Medverkan

Projektledaren förklarar att någon eller några utsågs från kundadministration för att vara en del av själva teamet i förändringsprocessen som har varit med och tagit fram den nya lösningen. Utöver det menar han även att representanter från finansfunktionen samt scanningsfunktionen i Organisation 2 bjöds in i projektet. Hans uppfattning är att alla berörda roller var representerade i projektgruppen. Dock uppfattar han det som att finansavdelningen inte hade samma möjlighet att bidra till projektet då de låg under press från andra håll. En annan faktor till att den avdelningen inte involverades lika bra förklarar han var att kontoret för finansavdelningen ligger på annan ort, och att man då inte har samma möjlighet att bara kika förbi någons kontor för att diskutera olika situationer som uppkommer. Han lägger även vikt vid att han tycker det vore önskvärt att ha med någon från finans närmare sammankopplad till projektet. Vidare förklarar Projektledaren att användare från kundadministration även har involverats genom workshops. I de här workshopsen menar han även att deltagare från finansfunktionen samt scanningsfunktionen i Organisation 2 deltog.

Kundadmin A och Kundadmin B har inte själva direkt medverkat i själva projektet. Istället har de haft en kollega som varit en del av själva projektgruppen. Kundadmin A upplevde att denna

56

kollega även representerade hennes egna åsikter, vilket till stor del berodde på de interna konversationer de haft inom kundadministrationens lilla arbetsgrupp gällande förändringen. Hon ansåg även sig själv som en stöttepelare till den kollega som involverades. Hon förklarar dock att hon ändå deltagit på några möten kring förändringen där hon fått bidra med sina egna åsikter. Kundadmin A upplever det som att hennes involvering i förändringen bidrog till resultatet av förändringen, att hon fick komma med tips och idéer som förändringsledningen lyssnade på. Hon upplever det som att förändringsledningen försökte att få det så lättarbetat som möjligt för de på kundadministration och därför tog åt sig av de åsikter hon hade att komma med.

Kundadmin B förklarar att Projektledaren behövt vända sig till dem på kundadministration för att se hur arbetet såg ut rent praktiskt i det gamla systemet. Dock uttrycker hon sig som följer:

Hade man känt att man hade velat involveras ännu mer så hade man ju kunnat gjort det, men vi har ju haft en person i våran grupp om man säger, som suttit med lite mer i det här projektet. (Kundadmin B)

Utifrån citatet och intervjun i övrigt får vi uppfattningen att Kundadmin B inte upplever att hon medverkat mycket i projektet. Hon förklarar att hon istället lagt tillit till den kollega som satt med i projektet. Hon nämner att hon tror att det blivit mycket “systemprat” i projektgruppen och menar att det kanske varit lite överkurs för den kollega som satt med i teamet. Vi tolkar det som att hon varit något skeptisk till att bidra själv och valt att distansera sig från systempratet. Då hon nämner att hon tror att det varit svårt även för kollegan uppfattar vi det som att hon själv känner en osäkerhet kring kunskapen om de tekniska aspekterna både hos henne själv och kollegan.

Finansmannen förklarar att han fick vara med i projektet av de anledningarna att de behövde någon med kunskap kring finansavdelningen samt att han varit involverad i projekt tidigare. Han har sedan varit med och kravställt vilket ekonomisystem som behövdes. Han menar även att han fick vara med och bestämma vilket system som slutligen skulle implementeras utefter denna kravspecifikation. Finansmannen anser att han haft de resurser som krävdes för att bidra till förändringen. Han anser att han varit mycket involverad jämfört med andra och lägger även vikt vid att han haft mandat att besluta om det som rörde honom.

Trots genomförd kravspecifikation uppkom ett problem med systemet vid användning. Problemet visade sig ligga i att en funktion i det nya ekonomisystemet inte kunde hantera mer

57

än 100 fakturor i taget, vilket ledde till ett mer omfattande arbete för finansavdelningen då de hanterar flera tusen fakturor. Dock förklarar Finansmannen att han i förväg inte förstod att en sådan begränsning fanns i systemet. Han anser själv att han förklarat behoven omfattande och att detta inte framgick som något problem i förhand.

Men ja, det gjordes en kravspec men jag missade att fråga väldigt specifikt, men det här var inget de hade varit med om tidigare heller.

(Finansmannen)

Finansmannen förklarar det som att de är ett väldigt speciellt bolag på så sätt med specifika behov varav problemet för dem var svårt att förutspå.

Avdelningschefen och Ekonomiassistenten delar uppfattning gällande sin medverkan i projektet då de haft en stöttande roll till Organisation 1. Ekonomiassistenten förklarar att hon gett input i något vi anser liknar en kravspecifikation samt förmedlat kontakter inför implementeringen. Ekonomiassistenten förklarar att informationsutbytet organisationerna emellan innebar olika mycket kontakt vid olika tillfällen. Förändringen innebar för Organisation 2 att de blev av med en tjänst och arbetsprocess som inte ersätts på annat sätt. Därför innebar input och medverkan för dem mest att hjälpa Organisation 1 att ta över och gå vidare med detta. Avdelningschefen förklarar det som att Organisation 1 hade dåligt med resurser och att de på Organisation 2 försökte hjälpa dem med internkontroll, insikter i att jobba med toleransnivåer och hur kriterier sätts upp rent projektmässigt. De agerade därmed bollplank i förändringen löpande när frågor uppkommit och var med på avstämningar.