projektet inte hade kunskaper om IT, hans kunskap var mer om ledningssystem medan Jon skulle utveckla själva IT-systemet. I projekt A var det Julia som valde ut konsulterna. Grunden för valet berodde dels på att projektgruppen jobbat med IT-projekt tidigare, dels på att projektgruppens kunskap och erfarenhet var bra. Julia anser att projektgruppens erfarenhet och kunskap inte var en besvikelse under projektet.
Kommunikationsförmågan inom projektgruppen är viktig skriver The Standish Group (2013). När frågan ställdes till Julia (projekt A) om projektgruppens kommunikationsförmåga var bra, ansåg respondenten att det förekom brister i kommunikationen. Julia menar när ett fel inträffades kunde det hända att projektgruppen glömde bort att flagga felet. Ibland blev det små irritationer i gruppen på grund av att kommunikationen inte var utmärkt. Julia nämner att kommunikation skedde för det mesta genom mejl och Microsoft Teams. Julia tycker att nu i efterhand borde ett kort avstämningsmöte äga rum varje morgon för att hålla kommunikationen levande. I projekt B var kommunikationen okej. Jon förklarar att det kunde inträffa att den andra personen försvann ibland vilket gjorde att kommunikationen inte blev bra. Det framkommer att kommunikationen skedde via telefon och mejl. Tony (projekt D) anser att kommunikationen inom projektgruppen var bra. Jon tillägger att de jobbade på samma kontor och dagliga avstämningar ägde rum, likväl skede det förbestämda möten ägde rum. Kommunikationsaktiviteten i projekt D var enligt Patrik lysande. Under intervjun framkommer det att projektgruppen en gång i månaden hade både fysiska och online möten. Med jämna mellanrum har projektgruppen även träffats i Sverige och i Norge.
Santos (2014) skriver att projektgruppens engagemang är viktigt för projektets utgång. När det gäller projektgruppens engagemang i projekt D tycker Patrik att engagemang i projektgruppen existerade. Enligt Patrik är det ett måste vara engagerad i ett forskningsprojekt. Det som Patrik menar är att i ett forskningsprojekt deltar många forskare, för forskare är det viktigt att publicera forskningsresultat. Därav anser Patrik att projektgruppens engagemang var lysande. Även Tony (projekt C) tycker att projektgruppen var engagerad. Enligt Tony berodde det på att vissa moment i projektet var oprövade för projektgruppen vilket bidrog till förbättring av erfarenhet. Projektengagemanget inom projekt B inte var bra. Jon (projekt B) menar att den andra personen i projektet gjorde så gott det gick. Vidare menar respondenten att den personen inte var från hans företag, utan jobbade för beställaren, vilket gjorde att Jon inte hade mandat över den personen. Det var snarare att be om hjälp än att ge order menar Jon. Respondenten menar också att det kunde inträffa att personen förvann och då stannade projektet. Slutligen säger Jon att ett större IT-projekt bedrevs åt samma beställare och där var projektengagemanget på topp, men inte just för detta IT-projekt. Vad som beträffar engagemanget för projekt A, så var projektgruppen också engagerad enligt Julia. Respondenten förklarade att projektgruppen tycke att det var kul att arbeta med projektet och Julia själv har inte fått uppfattningen om att projektgruppen saknade engagemang.
4.4 Planeringsfas – Projektplan
Görling (2009, s.44) skriver att en projektplan uträttas i planeringsfasen och planen ska fungera som en instruktion som upplyser om hur projektmålet ska uppnås. Det är projektledaren som skapar en projektplan, men det är viktigt att projektgruppen är involverad när projektplanen
45
skapas så att planen blir bra (Projektledning 2018f; Schwalbe 2016, s.271). När det gäller projekt B framkommer det att projektet saknade en projektplan. Jon (projekt B) förklarar att han inte trodde en projektplan var nödvändigt eftersom det var ett litet IT-projekt. Vidare berodde på att projektet skulle fixas snabbt och därav spenderades inte tid på att skapa en projektplan. Nu i efterhand medger Jon att en projektplan borde har skapats. Respondenten Julia (projekt A) förklarar att en projektplan uträttades. Det var Julia tillsammans med projektgruppen som skapade en projektplan. Vad beträffar projektplan i projekt C menar Tony att formulering av projektplan har ägt rum. Respondenten Tony tillsammans med projektgruppen skapade projektplanen. Även projekt D innehöll en projektplan. Under intervjun berättar Patrik att samtliga delprojektledare och huvudprojektledarna tillsammans med projektets intressenter skapade en övergripande projektplan och respektive delprojekt fick tillhörande delprojektplan, likväl en väldigt detaljerad projektplan skapades som senare redovisats för projektsponsorn. Patrik tycker att det var jättebra med att delprojektledarna fick vara med när projektplanen uträttades eftersom varje delprojektledare måste ha koll på sin del i det stora hela.
Projektledning (2018c) skriver att en projektplan utgör beskrivningar om hur projektet ska genomföras, vem som gör vad och när det ska vara fullbordat. Därav är det ytterst viktigt att projektplanen är fattbar (Projektledning 2018c). Julia (projekt A) anser att projektplanen var lätt att förstå sig på eftersom i planen fanns beskrivningar över de aktiviteter som skulle utföras veckovis och hur det skulle genomföras samt vem som var ansvarig för varje aktivitet. Julia menar att alla visste vad de själva skulle göra eftersom det fanns en struktur i planen. När det gäller projekt D säger Patrik att projektplanen var begriplig. Enligt Tony (projekt C) var det lätt att fatta vad som skulle göras i projektplanen. Tony förklarar att det var en anpassad projektplan med Gantt schema som var väldigt detaljerad. Motivationen varför just ett Gantt schema tillämpades beror på att tv-produktion kräver ett väldigt detaljerat schema för varje minut som sker i tv-sändning.
Kommunikationsplan säkerställer lämplig generering, insamling, spridning, lagring och disponering av IT-projektet. Planen definierar också vilka de inblandade i projektet är, vad deras roll är och hur kommunikationen ska flöda mellan dessa inblandade personer (Projektledning 2018d; Schwalbe 2018, s.390). Det är också viktigt att det framgår i kommunikationsplanen intressenternas informations – och kommunikationsbehov (Projektledning 2018b). Det framkommer att projektplanen i projekt D innefatta en kommunikationsplan. Respondenten Patrik menar att i ett forskningsprojekt är det viktigt med en kommunikationsplan eftersom man måste kommunicera resultat och avrapportera med mellan rum och projektsponsorn. Vidare säger respondenten att projektgruppen använde en webbplattform och även en Facebook som kommunikationsmedel. Julia (projekt A) säger att en upprättad kommunikationsplan applicerades i projektplanen. Julia uttrycker sig att det var en mindre kommunikationsplan eftersom det var ett litet IT-projekt. Därefter förklarar Julia att kommunikationsplanen innehöll en lista över de personer som jobbade i projektet och deras ansvarsområde. Microsoft Team, mejl och telefon har använts som kommunikationsmedel i projekt A. Vad som beträffar projekt C, där har också en kommunikationsplan funnits. Respondenten Tony nämner att det var en liten kommunikationsplan med det viktigaste informationen.
46
I en projektplan ska en tidsplan inkluderas. Denna plan utgör en beskrivning över de aktiviteter som finns och även hur mycket tid som ska tilldelas åt respektive arbetsuppgift (Projektledning2018a; Hughes 2012, s.22). Vidare krävs tidsplanen för att försäkra sig om att ett IT-projekt fullföljer den faktiska tiden. Dessutom blir det möjligt att bestämma IT-projektets slutdatum samt hur mycket det kommer att kosta (Projektledning 2018a). Under intervjun med respondenten Julia (projekt A) förklarar att projektplanen innehöll en tidsplan. Vidare nämner Julia att tidsplanen skapades genom att hon tillsammans med projektgruppen satt i ett möte och diskuterade vad som ska göras hur det ska göras och hur lång tid det kommer krävas. Tidsberäkningen verkställdes genom att dela in arbetsuppgifterna i mindre delar och utifrån den gjordes en tidsberäkning för varje arbetsuppgift. Det framkommer även att för varje aktivitet fanns en ansvarig person som tog hand om det. Sist menar Julia att det är inte alltid lätt att få fram en ackurat tidsberäkning för varje aktivitet, därför är det bättre att addera ett antal timmar extra för varje aktivitet. I projekt C fanns också en tidsplan. Tidsplanen utgjordes av ett Gantt- schema. Tony säger att ett Ganttschema är lämpligt för tv-produktion eftersom det behövs ett väldigt detaljerat schema för varje minut som sker i tv-sändning. Under intervjun med respondenten Patrik framkom det att projektplanen i projekt D omfattades av en tidsplan. Planen var baserad på ett Gantt-schema. Tidsplanen innehöll specifika tidpunkter när varje aktivitet skulle vara fullbordad. Enligt Patrik följdes tidsplanen bättre än förväntat, det var enbart subtila saker som sköts upp. Patrik tillägger att en kommunikationsdialog med projektsponsorn har upprätthållits när ändringar i tidsplanen har skett.
Författaren Wiktorin (2018, s.426) påpekar att i en projektplan skall även riskerna med projektet identifieras och analyseras. Riskerna kan många gånger resultera en förbättring av IT-projektets framgång. Projektledaren och projektgruppen bör hålla ett flertal planeringsmöten tidigt i projektet för att utveckla riskhanteringsplanen. Projektledaren och projektgruppen bör också granska projektplan, riskkategorier, lärdomar från tidigare projekt för att skapa en riskhanteringsplan (Schwalbe 2016, s.433). I projekt D fanns någon form av riskhantering. Patrik påpekar att ett antal möten ägde rum där diskussion kring risker togs upp. Det framkommer under intervjun med Patrik att alldeles för mycket tid inte har spenderats när det gäller riskhantering. Vad beträffar projekt C har inte en riktig riskhanteringsplan uträttats. Tony menar att risker diskuterades under möten som ägde rum och i mötesprotokollet skrevs ner de risker som kunde uppstå. Det framkommer att riskidentifiering skede löpande under projektets gång men det var inte som var inkluderad i projektplan. Tony anser att i tv-branschen sker det sällan att en skriftlig riskanalys verkställs eftersom risker tillhör jobbet. I projekt A förekom en riskhanteringsplan som var inkluderad i projektplanen. Julia påstår att alldeles för få risker identifierades i projektet. Julia anser också att projektets längd och storlek var en avgörande faktor varför inte många risker identifierades i projektet. Projektledaren och projektgruppen trodde inte att ett litet IT-projekt kunde innehålla flertal risker. Under intervjun framkommer det att risker dök upp redan i början av genomförandefasen. Nu i efterhand anser Julia att mer tid borde ha ägnats åt riskhantering.
Ändringar i projektplan kan inträffa. När något sker som inte är enligt projektplanen anses det då vara en ändring. Ändringar ska hanteras på något sätt, antingen ignorerar eller åtgärdas en förändring (Projektledning 2018e). Tony menar att förändringar i projektplanen inträffade nästan varje …. Projektplanen uppdaterades kontinuerligt när ändringar skedde, och den nya