5. Empiriskt material
5.2 Personalens upplevelser av samarbetet med enhetschefen
Personalen fick med enkätens hjälp en möjlighet att uttrycka sin syn på det samarbetet som finns idag och hur de vill ha det i framtiden. Upplevelserna som personalen hade redovisas nedan. Texten följer samma frågeföljd som enkäten. 108
32
5.2.1 Bakgrund
Det är en spridning på åldern på de som har besvarat enkäten. Några var yngre än trettio år och de äldsta var över femtio år. Det fanns en stor spridning i den högsta utbildningen som genomförts. För några var gymnasiet den högsta slutförda utbildning medan andra hade en högre utbildning. Några hade vårdbiträdes utbildning och några var utbildade till undersköterskor. Det fanns även dem som var utbildade till förskolelärare och friskvårdsinspiratörer.
De som besvarade enkäten hade alla jobbat inom verksamhetsområdet för funktionshindrade i minst 5 år. Den som har arbetat längst har jobbat 27 år i omsorgen. När siffrorna avläses hur länge personalen jobbat inom omsorgen och hur länge de arbetat på sin nuvarande arbetsplats kan det utläsas att de flesta inte jobbat på samma arbetsplats under hela tiden de arbetat med funktionshindrade. Någon hade jobbat ett år på arbetsplatsen medan en annan hade jobbat 15 år. Alla som besvarade enkäten är tillsvidare anställda eller har fast anställning hos kommunen. Personalens huvudsakliga arbetstid varierar, många jobbar både dag, kväll och natt.
Största delen av de som besvarat enkäten ansåg att de kan ha användning för tidigare arbetslivserfarenheter i sitt nuvarande yrke. De erfarenheter som personalen tog upp var dels den medicinska biten men också erfarenheten av att arbeta med människor. Att ha arbetat med människor sen tidigare ansåg många vara av betydande karaktär. De vet hur de ska bemöta andra människor, hur de ska kommunicera med dem samt hur de ska ta vara på den personliga utvecklingen.
5.2.2 Kommunikation
Enhetschefen har inte sin fasta punkt på boendet utan är stationerad på en gemensam arbetsplats där alla enhetschefer inom omsorgen arbetar. Detta innebär att enhetschefen är på ett ställe och dennes personal på ett annat.
Tabell 1: Sättet personalen idag har kontakt med sin enhetschef och hur de skulle vilja ha det. Siffrorna är i procent.
Det vanligaste sättet att kommunicera på mellan enhetschefen och personalen är telefon. Den kontakten som finns idag anser personalen vara bra och mycket bra. Ungefär hälften av de som besvarat enkäten har i genomsnitt kontakt med sin enhetschef en gång i veckan. Den andra hälften har kontakt ungefär en gång i månaden. Några svarade att de bara har kontakt när det finns ett behov för det. Ungefär halva delen av personalen vill fortsätta ha kontakten
109 Se bilaga 2, fråga 8 110
Se bilaga 2, fråga 11
Totala antalet svaranden n=16 E-mail Telefon Brev Ansikte mot ansikte På vilket sätt håller du vanligen
kontakten med din enhetschef?109 19 75 0 6 På vilket sätt skulle du vilja ha
33 med enhetschefen via telefon. Den andra delen vill utöka kontakten till att ses ansikte mot ansikte. Några få vill ha kontakten via e- mail i fortsättningen. Se tabell 1 ovan.
När det uppstår en situation och personalen behöver ta kontakt med sin enhetschef upplever cirka 69 procent av respondenterna att enhetschefen är lyhörd i stor utsträckning för vad de har att säga. Att enhetschefen är lyhörd i mycket stor utsträckning tycker 25 procent.
Personalen ställer krav på sin enhetschef när det kommer till att vara lyhörd inför dem. Det är personalen som befinner sig på boendena och arbetar nära kunderna. Det är de som har kunskap om hur arbetet fungerar och vilka behov som finns. Personalen tycker enhetscheferna ska lyssna på sin personal, ta till sig av åsikterna och sedan agera för att kanske göra en eventuell förändring.
Det är personalen som har närmsta kontaken med kunden och ser därför också de behov som finns. Vissa saker kanske behöver förbättras på boendet, allt från hjälpmedel till kunden till arbetsmiljöfrågor. Cirka hälften av personalen upplever att de kan vara öppna med sin enhetschef i mycket stor utsträckning när det handlar om att komma med förslag på förbättringar. Den andra hälften känner att de kan vara öppna i stor utsträckning. Några få känner att de inte alls kan vara öppna med enhetschefen.
5.2.3 Samarbete
Att komma med förslag på förbättring är en sak och hur de tas till vara på är en annan. Det är viktigt att ta vara på de enskildes idéer. Här finns en spridning hos respondenterna. Idéerna som personalen kommer med till enhetschefen tycker 25 procent att idéerna tas tillvara på i mycket stor utsträckning. Finns det en bra motivering till varför förändringen ska ske, går det ofta att genomföra. Att enhetschefen i stor utsträckning tar vara på personalens idéer tycker 44 procent och 31 procent tycker att deras idéer bara tas till vara på i liten utsträckning. På följande vis beskriver en som besvarat enkäten i vilken utsträckning enhetschefen tar till vara på dennes idéer tillförbättring:
”Kan uppleva att nya idéer inte alltid är välkomna, det är svårt att frångå gamla rutiner”
I arbetet som enhetschef finns en mängd olika arbetsuppgifter. För att verksamheterna ska kunna fungera krävs det att enhetschefen ger sin personal ansvar. Personalen beskriver här att det handlar om frihet under ansvar. Enhetschefen måste lita på sin personal att de genomför de arbetsuppgifter som de kommit överens om. Det huvudsakliga ansvaret ligger i att ta hand om kunden och boendet. Personalen vet inom vilka ramar de får agera och jobbar utefter dessa. I princip all personal anser att det ansvar som ges är lagom. De upplever ansvaret som positivt och inspirerande eftersom det känns som att enhetschefen litar på att de utför ett bra arbete. Det positiva med ansvaret som enhetschefen ger, beskriver en som besvarat enkäten på följande vis:
”Att man får ta mycket eget ansvar, klura ut problem själv och det är skönt att enhetschefen litar på oss”
En del av personalen tycker inte att det finns några svårigheter med det ansvaret som enhetschefen ger dem. Andra har upplevelsen av att alla kollegor inte tar det ansvar de bör göra för verksamheten. Det kan också skapas informella ledare som gärna vill bestämma.
34
Eftersom enhetscheferna inte är stationerade på boendet där personalen finns behövs en kommunikation mellan dem. Det mest förekommande som personalen gör för att skapa en fungerande kommunikation med enhetschefen är att på ett öppet och ärligt sätt prata med denne. Det är viktigt att framföra åsikter och komma med förslag. Personalen pekar även på att det är viktigt att ha förtroende för varandra och det arbete som den andra parten utför. Personalen tycker också att enhetschefen har ett ansvar gentemot dem att skapa en fungerande kommunikation. Att besöka boendet eller ringa och höra hur personalen och kunderna har det är något som nästan all personal tycker är viktigt. Sker det fler besök på boendet kan enhetschefen lära känna kunderna bättre. Besöken kan också medföra att enhetschefen kanske förstår bättre vad personalen gör vilket också kan leda till att när förändringar ska ske finns en bättre förståelse. En som besvarat enkäten skriver vad denne anser att enhetschefen bör göra för att skapa en fungerande kommunikation:
”Komma förbi ibland. Komma och jobba med oss så hon förstår bättre vad vi gör på jobbet samt att enhetschefen lär känna kunderna bättre”
Finns det inte möjlighet att besöka boendet önskar många i personalen att en tätare telefonkontakt kan ske. Det behöver inte alltid vara något speciellt att diskutera utan enhetschefen kan bara ringa och höra hur allting går. Att enhetschefen är ärlig gentemot personalen tycker de också underlättar kommunikationen.
Mycket av arbetet på boendet sker med frihet under ansvar. Personalen får ta mycket ansvar över kunderna och boendet. Ibland kan personalen behöva stöd av enhetschefen i olika situationer. Några ur personalen anser att deras enhetschef lyssnar och stöttar allt det som går. Enhetschefen struntar aldrig i någon av personalen och denne är aldrig omöjlig att ha och göra med. Det mesta finns det lösningar på. Enhetschefen beskrivs som mänsklig och stöttande. Personalen upplever enhetschefen som en människokännare och att denne kan se individers olika behov. Några andra har inte samma upplevelse av sin enhetschef utan känner att de inte alla gånger får det stöd de behöver. Många av personalen tycker att deras enhetschef ändå finns till hands när det finns ett behov av dennes hjälp.
I tabell 2 nedan redovisas vad respondenterna anser vara viktiga begrepp i relationen med enhetschefen samt hur de upplever att denne är. Svarsalternativen i enkäten var utformad på det viset att respondenterna skulle behöva ta ett ställningstagande på vilken sida de står. Med grund av detta har svarsalternativen som lutar åt samma håll slagits ihop till ett gemensamt svarsalternativ i tabellen nedan. På frågan ”I vilken mån tycker Du att dessa begrepp är viktiga i Din relation med enhetschefen?”111
har alternativet mycket viktiga och viktiga blivit ett gemensamt och lite viktiga och inte alls viktiga har blivit ett. Även på frågan ”I vilken mån upplever du att Din enhetschef är: ”112 har svarsalternativen som lutar åt samma håll slagits ihop. Mycket och tillräckligt är ett gemensamt svarsalternativ och lite och inte alls ett. Denna typ av hopslagning av svarsalternativ är möjlig att utföra eftersom urvalet av respondenter är litet.
111 Se Bilaga 2, fråga 29 112 Se Bilaga 2, fråga 30
35
Tabell 2: Begrepp som personalen anser vara viktiga samt hur de tycker sin enhetschef lever upp till dessa. Siffrorna är i procent.
Totala antalet svarande n = 16 Vikten av dessa begrepp i relationen med enhetschefen
Personalens upplevelse av enhetschefen Lyhörd 100 81 Förtroendeingivande 100 88 Empatisk 100 94 Flexibel 88 88 Kommunikation/ kommunicering 100 94 Ställer krav 100 88
I tabell 2 ovan redovisas endast det gemensamma svarsalternativet för mycket viktiga och viktiga samt mycket och tillräckligt. Dessa svarsalternativ togs med eftersom de representerar vad största delen respondenterna anser samt att de var de som personalen ansåg vara de mest viktiga. De andra svarsalternativen har medvetet tagits bort eftersom det var en sådan liten andel av personalen som besvarat frågan åt det hållet.
För att det ska skapas en fungerande relation mellan enhetschef och personal kan vissa begrepp vara av viktig karaktär. Enligt tabellen ovan kan det utläsas att lyhördhet, förtroendeingivelse, empati, kommunicering och att ställa krav är begrepp som är viktiga för personalen. Flexibilitet anses inte vara lika viktigt i relationen med enhetschefen.
Endast i flexibilitetsfrågan känner respondenterna att deras enhetschefer lever upp till detta i den mån de skulle vilja. Empatin och kommuniceringen är dock de två begrepp som personalen ändå upplever är ganska lika. Den största skillnaden ligger i lyhördheten. Där skiljer det cirka 20 procent mellan vad personalen anser är viktigt och i vilken mån de anser enhetschefen lever upp till dessa.
5.2.4 Ledarskap
Den ultimata relationen med enhetschefen finns redan säger några av personalen. De kan inte ha en bättre enhetschef än vad de redan har. Någon annan ifrågasätter om en ultimat relation verkligen finns. Andra ur personalen anser att ett ömsesidigt förtroende, lyhördhet och förståelse är delar i en ultimat relation. Det handlar också om att inte favorisera någon i personalgruppen utan att alla är lika värda.
Personalen upprepar att en öppen och ärlig kommunikation är en viktig faktor som kan bidra till hur samarbetet är mellan enhetschef och personal. Att ha kontinuerliga personalmöten och en tät kontakt via tillexempel telefon kan underlätta samarbetet sinsemellan. Att vara delaktig i det dagliga arbetet är också en del som personalen anser kan bidra till samarbetet. Enhetschefen ska inte heller ta parti för någon i personalgruppen utan se alla som lika värda.
36
Det som kan bidra med hur samarbetet är mellan enhetschef och personal skriver en respondent är följande:
”Att chefen är tydlig och inte tar parti för någon”
Personalen har upprepade gånger belyst att de gärna vill att enhetschefen ska vara mer ute på boendet och arbeta. I dagsläget tycker 63 procent av personalen att enhetschefen är lite delaktig i det dagliga arbetet och 31 procent anser att enhetschefen är delaktig. Skulle personalen få bestämma skulle cirka 44 procent se att enhetschefen var delaktig i det dagliga arbetet på boendet. 31 procent vill att enhetschefen bara ska vara lite delaktig och cirka 19 procent vill att chefen ska vara mycket delaktig. Personalen motiverar sina svar på olika vis. Några tycker att enhetschefen inte ska springa på boendet varje dag utan kan visa sitt intresse istället genom att ringa. Ett litet antal har en åsikt om att personalen själv måste kunna ta ansvar för dagliga rutiner och att chefen inte ska behöva närvara hela tiden. Däremot anser många att enhetschefen gärna får komma och jobba på boendet några timmar i månaden. Detta medför att enhetschefen också blir mer delaktig i omvårdnaden av kunderna. En som besvarat enkäten skriver:
”Vara här mer så enhetschefen ser hur vi har det på boendet och sen gärna vara mer delaktig i omvårdnaden kring kunderna.”
5.2.5 Chefen som stöd
På en arbetsplats kan det ibland dyka upp problem som personalen känner att de behöver diskutera med sin enhetschef. 19 procent av personalen anser att de i mycket stor utsträckning upplever att enhetschefen stödjer dem. Största delen, hela 62 procent anser att enhetschefen stödjer dem i stor utsträckning. 19 procent upplever att enhetschefen bara stödjer dem i liten utsträckning. Några av personalen anser att när de kontaktar sin enhetschef lyssnar denna på det som de vill framföra och struntar aldrig i någon. En av respondenterna säger:
”Enhetschefen återkopplar alltid när man sökt denne och struntar aldrig i mig.”
Uppstår det problem beskriver några av de som besvarat enkäten att deras enhetschef lyssnar på vad som sägs men att det inte märks någon skillnad efteråt. Några andra respondenter beskriver att deras enhetschef går rakt på sak och försöker reda ut vad som hänt för att kunna gå vidare. Enhetschefen beskrivs också som förståndig och rättvis och att denne aldrig dömer någon. På följande vis beskriver en respondent på vilket sätt enhetschefen stödjer denne:
”Hon lyssnar, kommer med idéer, och jag känner att enhetschefen inte dömer en för något.”
Möjligheten fanns att kommentera enkäten och dess innehåll och detta gjorde några. Viss del av personalen uttrycker att de är nöjda med sin enhetschef och sin arbetsplats. Andra belyser arbetsgruppen som komplett. Alla har med sig något i bagaget som gör att medlemmarna i gruppen kompletterar varandra. Dock tas det inte till vara på i den mån det skulle kunna göras. Slutligen säger en respondent detta följande om sin närmsta chef:
37