Ordnandet av koncernövervakningen och riskhanteringen

Grunderna för stadens interna kontroll och riskhantering godkändes i stadsfullmäktige 16.6.2014. Genom koncerndirektiv som godkändes i stadsfullmäktige år 2016 uppdaterades principerna för stadens ägarstyr-ning. För övervakningen av sammanslutningen svarar utöver koncernsektionen den verksamma ledningen som enligt förvaltningsstadgan ska se till att den interna kontrollen och riskhanteringen är tillräckliga på alla nivåer och i alla funktioner inom organisationen.

Grunderna för ordnandet av koncernövervakningen har fastställts i förvaltningsstadgan:

Stadsfullmäktige beslutar om

- målen för verksamheten och ekonomin i de sammanslutningar som ingår i stadskoncernen, - principerna för ägarstyrningen och koncerndirektiv samt

- grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen.

Stadsstyrelsen

- svarar för samordningen av stadens verksamhet, - svarar för ägarstyrningen och

- svarar för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen.

Stadsstyrelsens koncernsektion har till uppgift att

- styra stadens centraliserade tjänster och servicecentraler,

- föra ägarens talan och framlägga stadens ställningstaganden i viktiga ärenden som behandlas på bolagsstämmorna i strategiska bolag och vid andra motsvarande sammanträden och utfärda anvis-ningar till de personer som representerar staden i dessa bolag och i övriga sammanslutanvis-ningar, - utse stadens representanter till förvaltningsorgan i sådana sammanslutningar som fastställts som

strategiska sammanslutningar samt utse revisorer,

- fastställa och följa upp de verksamhetsmässiga och ekonomiska målen i sådana sammanslutningar som fastställts som strategiska sammanslutningar samt

- svara för övervakningen av de sammanslutningar och stiftelser som ingår i stadskoncernen och öv-riga sammanslutningar och stiftelser.

Dottersammanslutningens styrelse ska se till att sammanslutningen följer grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen som fastställts av stadsfullmäktige samt anvisningarna för riskhanteringen och den interna

Bokslut 2019

Verksamhetsberättelse

kontrollen. Styrelsen styr, stöder och övervakar riskhanteringen och den interna kontrollen i en sammanslut-ning. De strategiska sammanslutningarna ska ha anvisningarna för den interna kontrollen och riskhanteringen som godkänts av styrelsen.

I samband med godkännandet av bokslutet och verksamhetsberättelsen behandlar och godkänner bolagets styrelse redogörelserna över ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen, de uppdagade bris-terna, de viktigaste riskerna och utvecklingsbehoven.

Stadens strategiska sammanslutning är ett bolag eller en stiftelse som stadsstyrelsens koncernsektion har fastställt som en strategisk sammanslutning i koncerndirektiv eller genom ett annat beslut. Förutom strategiska dottersammanslutningar har staden operativa dottersammanslutningar vars verksamhet och ekonomi följs upp av en utnämnd ansvarsperson som sammanslutningarna rapporterar till.

Vid koncernstyrningen bistås koncernledningen av dottersammanslutningens styrelse och övriga ledning samt av en controller som svarar för koncernstyrningen. Koncernförvaltningen svarar för beredningen av beslutsfat-tande i stadsstyrelsens koncernsektion och verkställigheten av besluten.

Bedömningen av uppställningen och utfallet av målen

Målen för de strategiska dottersammanslutningarna bereds av sammanslutningar för beslut i koncernsekt-ionen. Hur målen uppnås följs upp enligt årsklockan och ärenden som behandlas vid bolagsstämman behand-las i koncernsektionen före bolagsstämman. I materialet till bolagsstämman ingår bl.a. ett bokslut som under-tecknats av bolagets styrelse och granskats av en revisor. Bolagets resultatkort behandlas samtidigt med bok-slutshandlingar. Hur den interna kontrollen inom koncernen fungerar bedöms av stadens interna revision.

Behörighets- och ansvarsfördelning i koncernstyrningen samt genomförandet av styrningen har skötts på ett ändamålsenligt sätt. Stadens nuvarande anvisningar är tillräckliga. Stadens representanter i dottersamman-slutningar kan vid behov ges anvisningar bl.a. genom koncerndirektivet även under räkenskapsperioden.

De verksamhetsmässiga och ekonomiska målen för de sammanslutningar som uppföljs uppnåddes i huvudsak enligt målen och planerna bortsett från ett par undantag.

Rapportering gällande ordnandet och genomförandet av den interna kontrollen och riskhanteringen Bedömning av riskerna förknippade med sammanslutningens verksamhet ska göras årligen som en del av verksamhetsberättelsen. Resultaten av riskbedömningen ska rapporteras till stadsdirektören och riskhan-teringschefen. Styrelsen ska årligen rapportera till koncernledningen och den interna revisionen om huruvida den interna kontrollen och riskhanteringen har skötts på ett effektivt och fungerande sätt t.ex. i samband med behandlingen av materialet till sammanslutningens bolagsstämma i koncernsektionen på våren. I fråga om hanteringen av finansieringsrisker ska dottersammanslutningen följa separata anvis-ningar för hantering av finansieringsrisker.

Utveckling av koncernövervakningen under ekonomiplaneperioden

Rapporteringen av den interna kontrollen och riskhanteringen såsom förvaltningsstadgan föreskriver ska fort-farande utvecklas bl.a. i fråga om innehållet och förenhetligande av rapporteringen. Dottersammanslutning-arna har bedömt sina viktigaste risker, men bedömningen av hur hanteringsmetoderna har tillämpats i prakti-ken förutsätter fortsatt arbete likaså bedömningen av hur ändamålsenligt genomförandet av den interna kon-trollen har varit. Uppmärksamhet ska fästas vid dokumenteringen av, grunderna för och bedömningsnivån för självvärderingar. Kompetens ska utvecklas när det gäller att identifiera och bedöma de viktigaste metoderna för den interna kontrollen.

Bokslut 2019

Verksamhetsberättelse

Användning av centraliserade koncernfunktioner och -tjänster

Enligt koncerndirektivet ska de strategiska dottersammanslutningarna och deras dottersammanslutningar ut-nyttja i första hand koncernens egna stödtjänster och först i andra hand koncernens externa serviceproducen-ter. Enligt gemensamma riktlinjer har bolagen skyldighet att använda bl.a. IT-tjänster som produceras av stads-koncernen samt tjänster för ekonomiförvaltningen som staden gett riktlinjer för. Genom ett beslut av koncern-sektionen kan en strategisk dottersammanslutning avstå från användningen av centraliserade koncernfunkt-ioner och -tjänster.

Informationsgången och hur den fungerar

Verksamheten och ekonomin för de dottersammanslutningar som uppföljs behandlas i huvudsak i stadens koncernsektion som en del av stadens delårsöversikter. Koncernsektionen kan vid behov fatta ett separat beslut om tätare uppföljnings- och rapporteringscykler. Informationsgången i dottersammanslutningarna har fungerat på ett vederbörligt sätt.

Sammansättning och val av styrelse

Vid val av dottersammanslutningarnas styrelser iakttas följande principer för koncerndirektiv:

- i sammansättningen beaktas verksamhetens natur, omfattning och utvecklingsfas i sammanslut-ningen. Styrelsens storlek anpassas efter sammanslutningens verksamhet.

- sammanslutningens verksamhetsområde och verksamhetens omfattning samt sammanslutningens strategiska betydelse i kommunens verksamhet ska beaktas vid valet.

- styrelsen ska bestå av medlemmar som har en med tanke på sammanslutningens verksamhetsom-råde tillräcklig och mångsidig kompetens, olika typer av erfarenhet som kompletterar varandra samt sakkunskap om verksamhetsområdet, ekonomin och affärsverksamheten.

- styrelsemedlemmarna ska ha sakkunskap och förmåga att styra och stödja den operativa ledningen.

Styrelsemedlemmarna ska ha förmåga att fatta beslut självständigt samt föra ett jämlikt samtal med den verksamma bolagsledningen.

- vid valet av styrelse iakttas jämställdhet mellan könen i enlighet med 4a § 3 mom. i jämställdhetsla-gen, såvida man av grundad anledning inte är tvungen att avvika från detta.

Stadsstyrelsens koncernsektion beslutar om utnämningen av ledamöter i styrelserna.

Ordnande av riskhanteringen inom kommunkoncernen

Dottersammanslutningens styrelse ska se till att sammanslutningen följer grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen som fastställts av stadsfullmäktige samt anvisningarna för riskhanteringen och den interna kontrollen.

De centrala strategiska sammanslutningarna gjorde en riskbedömning med samma bedömningsmetod och enligt samma årsklocka som stadens serviceområden varefter riskbedömningarna lämnades till riskhante-ringschefen inom koncernförvaltningen. Riskhanteringen och dess uppföljning har genomförts genom en tydlig ansvarsfördelning och en omfattande kartläggning av risker genomförs årligen. Kompetens i riskhanteringen och dokumentering av hanteringsmetoderna kommer att utvecklas under kommande räkenskapsperioder. Vid tidpunkten för bokslutet föreligger inga uppgifter om misslyckanden när det gäller att förutse risker inom stads-koncernen tidsmässigt och ekonomiskt.

De centrala sammanslutningarna bedömde vilka risker deras egen verksamhet utsätts för med hjälp av ge-mensamma riskbedömningsverktyg. Av riskerna som bedöms har man på förhand utsett tjugo olika risker vars betydelse varje sammanslutning bedömer i förhållande till sin egen verksamhet. Dessutom utsåg och bedömde de som gjort riskbedömningen de centrala hot som riktas till kärnverksamheten som inte nämnts i den gemen-samma förteckningen över risker men som bör tas upp. De största riskerna bedöms noggrannare och man

Bokslut 2019

Verksamhetsberättelse

överväger vilka konsekvenserna är om risken förverkligas, hur man förberett sig för risken, vilka riskhante-ringsmetoder som använts eller borde användas i fortsättningen, vem som ansvarsperson och hurdan tidta-bellen är.

Tillgången till personal lyftes fram som en central risk även i strategiska sammanslutningar. Stadens lönenivå lockar inte experter. Personalens kompetens och arbetshälsa ska tryggas bland annat genom utvecklingssam-tal och aktuella uppgiftsbeskrivningar samt genom att stöda fortbildning.

En del av riskerna för sektorer och samfund kan klassificeras som strategiska risker på koncernnivå, såsom risker för den tekniska infrastrukturen (störningar i värme-, el- och vattendistributionen).

Bokslut 2019

Verksamhetsberättelse

6.5. Koncernbokslutet och nyckeltalen