Projekt D – Prototyp för krissövning

3.7 Projekt D – Prototyp för krissövning

Projektet D är en behovsdriven forsknings och utvecklingsarbete som har mål att utveckla metoder och verktyg för krisövning. Med andra ord ett digitaliserat verktyg för krisövningar. Bästa sättet till ökad krishanteringsförmåga är att öva, dock är det kostsam och tidskrävande vilket gör att det sällan sker. Därav fanns det ett behov av digitaliserade verktyg för krisövning. Behovet för ett sådant projekt identifierades av samhällsaktörer från näringsliv, universitet, myndigheter på lokala samt regionala nivå både från Sverige och Norge. D-1 är första projektet som gick i gång 2016 och avslutades 2018. D-2 påbörjades 2019 och pågår än idag. Projektet D var uppdelad i fyra delprojekt.

I denna uppsats är fokus riktad mot D och delprojektet som tog fram prototyp för IKT8-verktyg för krisövning.

“Det handlar om att man ska öva, det händer inte så ofta att kommunalkrisen övar eftersom det är dyrt, tar tid och svårt att samla människor. Så vi hade en idé om hur man kan göra det digitaliserat verktyg för krisövningar”.

Vidare säger Patrik att det var en prototyp som togs fram för krisövning. Prototypen som skapades var baserat på content management system9 (CMS). Idén var att användare skulle kunna öva vart som helst, när som helst, hur som helst och på vilken enhet som helst. Därför skapades en prototyp för att testa om konceptet om IKT-verktyg var en bra idé. Det slutade med att prototypen lades ner eftersom det blev långsam att köra i CMS miljö. Likväl när D-2 påbörjades, prototypen togs upp igen men denna gång var prototypen baserat på LMS10 system i stället.

Förstudiefas – Projektledare

När det gäller om det fanns en väl definierad projektledare är svaret ja. Patrik menar att det fanns två projektledare, en i Norge och en i Sverige. Fast den huvudansvarige projektledaren var från Sverige. Det fanns också delprojektledare och Patrik var en av dessa delprojektledare. Vad som beträffar projektledarens erfarenhet och kunskap, Patrik säger följande: ”Absolut, det var inte första gången som den personen styrde och ställde kring”. Patrik menar att det var ordning och reda på den huvudansvarige projektledaren och det innebär att saker blev gjorda. Patrik menar också att det inte var första gången som projektledaren styrde projekt, vilket gjorde att den personen hade kunskap och erfarenhet för att styra projektet.

Patrik tycker att projektledarens ledarskapsförmågor var bra. Vidare förklarar Patrik att den huvudansvarige projektledaren delegerade arbetet nedåt mot delprojektledarna.

8 Informations – och kommunikationsteknik (IKT) innebär kommunikation som uppstår mellan människor med hjälp av digitala verktyg.

9 Innehållshanteringssytem

36

Patrik säger följande när det gäller projektledarens samspel och kommunikation inom projektgruppen: ”Strålande kan jag nog säga ”. Patrik menar att det funkade jättebra att jobba med projektledaren eftersom den personen var lyhörd och det blev ordning och reda i projektet. Dessutom menar Patrik att projektledaren litade på delprojektledarna och på deras erfarenhet samt arbetssätt.

Förstudiefas – Krav

I projektet gjordes flertals förstudier. Bland annat gjordes en intervju för att förstå vad som efterfrågas av de övande organisationer. Delprojektledaren Patrik var med och genomförde förstudieanalysen.

När det gäller om det fanns en kravspecifikation säger Patrik följande: ”Ja det fanns en kravspecifikation på vad prototypen skulle göra och det fanns idéer om hur den skulle göras. Det fanns också krav på hur utseenden skulle vara”. Det fanns också krav på att systemet skulle vara webbaserad så att man kunde kör det var som helst utan att behöva installera på datorn. Vidare berättar Patrik att ett CMS system valdes för IKT-prototypen, CMS är ett innehållshanteringssystem som ger mycket funktionalitet på grund och botten och mycket kan anpassas i systemet efter egna önskemål. Patrik nämner också att kravspecifikationen inte fullföljdes som det var tänkt. Patrik säger att användargränssnittet inte blev som det var tänkt från början, designen i IKT-prototypen inte var attraktiv. Och även brister förekom i användbarheten.

När det kommer till hur kraven samlades in, följande svar lyder av respondenten Patrik: “Kraven samlades in bland annat via en förstudie, där vi gjorde intervjuer, sen hade vi också en studie med Ozlab11 applikation där utvalda användare fick prova på IKT-prototypen”. Angående vem som samlade in och skapade kraven säger Patrik: “Det var ett par kollegor i projektet som tog hand om insamling av krav, det var inte jag. Jag var en del av det, men jag hade inte huvudansvaret för just insamling av krav. Huvudprojektedaren var också delaktig i insamlingen”

Under intervjun framkommer det att kraven prioriterades. Patrik förklarar att projektbudgeten inte var kolossalt, därav prioritering av krav ägde rum. Av respondentens svar framkom det att en variant av MoSCow12 metoden har tillämpats vid prioritering av krav.

Kravspecifikationen innehöll vissa acceptanskriterier. Respondenten nämner att acceptans-kriterierna var långt ifrån optimalt. Respondenten menar att under projektets gång dök upp massa uppdateringar och massvis av tester som utfördes.

Vad beträffar om acceptantskriterier förekom säger Patrik följande: “I den bemärkelsen var vi tvungna att få till det att fungera, vi hade vissa acceptanskriterier, men sen framträdde ju under resans gång att det var långt ifrån optimalt”. Enligt Patrik var det massa uppdateringar hela

11 Ett webbaserat system som simulerar all interaktion. Mer info finns på https://www.kau.se/ozlab

12 Är en metod som går ut på att prioritering av krav görs med fyra högar; must have , should have, could have, wont have. På svenska är det: måste ha, borde ha, kunde ha och kommer inte ha (Projektledning 2019)

37

tiden som man var tvungen att genomföra. Det var också många tester som implementerades. Det som inte var optimalt det var hur man planerade en övning i CMS-systemet, och följden av det lede till att IKT-prototypen blev mycket tungrott med mycket klick här och där

Planeringsfas – Projektgrupp

I projektet fanns det två huvudprojektledare, en som var ansvarig för Sverige och en som var ansvarig för Norge. Patrik säger följande om hur projektgruppen såg ut: “Vi hade en huvudprojektledare här i Sverige, en huvudprojektledare i Norge och delprojektledare för respektive delprojekt. Vi var inte en så stor projektgrupp, ungefär tio personer jobbade i projektet”.

Respondenten tillägger att yttersta ansvaret vilade på huvudprojektledaren från svenska sidan. I fråga om hur projektmedlemmarna utvaldes, respondenten svara följande: “Den här typen av projekt handlar om ansökningsförfarande, man börjar med att ha en idé och därefter utgörs en undersökning för att se vilka projektsponsorer som finns tillgängliga. Sedan skrivs en ansökan och i samband med ansökningsprocessen engageras ett antal människor som senare kommer bli en del av projektet”.

Patrik tillägger också att det är oftast forskare och praktiker som deltar i projektet. Enligt Patrik handlar det om intresse och engagemang att medverka i ett forskningsprojekt, det sker sällan att en person harklar in i ett projekt om intresse och engagemang saknas.

Patrik berättar att projektgruppens kunskap och erfarenhet var bra. Vissa av projektgruppens medlemmar har jobbat tidigare med projekt, allt från stora till små IT-projekt. Patrik nämner också att det inte enbart var forskare, utan även människor från näringslivet som var med och utvecklade prototypen.

I projektet fanns en god kommunikations aktivitet bland projektgruppen. Under intervjun har respondenten sagt följande om kommunikation: “Kommunikationen var bra. Vi hade minst en gång i månaden möten där själva projektgruppen var samlad, det var fysiska träffar och även online möten”. Med mellanrum har projektgruppen träffats både här i Sverige och i Norge. Vad beträffar projektgruppens engagemang i projektet, Patrik menar att projektgruppen var engagerad, vidare tillägger han följande: “I den här typen av projekt är det ett måste vara engagerad eftersom det är ett forskningsprojekt”. Det som Patrik menar är att i detta projekt deltog många forskare, och forskare är intresserad av att publicera forskningsresultat. Därav var projektgruppens engagemang god.

När det gäller samspel mellan projektgruppen och projektledaren, har respondenten Patrik get följande svar: “Ja jag tycket att kommunikationen var bra. Det var även en god kommunikation med huvudprojektledaren. Allt handlar om kommunikation, det har jag lärt mig mycket av under projektet”. Patrik var också en delprojektledare, samspelen mellan honom och projektgruppen var bra, men en bra kommunikation och samarbete. Sedan förklarar Patrik att samspelen med huvudprojektledaren var också bra.

38

Planeringsfas – Projektplan

När det gäller om projektet innehöll en projektplan, Patrik säger följande: “Ja det fanns en projektplan, det fanns också en väldigt detaljerad projektplan som vi har redovisat för finansiären ”.

Patrik säger följande om projektmål: “Detta är ett forsknings och utvecklingsprojekt, som bland annat handla om att leverera prototyp av IKT-verktyg. Min del som projektledare handla om att leverera IKT-verktyget”. Patriks delprojekt handla om att leverera prototyp av IKT-verktyg. Vad beträffar om projektplanen var lätt att förstå sig på, Patrik menar att det var lätt att begripa och även tillägger att varje delprojekt hade egna projektplan. Det fanns en övergripande projektplan, och i det fanns ett antal delprojektplaner. Samtliga delprojektledarna och huvud projektledaren tillsammans med projektets intressenter skapade projektplanen. Respondenten tillägger följande: “Varje delprojektledare måste ha koll på sin del i det stora hela. Därför var det bra att alla delprojektledare fick vara med när projektplanen upprättades”.

Vad beträffar riskhantering, Patrik svarar följande: “Ja vi hade någon form av riskhantering. Det har varit ett antal möten där vi har diskuterad bland annat vad händer ifall om det inte går som planerat”. Det framkommer att det inte har lagts ner mycket tid just på riskhantering. Patrik kunde inte ge mer information än så.

Projektplanen innehöll kommunikationsplan. “I den här typen av projekt är det viktigt med en kommunikationsplan. Man måste kommunicera resultat och avrapportera med mellan rum och projektsponsorn”- konstaterar Patrik. Patrik förklara att projektgruppen använde en webbplattform för kommunikation och även en Facebook grupp.

Tidsplanen innehöll specifika tidpunkter för varje del och när det skulle fullbordas. Tidsplanen var baserad på Gantt schema. Enligt respondenten följdes tidsplanen bättre än förväntat, det var enbart subtila saker som sköts upp. En kommunikations dialog med projektgruppen och projektsponsorn har upprätthållits när ändringar i tidsplanen har inträffats.

Patrik säger denna om ändringar i projektplanen: “Små justeringar var vi tvungna att göra när vi jobbade med prototypen, men det var inte stora förändringar”. Patrik menar att en projektplan kan revideras och det är inte ovanligt med förändringar i projektplanen. Förändringarna handla för mesta dels om att få prototypen färdig i tid och få den testad. Utöver det skede inga stora förändringar.

När det gäller vad som skulle kunna göras annorlunda så inte dessa förändringar skulle ha inträffats, svarade Patrik följande viss: “Om man blickar tillbaka nu, ändringar inträffade på grund av oss inte kunde förutse vissa saker och allt kan man inte förutse heller. Det är då det blir en utmaning, att ta hand om oförutsedda händelserna”.

Respondenten hade inte mer att tillägga om förändringar.

Genomförandefas - Ledningsgrupp

I fråga om ledningsgruppen var inblandat i projektet, svarar Patrik så här: ”Ja det fanns en ledningsgrupp som var inblandat i projektet”. Respondenten tillägger att det inte var en stor

39

ledningsgrupp eftersom projektet inte var särskilt stort. Ledningsgrupp var iblandat i projektet och utförde många arbetsuppgifter.

Patrik konstaterar följande när det gäller om projektledaren fick stöd och befogenhet från ledningsgruppen: ”Dels har vi haft ledningsgruppen där vi delprojektledarna och huvudansvarige projektledaren kunde få stöd och hjälp. Vi har även haft en referensgrupp som också har varit till hjälp när ett problem har uppstått ”.

Patrik menar eftersom det var ett antal del projekt då är det ett måste med en ledningsgrupp. Patrik förklarar att stöd har funnits från ledningsgruppens sida för både huvudansvarige projektledaren och för delprojektledarna.

Patrik menar att ledningsgruppen var engagerad i projektet. Ledningsgruppens medlemmar var högst delaktiga i all form av arbete i projektet.

Patrik svarar följande i fråga om projektet fick de resurser som behövdes: “När man skapar en projektplan, då lägger man ut timmar kring vad som ska göras. Har man lovat något i den här typen av projektet, ska man även se till att genomföra det “. Projektet fick de resurser som behövdes för att kunna genomföra projektet. Patrik poängterar att forskningsprojekt har en begränsad projektbudget och det är viktigt att resurserna tilldelas på rätt sätt.

Genomförandefas - Användarmedverkan

Patrik svarar följande på frågan om användarna medverkade i projektet: “Absolut, projektet var grundat på att det fanns en önskan om att man ska öva enklare, kortare och med digitala verktyg, och då givetvis måste man ha med användare”.

Användarna har medverkat och utvärderat prototypen samt kommit med önskemål. De var väldigt närvarande och representanter från många olika organisationer. Patrik tillägger även att användarna medverkade i projektet från början till slutet.

Det framkommer även att användarna var engagerad att medverka i projektet, detta enligt respondenten.

Respondentens svar om hur kommunikationen var mellan användarna och projektgruppen, är följande: “Vi hade möten med användarna med jämna mellanrum, dels digitala träffar, dels fysiska träffar”. Respondentens svar tyder på att det fanns kommunikation mellan användarna och projektgruppen. Patrik nämner också följande: “Vi fick ofta respons av användarna beträffande prototypen. Användarna uttryckte sina åsikter om prototypen. Så det var bra att vi fick återkoppling”.

Vad beträffar användarnas kunskap att medverka i projektet, har respondenten svarat så här: “Många gånger experter på själva övningsdelarna. När det gäller datorvana, inga nybörjare direkt”.

När det gäller om projektet fick acceptans av användarna, Patrik säger: “Både ja och nej. Prototypen bestod av två delar, en del där man planerar en övning och en del som man genomför övning. Det är olika vyer beroende på vilken roll man får i systemet. Att genomföra övningar i prototypen var bra och där fick vi en bra återkoppling”.

40

Det var i att planera en övning som inte blev lika bra. Det förekom brister i användbarheten i att planerna en övning. Det var inte lätt att använda prototypen eftersom det var alldeles för tungrodd.

Avslut

Vad som gäller överlämning av IT-projekt, Patrik säger följande: ”Det blev inte riktigt en överlämning av IKT-prototypen, i alla fall inte i den bemärkelsen eftersom det var en prototyp bara. Däremot provkörde vi några gånger så det kan anses som någon typ av överlämning”. En analys efter projektet var avslutat genomfördes, det finns även en detaljerad slutrapport på CriseIT webbsida. Samtliga projektdeltagare tillsammans med huvudprojektledaren uträttade en slutrapport. Den slutgiltiga budgeten överskred inte. Patrik menar att ett forskningsprojekt inte har hur mycket pengar som helst och därför är det viktigt att följa projektbudgeten noggrant. Några siffor kunde inte Patrik säga.

Patrik säger att beställaren i det här fallet var de själva. Det skiljer sig forskningsprojekt från ordinarie projekt. Dock tillägger Patrik även om IKT-prototypen inte blev som det var tänkt, så var de ändå nöjda med det som åstadkommits.

Vad beträffar vilka lärdomar som Patrik tar med sig säger respondenten följande: “Det finns alltid förbättringspotential på det mesta. Men möjligtvis bättre kommunikation och tydlighet som delprojektledare. Det är vad som jag kommer på”.