För att inleda hur LIKA påverkas av digitaliseringen i sitt arbetssätt presenteras den teknik som deltagarna nämnde att de använder, samt när, var och hur denna teknik sades användas. De tekniska verktyg de nämnde under intervjuerna var datorer, telefoner, surfplattor och ett fåtal övriga tekniska hjälpmedel. På dessa nyttjade många mail-funktioner, videosamtal, chattmeddelanden, telefonsamtal, sms, eller interna system tillhörande organisationen. De använde bland annat detta för kommunikation, systematisering och organisering, delegering av uppgifter och dokumentation. De hjälpmedel som används varierar mellan individer, organisationer och branscher, och utöver dessa nämnda hjälpmedel erbjuder marknaden givetvis fler funktioner som flitigt används av diverse individer och organisationer. Dessa representerar endast grunden för de diskussioner som ägt rum under intervjuerna, och följaktligen de hjälpmedel som denna studie baseras på.
Flera deltagare valde att primärt utföra sina arbetsrelaterade uppgifter på sin dator, snarare än över telefon. De föredrog detta eftersom arbetet på datorn upplevdes mer professionell än på telefonen.
Telefonen användes däremot oftare för snabba saker som att kolla kortare meddelanden, ringa ett kort samtal, eller snabbt kolla sin agenda för dagen.
Jag kör nästan allt på datorn, inte så mycket på telefonen. Där har vi en whatsapp-grupp, annars kör jag nog allt via datorn faktiskt. Det som känns mer avslappnat i kommunikationsväg kan skötas via telefon, men det som är strikta jobbgrejer gör jag över datorn.
Graden av detta varierade mellan deltagarna. Några använde exklusivt datorn för jobbrelaterade uppgifter, medan andra använde telefonen lika mycket. En deltagare hade för vana att kolla sin mail och kalender på telefonen fem minuter snabbt varje kväll, för att få en överblick av morgondagens agenda, och därför mentalt förbereda sig för morgondagens sinnesstämning. Detta för att i förväg kunna vara medveten om och inställd på att vara mer fokuserad om det var behovet, och veta om avslappning var tillåtet. Denna överblick, för att inte chockas av förfrågningar, upplevde fler som lugnande. Detta då de ansvarsområden som många av deltagarna hade varierade från dag till dag.
Vidare hade de flesta deltagarna svårt att ge en konkret beskrivning av sin arbetsdag på grund av de breda ansvarsområdena.
Det är svårt att beskriva hur en arbetsdag ser ut. Oftast kommer arbetet till mig. Jag får förfrågningar att göra olika saker. Jag svarar på mail, ringer runt till kollegor, följer upp i projekt. Det är mycket som sker spontant. […] Är väldigt olika varje dag. Jobbet är väldigt variationsrikt. Rollen spänner över väldigt många ansvarsområden.
30
Deltagarna upplevde olika nivåer av att kunna planera sina dagar i förväg. Några kunde ha sitt dagsschema planerat kvällen innan, andra veckan innan, och några förlitade sig till största del på vilka förfrågningar som kom rullande över dagarna. De flesta hade dock en övergripande aning av hur projektens utveckling såg ut över tid de kommande månaderna, och ungefär när olika delmoment behövde vara klara. Utöver svårigheten att planera sitt dagsschema uttryckte några deltagare även en utmaning med yrkesrollen som att ständigt behöva byta sinnestillstånd. Två av deltagarna uttryckte svårigheterna med att byta tänkesätt enligt följande:
Man måste gå in i en ny del av sin hjärna i olika faser [av tidsplanen]. Måste tänka på ett säljigt sätt när man pratar med sponsorer t.ex. Jag försöker dela upp dagarna så att olika saker tänks på i klumpar som liknar [varandra]. [Det är] hemskt att hoppa mellan olika tänkesätt. [Jag vill hellre] va i ett praktiskt mode en halv eller hel dag i taget och sen bli mer säljig en dag osv. Inte tio olika saker samma dag, det blir kaos. Gå in helhjärtat i ett tänkesätt. Är svårt med barn också eftersom man ofta inte kan jobba ostört, då slängs hjärnan mellan olika tänk: jobb-jag och mamma-jag.
[Det] är mycket [olika sorters] aktiviteter till varje nytt möte, så de dagarna [när det är möten med nya ämnen back-to-back hela dagen] är inte mina bästa dagar. Det går att ställa om mellan olika sorters möten, men på eftermiddagen när man är trött och kommer in med nya människor och så ska man komma in till mötet med ett stort leende och sprida energi till alla andra, då känns det lite [utmattande].
Eftersom det vidare var en stor mängd av många skilda uppgifter som deltagarna hade ansvar för i sitt arbete förlitade sig många deltagare på sin kalender eller andra planeringsverktyg för att veta vad nästa sak på dagens agenda var.
Jag använder Excel för att planera min tid - listor på vad som ska göras i ena axeln och datum på andra axeln. Går inte att hålla allt sånt i huvudet.
Nu sitter jag mycket med checklistor med saker som jag ska komma ihåg.
Jag försöker planera ganska väl och sätta tids-slotter för vad jag behöver göra eftersom jag har ett tajt schema. Har nästan fem-minuters-precision över vad jag ska göra över dagen, så dagen är otroligt uppstyrd. Men det är ändå nya möten och nya situationer, och [jag behöver] hela tiden följa upp det som är högst på dagens agenda.
Användningen av en kalender eller annat planeringsverktyg gjorde att fler deltagare upplevde att de hade möjligheten att hinna göra mer, samtidigt som de kunde slappna av mer, eftersom de inte behövde komma ihåg allt själva och därför kunde utöka sin agenda och således vara mer effektiva.
Många av de verktygen som användes av deltagarna användes just i detta syfte, att förenkla och effektivisera, samt slippa komma ihåg allt själv.
Genom tekniska hjälpmedel kunde deras minne dessutom kompletteras i tillvägagångssätten uppgifter bör utföras. En deltagare uttryckte att hon använde sin mail för att påminna sig om varje ärendes situation då detta finns kvar i textformat efter att en överenskommelse är gjord, för att inte behöva minnas alla detaljer i separata projekt.
31
[Jag har] många bollar i luften. Kontakt med mycket människor gör att mail blir mitt minne. Om jag sagt det i telefon så minns jag inte det, men om det är i mail så kan jag gå tillbaka och dubbelkolla. Det är bra för att kunna hantera all den mängden info.
Deltagarna använde således olika tekniska hjälpmedel baserat på vilket syftet var.
[Jag] mailar mer än jag ringer. [Några av mina kollegor] gillar att ringa för det går fortare [att få svar]. Om man får mycket följdfrågor är det skönare över telefon.
Olika ärenden hanterades även över olika medier baserat på hur brådskande eller hur viktigt det var.
Mindre viktiga ärenden föredrogs över mail, medan brådskande ärenden hellre togs över telefon.
Mail [är] skönare för jag känner inte samma ansvar att svara på det direkt för det känns inte lika allvarligt eller brådskande. Får jag ett samtal förutsätter jag att det är akut.
Vidare upplevdes olika kommunikationsvägar på olika sätt beroende på när de användes. Utanför arbetstid kunde telefonsamtal fortfarande tas om det upplevdes som ett viktigt samtal, men ärenden som inte sågs som brådskande fick vänta till morgondagen.
Jag ser vem som ringer och jag kan oftast avgöra [hur pass viktigt eller brådskande ärendet är]. […] Vissa får vänta till nästa dag. Mail försöker jag att ha disciplin att inte läsa på kvällen. Och om jag är ledig så är det frånvaromeddelande på min mail, alltid.
De avgjorde ärendets vikt på olika sätt. Några avstod från att svara första gången någon ringde, och antog att personen skulle ringa igen om det var viktigt, och därför svara andra gången. Andra ringde tillbaka först om de fick ett sms där avsändaren skrivit att samtalet var viktigt och bett om att få bli uppringd. Om ett ärende inte kunde tas poängterade fler deltagare dock att de fortfarande återkopplade på något vis, genom exempelvis autosvar på mailen eller att skicka sms till någon som ringt.
Om jag gör något annat och det inte verkar [handla om något] superviktigt baserat på vem som ringer, alltså någon med kritiskt uppdrag utan mer stödfunktion […] då skriver jag att jag ringer upp om en stund och så gör jag det. Men jag ignorerar inte, något svar får de ju.
Vad som avgjorde om de tog ett samtal på ledig tid var dels hur viktigt de ansåg att det samtalet var att ta just då, och men även hur situationen såg ut när de kontaktades.
Om jag gör något annat […]och någon ringer när jag är mitt i det, då anser jag att det inkräktar på mitt privatliv.
Men om jag sitter och degar på kontoret och gör egna grejer - typ skrollar på Facebook, snackar med folk eller skickar in tidrapporter - då känns det mer okej om någon ringer. Det är jobbigare när jag är bunden till något annat eller har något viktigt på gång. Om jag sitter hemma och degar och inte gör något så stör det nog mig inget, om jag inte aktivt vill det. Om något aktivt tar min tid vill jag inte avbrytas, annars störs jag inte av det.
Ytterligare en faktor som påverkade om de tog ett ärende på sin privata tid var hur förväntningarna upplevdes. Fler deltagare uttryckte utmaningar med att motstå att svara även om det kanske inte var
32
viktigt om deltagaren upplevde att andra förväntade sig att deltagaren skulle vara tillgänglig, särskilt om deltagaren jobbade på distans.
Jag kände själv stor press att alltid vara närvarande och svara så snabbt som möjligt när någon annan skrev [i vårt interna kommunikationssystem], men generellt tror jag inte att de krävde att man skulle svara snabbt. Men jag kunde ändå känna att det va viktigt att svara snabbt. Det blir på något sätt ett bevis på att man är “på jobbet” och är aktiv.
Så det behovet kände jag, för att det va digitalt så man sågs ju inte så mycket.
Dessa förväntningar kunde komma från kollegor, men kunde också komma från deltagaren själv.
Det finns nog outtalat [förväntningar om] att svara inom ett dygn. Mycket möjligt att det är jag själv som har satt den.
Men jag kan känna själv att det är så jag gärna vill att det ska vara, beroende på vad det är för frågor såklart, men det är ändå rimligt att svara inom ett dygn eller nästkommande arbetsdag beroende på när frågan inkom. Jag själv vill svara inom ett dygn, men jag har inte samma hårda krav på andra.
Eftersom intervjuerna utfördes under en pandemi jobbade samtliga deltagare helt eller delvis på distans hemifrån genom de omnämnda verktygen. Vad gäller möjligheten att utföra sina arbetssysslor med digitala medier som ersättning för fysisk närvaro upplevde deltagarna ingen eller liten påverkan.
[Jag] kan nog göra alla mina arbetsuppgifter när och var jag vill, tror jag. Behöver inte kontoret för mer än tex utskrifter för jag har inte skrivmaskin [hemma]. Andra saker är mer ”nice to have”. Det är skönare att jobba på kontor än hemma, men om jag hade haft ett dedikerat kontor hemma hade jag nog gärna jobbat hemifrån även om det inte var en pandemi. Är ingenting som vi missar nu för att det måste va på distans. Möten går också att boka in lite när som helst, så länge alla kan.
Sammanfattningsvis utgjorde tekniken möjligheten för deltagarna att kunna jobba när de vill, var de vill, och hur de vill. Den avgörande faktorn för när, var och hur deltagarna faktiskt jobbade var främst deltagarens egna beslut kring detta. Deltagarna hade breda ansvarsområden och de flesta deltagarna föredrog att jobba över dator snarare än över telefon för professionella ärenden. Beroende på uppgiftens syfte användes olika medier, där olika kommunikationsmedier användes beroende på hur brådskande eller viktigt ett ärende var. När deltagare blev kontaktade på privat tid var deltagarna olika tillgängliga för att ta det ärendet beroende på hur viktigt ärendet upplevdes, vad de höll på med och hur de upplevde förväntningarna att hantera ärendet direkt – andras förväntningar och egna. Om ett ärende inte antogs av diverse anledningar, kommunicerade deltagarna när de skulle återkomma.