Elanders
Elanderskoncernen
Elanders grundades 1908 och är idag ett av nordens största infomediafö-retag, koncernen har 17 bolag i 5 olika länder. Elanders blev börsnoterat 1989, omsättningen år 2002 var 1800 MSEK och i dagsläget har man ca 1400 anställda. Infomedia är ett ord som kan användas i olika saman-hang men på Elanders betyder det samma sak som företagets affärsidé:
”Genom att kombinera avancerad informationsteknologi med kvalifice-rad grafisk kompetens skall vi skapa betydande mervärden för våra upp-dragsgivare”
Koncernen är uppdelad i två affärsområden: infologistics och infoprint.
Infologistics innebär hantering av användarinformation, produktkatalo-ger samt dokumentation som stöd för markandskommunikation. Kunder är industri-, handels-, och reklamföretag, förlag samt offentliga organisa-tioner. Infoprint behandlar produktion av stora informationstäta tryck-saker i omfattande upplagor för större industri- och handelsföretag, med hjälp av kraftfull produktion och avancerad databashantering.
Elanders har sina bolag indelade i 5 regioner:
Infologistics Väst
Sammanslagning
Just nu sker en omorganisering i koncernen, man satsar på något som man kallar infomediahus, flera sådana byggs nu upp på olika platser i Sverige. Tanken är att samla verksamheterna på en plats för att ”skapa mervärden för kunder, stimulera och motivera medarbetarna samt öka vinsterna genom de möjligheter som de samlade resurserna ger”. I Mölnlycke i Göteborg byggs den anläggning som kommer att samla flera företag i region väst. Man började bygga i juni 2002 och beräknas vara klara i december 2003. De bolag som kommer att lämna sina nuvarande lokaler och flytta in i det nya infomediahuset är: Elanders Digitaltryck, Elanders Graphic Systems, Elanders Novum, Elanders Svenskt Tryck samt Repronik.
Dessa bolag står nu inför en stor förändring, man kommer inte bara flyt-ta till nya lokaler uflyt-tan även få nya arbetskamrater, invanda mönster kommer att brytas, administrationen kommer att fungera annorlunda och så vidare. En osäkerhet och oro men också spänning inför framtiden finns hos medarbetarna. Alla bolag har egna avtal med de anställda och egna system för att hantera administration, detta kommer ändras efter sammanslagningen. Just nu pågår övergripande förhandlingar med Grafiska fackförbundet som gäller alla bolag som ska flytta till den gemensamma byggnaden. Dessa förhandlingar täcker allt från arbetsti-der till löner och förmåner.
Elanders Digitaltryck
Elanders Digitaltryck har arbetat med digitalt tryck sedan 1981/1982.
Företaget är en del av Elanderskoncernen i region väst.
Affärsidé:
”Elanders Digitaltryck skall skapa lösningar som täcker dagens och mor-gondagens behov av elektronisk dokumenthantering i nära samarbete med våra kunder.”
Företaget är präglat av ett stort antal förändringar. Följande större omställningar har skett de senaste fem åren:
1998 Elanders Digitaltryck hade sina lokaler i Angered, Göteborg.
På Volvo fanns en avdelning som ansvarade för produktion av utdata, i synnerhet företagets datalistor printades här. Under året friställdes avdelningen och företaget Celero bildades, ägt av Volvo. Verksamheten flyttades till Arendal där nuvarande Elanders Digitaltryck finns idag.
1999 Elanderskoncernen köpte Celero av Volvo och tog namnet Elanders Digitaltryck. Detta betydde att företaget Elanders Digitaltryck hade verksamheter på två platser, i Angered sen tidigare och efter uppköpet av Celero även i Arendal
2000 Verksamheten i Angered flyttades till Arendal och slogs samman med det som tidigare hette Celero.
2002 Företaget Elanders Novums digitaltrycksverksamhet slogs ihop med Elanders Digitaltryck och flyttade in i lokalerna i Arendal.
Inom loppet av tre år (1999-2002) har alltså tre verksamheter slagits samman, nya rutiner har införts, nya chefer har tillsatts och nya krav har ställts på personalen. Sammanslagningen med andra företag i region väst och flytt till nya lokaler vid årsskiftet 2003/2004 kommer att innebära ytterligare en stor förändring på kort tid utöver de som beskrivits ovan.
Arbetsplatsen
Maskiner och personal
Maskinparken på Elanders Digitaltryck är bland de största i Sverige och består av 10 stycken digitala tryckpressar och en efterbehandlingsavdel-ning. Personal vid efterbehandling kommer inte att direkt beröras av en schemaändring för printeroperatörer varför denna avdelning utelämnas i beskrivningen. Av tryckpressarna är 8 stycken avsedda för svartvit pro-duktion och två stycken klarar fyrfärgstryck. I dagsläget ansvarar en ope-ratör för de två färgpressarna och jobbar endast dagtid. Antalet jobb som kräver flerfärgstryck kan komma att öka i framtiden men än så länge räcker det med en heltidstjänst för att klara produktionen. De 8 tryck-pressarna för svartvit produktion körs av 19 operatörer som jobbar i skift.
På grund av att företag köpts upp och slagits samman finns för närva-rande 5 olika skiftmodeller för att klara av produktionen med dessa 8 tryckpressar. För att lättare åskådliggöra hur bemanningen ser ut delas maskinparken här in i två avdelningar, maskinerna finns dock i samma lokal. En översikt av maskinerna ses i tabell nedan.
Avdelning A
Maskinerna på avdelning A körs av 16 personer som jobbar i fem skift enligt fyra olika skiftmodeller.
Dagskift:
Fem operatörer jobbar dagtid måndag till fredag och täcker tiden mellan 07.00-17.00. Inte alla fem operatörer finns på arbetsplatsen utan ett över-lappningssystem används vilket innebär att någon person alltid är när-varande vid växlingstiderna 07.00 och 17.00. Personerna i dagskiftet job-bar totalt 40 timmar per vecka.
Nattskift 1:
Fyra operatörer jobbar alltid kväll/natt och täcker tiden mellan 16.42-07.12. Skiftet arbetar torsdag och fredag ojämna veckor och måndag, tis-dag, onsdag jämna veckor. Även i detta skift används ett överlappnings-system så att minst en person är närvarande vid växlingstiderna.
Nattskift 2:
Fyra operatörer jobbar enligt samma modell som nattskift 1 men andra dagar. Skiftet arbetar torsdag och fredag jämna veckor och måndag, tis-dag, onsdag ojämna veckor.
Nattskift 3:
En operatör jobbar alltid natt söndag till torsdag mellan 23.00-06.00.
Helgskift:
Två operatörer jobbar alltid helger och helgdagar mellan 07.00-20.00.
Undantag: påskdagen, midsommardagen, juldagen och julafton.
Maskinerna på avdelning B körs av 3 personer som jobbar enligt samma skiftmodell.
Skift 1:
En operatör jobbar dagtid måndag till onsdag 06.00 – 19.00.
Skift 2:
En operatör jobbar dagtid torsdag till lördag 06.00 – 19.00.
Skift 3:
En operatör jobbar kväll/natt måndag till torsdag 18.30 – 04.30.
Skiftmodellen är roterande och operatörerna byter skift med två veckors intervall. Maskinerna körs inte söndagar, helgdagar och andra lediga dagar.
Sammanlagt jobbar de 19 operatörerna ca 680 timmar per vecka.
Arbetsflöde
Det finns olika typer av jobb som körs på Elanders Digitaltryck och flödet för dessa ser olika ut. Vanligast är dock följande arbetsflöde. Ett antal handläggare på företaget sköter kontakterna med kunderna och tar emot beställningar. När ett uppdrag är mottaget skapar handläggarna en order för jobbet och vidarebefordrar denna till prepress. På prepress job-bar ett antal personer med att förbereda dessa jobb för tryckning. När jobben är färdigbearbetade fördelas de av prepress ut på de olika maski-nerna i tryckeriet. Som hjälpmedel i denna hantering används ett system som kallas Workflow och är utvecklat av Elanders Digitaltryck. Denna programvara gör det möjligt att överblicka hela flödet från prepress till efterbehandling. Personalen på prepress som fördelar jobben på maski-nerna måste ta hänsyn till hela flödet, Workflow anger i procent hur mycket av de enskilda maskinernas kapacitet är utnyttjad men innan de placerar ut ett jobb måste de planera in alla moment, även efterbehand-ling. I vissa fall krävs att ett korrektur skrivs ut, operatören måste då skriva ut ett exemplar som sen godkänns av prepress. Alla dessa moment kontrolleras av Workflow och varje utfört moment måste bekräftas i sys-temet, annars kan inte efterföljande moment genomföras. Systemet kon-trollerar hur brådskande en order är och varnar om det blir ont om tid, det är då lätt att gå in och se var jobbet befinner sig eftersom Workflow visar vilka moment som bekräftats. Parallellt med det digitala flödessys-temet finns alltid en order i pappersform, utan den till handa får ett jobb inte köras.
Vissa jobb är speciella, till exempel datalistor från Volvo IT. Dessa går inte genom Workflow-systemet utan dyker upp direkt hos printeropera-törerna via en server. Andra jobb går inte via prepress utan kommer via e-post direkt in i Workflow.
Printeroperatörerna kan genom Workflow överblicka beläggningen på den eller de maskiner som de ansvarar för, om något jobb är sent varnar systemet för detta men operatören kan bara åtgärda detta om försening-en ligger i printerdelförsening-en av systemet. Om jobbet har fastat i tidigare steg är det inte operatörens ansvar. Efter att jobbet har körts korrekt bekräf-tas detta i Workflow och blir på så vis tillgängligt för nästa steg i proces-sen.
Beläggning
I Workflow är det möjligt att se beläggningen på alla maskiner dag för dag. Tyvärr finns det ingen tillgänglig funktion visar beläggningen under tidigare veckor. Det skulle ha gjort det möjligt att se hur arbetsmängden ändrats under en längre period. En uppskattning av beläggning har istäl-let gjorts i samarbete med produktionsledningen.
Jobben som kommer till Elanders digitaltryck varierar i typ, vilken tid på dygnet de kommer och hur lång tid det får ta. Dessutom påverkas företa-get i stor utsträckning av konjunktursvängningar vilket gör det svårt att
skissa upp en ”normal” vecka. Jobben från Volvo IT kommer dock vid ungefär samma tidpunkt på dygnet, nämligen mellan 00-02 på natten. Då är det viktigt att tryckeriet är fullt bemannat. Enligt det nuvarande sche-mat jobbar sex personer under dagen och sex personer större delen av natten. Möjligen skulle man enligt produktionsledningen kunna klara produktionen med endast fem operatörer dessa tider. Under sen efter-middag och tidig natt, alltså innan jobben från Volvo IT har kommit är det i allmänhet ganska lugnt, då kan man troligen klara produktionen utan full bemanning. Under helgen är speciellt lördagen ganska lugn, eventuellt behövs ingen personal då. Under söndagen kommer jobb som kräver långa körningar vilket gör det nödvändigt att ha produktionen igång under söndag natt. Ur schemasynpunkt är annars helgen flexibel.
Det är viktigt att poängtera att beläggningen kan komma att ändras, nya typer av jobb blir aktuella och så vidare. Med tanke på hur marknaden förändras och att flexibilitet blivit ett allt kraftigare konkurrensmedel är det ett rimligt antagande att beläggningen kommer att se annorlunda ut i framtiden.
Arbetsuppgifter och arbetsmiljö
Arbetsuppgifterna består till största delen av inställning och övervakning av tryckpressarna. En förutsättning är kunskap i produktionens data-system varifrån jobben hämtas och startas. Varje operatör förväntas pla-nera de jobb som förläggs till de maskiner som operatören ansvarar för.
Detta med avseende på tider som jobben ska vara klara och distribueras.
Systemet hjälper till att kontrollera att inget jobb körs för sent. Andra arbetsuppgifter som förekommer är sortering och inplastning.
Arbetsuppgifterna kan inte anses som extremt monotona då man har val-frihet att välja ordning osv. Ett visst stressmoment kan förekomma om det blir ont om tid och man inte kan överblicka situationen. Detta har tidigare upplevts som mycket jobbigt men har på senare tid tydligen bli-vit bättre. Att inte ha kontroll över sin situation är naturligtvis mycket stressframkallande. Ljudnivån känns inte ansträngande för öronen och ingen använder hörselskydd. Däremot kan det vara svårt att föra en kon-versation på normal nivå i lokalen. I arbetsuppgifterna förekommer inga direkt tunga lyft, vid byte av pappersrullar vid rullprintrarna måste man dock hantera mycket tunga rullar. Även om inga tunga lyft förekommer så kräver all hantering av papper många små lyft som på sikt upplevs som slitsamt för armar, handleder och händer.
Lokalerna där tryckpressarna befinner sig är inte anpassade för verk-samheten vilket till exempel orsakar dålig luft och ventilation. Det är dessutom för trångt för att allt ska få plats på ett bra sätt. Ledningen är fullt medveten om detta men inga åtgärder har vidtagits på senare tid då verksamheten i alla fall ska flytta till nya lokaler.
Problemformulering
Problem
Den digitala tryckmetoden har de senaste åren utvecklats i ett allt snab-bare tempo. Tekniken förändras och nya krav från marknaden gör att det inte är möjligt för ett företag i branschen att fortsätta arbeta på samma sätt som tidigare. Snabbhet, flexibilitet och möjlighet att erbjuda total-lösningar har blivit viktiga konkurrensfaktorer. Det är en rimlig anta-gelse att efterfrågan på vissa uppdrag som Elanders Digitaltryck utför idag kommer minska och det blir då viktigt att kunna erbjuda nya typer av tjänster. Dessa nya tjänster kommer troligen att bli mer komplexa och innefatta fler moment än själva trycket, till exempel personifiering, dis-tribution och lagerhållning.
En förutsättning för att kunna erbjuda detta är att organisationen hela tiden utvecklas och att människorna i den på ett effektivt sätt kan ta till sig den information som krävs för att klara av att utföra de nya uppdra-gen. En snabb och bra intern kommunikation är ett måste.
Idag finns det fem olika skiftmodeller på Elanders Digitaltryck, de flesta av dessa är inte roterande vilket har lett till att vissa skiftlag har liten kontakt med övrig verksamhet och personal. Detta kan leda till att även värdefull kunskap som människor besitter på arbetsplatsen isoleras istället för att spridas vidare. Om motsättningar mellan skiftlagen upp-står försämras möjligheterna till att lösa dessa på grund av att personer-na träffas relativt sällan. Ytterligare en personer-nackdel med en skiftgång som ej roterar är att möjligheterna till att ta del av övrig verksamhet än den egna är färre och samarbetet med andra avdelningar försvåras av det fak-tum att personerna träffas sällan.
I skiftmodellerna som används idag förekommer arbetspass som är långa, en del över 13 timmar. Ett antagande är att detta kan ha negativ effekt på såväl produktivitet som på personalens hälsa. Sjukfrånvaron bland operatörerna är relativt hög, orsaken till detta är oklar.
Vad vill man uppnå?
De faktorer som är avgörande för företaget som leverantör är bland annat förmågan att:
- lära nya typer av jobb, metoder och rutiner
- sprida och söka kunskap och information inom företaget - ta in ny teknik och ny utrustning
- samarbeta internt samt med leverantörer och kunder - erbjuda en flexibel produktionsapparat
Genom en ändring av skiftgången vill man uppnå bättre kontakt mellan skiftpersonalen, det bästa vore om alla kunde arbeta med alla någon gång. Om operatörerna på ett naturligt sätt träffar varandra oftare för-bättras möjligheterna till att skapa en bra gemenskap och samhörighet
på arbetsplatsen, dessutom minskas risken för missförstånd. Om alla ibland jobbar dagtid så underlättas kontakten med ledningen, det bli enklare att införa nya metoder och ändringar. Som en effekt av ökad kon-takt med annan personal, ledning och servicetekniker hoppas man att insikten för hur arbetet fungerar alla tider på dygnet ska leda till en höjd kompetens. Det är också önskvärt att den kunskap som enskilda perso-ner besitter kan spridas och öka den totala kompetensen på arbetsplat-sen. Det skulle förhoppningsvis leda till att förutsättningarna för att lösa problem förbättras under de tidpunkter på dygnet då möjligheten till assistans är begränsad.
Med antagandet att de långa arbetspassen är mindre hälsosamma än korta och att effektiviteten under dessa är lägre strävar man efter ett skiftschema som inte innehåller extremt långa pass.
När en ny skiftgång tas fram ska även hänsyn till maskinernas kapacitet och utnyttjande tas. Maskinerna ska utnyttjas på bästa sätt samtidigt som flexibilitet till förändringar i arbetssätt är viktig. Personalstyrkan ska kunna ökas eller minskas vid behov.