Resultatet av förändringen

Förändringen har påverkat det dagliga arbetet i stora drag, både för Organisation 1 och Organisation 2. För Organisation 1 menar Kundadmin A att arbetsuppgifterna förändrats i och med att en stor del av den manuella hanteringen försvunnit. Kundadmin A upplever denna förändring som rolig och påpekar att hon får tid med annat, exempelvis att stötta och hjälpa medarbetare på andra avdelningar till en större grad än innan. Hon anser dock inte att hon fått någon förändrad roll i organisationen såsom mer eller mindre ansvar. Förändringen har bidragit med några förändrade rutiner, men Kundadmin A uttrycker sig som följer:

62

Jag kan tycka att det är en fördel [med nya rutiner]. Man gör inte som man gjorde för 10 år sedan. (Kundadmin A)

Projektledaren menar även att användarna har fått en helt annan möjlighet att kontrollera flödena. Förut var de inte så tydliga vilket gjorde att användarna hade svårt att hålla koll på vad som hänt, var en faktura är nu, vilka som hanteras manuellt osv. Dessutom har flera processer automatiserats, vilket lett till att användarna fått mer tid över till andra arbetsuppgifter. Projektledaren diskuterar även förseningen i införandet av det nya systemet och att implementeringen därav skedde fem månader senare än tänkt. Dock hann de implementera sin lösning innan Organisation 2 satte sin lösning i bruk vilket gjorde att inga problem uppkom på den fronten. Även Avdelningschefen och Ekonomiassistenten tar upp problemet med förseningen. Avdelningschefen menar att den var rätt så okontroversiell, projektet pågick under en längre tid, man testade mycket och det blev försenat med ett par månader. Hon tror att det framförallt var automatiseringen som drog ut på tiden.

Från början tror jag det var i februari ni vet och sen i april och sen i juni och jag vet inte om det var juni i slutändan eller om det var augusti till och med jag har för mig att det blev augusti va? (Avdelningschefen)

Citatet visar att implementeringen av systemet har senarelagts stegvis, samtidigt som det indikerar att implementeringen inte varit av avgörande vikt för Avdelningschefen då hon antingen inte varit särskilt insatt eller har svårt att komma ihåg hur det faktiskt var.

För Finansmannen och finansfunktionen på Organisation 1 var målsättningen att förändringen inte skulle få någon effekt alls. Målet var, att även om systemet behövdes bytas ut för att kunna interagera bra tillsammans med de andra systemen, så skulle finansavdelningen inte märka någon större skillnad. Därför blandades Finansmannen in för att kartlägga en tydlig kravspecifikation, vilket också gjordes. Dessvärre uppkom nya, dolda hinder som till slut påverkade finansavdelningen på det sättet att förändringen försämrade deras situation. De var fullständigt nöjda med det gamla systemet men idag har de nya hinder som påverkar deras dagliga verksamhet negativt. Projektledaren och Finansmannen förklarar att detta diskuterats internt och att man har beslutat att vänta med att göra några vidare förändringar för att undgå problemen. Finansmannen säger att projektet hade så pass liten inverkan på hans och finansavdelningens arbete att försämringen inte påverkat dem i någon större utsträckning.

63

Nej, för mig var det ingen… [stor grej] det har ju varit andra förändringar som har påverkat mig mer än vad detta gjorde. (Finansmannen)

Till sist menar han att han lagt mer fokus på andra projekt som har större betydelse för dem på finansavdelningen.

I Organisation 2 har förändringen till största del inneburit att de slutat tillhandahålla en tjänst till Organisation 1. Avdelningschefen ser en stor förändring i medarbetarnas dagliga verksamhet i och med att det förra systemet var väldigt instabilt och skapade en oro då arbetsunderlag kunde försvinna spårlöst.

Så fort någonting förändrades [i det gamla systemet] så bara försvann saker vilket skapar en press och stress som inte... Det är en sak om man har mycket att göra men kontrollerat, det är inga problem men utan kontroll på grund av att ett system ställer till det. Det är inte hälsosamt i längden. (Avdelningschefen)

Med förändringen hoppades Avdelningschefen dels på en tryggare arbetsmiljö för sina medarbetare. Dessutom hoppades hon på att kunna ge dem roligare, inte lika monotona, arbetsuppgifter samt avlastning till delar av medarbetarna som arbetat under högt tryck. Hon menar att förändringen var nödvändig för att kunna utföra dessa förbättrande förändringar gällande de dagliga arbetsuppgifterna.

Men det var ju ett monotont moment som inte egentligen tillförde något värde direkt. Vi hade egentligen behov av att använda de arbetsuppgifterna och den arbetstiden till bättre saker helt enkelt. Att omfördela och jobba med utveckling och förbättring och lägga krut på annat som dyker upp samtidigt så det har blivit väldigt bra. (Avdelningschefen)

När avetableringen av det gemensamma systemet skedde lade Organisation 2 större fokus på annat håll. Både Avdelningschefen och Ekonomiassistenten förklarar att fokus nu istället ligger på en annan förändring gällande ett system som de implementerar men att det inte har med den studerade förändringen att göra. Dock betonar de båda att avetableringen av scanningsfunktionen har frigjort tid och gett mer utrymme för att fokusera på detta. Deras nya system har triggat nya utvecklingsfrågor som de arbetat med under en väldigt intensiv period sedan förändringen. Denna period beror dels på den nya implementeringen, dels en omställning till e-fakturor som det börjat ställas krav på. Avdelningschefen anser att marknaden inte alls var

64

redo för den omställningen och att det därför krävdes väldigt mycket kommunikation mellan Organisation 2 och deras kunder.