anpassa styrningen och kontrollen till uppkomna aktuella risksituationer. I anvisningarna till förvaltningen bör särskilt beskrivas hur uppföljning ska ske samt styra redovisningen så att den baseras på en ändamålsenlig risk- och väsentlighetsbedömning.

Det viktiga är att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att omgående kunna genomföra korrigeringar.

7.6 Dataanalys

För att följa upp kommunens hantering av upphandlingar och inköp har vi genomfört en analys av redovisningens huvudbok och leverantörsreskontra för år 2015 under perioden januari till och med september. Vi har även inhämtat utdrag ur avtalsregister.

Analysen visade att Heby kommun brutit mot LOU vid två tillfällen. Ett avtal med en leverantör hade löpt ut och ersatts av ett muntligt avtal med hänvisning till förfrågningsunderlaget. Muntliga avtal gäller inte enligt LOU. Om avtalet varit skriftligt hade det varit i enlighet med LOU. Under perioden januari till och med september 2015 har kommunen köpt tjänster för 1,9 mnkr av leverantören.

I ett annat avtal med en annan leverantör kan kommunen inte redogöra för hur det har upphandlats.

Det framgår inte av avtalet att det har upphandlats i enlighet med LOU. Under perioden har kommunen köpt tjänster för 606 tkr. Kommunen har därmed brutit mot LOU då avtalet borde ha upphandlats. Vi bedömer att det finns risk för att kommunen kan drabbas av upphandlingsskadeavgift. Vi ger kommunen stark kritik för att man brustit i efterlevnaden av LOU.

Efter analysen kan även konstateras att kommunen bör se över sin registervård. Det fanns brister i leverantörsregistret i samband med uppdateringar samt att vissa leverantörer inte var registrerade.

Leverantörsregistret har rättats upp efter granskningen och leverantörerna är numera upplagda. Det fanns även brister i kommunens avtalsregister då vissa avtal saknades. Vid intervjun framkom att avtalen lagts till i avtalsregistret. Om upphandling skett i systemet Kommers enligt processen ska avtalen per automatik hamna i avtalsregistret. Om avtalet gjorts utanför systemet ska de skannas in. Utifrån det här rekommenderar vi att kommunen ser över sin registervård för att säkerställa att både leverantörsregister samt avtalsregister är fullständigt och aktuellt. Detta är en rutin som bör ske årligen.

Vid intervjun framkom att leverantörerna kontrolleras innan man skriver avtal för att säkerställa att det är en stabil leverantör. Bland annat kontrolleras leverantörens ekonomiska ställning, det sker en kontroll mot skatteverket. Kontroll mot UC och skatteverket görs på alla avtal som överstiger ett prisbasbelopp. Det går även att kontrollera via Inyett.

Sammantaget gör vi den bedömningen att avsaknaden av en intern kontroll inom området medför att det finns en risk för att avsiktliga fel kan inträffa samt att avsaknaden av ett fungerande skydd ökar risken för oegentligheter. Kommunstyrelsens ansvar att följa, leda och samordna nämnderna med fördel kan utvecklas. Kommunstyrelsen bör även för att underlätta sitt arbete utveckla en strategi för hur uppsiktsplikten ska bedrivas och formerna för vilka avrapporteringar som ska lämnas och när i tiden avlämning ska ske.

Utifrån det här rekommenderar vi;

- Att kommunen säkerställer att LOU efterlevs

- Att leverantörsregister och avtalsregister ses över årligen för att säkerställa att de är fullständiga och aktuella

KPMG, dag som ovan

Petra Ribba Lars Anteskog

Kommunal revisor Dataanalysspecialist

Anders Petersson

Certifierad kommunal revisor/kundansvarig

föräldrar

Socialtjänstens uppföljning och kontakt med barn som bor i