I projekt B intervjuades en respondent och personen kommer kallas för Jon. Jon har en systemvetenskaplig utbildning. Jon jobbade som projektledare och utvecklare i projekt B. Jon berättar att han jobbade 40 timmar i veckan men la ner ungefär mellan 10 till 15 timmar i veckan just på projekt B, detta eftersom de hade många olika uppdrag på en och samma gång. Projektet kostade ungefär 100 000 SEK. Det var ett litet företag som bedrev detta IT-projekt. På Företaget jobbade åtta personer inklusive Jon som var projektledare och chef för Företaget. I projektet jobbade två personer, Jon och en till utvecklare. Jon säger att: ”Vi trodde att vi skulle bli färdiga med projektet på 30 timmar, men vi dubblade det”. Projektet tog ungefär 60 timmar att slutföra och resultatet blev inte bra. Projektet gick ut på att skapa ett ledningssystem. Ledningssystem utgör en beskrivning om ett företags processer och rutiner, med andra ord dokumentation om hur företag jobbar med olika delar. Jon säger följande om ledningssystem: “Dels skulle vi göra en grafisk översikt, i stället för att gå in och bläddra i digitala pärmar, skulle man titta på en bild och säga okej jag vill gå ner till produktutvecklingsprocessen och jag vill läsa hur vi hanterar det här. Sen skulle vi göra en enkel funktion för avvikelser, så först en visualisering som man kunde klicka runt och sen ett enkelt avvikelsehanteringssystem”. Dessa båda delar innefattar ett ledningssystem.
Beställaren blev inte nöjd med resultatet och till slut skrotades IT-systemet.
Förstudiefas – Projektledare
I frågan om det fanns en definierad projektledare, blev svaret följande: ”Ja det fanns en definierad projektledare, och det var jag som var projektledaren”. Jons roll i projektet var projektledare.
När frågan ställdes till Jon ifall om han ansåg att han hade erfarenheten och kunskapen så löd svaret så här: ”Kompetensen om själva projektledning fanns, så jag visste vad som skulle göras, men det sociala delarna omkring gjorde att vi inte tog projektet på allvar”. Jon menar att eftersom han hade bra relation med beställaren så togs inte projektet på allvar eftersom detta var ett litet IT-projekt.
När det gäller projektledarens ledarskapsförmågor, framgår det att Jon har ledarskapsförmågor men det har inte använts just i detta projekt. Jon tillägger också att av samma beställare så pågick ett stort IT-projekt och där funkade allting väldigt bra. Jon var projektledare för det stora IT-projektet och där styrde han projektet väldigt noggrant. Det framkommer även att Jon inte hade kontroll över projektet ordentligt.
28
I fråga om projektledarens samspel och kommunikation säger Jon att kommunikation och samspel fanns i projektet. Dock var det inte det bästa kommunikationen eller samspel. Jon menar att ibland kunde det hända att den andra personen i projektet kunde försvinna, vilket gjorde att det brast i kommunikationen. Till slut säger Jon att eftersom det var han och en till person som jobbade i projektet och det var ett litet IT-projekt vilket gjorde att projektet inte togs på allvar.
Förstudiefas – Krav
När det kommer till frågan om det fanns en kravspecifikation så blev svaret ett nej. Jon svara följande: ”Det var ett av de stora problemen att projektet misslyckades, jag tyckte att jag kände kunden och kunden litade på oss som leverantör”. Jon menar att en kravspecifikation inte uträttades eftersom han och beställaren verkade ha en bra bild över vad som skulle göras. I stället så användes lite skisser och ”ungefär så här” ska det göras. Jon tillägger också att det inte gjordes något förstudie eftersom det var ont om tid och det projektet skulle levereras så fort som möjligt. Jon menar att nu efterhand det borde ha funnits en kravspecifikation eftersom det hade varit enklare att jobba utifrån en kravspecifikation. Det var Jon och den andra utvecklaren som bollade med idéer om hur det skulle göras och vilka krav som skulle finnas. Jon säger följande: ”När beställaren dök för att se vad som har gjorts, så blev inte de nöjda eftersom det var inte alls vad de hade förväntat sig”. Jon säger att det största problemet att jobba utan en kravspecifikation var att hantera kundens förväntningar. Jon menar att de inte visste vilka förväntningar dem jobbade mot. De visste inte exakt hur IT-systemet skulle se ut och vilka extra funktioner som skulle finnas.
Planeringsfas – Projektgrupp
Vad som beträffar hur projektgruppen såg ut, lyder svaret så här: ”Det var två anställda som jobbade i projektet, jag och en till person”.
När det gäller hur projektmedlemmen utvaldes svara Jon att han själv valde ut personen. Han valde ut den person som hade en förståelse för ledningssystem. Just därför valdes den person som hade kunskap om ledningssystem, det ska även nämnas att den personen representerade beställaren och jobbade åt beställaren. Jon var projektledare och utvecklare i detta misslyckade IT-projekt.
Personen som jobbade i projektet hade inga IT-kunskaper, hans kunskap var mer om ledningssystem. Den personen var en ledningssystemspecialist. Medan Jon skulle ta hand om själva IT delen. Jon kunde däremot inte så mycket om ledningssystem och därav jobbade den andra personen i projektet som en specialist och stöd för Jon. Jon säger följande:
”Vi var två experter bara på våra områden och vi skulle samarbeta runt det härv och vi skulle göra det snabbt eftersom vi inte hade tid samt vi hade andra saker som pågick samtidigt”. Kommunikationen inom projektgruppen var okej. Kommunikationen skedde för det mesta via telefon och mejl. Jon nämner att det inte användes Skype eller Microsoft Teams som kommunikationsmedel.
29
Jon tycker att den andra personen i projektet gjorde så gott som det gick. Jon förklarar att den andra personen inte var från hans företag, den personen jobbade för beställaren. Jon hade inget mandat över den personen och kunde inte bestämma över honom. Det vem mer att Jon frågade personen om han kan genomföra ett uppdrag snarare ge order. Jon tillägger också: ”Det skedde en gång att personen försvann då han hade mycket vanligt arbete vid sidan om, och då kom vi ingenstans i projektet”. Jon menar också att ett större IT-projektet som bedrevs åt samma beställare, där var det mer engagemang. Detta IT-projekt funkade inte på samma sätt. Jon påpekar att de gjorde så gott som det gick. Likväl tillägger Jon att engagemang just för detta IT-projekt inte var på topp.
Planeringsfas – projektplan
Det framkom under intervjun att det inte fanns en projektplan. Jon säger följande när det gäller projektplan: ” Jag trodde att jag skulle klara av det utan en projektplan, detta projekt skulle fixas snabbt och just därför skapades inte en projektplan”. Jon förklarar också att det gjordes många fel utan projektplanen. Han berättar också att några chefer från beställare sidan ”slog hand i bordet” klagade och tyckte att IT-projektet var misslyckat, samtidigt var cheferna förvånade över att IT-projektet var dåligt, detta eftersom samtidigt bedrevs ett större IT-projekt för samma beställare och där gick allting bra. Jon erkänner att det borde ha skapats en projektplan och även involvera cheferna i projektet för ett bättre IT-projekt. Jon menar att om det hade funnits en projektplan och en kravspecifikation så hade projektet fått ett bättre resultat. Det ställdes inte vidare frågor om projektplan.
Genomförandefas – Ledningsgrupp
Jon tydliggör att det inte fanns en ledningsgrupp just för detta projekt. Detta berodde på projektets storlek. Någon inblandning från beställarens ledningsgrupp förekom ej, förutom en gång då några chefer från beställarens sida kom i kontakt och klagade över resultatet av IT-systemet. När frågan ställdes till Jon om projektet borde ha fått stöd från ledningsgruppen, så tycker inte Jon att problemet låg hos ledningsgruppen. Vidare formulerar han frågan och säger följande: ”IT-projektet hade lyckats om jag hade tagit det på yttersta allvar och inte underskattat IT-projektet, jag borde ha gjort en kravspecifikation och en projektplan”. Respondenten menar att problemet inte berodde på ledningsgruppen, snarare att han inte tog projektet på allvar.
Inga fler frågor ställdes om ledningsgruppen, då respondenten inte hade mer att tillägga om den saken.
Genomförandefas – Användarmedverkan
Vad som beträffas om användarna medverkade i projektet, blir svaret ett nej. Det berodde på av den enkla anledningen att den andra personen som jobbade i projektet hade kunskaper om ledningssystem och det var Jon och den andra medarbetaren bollade fram med idéer hur IT-systemet skulle fungera och hur det skulle se ut. Det framkommer även att tidsbristen var en orsak till att användarmedverkan uteslöts i detta IT-projekt. Jon betonar att det verkligen hade behövts användarnas medverkan i detta IT-projekt. Eftersom det var just de två som kom med