Min bedömning är att huvudfaktorn krav kan ha orsakat att projekt C samt B fick misslyckat resultat. Litteraturkapitlet hävdar vikten med att ha en kravspecifikation, det går tyda att projekt B avvek från det som litteraturkapitlet nämner om. Litteraturen påpekar också att felaktig kravspecifikation kan leda till att ett IT-projekt misslyckas eller att beställaren inte blir tillfredsställd, vilket inträffade i projekt C då kravspecifikationen inte var tydlig. Likväl fungerade för projekt A att bedriva utan en kravspecifikation. Jag anser att det beror på projektets typ att det inte var nödvändigt med en kravspecifikation. Projekt A handlar om migrering och det innebär att enbart få tal krav som skulle uppfyllas. Andra avvikelser som förekommer i projekt C är acceptanskriterier. Litteraturen betonar vikten med acceptanskriterier. Tony medger att acceptanskriterier borde ha inkluderats i kravspecifikationen eftersom det hade underlättat beställarens förväntningar.
5.3 Planeringsfas – Projektgrupp
Projekt A bestod av tre konsulter och en projektledare. Projekt B bestod av en projektledare och en person som representera beställare organisationen. Den sistnämnda personen deltog i projektet som expert på ledningssystem, medan Jon var projektledare och utvecklare. Projektgruppen för projekt C omfatta av fyra personer; projektledare, två tekniker och en representant från svenskafriidrottsförbundet. I projekt D utgör projektgruppen av tio personer. Enligt Patrik fanns det två huvudprojektledare, en projektledare från Norge och en från Sverige. Respektive delprojekt innefatta en ansvarig delprojektledare.
Enligt Tony utvaldes de personer med kunskap och erfarenhet och samt jobbat med liknade projektet tidigare. Tonys synpunkt gällande projektgruppens erfarenhet och kunskap var goda. I projekt D bildades projektgruppen i samband med en ansökan om forskningsprojekt skickades in. Enligt Patrik utgjordes projektgruppen av forskare och praktiker. I ett forskningsprojekt är det viktigt med engagemang eftersom det sällan sker att en person harklar in ett forskningsprojekt om engagemang och intresse saknas. Enligt Patrik var projektgruppens erfarenhet och kunskap i projektet bra. Under intervjun nämner Patrik att vissa projektmedlemmar har jobbat tidigare med både stora och små IT-projekt. Det framkommer också att det inte enbart var forskare, utan även människor från näringslivet som var med och utveckla prototypen. Jon utvalde den andra projektmedlemmen som var duktig på ledningssystem. Däremot var den personens kunskaper om IT inte bra. Julia utvalde de konsulter som har jobbat med IT-projekt tidigare och hade kunskap och erfarenhet. Julia anser att projektgruppens erfarenhet och kunskap inte var en besvikelse.
Enligt Julia förekom brister i kommunikationen. Ibland kunde det ske att projektgruppen glömde bort att flagga när ett fel uppstod. Små irritationer förekom när flaggning bortsågs. Kommunikation skedde via mejl och Microsoft Teams. Julia anser att korta avstämningsmöten borde ha ägt rum varje morgon bara för att hålla kommunikations flödet levande. Vad beträffar projekt B anser Jon att kommunikationen var helt okej. Enligt Jon kunde det inträffa att den andra personen försvann ibland vilket gjorde att kommunikationen inte blev bra. Kommunikationsflödet skede för det mesta via telefon och mejl. Kommunikation i projekt C var bra enligt Tony. De jobba på samma kontor och dagliga avstämningar ägde rum. Kommunikations aktiviteten i projekt D enligt Patrik var lysande. Under intervjun framkommer
54
det att projektgruppen en gång i månaden hade både fysiska och online möten. Med mellanrum har projektgruppen även träffats i Sverige och i Norge.
Engagemang förekom i projekt D. I ett forskningsprojekt är det viktigt med engagemang. Eftersom i ett forskningsprojekt deltar forskare som anser att det är viktigt för forskare att publicera forskningsresultat. Därav anser Patrik att projektgruppens engagemang var lysande. Tony tycker också att projektgruppen var engagerad. Däremot projektgruppens engagemang för projekt B inte var bra. Det kunde ske att den andra projektmedlemmen försvann ibland, vilket bidrog till ett stoppat projekt. Av Jons svar går det tolka att Jon själv inte var engagerad för just detta IT-projekt heller. Enligt Julias svar går det tyda att projektgruppen var engagerad eftersom projektgruppen tyckte att det var kul att arbeta med projektet.
Huvudfaktorn projektgrupp kan ha orsakat att projekt B misslyckats. Av Jons svar går det tolka att engagemang inte förekom i projektet. Den andra projektmedlemmens engagemang var låg, men även Jons engagemang inte var bra. Även kommunikations brister förekom i projekt B. När det gäller resterande projekt är det tydligt att dessa tre projekt inte har avvikit gällande litteraturen om projektgruppen. Även om kommunikationsbrister förekom i projekt A, så anser jag ändå att huvudfaktorn projektgrupp inte har påverkat projekt A.
5.4 Planeringsfas – Projektplan
Litteraturen påpekar vikten med en projektplan. Planen utgör beskrivningar om hur projektet ska bedrivas för att uppnå projektmålet. Utan en projektplan kan projektet misslyckas eftersom planen fungerar som ett underlag för att bedriva ett projekt. Det är projektledaren som skapar en projektplan men det är viktigt med projektgruppens involvering i samband när en projektplan upprättas. Av de fyra projekt som har undersökts i denna uppsats framkommer det att projekt B inte hade en projektplan. Respondenten Jon ansåg att en projektplan inte var nödvändigt på grund av att det var ett litet IT-projekt. Men det tyder också på att projektet inte fick en betydelsefull vikt. Även tidsbristen var en orsak att en projektplan inte skapades. Jon erkänner att en projektplan borde att formulerats. Projekt A, C och D var försedda med en projektplan. Projekt D var lite annorlunda, här fanns en övergripande projektplan och fyra delprojektplan för respektive delprojekt. Huvudprojektledaren tillsammans med delprojektledarna och projektets intressenter skapade projektplan. Dessutom skrevs en väldigt detaljerad projektplan som senare redovisats för projektsponsorn. I projekt C och A var det projektledaren tillsammans med projektgruppen som skapa projektplan.
Respondenternas svar tyder på att projektplanen var tydlig och fattbar. Respondenten Julia anser att projektplanen var lätt att förstå eftersom projektplanen utgjorde beskrivningar över de aktiviteter som skulle utföras veckovis och vem som bar ansvaret för respektive aktivitet. Även Patrik tycker att projektplanen var begripligt. I projekt C var det en anpassad projektplan med en Gantt schema som var väldigt detaljerad.
Projektplan tillhörande projekt A, C och D omfattades av kommunikationsplan. Enligt Patrik är det viktigt med kommunikationsplan i ett forskningsprojekt eftersom resultat av projekt bör rapporternas med mellan rum och projektsponsorn. Som kommunikationsmedel har projekt D tillämpad en Facebook grupp och även en webbsida. Julias förklarning gällande
55
kommunikationsplan tyder på att en liten kommunikationsplan fanns till hands. Det var en liten kommunikationsplan eftersom själva projektet inte var kolossal. Kommunikation skede via Microsoft Teams, mejl och telefon. Även Tony nämner existensen med en kommunikationsplan i projekt C. Det var en liten kommunikationsplan som innehöll det mest centrala för projektet. Respondenten Julia utger en förklaring om att även en tidsplan var inkluderad i projekt A. Tidsplanen skapades genom att Julia tillsammans med projektgruppen satt i ett möte och diskuterade vad som ska göras och hur mycket tid som kommer krävas. Tidsberäkning verkställdes genom att dela in arbetsuppgifter i mindre delar och utifrån det gjordes en tidsberäkning. Enligt Julia är inte det alltid lätt att få en korrekt tidsuppskattning och därför är det bättre att addera ett antal timmar extra. Tidsplanen utgjordes av en Gantt schema för projekt C. Tonys svar tyder på att en Gantt schema är lämplig för tv produktion med tanke på att för varje minut som sker i tv-sändning kräver ett detaljerat schema. Även projekt D var baserad på Gantt schema. Tidsplanen innehöll specifika tidpunkter för varje aktivitet. Enligt Patrik följdes tidsplanen bättre än förväntat, det var enbart små saker som sköts upp. Patrik förklarar att en upprättad kommunikationsdialog med projektsponsorn har ägt rum i samband när ändringar i tidsplan har inträffat.
När det gäller riskhantering framkommer det att projekt A omfatta en riskhanteringsplan. Emellertid menar Julia att alldeles för få timmar spenderades med att identifiera risker. Julia anser att projektets storlek och längd var en avgörande faktor att inte många risker har identifierats. Enligt Julias svar framkommer det att projektledaren och projektgruppen inte trodde att ett litet IT-projekt kunde innehålla flertals risker. Julia medger nu i efterhand att mera tid borde ha ägnats åt riskhantering. I projekt C har inte en riskhanteringsplan varit förekommande. Däremot enligt Tony har risker diskuterats kontinuerligt under möten som har ägt rum och i mötesprotokollet har risker antecknats ner. Tony tycker att i tv-branschen sker det sällan att en skriftlig riskanalys verkställs eftersom risker tillhör jobbet. När gäller projekt D menar Patrik att någon form av riskhantering har funnits. Patrik menar att ett antal möten ägde rim där diskussioner kring risker togs upp. Patriks svar tyder på att mycket tid inte har lagts ner för att identifiera risker.
Ändringar i projekt C förekom vardaglig. Projektplanen uppdaterades kontinuerligt när ändringar skedde i planen. Tony anser att det är projektledarens ansvar att hantera förändringar som sker i en projektplan. Även i projekt A inträffade förändringar i projektplanen. Enligt Julia inträffade förändringar i början av genomförandefasen. Julia förklarar när dessa förändringar inträffades det första som gjorde var att kontakta beställaren och underrätta om situationen. Det andra steget som gjordes var att göra en ny beräkning för att se hur mycket det kommer kosta och hur många timmar extra det krävs för att åtgärda dessa förändringar. Julia nämner att konsekvensen av dessa händelser var att projektbudget samt tidsplan överskred. Patrik hävdar att små förändringar förekom i projektplanen. Patriks åsikt är att en projektplan kan revideras och det är inte ovanligt med förändringar i en projektplan. Ändringarna handla om att få prototypen färdig i tid och få den testad.
Enligt min bedömning kan projektplan ha orsakat att projekt B samt A fått ett misslyckat resultat. Det råder inget tvivel om att projekt B sakna en projektplan. Det går att tolka att projektet underskattades och inte fick uppmärksamhet. Det går även förstå att tidsbristen
56
påverka att en projektplan inte formulerats. Detta bestryker nämligen det som litteraturkapitlet nämner om, att skriva en projektplan kan upplevas som onödigt eftersom det är en tidskrävande aktivitet. I projekt A medger Julia att mer tid borde ha ägnats åt riskhantering. Enligt min mening anser jag också att ytterligare risker borde ha identifierats. Jag anser att projektplan inte har påverkat projekt C. Tonys svar tyder på att projektplanen inte har orsakat att projektet misslyckades. Det var kravspecifikationen som påverkade. Vad beträffar projekt D anser jag att tid mera tid borde ha ägnats åt riskhantering. I projektplanen var det riskhanteringen som kan ha orsakat att projekt D inte fick en lyckad välgång. Enligt min bedömning om mera tid hade tilldelats åt riskhantering så kanske skulle det upptäckas nackdelarna med CMS system för IKT-prototypen.
5.5 Genomförandefas - Ledningsgrupp
Under denna undersökning framkommer det att projekt A, B och C inte hade en ledningsgrupp. Julia anser att det inte var nödvändigt med en ledningsgrupp för projekt A. Julia anser också att i ett litet projekt är det projektledarens ansvar att styra projektet. Även Jon tycker att stöd från en ledningsgrupp inte hade spelat en roll. Jon berätta att några chefer från beställare organisation som kom i kontakt med Jon och klagade över resultatet. Enligt Jon berodde inte problemet på ledningsgrupp, utan snarare berodde det på projektunderskattning. Samma sak gäller det för projekt C, enligt Tonys bedömning är inte det nödvändigt med en ledningsgrupp, speciellt för små IT-projekt.
En ledningsgrupp existerade för projekt D. Patriks förklaring är att ledningsgruppen var inblandat i projektet och utförde många uppgifter. Enligt Patrik är det nödvändigt med en ledningsgrupp i projekt som har ett antal delprojekt. Däremot tillägger Patrik att det var liten ledningsgrupp
Patriks åsikt beträffande ledningsgruppens engagemang är att ledningsgruppen var engagerad i projektet och var högst delaktig i all form av arbete. Ledningsgruppen hindra inte heller projektledaren och delprojektledarna att hantera och genomföra projektet.
Patrik anser att projektet fick de nödvändiga resurser som krävdes. Enligt Patrik har ett forskningsprojekt en begränsad projektbudget vilket betyder att resurser ska tilldelas på rätt sätt. Projektledaren fick stöd och befogenhet av ledningsgrupp. En referensgrupp har också varit till hands när ett fel har uppstått.
Huvudfaktorn ledningsgrupp kan inte bedömas som en orsak att IT-projekten misslyckats. Trots att projekt A, B och C inte har haft ledningsgrupp är det inte troligt att ledningsgrupp skulle kunna rädda projekten. Respondenterna anser att felen inte har berott på en frånvarande ledningsgrupp. Samtliga tre projekt avviker från det som litteraturen påpekar, gällande vikten med att ha en ledningsgrupp. Däremot kan man se att projekt D har haft en ledningsgrupp. Jag anser om det inte var ett forskningsprojekt samt inte innehöll delprojekt, så är chansen stor att även projekt D inte skulle ha en ledningsgrupp.
57
5.6 Genomförandefas - Användarmedverkan
Användarmedverkan förekom inte i projekt C. Enligt Tony berodde det på att projektet inte kunde samla in synpunkter av användarna eftersom det var ett färdigt system där endast konfiguration av IT-system skulle ske för kommande tv-sändning. Även i projekt B saknades användarmedverkan. Jons svar tyder på att projektmedlemmen som jobba i projektet hade kunskaper om ledningssystem, och därav var det Jon och den andra personen som kom med förslag för ledningssystem. Även tidsbristen var en orsak till att användarmedverkan uteslöts. Jon medger att användarna borde ha medverkat i projektet eftersom användarnas synpunkter kanske kunde få ledningssystemet användarvänligt. Användarnas medverkan i projektet kan också kontrollera att IT-system får acceptans. Enligt Jon fungera ledningssystemet i slutändan, dock var användbarheten väldigt lågt. Under intervjun framkommer det att användarna inte blev nöjda just på grund av bristande användbarhet. Användarmedverkan förekom i slutet av projektet gällande projekt A. Eftersom det var ett litet IT-projekt behövdes då inte mycket medverkan från användarnas sida. Enligt Julia beställaren utvalde tio användare som medverkade i projektet. Även projekt D omfatta också användarmedverkan. Projektet var grundad på önskan om att användarna bör medverka i projektet eftersom användarnas synpunkter var viktiga. Patrik hävdar att användarna har utvärderat prototypen och kommit med önskemål. Patrik anser också att användarna var väldigt närvarande och representanter från många olika organisationer.
Användarnas kunskap i projekt D var goda. Patrik tycker att användarna många gånger var experter på själva övningsdelarna men det var ingen som var nybörjare på datorvana direkt. I projekt A var användarnas kunskap skiftande. Julias svar tyder att vissa användare besatt kunskaper om projektet medan somliga inte hade samma mått av kunskap. En instruktion om Office 365 formulerades som samtliga användare fick ta del av.
Användarnas engagemang varierade när det gäller projekt A. Enligt Julia var en del användare engagerad och det märktes att användarna ville medverka. Och somliga användare inte var så engagerad att delta. Även Patrik menar att användarna var engagerad att medverka i projektet. Kommunikationsdialogen mellan användare och projektgrupp var goda, detta tycker Julia. En av konsulterna som jobba i projektet representera beställare organisation, vilket innebär att användarna litade på den personen och det underlättade kommunikationen. På liknade sätt var kommunikation lysande mellan användare och projektgrupp. Möten med användare med mellan rum ägde rum, både fysiska och online möten. Respons av användarna beträffande prototypen skede ofta, anser Patrik.
Patriks synpunkt beträffande acceptans av IT-system är att planeringsdelen för prototypen inte fick acceptans av användarna. Patrik anser att brister förekom i användbarheten i att planera en övning. Prototypen var alldeles för tungrodd för användning. Däremot fick projekt A acceptans av användarna. Acceptanstester genomfördes för att kontrollera om användarna accepterar IT-systemet.
Min bedömning är att huvudfaktorn användarmedverkan kan ha orsakat att projekt B har misslyckats. Det framkommer att projekt B inte hade användarmedverkan. Jon anser att medverkan från användarna kunde ha förbättrat användbarheten för ledningssystemet eftersom