kommun
Ett syfte med att ställa de kritiska framgångsfaktorer som framkommit i detta arbete i förhållande till Falköpings kommuns utvecklingsprocess är att fastställa hur
Falköpings kommun på bästa sätt ska hantera dessa i processen. Några av de kritiska framgångsfaktorer som utgör resultat av detta arbete har explicit uttalats som kritiska även i Falköpings kommun medan några inte alls har uppmärksammats. Nedan görs en analys av intervjumaterialet där det också presenteras ett möjligt bemötande av de kritiska framgångsfaktorerna för Falköpings kommun. Det görs också en gradering för hur väl varje faktor bemöts i nuläget eller, enligt intervjuerna, kommer att bemötas i Falköpings kommun. Graderingen har fyra alternativ; Mycket tillfredställande; Tillfredsställande; Mindre tillfredsställande och Icke tillfredsställande. I vissa fall är det omöjligt att genom intervjumaterialet fastställa hur väl bemött den kritiska
framgångsfaktorn är. Denna faktor tillskrivs då Går ej att fastställa. I nästa delkaptiel, i tabell 6, finns en sammanställning av graderingen.
Hantering av förändring
Intervjumaterialet visar att de som arbetar med utvecklingen är medvetna om att 24- timmarsmyndigheten innebär förändringen av verksamheten. De är också tydligt att de är medvetna om att det är viktigt med en förankring i verksamheten inför denna förändring, både då det gäller politiker och då det gäller anställda. Detta görs tydligt i och med att de gett information till de olika förvaltningarna och haft informations- möten med politiker. För att få människorna i förvaltningarna att till fullo förstå 24- timmarsmyndighetens innebörd och på så sätt skapa ett intresse, kan konkret
information om hur 24-timmarsmyndighetens kan hjälpa just dem, ges i högre grad. Ur intervjumaterialet kan utläsas att det från politikernas sida inte finns det enga- gemang för 24-timmarsmyndigheten som krävs för att en förändring ska kunna ske. Detta beror till största delen på att kommunen har ekonomiska problem och har svårt att prioritera utvecklingen av 24-timmarsmyndigheten före andra utgifter.
Informationshöjande insatser till politikerna och statliga bidrag till utvecklingen kan vara en lösning på detta problem.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett tillfredsställande sätt.
Ledarskap
Intervjumaterialet visar att det finns en vilja hos kommunledningen och hos politikerna att utveckla en 24-timmarsmyndighet och de ser vilka möjligheter en sådan kan innebära. Politikerna har en tendens att endast se 24-timmarsmyndigheten som ett kommunikationsredskap och inte som ett effektiviseringsverktyg. I och med att kommunen har brister ekonomiskt vore det lämpligt att ge politikerna mer
information kring 24-timmarsmyndighetens möjligheter då det gäller att effektivisera verksamheten. Detta kan bidra till att politikerna prioriterar annorlunda och kan se 24- timmarsmyndigheten som en investering. Det är viktigt att politikerna i kommunen tänker mer långsiktligt och vågar satsa på att 24-timmarsmyndigheten kommer ge rationaliseringsvinst i verksamheten, under förutsättning att verksamheten inte innehar dubbla processer i de tjänster som utvecklas.
Kommundirektören och tjänstemännen ser effektiviseringsmöjligheterna i 24- timmarsmyndigheten. Det som är problemet för dessa är att de är beroende av att pengar ges från politiskt håll för att kunna fortsätta utvecklingen.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett mindre tillfredsställande sätt.
Förtroende
Utvecklingen har inte påverkat varken användarna eller medborgarna i någon större utsträckning ännu. Det är därför inte möjligt att fastställa huruvida det finns ett förtroende eller ej.
Kommunikation
skriftlig information en envägskommunikation och ger inte samma möjlighet till diskussion. Att utvecklingsgruppen har valt att endast ge skriftlig information kan bero på att människorna i förvaltningarna ännu inte har påverkats av förändringen och att strategin varit att till en början endast etablera begreppet 24-timmarsmyndighet innan en uppenbar förändring ska till stånd. Sannolikt kommer kommunikationen mellan utvecklingsgrupp och anställda att öka i och med att utvecklingen av 24- timmarsmyndigheten fortskrider.
I och med att utvecklingsgruppen består av människor från förvaltningarna kan det förväntas att diskussion kring 24-timmarsmyndigheten uppstår i de olika för-
valtningarna. Om detta ska ske finns dock ett beroende av att vilja och intresse finns hos varje enskild person.
Informationsmöten med politiker kring 24-timmarsmyndigheten har förekommit. Enligt intervjuerna har det under dessa informationsmöten skapats diskussioner kring ämnet. Detta anses vara ett utmärkt sätt att skapa förankring och förtroende för den förändring som sker. Sådana informationsmöten kan vara lämpliga att hålla även med de som arbetar i verksamheten (som påverkas av förändringen) inför fortsatt
utveckling. Kommunikation är viktig för att få en förändring förankrad i verksam- heten och för att få fram krav och önskemål då det gäller utvecklingen.
Denna kritiska framgångsfaktor anses bemötas på ett mindre tillfredsställande sätt.
Insamling av krav
Intervjumaterialet tyder på en medvetenhet kring hur krav ska insamlas. Kommunen anser att analys av tjänsteprocesser, Statskontorets direktiv som utgångspunkt och en eventuell förfrågan hos medborgarna är möjliga sätt att framarbeta krav. Dessa till- vägagångssätt tillsammans med en ökad kommunikation med anställda i verksam- heten ger Falköpings kommun goda förutsättningar till att samla in de krav som ställs på 24-timmarsmyndigheten.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett mycket tillfredsställande sätt.
Helhetsperspektivet
Ur intervjumaterialet kan inte fastställas huruvida ett helhetsperspektiv finns i kommunen. För att detta ska kunna fastställas krävs ytterligare undersökningar.
Användarnas delaktighet
I utvecklingsgruppen ingår människor från förvaltningarna som innehar kunskap om verksamheten. Detta tyder på en vilja att involvera de anställda i utvecklingen. Då kommunen närmar sig steg tre i 24-timmarstrappan, där tjänsteprocesser kan komma att förändras, är det nödvändigt att involvera människorna i verksamheten i högre grad än vad som gjorts hittills.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett tillfredsställande sätt.
Analys av organisation
Som det är i nuläget har inte tjänsteprocesser analyserats och utvecklingen har heller inte krävt det ännu. Styrgruppen i Falköpings kommun har dock en önskan om att kunna anställa en person som bland annat ska analysera tjänsteprocesser i verksam-
heten, för att kunna avgöra hur dessa kan digitaliseras och effektiviseras. Intervju- materialet visar att styrgruppen anser att analys av organisation är viktig för fortsatt utveckling. De är dock beroende av mer resurser om detta ska kunna genomföras. I och med att en medvetenhet kring vikten av analys av organisation anses att denna faktor bemöts på ett mycket tillfredsställande sätt. För att detta ska kunna infrias gäller dock att resurser finns till förfogande.
Projektmål, projektdefinition och projektplan
Om politikerna anser att kommunen ska gå vidare i utvecklingen mot en 24-timmars- myndighet har styrgruppen påpekat att en handlingsplan kommer att upprättas. I denna kommer bland annat förändringens innebörd, kostnad och effekter att tydlig- göras. Det är av vikt att en sådan upprättas för att det ska vara möjligt att kontrollera hur utvecklingen framskrider, så att mål uppfylls och krav tillfredsställs. Uppföljning av denna är också viktig för att möjliggöra en estimering av hur förändringen
eventuellt effektiviserat verksamheten, för att kunna mäta lönsamheten av en tjänst. För att en tjänst ska anses vara framgångsrik måste den effektivisera verksamheten ur ett ekonomiskt eller kvalitetiskt lönsamt perspektiv. Eftersom utvecklingsgruppen är beroende av resurser för att fortsätta utvecklingen är det inte möjligt att avgöra huruvida en plan kommer att upprättas. På grund av detta bemöts inte faktor tillfredsställande även om en medvetenhet kring den finns.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett mindre tillfredsställande sätt.
Utvecklingsgrupp
I utvecklingsgruppen (styrgruppen) ingår människor från de flesta förvaltningarna, vilket tyder på att människor i verksamheten är med och deltar i utvecklingen. Då tjänsteprocesser ska förändras och digitaliseras i den framtida utvecklingen bör även de som berörs av förändringen delta i utvecklingen av tjänsten.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett tillfredsställande sätt.
Resurser
Genom intervjuerna med ledning och politiker i kommuner kan fastställas att resurser är en brist i Falköpings kommun. På många sätt är det svårt att fortsätta utvecklingen om inte resurser finns till förfogande. I kommunen finns den kompetens som behövs men det saknas resurser i form av personer som har tid att arbeta med utvecklingen. Det krävs också resurser för att eventuellt kunna köpa den hårdvara som krävs för att kunna förverkliga steg tre i 24-timmarstrappan. Attityden hos politikerna visar att det finns en vilja att tilldela resurser till utvecklingsarbetet men att denna vilja inte räcker till för att 24-timmarsmyndigheten ska prioriteras så högt. Politikerna ser heller inte 24-timmarsmyndigheten som en effektivisering av verksamheten, vilket kan vara en bidragande orsak till att utvecklingen inte prioriteras. För att utvecklingsgruppen ska få de resurser som krävs måste politikerna förstå 24-timmarsmyndighetens
möjligheter, vilket kan bearbetas genom informationshöjande insatser. Stimulerande bidrag till utvecklingen från staten skulle också underlätta för det fortsatta
Säkerhet
Då intervjuerna genomfördes hade inte Säkerhet fastställts som kritisk framgångs- faktor, vilket resulterade i att frågeställningar kring detta inte ingick i intervjuerna. Det är därför inte möjligt att fastställa hur Falköpings kommun bemöter denna faktor. Det är dock lika viktigt för Falköpings kommun, som för alla kommuner, att vara medvetna om säkerhetsaspekten vid informationshantering gällande 24-
timmarsmyndigheten.
Tillgänglighet
I och med att Falköpings kommun har utgått från statkontorets direktiv mot en 24- timmarsmyndighet, där rekommendationer och råd kring utveckling av användar- vänliga webbplatser ingår, kan förutsättas att tankar kring maximal tillgänglighet finns med i utvecklingen. Syftet i direktiven är att webbplatsen ska vara uppbyggd på ett sätt som inte förutsätter att medborgaren ska ha den bästa datorn och ha en
kunskap om kommunen som sådan. I intervjuerna framkom att Falköpings kommun arbetar med att bygga ut för bredband. Detta skapar en bättre tillgänglighet för kommuninvånarna och en snabbhet i kommunikationen för dem som har tillgång till denna. Politikerna ser kommunen som en tillgängligorganisation, vilket skapar en medvetenhet om denna faktor. Huruvida information på webbplatsen ges på olika språk framkom inte i intervjuerna.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett tillfredsställande sätt.
Lagar och deras inflytande på utvecklingen
Det har inte framkommit under intervjuerna huruvida det finns en medvetenhet kring lagar och deras inflytande på utvecklingen av 24-timmarsmyndighet. I och med att kommuner alltid måste ta hänsyn till lagar i sitt verksamhetsutövande är det troligt att denna aspekt tillgodoses på ett tillfredsställande sätt i kommunen. Detta är dock inte möjligt att fastställa.
Samverkan
Falköpings kommun samverkar inte i nuläget med andra kommuner vad gäller
utvecklingen av 24-timmarsmyndigheten. Detta är något de skulle kunna göra i högre grad, vilket enligt resultatet av detta arbete gäller alla kommuner.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett icke tillfredsställande sätt.
Medborgarfokus
Huruvida de tjänster som utvecklas ses från ett utifrån och in perspektiv framkom inte i intervjuerna. Detta är dock troligt med tanke på att utvecklingsgruppen i den portal som skapats vänt frågor ut mot medborgarna om vad de tycker borde finnas i portalen. Detta är ett sätt att få med medborgarna i utvecklingen. Det har dock inte gjorts någon förfrågan hos alla invånare om vad de skulle vilja se i en 24-timmarsmyndighet, men tankar finns om att det kanske ska göras. Även om inte medborgarna har varit del- aktiga visar ståndpunkten hos politikerna att kommunen är till för medborgaren. Detta visar att politikerna i kommunen ser 24-timmarsmyndigheten som något som främst används av medborgarna. Detta bör spegla av sig på utvecklingsgruppen, vilket det troligtvis också gör, för att skapa det medborgarfokus som är önskvärt.
Med intervjumaterialet som grund kan fastställas att denna faktor bemöts på ett tillfredsställande sätt.
Klarare styrning och tydligare direktiv
Det är inte möjligt för Falköpings kommun att påverka denna kritiska framgångs- faktor, eftersom det gäller beslut som måste fattas från statligt håll. Det är därför inte möjligt att fastställa denna faktor.
Övergång från gamla processer till nya
Falköpings kommun har ännu inte kommit så långt i utvecklingen att processer förändrats, vilket innebär att nya tjänsteprocesser ännu inte skapats. Då denna
förändring sker, i och med steg tre i 24-timmarstrappan, måste Falköpings kommun se till att övergå så snabbt som möjligt till den nya processen. Det finns annars en risk för att de står med dubbla processer, vilket gör att 24-timmarsmyndigheten inte ger den effektivisering som efterstävas. I och med att nya processer ännu inte skapats går det ej att fastställa hur Falköpings kommun bemöter denna faktor.