Ledarskap och kommunikation

Vad kommunikation är, är en fråga som har många olika förklaringar. Respondenterna har beskrivit vad kommunikation är för dem. Pelle, Maria och Pia menar att kommunikation är dialog. Pelle och Maria menar också att kommunikation är tvåvägskommunikation. Pelle fortsätter att berätta att kommunikation är grunden för en effektiv och förstående verksamhet. Han refererar till en maskin där kommunikationen är oljan för att maskinen ska undvika gnissel. Maria fortsätter att beskriva dialog som ett förlopp som går fram och tillbaka, att det inte bara skickas iväg ett meddelande och sedan struntar man i det på andra sidan. Stina och Sofia berättar inte vad kommunikation är för dem, utan istället berättar de att kommunikationen är en jätteviktig komponent. För vid en kris bör ledare tillämpa olika former av redskap, var på den viktigaste är kommunikationen (Brown 2012). Förutom dialog beskriver Pia kommunikation som en regelbundenhet och med en tydlighet av vad som förväntas, och att just det är särskilt viktigt när det kommer till distansarbete.

”Kommunikation för mig är att försöka vara så ärlig och transparent som möjligt. Så min erfarenhet är att man får säga samma sak många gånger. För att få det ända från

regiondirektören ned till medarbetarna är ju en utmaningen i kommunikationen”. (Intervju, Sara 2021-04-28)”.

Respondenterna fick beskriva hur de upplevde att deras kommunikationen har förändrats sedan Covid-19 kom. Covid-19 har lett till nya arbetssätt som kräver nya kunskaper och över en natt blev

virtuellt arbete den nya normen (Marks 2020). Sara berättar att det gått från att träffas fysiskt till att i princip hela dagarna sitta i digitala möten. Pia berättar att eftersom hon alltid har jobbat på distans så har inte hennes kommunikation förändrats speciellt mycket. Det som dock har förändrats är att hon tidigare kunde kombinera sitt distansarbete med fysiska träffar. Både Sara och Pia berättar att en utmaning med distansmöten är att få till energin och engagemanget på ett naturligt sätt, som är betydligt enklare när man använder sig av kommunikation ansikte mot ansikte. Sofia håller med Sara och Pia, hon fortsätter att berätta att hon upplever att det är svårare att få en dialog, och att denna typ av kommunikation som de har i dag är mer monolog. Det är detta som Northouse (2016) kallar för envägskommunikation, då ledaren ger direktiv och inte är lika stödjande. Sofia fortsätter att berätta att det är svårt att få dynamiki kommunikationen när det sker digitalt, det skulle man kunna koppla ihop med det Sara och Pia berättade om energin. Pia menar att den här förändringen ställer större krav på kommunikationen, då hon måste vara tydligare för att saker inte ska

misstolkas. Hon menar att man får sällan en andra chans i kommunikationen nu när det sker digitalt.

Stina berättar att hennes kommunikation har förändrats på det sättet att hon idag har mer medial uppmärksamhet än vad hon hade innan och att detta har haft en påverkan på hennes vardagliga kommunikation. Tidigare när hon kunde vara på arbetsplatsen träffades hon och hennes kollegor inne på hennes rum och tog en kopp kaffe. Idag behöver hon arbeta mer medvetet med

relationsbyggande kommunikationen genom att planera in den, då den inte kommer lika naturligt som innan.

”Man kan väl säga kanalerna i allra högsta grad har förändrats. Sen är det ju intressant, vi sitter på distans när jag pratar internt med mina medarbetare så har telefonen dött sotdöden på grund av pandemin, den använder vi inte längre. Utan det är till och med så löjligt att när vi ska ha två parts möten bara så kopplar vi upp oss på teams ”och tänker men varför de? Hade ju bara kunna ringa varandra istället” så det är jätteskojigt hur det här har utvecklat

sig.” (Intervju, Maria 2021-04-28).

Pelle håller med samtliga genom att säga att den största förändringen är att alla möten och kontakter med medarbetarna är via digitala kanaler. Även han är inne på de utmaningar som kommer med det digitala, att det är mycket svårare att få dialog, spontanitet och kreativitet än om man kommunicerar ansikte mot ansikte. Han fortsätter att berätta om utmaningarna med att läsa av kroppsspråket via de digitala kanalerna. Han menar att man läser av en individ på ett helt annat sätt när man ses i

tidigare var några medarbetare med på plats vid möten och andra med på länk, nu idag upplever han att alla är med på lika villkor. Samt att det går att ha snabbare och effektivare möten.

Det respondenterna har berättat stämmer med teorin som säger att virtuell kommunikation handlar om att man gör det möjligt för individer, organisationer och grupper att kommunicera, dela med sig av information och data med varandra oavsett var de befinner sig i världen (Blackburn, Furst & Rosen 2003). Med hjälp av digitala verktyg kan de fortfarande utföra sitt arbete och kommunicera med varandra, menar respondenterna.

4.2.1 Kommunikation under en kris

Att kommunicera är inte alltid enkelt. Respondenterna fick berätta när kommunikationen fungerat bra under Covid-19. Pelle hade svårt att komma med ett konkret exempel på när kommunikationen fungerat bra. Han berättar däremot att kommunikationsflödet är väldigt högt nu på grund av krisen och det innebär att flödet på deras intranät är otroligt högt. Sedan fortsätter han att berätta att överlag försöker de att kommunicera internt först innan de går ut med nyheter externt. Maria kunde inte heller exemplifiera men hon berättade att på grund av de nya kommunikationskanalerna kan de ändå skapa en närhet och en hög tillgänglighet.

”Vi har inte arbetssätten för att jobba så uppkopplat, vi lever ju i en logga in och logga ut kultur nu. Mitt rekord förra veckan var 11 bokade möten och det var bara in och ut in och ut, och det här är ju helt nytt. (Intervju, Maria 2021-04-28)

Sara menar att kommunikationen under Covid-19 har varit bra när de har upprepat informationen vid varje möte under en hel vecka, för att kommunikationen inte ska missuppfattas. Detta kan kopplas samman med det Blackburn, Furst och Rosen (2003) skriver i sin studie att det finns två svårigheter med kommunikation som sker virtuellt (2003:97). De säger att det är svårt att se till att alla nås av informationen samt att samla in feedback (ibid). Pia menar att när de samlade all kommunikation om Covid-19 på en egen sida på intranätet så tog de stora kliv framåt. Det hon menar med det är att för henne handlar kommunikationen om att ha tydliga ramar, att jag som chef eller medarbetare vet vad som gäller i varje situation. För om ramverket är tydligt upplever hon att hon blir tryggare i sitt jobb. Hloma & Ortlepp (2006) menar i deras studie att ett virtuellt ledarskap borde fokusera mer på att underlätta och möjliggöra snarare än att kontrollera och övervaka. Anledningen till detta är för att det är omöjligt för en ledare att vara involverad i varje virtuell medarbetares dagliga aktiviteter (ibid). Tittar man på det Pia berättade om tydliga ramar när de

skapade Covid-19 sidan på intranätet, ser man att det hänger ihop med studien från Hloma och Ortlepp.

”Igår faktiskt. Nämen en av våra kommunikatörer som vi har tagit in bland annat för det här

stora programmet. Hon tagit fram ett nytt presentationsmaterial för hela vår verksamhet alltså IT och digitalisering och hon presenterade det för hela, för alla medarbetare igår på ett möte. Ehh och det blev då bra för att det var enkelt och verkligen sånt som alla visste redan men det var paketerat på sånt sätt att det byggde stolthet och då tycker jag att man har lyckats”. (Intervju, Sofia 2021-04-28).

Det Sofia berättar passar in på Hloma & Ortlepp (2006). De anser att det är viktigare att ledaren lägger resurser på att att hitta kreativa sätt som underlättar effektiv kommunikation, som då sedan resulterar i bättre prestationer. Stina exemplifierar med en händelse som nyligen inträffat, när ett beslut hade fattats och de behövde gå ut i media med detta. Då tog hon hjälp av en kommunikatör för att säkra formuleringen i texten och för att inte budskapet kunde missuppfattas.

Fortsättningsvis fick respondenterna berätta när kommunikationen gått mindre bra under Covid-19. Sofia har svårt att få fram ett exempel. Hon berättar istället hur viktigt det är att genomföra de kommunikationsaktiviteter som man har planerat. Hon menar på att gör man inte det utan man tar ett avbrott i aktiviteten finns det en risk att man skapar oro bland medarbetarna. Pelle kan inte heller ge ett konkret exempel, han kan dock peka ut en princip.

”Den interna kommunikationen brister i chefsleden. Beslut som fattas i RSSL den högsta krisledningen när inte medarbetarna får reda på den kommunikation så att dem inte känner sig delaktig och informerade då skapar det en oro och frustration och detta är en tyvärr vanligt förekommande. Då säger man ibland från chefer att vi lagt upp den på intranätet men då ska vi komma ihåg att i vår organisation så är det inte alla som har tillgång till dator eller som läser intranätet. När det inte har fungerat så bra så har det inte gått ut till vi kallar det linje. Från chef till chef till chef till medarbetare någonstans där blir det brott på den där

kedjan.” (Intervju, Pelle 2021-04-29).

Stina exemplifierar inte heller, dock berättar hon att nu under Covid-19 har vi ett nära samarbete inom organisationen, närmare än vad vi någonsin har haft. Det hon har lärt sig under Covid-19 är att fortsätta ha nära kontakt med med ansvariga inom kommunikationen, för inom hennes område ställs det mycket heta frågor och då är det bra med nära samarbeten. Pia berättar att det var i början av

Covid-19 när allt var så akut och ovisst. Då brast det i kommunikationen för alla blev lite tagna på sängen. Pia exemplifierar med att berätta, hur säkrar vi om det blir jättehård belastning på vården och man behöver bygga en ny covid avdelning? Hur vet städ om att det finns en ny avdelning om ingen berättar det? Det Pia menar med detta är att detta skulle kunna hänt i början, då det inte fanns tydliga ramar att följa, eftersom det brast i kommunikationen och att den inte nådde alla leden.

”Jag var ju inne på det här med chattar, för det som händer nu som inte jag tycker är jättebra,

för det som är glada i att använda alla kanaler som dem någonsin kan hitta. Dem skickar meddelande på alla möjliga ställen, det blir ett informationsflöde som inte riktigt är sunt”. (Intervju, Maria 2021-04-28).

Även det Maria berättar tar oss tillbaka till det här med tydliga ramar och riktlinjer. Här ser man en tydlig koppling till teorin. När en organisation ska implementera nya kommunikationsverktyg/ kommunikationskanaler finns det några viktiga faktorer att tänka på. Dessa är att man måste ta hänsyn till syftet med kommunikationsverktyget, verktygets egenskaper samt den befintliga organisationskulturen, annars tenderar implementeringen att misslyckas. Trots att

kommunikationsverktyget skulle kunna ses som ett positivt bidrag i organisationen (Hedman, M, Thererse 2018:69). Sara exemplifierar till något som är dagsaktuellt, nämligen vaccinationerna. Hon berättar att de skulle införa ett nytt system där vaccinationer skulle registreras, dock hann inte systemet bli klart. Det som hände var att de tvingades till manuella rutiner där man sedan behövde efter-registrera vaccinationerna. Där brast det i kommunikationen med hur snabbt man behövde skicka in det manuella registreringarna, för det som hände var att det tog för lång tid innan man fick in alla registreringar i systemet.