De digitala arbetssätten har utvecklats för att bidra med möjligheter för att kunna förbättra arbetet, men trots fördelarna tillkommer även svårigheter. Tekniken har utvecklats så pass fort att det tar tid att anpassa sig efter nya arbetssätten, och under denna period kan en del oförutsedda problem uppstå.
I följande del av rapporten presenteras de empiriska resultaten som behandlar möjligheterna och utmaningarna från digitaliseringens utveckling för arbetet.
Bland den teknik som omtalades i intervjuerna, var digitala kommunikationsvägar av störst intresse bland deltagarna då detta förändrats mest sedan distansarbete uppmuntrats till. Det är därför främst
33
möjligheter med digitala kommunikationsmedier som presenteras här. Detta inkluderar röstsamtal, videosamtal eller textmeddelanden. De möjligheter och utmaningar som främst diskuterades rörde LIKA:s möjlighet till arbete över digitala medier och hur detta påverkade deras livsbalans. Andra faktorer som exempelvis positiva effekter på miljön till följd av minskade transporter nämndes, men diskuterades inte djupare.
4.2.1 Möten blir mer effektiva och formella
Möjligheterna som videosamtal erbjuder var en stor anledning till att reducera behovet av att ses fysiskt. Denna mötesväg upplevdes som mer tidseffektiv än fysiska möten på plats, där syftet med mötet bibehölls bättre och agendan kunde genomgås mer effektivt, inte bara på grund av att transporttiden minimeras från att inte behöva ta sig till möteslokalen eller ibland ens till kontoret.
Dessutom påbörjas mötet minuten för när mötestiden skulle starta, och fokus kan bättre hållas på ämnet. Samtidigt kan däremot bidragande konversationer gå förlorade till orsak av att diskussioner och kallprat försvåras.
Det [är] på gott och ont mindre småsnack, kallprat innan mötet. När mötet börjar så börjar man ofta direkt och hoppar direkt in på punkten, medan förr i tiden så småsnackade man ju ofta lite innan. Och det blir väl mer effektivt, men samtidigt så missar man ju många såna här bra samtal som man kan få av såna här casual samtal, tex om man väntar på någon och man frågar varandra hur det går i deras projekt och vad de stöter på för utmaningar eller hur de hanterat det, och så får man reda på massa saker som indirekt påverkar en som man kanske inte hade fått veta annars.
Några deltagare uttryckte även att förväntningarna har förändrats därefter, just för att digitala möten ses som mer effektiva möten. En av de förväntningar som förändrats är när någon kommer sent till ett möte. Med fysiska möten på plats finns så många faktorer som kan orsaka förseningar, t.ex. köer i trafiken, dåligt väder, eller att ha glömt något och behövt åka tillbaka för att hämta det. För att motverka att bli sen behöver en planera och förbereda sig tidigare för att ge sig av. När möten sker digitalt har en istället större möjlighet att förbereda sig bara några minuter innan avtalad mötestid. Om kollegor var sena till digitala möten beskrev deltagare att detta därför kunde upplevas som lathet, medan förseningar till fysiska möten kunde ha så många andra orsaker, vilket skapade högre förväntningar på att komma i tid till digitala möten.
Jag tror inte att det är någon som blir sur om man kommer in lite sent, men folk är upp i tankarna att man ska logga in sekunden då mötet är sagt att det ska börja, jämfört med förut där man kunde droppa in 5-10 minuter in på mötet.
Genom digitala möten minimerades diskussioner som kunde tangera till irrelevanta områden, som annars lätt sker under fysiska möten. Reduceringen av dessa konversationer som inte egentligen hade med mötets syfte att göra, bidrog till att tiden istället lades på agendans punkter, och mötets syfte blev därför avklarat snabbare. Orsaken till att dessa irrelevanta konversationer minimeras är för att det är svårare att avgöra när andra avslutat sin mening, och det är länt hänt att man pratar i mun på varandra, dels eftersom en del mänskliga faktorer försvinner över digitala medier, och dels eftersom andras ljud och bild kommer fram till mottagaren några millisekunder efter att avsändaren talat. Den intuitiva känslan av när en kan avbryta andra blir därför försvårad. Flera deltagare poängterade hur detta gör att digitala möten blir mer formella och konversationerna kan bli mer ytliga eftersom det är svårare att diskutera mellan flera personer eller ha konversationer parallellt.
34
Viss information kommer inte riktigt fram. Man diskuterar inte riktigt lika djupt som man kanske hade gjort fysiskt.
[…] Det blir en annan stämning. Vi håller fortfarande på att lära oss och anpassa oss efter hur den typen av kontakt ska bli mer bekväm. Har man ett möte där man ska diskutera något särskilt, så är det svårare att få en vänskaplig eller relaxed stämning, för man kan inte prata hur som helst, för man kanske börjar prata i mun på varann och det blir konstigt, så det blir lite formellt att först pratar en person och sen pratar nästa person. Det blir inte ett naturligt samtal som bara flyter på lika bra. Där måste vi nog jobba mer. Och på så sätt förlorar man nog mycket eller en del kommunikation.
Bristen på mänskliga faktorer bidrog även till att mer praktiska delar av ett möte blev försvårade.
Vissa möten är kanske svårare för att man saknar möjligheten att kunna visa något fysiskt eller skriva på tavla och såna saker, så såna möten kan nog bli mer opedagogiska, om man har ett problem och vill kunna diskutera kring problemet. […] Ibland, tex, vi som håller på mycket med tekniska frågor, då hade det varit praktiskt att gå ner bland riggarna, eller gå och titta i verkstaden direkt på problemet istället för att behöva förklara och prata om det. Så såna möten är lite svårare.
En annan deltagare beskrev hur materialprover behövde skickas inför ett möte, vilket upplevdes som mer ansträngande jämfört med när dessa enkelt kunde tas med till fysiska möten. Detta kunde vara prover som behövde kännas på för att uppleva texturer, och att planera inför transporten blev extra logistik som upplevdes som problematiskt eftersom det exempelvis kunde uppstå leverans-komplikationer som gjorde att proverna inte var framme i tid. För möten som däremot inte kräver diskussioner eller praktiska hjälpmedel upplevdes digitala möten som mycket effektivare än fysiska möten på plats. Deltagarna upplevde även att arbetet i övrigt, som inte var kommunikationsbaserat, även förenklades och blev mer effektivt. Dokumentation kan samlas och organiseras så att information kan hittas enklare och detta kan kommas åt oberoende av tid eller rum.
[Jag] har ju varit med från stenåldern när allt va mycket mer manuellt. [Digitaliseringen] har medfört en förenkling av arbetet. Det är inte lika tungrott. Förut behövde man hålla koll på massor av papper, så [jag] tycker utvecklingen varit positiv. Förut hade vi inte liknande kommunikationssystem, det sker mycket lättare och smidigare med telefonen.
Däremot bidrog effektiviseringen också till att många istället får fler saker på sin agenda, eftersom mer saker hinns med.
Det är nog mer möten nu. Nu kan man boka in folk på varenda minut. Förut behövde man alltid lite tid för att gå mellan mötesrummen så då var det alltid lite mer spontana luckor. Men nu om det finns en halvtimme så bokas man lätt in för ett möte då, för det är alltid någon som vill bolla någonting med min roll.
Folk [jobbar] mer digitalt: mailar mer, det är fler digitala möten. Blir inte så för bara en själv utan blir ju så för alla.
[Det] blir ingen förändring i arbetsmiljön, [eftersom] bågen är lika spänd. Men blir en effektivisering för företaget eftersom alla hinner göra lite mer eftersom saker går fortare när det görs digitalt, med tex möten. Eftersom alla har samma förutsättningar med digitala möten, så kan alla ha fler möten och effektivare och snabbare möten. Så det enda som händer är att mötena blir kortare och de blir fler. Hade det bara varit för en själv hade man märkt att det blivit en massa luft i ens agenda. Men eftersom att alla får mer tid till det så fyller man ju på med fler möten. Alla planerar upp tiden lika mycket ändå.
35
Arbetet och framförallt möten blir sammanfattningsvis mer effektiva över digitala medier eftersom fokus hålls på agendan då det är svårare att avbryta. Den blir däremot också svårare att föra en mänsklig diskussion. Istället måste ordet delas ut, vilket kan göra att en del kommunikation går förlorad. Effektiviseringen gör även att saker blir klara snabbare och ger mer tid över till att slutföra fler uppgifter.
4.2.2 Digitalt arbete skapar frihet och flexibilitet
Den ökade mängder arbetsuppgifter och förenklingen av arbetet var något som några uttryckte gjorde att de ofta arbetade parallellt med två saker samtidigt.
När det är mycket möten som det är nu så är man nog mindre närvarande på mötet, för det är lätt att man börjar t.ex.
läsa mail parallellt om det diskuteras om en fråga som inte berör en själv. Man måste nästan använda tiden effektivt så, så att man jobbar parallellt med mötena. Och det gör ju att man, beroende på mötena, kanske tappar fokuset på själva mötet. På vissa möten behöver man bara vara där och lyssna, och då fungerar det ganska bra. Och i vissa andra möten så har man bara en punkt nån gång, så då kanske man tappar fokus och börjar jobba med något annat parallellt.
Detta parallellarbete sågs som en frihet. Deltagarna upplevde även att de emotionella kraven var lägre om möten hölls och kameran inte behövde vara på, och en därför inte behövde förbereda sitt utseende. Att fler kollegor valde att inte ha kameran på orsakade däremot att gemenskapen upplevdes som mindre påtaglig, detta kommer beskrivas vidare i 4.3.3.
Den största flexibiliteten som digitaliseringen skapade möjlighet för var dock att själv kunna styra när och var en ville arbeta. Denna mobilitet, flexibilitet och frihet som tillkom av möjligheten att kunna utföra sina arbetsuppgifter oberoende av tid och rum upplevdes främst som positiv.
Kan jobba var jag vill. […] Kan åka till Nice och jobba på stranden där. Blir mer flexibel och movable. Kanske inte passar alla, men är nog en fördel för projektledare. Så jag tycker bara tekniken är positivt, skönt att kunna jobba på distans.
Då olika sorters sysslor görs bäst under olika omständigheter upplevdes det som positivt att kunna styra dessa omständigheter mer. För vissa situationer kunde det innebära att kunna jobba hemifrån på kvällen, medan det andra gånger innebar att jobba på kontoret under kontorstid även om kollegor eller andra samarbetspartners jobbade hemifrån.
Man [kan] avgöra själv vad som är värt tiden och orken med t.ex. resa [mellan hemmet och arbetsplatsen]. Om man behöver tyst runt sig så kanske man vill jobba hemma för att man slipper folk som går i korridoren och rycker tag i en.
Om jag behöver koncentrera mig mer på att utföra en viss uppgift som jag gör själv är det också skönt att göra den hemifrån, för det är lugnare hemma där ingen stör.
En annan faktor som flexibiliteten bidrog med var att fler kan delta, trots andra åtaganden eller skilda geografiska platser. Det ses som ett mindre steg att delta i ett möte genom att öppna ett videosamtal, än att planera för och lägga tid, energi och pengar på att resa till ett fysiskt möte
36
Det är lättare att få med sig alla människor till mötet. [Företaget jag jobbar på] är ju tex väldigt stort, så förr i tiden kommer jag ihåg att då kunde det vara svårt att få tag på inköparna som sitter i en annan byggnad typ tio minuter bort eller så, och de va ganska svåra att få tag på, men nu har världen blivit mindre på nå’t sätt, så det är lättare att få med alla på mötet som behöver vara med än det var innan [pandemin].
[Digitala kommunikationsmedier] tillåter oss att nå ut till så många fler internationellt. […] I [vår organisation]
kunde vi samla ungdomar från hela Sverige istället för att fokusera på bara en stad i taget och göra flera av samma workshops t.ex. Digitala verktygen är därför jättebra för civilsamhället eftersom man kan nå ut till fler. Digitala workshops och föreläsningar, fler kan ta del av informationen. Om man har ett fysiskt evenemang så är det en annan känsla, men det kan också ta ifrån möjligheten för väldigt många att ens ta del av infon om allt är fysiskt på plats.
Att kunna samla samtliga deltagare till ett möte sparar därför tid på att inte behöva upprepa sig för att nå ut till fler. Denna frihet kommer dock även med ett ansvar att göra sitt jobb på en tillfredställande nivå och inom utsatta tidsramar även när ingen kontrollerar en, och det kräver även en tillit till att även ens kollegor kommer utföra sitt jobb trots att kanske inte alla detaljer av arbetet syns.
Digitalt kan man inte se om folk faktiskt närvarar [på ett möte] eller inte [om de inte pratar och kameran är av].
Om tilliten inte finns skapas ett orosmoment och kring vilket deltagarna upplevde ett behov av att upprepat påminna eller fråga opålitliga kollegor för att följa upp i processer.
Från detta kan det ses att digitala arbetssätt skapade möjligheter för LIKA att, återigen, utföra sina uppgifter eller kommunicera med kollegor oberoende av tid eller de bådas geografiska plats, vilket möjliggör att fler kan delta från distans. Detta sparar tid från att inte behöva resa och att inte behöva upprepa samma agenda vid separata tillfällen. Deltagarna hade också möjligheten att kunna göra fler saker parallellt, och upplevde i allmänhet en större möjlighet att kunna styra över sina omständigheter och därtill ha lägre emotionella krav på sig. Deltagarna uttryckte däremot att denna frihet kräver att varje individ tar sitt ansvar, annars kunde detta orsaka stress hos kollegor.
4.2.3 Ovana kring tekniska problem
På vissa arbetsplatser är digitala arbetssätt och kommunikationsmedier fortfarande nytt, vilket gör att de anställda fortfarande upplever att de är i en upplärningsperiod där problem kan uppstå just p.g.a.
ovanan att hantera tekniken. Tekniska fel kan uppstå och dra ut på tiden om internet inte fungerar och IT-service behöver kontaktas där det kan vara kö.
Våra system krånglar hela tiden. Jag tror jag pratar med vår IT-support säkert fem gånger per dag för att systemen inte funkar eller inte startar och det är stressigt för att jag ska in på möte. Skulle den tiden kunna läggas på att vara ledig eller göra fler arbetsuppgifter, det hade väl varit skönt. Jag skulle vilja reducera all omkringliggande logistik som IT-strul och resan till och från jobbet.
En del teknik upplevs heller inte ännu helt ergonomiskt anpassad för sitt syfte eller för sina användare, vilket orsakar problem om användaren inte förstår hur denne ska hantera tekniken. Deltagarna upplevde också att en del kollegor vägrar försöka lära sig ny teknik, kanske på grund av rädsla, vilket
37
gör det svårt att samarbeta om inte alla använder samma tillvägagångssätt. En senior deltagare uttryckte sin erfarenhet enligt följande:
På 80-talet så fanns ju inte ens datorer, och på 80-talet kom ju första mobiltelefonen och den var ju superklumpig, så det vi har idag är ju mycket smidigare. Det har ju hänt en hel del. Många i min generation har inte tagit till sig det på samma sätt utan har snarare tagit ett steg tillbaka och då hamnar man på efterkälken och klarar inte av vissa saker och måste ha hjälp från andra t.ex. […] Det går fort i förändringen så det är ju lite läskigt. […] [Jag] har inte tiden eller möjligheten för att ge den utbildningen för att de ska kunna jobba mer effektivt med den digitala biten.
Att somliga medarbetare inte lär sig hantera tekniken orsakar att andra kollegors tid kan behöva tas till att hjälpa den första, vilket ödslar de mänskliga resursernas tid. Vissa branscher har heller inte prioriterat digitaliseringen och har därför inte implementerat de system som kunnat användas.
[Branschen jag jobbar i] är en konservativ bransch och det tar väldigt lång tid för att förändring ska gå igenom. Jag har alltid förespråkat digitalisering inom vissa delar av t.ex. besiktning för där ligger de efter när det kunnat underlätta för alla, överlag. T.ex. 1990 gjordes första datasystemet för att kunna besiktiga med en handdator, men än idag 2021 så kan man inte koppla ett mätpass till handdatorn och skicka in data eller mätvärden direkt, utan det måste man knappa in manuellt. Tekniken finns ju och har funnits i flera år, men [organisationen] har inte tryckt på för att få fart på den förändringen. Så det finns områden som hade mått bra av att digitaliseras ytterligare.
Utöver de praktiska komplikationerna har heller dessutom inte alla samma vision gällande hur den existerande tekniken ska hanteras.
Det är ju ganska nytt för alla, så folk vet nog inte vad förväntningarna är heller.
Denna krock var något som kunde skapa irritation ifall andra agerade annorlunda än en själv ansåg optimalt. Deltagare kunde vara oense om flera olika saker, som exempelvis hur långa möten som bokades. En del föredrog att boka möten med lite marginal så att tid fanns över om det behövdes, så att agendan kunde bli klar och att de sen inte behövde stressa till nästa ärende och samtidigt inte behövde gå tillbaka till samma ärende om detta inte hann slutföras och därför kunde gå vidare. Andra föredrog att hålla mötesformerna mer kompakt.
[Jag] försöker ha effektiva möten. Hellre boka för lite tid än för mycket. Vissa föredrar att boka en timme och få en halvtimme över om mötet blir klart på en halvtimme. Men då blir mitt schema fullsmockat med möten, och om man planerar det bättre så kan man få ihop det på hälften av tiden. [Jag vill] lägga möten i anslutning till varann istället för att ha luckor mellan dem. Kör hellre av tre möten på raken och har fritt efter.
Gemensamt för båda sidor var dock en önskan om att vara effektiv och sedan ledig. En annan kollision upplevdes mellan antalet mail som skickades eller annan kommunikation som upprepades. Vissa deltagare föredrog att påminna eller dubbelkolla, medan andra upplevde påminnelser och upprepningar som irriterande och ville få arbeta igenom sina förfrågningar i sin egen takt.
Skicka hellre ett mail för mycket än för lite.
38
Ofta kanske man skickar mail till folk med massor av människor som kopia ifall de skulle vilja dubbelkolla, men det är inte viktigt egentligen, [bara stressande].
Har en kollega som kan ringa mig om det har kommit ett mail från en tredje kollega till oss båda, så kan han ringa en minut efter mailet kommit och ba “såg du mailet?”. Nej, det gjorde jag inte. [Ta det lugnt].
Deltagarna hade varierade åsikter om påminnelser. Några deltagare uttryckte att det var bättre att skicka ett mail för mycket än ett för lite, för att dubbelkolla att mottagaren inte glömt bort meddelandet. Några uttryckte dessutom ett behov att ringa mottagaren för att påminna om mailet som skickades. Andra deltagare uttryckte ett starkt misstycke kring detta och menade att det i så fall är bättre att ringa direkt, än att få ett samtal och senare ändå behöva se samma ärende upprepas i mailinkorgen, och att detta beteende istället orsakade onödiga stresskänslor. Dessa upprepade påminnelser skapade även en misstro inom laget, då den som erhöll påminnelsen kände sig övervakad och uttryckte en önskan om att få arbeta i sin egen takt och att avsändaren skulle ha tillit för deltagaren.
För att sammanfatta så har tekniken utvecklats så pass snabbt att deltagarna upplever att de fortfarande är i en inlärningsperiod. Detta orsakar praktiska svårigheter och tekniska komplikationer som kan dra ut på tiden, och samtidigt är det svårt att veta hur andras förväntningar ser ut och hur en kan anpassa sig efter detta för att möta allas behov och önskemål.