Krav på specifik programvara vid avrop

I Licensförsörjning går det att ställa krav på specifika programvaror under förutsättning att samtliga ramavtalsleverantörer är i stånd att leverera. I Öppna programvaror går det alltid att ställa krav på vilken programvara som avropet avser då ingen ramavtalsleverantör kan diskrimineras av sådana krav. Problematiken med att obligatoriska krav på proprietära programvaror snedvrider konkurrensen måste hanteras så att de negativa effekterna minimeras.

Då kund anger en specifik programvara finns inget incitament för programvarutillverkaren att ge någon rabatt oavsett köpets storlek. Det blir bara ramavtalsleverantörerna som konkurrerar om vem som efterger mest av sin återförsäljarmarginal, något som varken ger de bästa

priserna eller en sund marknadssituation. Marginalen hos vissa proprietära programvaror är mycket hög (ibland så mycket som 95 %) i förhållande till det pris som lämnas till återförsäljarna. Om kund inte kravställer på funktionalitet utan istället kräver en viss programvara finns inget incitament för programvarutillverkaren att lämna bättre priser. Kunden får då bara tillgång till återförsäljarens marginal på i bästa fall ca 10 – 20 % vilket varken leder till bra priser för kunden eller en hälsosam affär för återförsäljaren.

Att avropa med programvarans namn och utvärdera på lägst pris har den stora fördelen att transaktionskostnaden blir liten då avropet är så enkelt att genomföra. Sannolikt äts denna kostnadsminskning många gånger upp av sämre priser än om korrekta funktionella

kravspecifikationer användes.

Krav på att en ramavtalsleverantör ska ha en viss status hos en programvarutillverkare är ett krav som vissa kunder i dagsläget vill ställa men inte får. Projektgruppen ser ingen legal möjlighet att vid avrop ställa nya krav på ramavtalsleverantören, t.ex. certifieringar, omsättning eller återförsäljarstatus.

Kunder behöver ofta komplettera befintlig miljö med fler licenser. När ett sådant avrop ska genomföras behöver processen vara enkel och snabb men samtidigt tydligt reglerad. Det kan inte vara möjligt att äga 1 licens och sen genomföra ett nytt avrop av ytterligare 999 licenser med

hänvisning till att det endast är en komplettering, men det omvända kan givetvis vara en komplettering. Se punkt 7.12 för ytterligare

resonemang.

Avrop för låga belopp behöver utredas närmare i kommande upphandlingar.

7.11 Licenspartner

I Licensförsörjning går det att avropa en licenspartner, denna form av avrop har varit relativt ovanlig, ca 25 avrop utav över 700. De flesta avropen har gjorts av de största statliga myndigheterna och landstingen vilket tyder på att endast de med betydande it-avdelningar och en större mängd upphandlare förmår analysera sina behov och avropa en

långsiktig leverans. Det är möjligt att vägledningen inte är tillräckligt enkel för att en mindre kund ska kunna avropa en licenspartner, men i huvudsak är nog problemet att det tar mycket kraft att analysera sina behov innan avrop av en licenspartner kan genomföras. För den mindre kunden blir det då betydligt enklare att göra många små avrop av tydligt angivna programvaror.

Andra problem med att avropa en licenspartner är att det är svårt att med rimlig precision ange sina behov på längre sikt än ett år samt att det ofta tillkommer behov av udda programvaror som inte är angivna i kontraktet.

Statens inköpscentral

Sid 51 (65)

Utifrån detta drar projektgruppen slutsatsen att modellen med licenspartner i de flesta fall inte är ett lämpligt sätt att avropa programvaror på.

7.12 Kompletteringsköp

När en kund redan har en befintlig programvara i sin miljö behöver denna ibland kompletteras med fler licenser, uppgraderingar, utökad support eller konsulttjänster som ej omfattades av det ursprungliga kontraktet. Frågan är då under vilka omständigheter en kund får ange programvarans namn i sitt avrop.

I det nya upphandlingsdirektivet framgår det av artikel 72 ”Ändring av kontrakt under löptiden” att ”Om värdet på ändringen kan uttryckas i monetära termer ska ändringen inte anses vara väsentlig i den mening som avses i punkt 1 om värdet inte överskrider de tröskelvärden som fastställs i artikel 4 och understiger 10 % av det ursprungliga

kontraktets värde för tjänste- och varukontrakt och 15 % av det ursprungliga kontraktets värde för byggentreprenadkontrakt, under förutsättning att ändringen inte medför att kontraktet eller ramavtalet ändras på något väsentligt sätt. Om flera successiva ändringar görs ska värdet bedömas på grundval av det samlade nettovärdet av dessa ändringar.”

Utifrån detta drar projektgruppen slutsatsen att ett lagligt

kompletteringsköp av licenser maximalt kan utöka beståndet med 10 % samt att kund inte får dela upp utökningen i flera delar för att kringgå 10 % -regeln. Det är dock kund som måste avgöra om det är ett lagligt kompletteringsköp förenligt med LOU.

Det händer att programvaror ändrar leveransform, den vanligaste ändringen som projektgruppen uppfattat är från en traditionell licens till en molntjänst. Då en traditionell licens är en produkt och en molntjänst är en tjänst är det projektgruppens uppfattning att denna förändring är en väsentlig förändring enligt LOU och således inte kan anses vara en uppgradering. I det fall en kund vill ändra från produkt till tjänst krävs ett avrop med en funktionell kravspecifikation utan hänvisning till befintlig programvara.

Att avropa supportavtal, underhållsavtal och uppgraderingar till befintliga programvaror bör få ske med angivande av befintlig

programvara oavsett storlek på avropet. En uppgradering som innebär väsentligt ny funktionalitet jämfört med kravspecifikationen i den ursprungliga upphandlingen eller avropet är inte alltid att anse som en uppgradering där befintlig programvara får anges utan att det blir en väsentlig förändring av det ursprungliga kontraktet. Det är alltid kund som måste avgöra detta från fall till fall.

Att avropa konsulttjänster för att arbeta med befintliga

programvarubaserade lösningar ser projektgruppen inga skäl att begränsa eller reglera.

7.13 Avropsformer

Samtliga kunder och leverantörer som vidtalats i förstudien föredrar ramavtal med förnyad konkurrensutsättning om de måste välja, då detta ger möjlighet för kunden att ställa sina specifika krav vad gäller

programvarans funktionella och tekniska egenskaper. Kompletteringar av fler licenser, uppgraderingar, underhåll och support av befintlig programvara bör gå att göra genom att nämna befintlig programvaras namn. Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning ger vanligtvis en sund konkurrenssituation med för kunden rätt villkor och priser.

Projektgruppen har analyserat om ramavtal med fastställda villkor på programvaruområdet skulle vara användbart för kunderna. En situation i vilken ett sådant ramavtal skulle vara användbart är när kunden ska avropa programvara och inte bryr sig om att ställa egna krav på programvarans funktionalitet och tekniska lösning bara den har rätt användningsområde. En annan situation där det är praktiskt med fastställda villkor är om kunden ska göra en komplettering av en programvara de redan har och det är just den programvaran som kan avropas till fastställda villkor.

Som projektgruppen uppfattar kunderna vill de inte bli hänvisade till en viss programvara utan själva kunna ställa funktionella och tekniska krav på programvaran. Det torde också vara relativt ovanligt att ett ramavtal med fastställda villkor tillhandahåller just den programvaran som kund efterfrågar.

E-auktion är i vissa fall en intressant avropsform. För programvaror och tjänster ser projektgruppen två huvudsakliga avrop i framtiden, dels avrop med angiven programvara dels avrop med funktionell

Statens inköpscentral

Sid 53 (65)

kravspecifikation. I det första fallet torde e-auktion förvisso leda till de absolut lägsta priserna för kund, men detta på bekostnad av en ännu osundare marknad för återförsäljarna. Redan i och med

Licensförsörjning har återförsäljarnas marginal på avrop hamnat på mycket låga nivåer varför det är tveksamt om e-auktion skulle ge så särskilt mycket lägre priser. I det andra fallet, och med bakgrund från förstudien Uppdragstjänster, är det mycket ovanligt att kunder kan specificera ett projekt med sådan detaljrikedom att e-auktion kan användas för att hitta lägsta pris.

Projektgruppen bedömer därför att i första hand bör ramavtal med endast förnyad konkurrensutsättning upphandlas och att ramavtal med fastställda villkor eller e-auktion inte skulle vara till någon större nytta för flertalet kunder.

7.14 Konceptvalidering

Vid avrop med hög komplexitet vill kund ibland försäkra sig om att den av leverantören föreslagna lösningen verkligen fungerar innan projektet bedrivits för länge eller att full betalning har erlagts. Ett vanligt sätt att lösa detta är genom en s.k. konceptvalidering (proof of concept).

I både Öppna programvaror och Licensförsörjning är det möjligt att föra in kontraktsvillkor för konceptvalidering, detta är dock inte alls reglerat i ramavtalen. I E-förvaltningsstödjande tjänster finns ”praktiska prov”

och ”testkonton” med i ramavtalet som reglerar det mesta rörande konceptvalidering.

De kommande ramavtalen bör beskriva att det går att genomföra en konceptvalidering och hur denna bör regleras.