Syfte, revisionsfråga och avgränsning

Syftet med uppdraget har varit att granska om Heby kommun kan sägas ha en intern kontroll så att upphandling och inköp har hanterats på ett ändamålsenligt sätt. I projektet har ingått att granska huruvida den interna kontrollen säkerställer att risker för att avsiktliga fel inte kan förekomma inom kommunen samt om det finns ett fungerande skydd som minskar risken för oegentligheter.

Granskningen har haft som mål att svara på följande frågor:

 Vilken kontrollmiljö verkar man i? Vilken styrning och vilka kontroller finns inom organisationen? Interna och externa krav? Vilka etiska regler finns?

 Vilka krav har kommunstyrelsen ställt på nämnderna avseende den interna kontrollen?

Uppföljning och återrapportering till kommunstyrelsen?

 Genomförs riskanalyser av styrelsen och nämndernas verksamheter? Vilka riskbedömningar finns för att oegentligheter kan förekomma inom respektive nämnd?

 Hur återspeglas analyserna i upprättade interna kontrollplaner?

 Upprättas styrning och rutiner för att fel ska upptäckas, åtgärdas och förebyggas? Var i organisationsstrukturen kan dessa återfinnas?

 Vilka kontroller sker i redovisningssystemen för att motverka avsiktliga fel?

 På vilket sätt kommuniceras relevant information mellan ledning och medarbetare? Hur rapporteras inträffade händelser och hur drar man erfarenhet av dessa?

 Sammantaget ställer vi frågan om den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig hos respektive nämnd?

Granskningen har omfattat samtliga nämnder och kommunstyrelsens arbete med intern kontroll avseende inköp och upphandling utifrån ett oegentlighetsperspektiv. Granskningen har inte omfattat de kommunala bolagen.

Granskningen avser samtliga styrelser och nämnder med ett särskilt fokus på kommunstyrelsen, som enligt kommunallagen har en sammanhållande uppgift för det interna kontrollsystemet.

4. Revisionskriterier

De kriterier som ligger till grund för analys, bedömning och rekommendationer har hämtats från kommunallagens 6 kapitel samt reglemente för intern kontroll och tillämpningsanvisningar.

Den interna kontrollen är viktig att utgå från då den är ett medel för ledningens kontroll av att verksamheten efterlever lagar, förordningar och riktlinjer. Intern kontroll är en process vilken styrelsen/nämnden, ledningen och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att målen uppnås, och som påverkas av hur man agerar i vad man säger och utför.

Viktiga delar att ta hänsyn till när vi bedömt bolagens hantering av upphandlingar och inköp är efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling samt brottsbalkens regler.

Vi har i vår bedömning utgått från COSO-modellens¹ beståndsdelar för intern kontroll.

5. Granskningsansvariga

Granskningen har utförts av Petra Ribba, kommunal revisor, Lars Anteskog, dataanalysspecialist samt Anders Petersson, certifierad kommunal revisor och kundansvarig för Heby kommun.

1 Den amerikanska oberoende revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) har beskrivit den interna styrningen och deras samband.

6. Metod

I våra bedömningar har vi utgått från COSO-modellens beståndsdelar. Av definitionen för intern kontroll framgår att man ska skaffa sig rimlig säkerhet för att kommunens mål ska uppnås. Utifrån kommunallagen och kommunens reglemente för intern kontroll har vi särskilt granskat om den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig vid hantering av upphandlingar och inköp.

Av modellen nedan framgår en beskrivning av COSO-modellens respektive delområden. Tillsynen (övervakning) innebär uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten.

Detta bör ske regelbundet bl.a. för att ledningen ska kunna anpassa styrningen och kontrollen till uppkomna aktuella risksituationer. Rutinerna siktar i detta sammanhang främst på att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att utan fördröjning kunna göra korrigeringar.

För att följa upp kommunens hantering av upphandling och inköp har analys av redovisningens huvudbok och leverantörsreskontra gjorts. För innevarande räkenskapsår har vi inhämtat huvudbokstransaktioner, leverantörsreskontra och avtalsregister för Heby kommun. Med utgångspunkt i leverantörsreskontran har analyser gjorts för att identifiera inköp där vi kan misstänka att gällande avtal och regler för upphandling frångåtts helt eller delvis. Analyserna har utförs innan intervjuerna för att kunna använda konkreta exempel.

Vi har kartlagt, bedömt omfattningen och kvaliteten av de rutiner och kontroller som kommunen etablerat för att minska risken för att avsiktliga fel kan inträffa i samband med upphandlingar och inköp. Det är kommunens redovisade material som har varit utgångspunkten för granskningen.

•Kontrollaktiviteter (styrningsåtgärder) är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Åtgärderna kan även finnas inbyggda i såväl organsationsstruktur som rutiner.

•Kommunikation och information är grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera.

Kommunikation i form av utbyte av aktuell och relevant information mellan

medarbetare och ledning är nödvändig.

•Riskvärderingär de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Ledningen ansvarar även för hur den interna styrningen och kontrollen är utformad.

•Kontrollmiljönär den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelningen av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang.

Intervjuer med berörda tjänstemän;

 Ekonomichef och tf. inköpsansvarig

 Controller

 Personalchef

 Kommun- och upphandlingsjurist Tierps kommun

Analys och bedömning har skett utifrån ett sammanvägt intryck från intervjuer, genomförd dataanalys samt mot bakgrund av erhållen dokumentation.

Revisionsrapporten har faktagranskats av Mikael Eriksson, ekonomichef och tf. inköpsansvarig Heby kommun samt Jenny Ljungvall Cardoso, kommun- och upphandlingsjurist Tierps kommun.