Druh zadávacího řízení Veřejný a dotovaný zadavatel Sektorový zadavatel
Otevřené řízení bez omezení bez omezení
Užší řízení bez omezení bez omezení
JŘSU výjimečně, za podmínek § 22 bez omezení
JŘBU výjimečně, za podmínek § 23 výjimečně, za podmínek § 23 Soutěžní dialog výjimečně, za podmínek § 24
(zvlášť složitý předmět plnění vytvoření tzv. zadávací dokumentace. Zde zadavatel podle autorů, specifikuje dvě oblasti, kterými jsou předmět plnění a požadovaná kvalifikace dodavatele. Při popisu poptávaného produktu by se měl zadavatel podle OECD9 (cit. podle Hamerníkové, Maaytové aj. 2010) vyvarovat přílišné a neúčelné specifikace, která by mohla vyústit ve snížení počtu potenciálních konkurentů a v souvislosti s tím negativně ovlivnit cenu zakázky.
9 Organizace pro hospodářskou spolupráci a rozvoj
ZVZ (2010, § 44 odst. 1) definuje zadávací dokumentaci jako „soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky.“ Zadavatel nese odpovědnost za správnost a úplnost zadávací dokumentace. ZVZ (2010) vymezuje minimální obsah zadávací dokumentace následovně:
a) obchodní podmínky, včetně platebních,
b) technické podmínky, je-li to odůvodněno předmětem VZ, c) požadavky na varianty nabídek, jsou-li zadavatelem připuštěny, d) požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny,
e) podmínky a požadavky na zpracování nabídky,
f) způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií a g) jiné požadavky stanovené zadavatelem.
2.5.2 Průběh zadávacího řízení
OECD (cit. podle Hamerníkové, Maaytové aj. 2010) rozděluje proces zadávání VZ do následujících fází:
specifikace,
selekce,
kontrahování,
plnění,
monitorování,
vyhodnocení.
Ochrana (2011) vymezuje devět fází VZ: rozvaha specifikace, selekce, rozhodnutí o řešení problému formou VZ, příprava dokumentace a zadávání VZ, hodnocení, výběr, exploatace, monitorování, závěrečný audit výkonu. Rozvaha specifikace se týká skutečnosti, zda je vůbec potřeba intervence VS. Selekce se zaměřuje na výběr vhodné varianty řešení veřejného problému. Fáze exploatace se vztahuje na využití možnosti realizovat vybranou nabídku.
Cyklus každé VZ podle Pekové, Pilného a Jetmara (2012) obsahuje tyto fáze:
definice potřeb,
příprava zakázky a zpracování zadávací dokumentace,
hodnocení nabídek a výběr dodavatele,
realizace VZ,
kontrola plnění VZ.
Postup zadávání VZ, jak uvádí Evropská komise (2015), obsahuje z praktického hlediska šest fází:
příprava a plánování,
zveřejnění,
podávání nabídek a výběr uchazečů,
hodnocení nabídek,
zadání zakázky,
realizace zakázky.
Každý druh zadávacího řízení má nějaké procesní specifikum, které nebude nyní z důvodu rozsahu práce popisováno, ale budou uvedeny pouze stěžejní fáze zadávacího řízení.
Zadavatel zahajuje zadávací proces, jak informují Ochrana, Pavel, Vítek aj. (2010), zveřejněním zadávací dokumentace. Společnosti, které mají zájem se dané VZ zúčastnit, vypracují nabídky v zadavatelem stanovené lhůtě. Prostřednictvím nabídky uchazeč sděluje zadavateli úroveň své kvalifikace a podmínky, za nichž je schopen zakázku splnit.
V rámci prokázání splnění kvalifikace se podle Ochrany (2008) může jednat o následující čtyři skupiny kvalifikačních předpokladů: základní, profesní, ekonomické a finanční, technické. Autor dále uvádí, že nabídku lze podat v písemné nebo elektronické formě.
Písemná nabídka se podává v řádně uzavřené obálce, na níž je název „veřejná zakázka“
a adresa uchazeče. Zadavatel jednotlivé nabídky očísluje a poznamená si datum a čas jejich doručení.
Otevíráním obálek s nabídkami, jak poznamenává Ochrana (2008), je pověřena nejméně tříčlenná komise pro otevírání nabídek. Její administrativně dokumentační funkce spočívá v kontrole formálních náležitostí podání nabídky a v sepsání protokolu o otvírání
obálek. Nabídky, které byly formálně v pořádku, jsou podle autora hodnoceny hodnotící komisí jmenovanou zadavatelem v počtu nejméně pět členů. Podle Pekové, Pilného a Jetmara (2012) by měli být hodnocením nabídek pověřeni nezávislí posuzovatelé.
Ochrana, Pavel, Vítek aj. (2010) zmiňují, že vyhodnocení nabídek zahrnuje dvě fáze. První fáze představuje vyloučení uchazečů, jejichž kvalifikace není v souladu s požadavky zadavatele. V druhé fázi dochází k hodnocení nabídek na základě zadavatelem určených hodnotících kritérií. Kolektiv autorů upozorňuje na skutečnost, že nabídky nesmí být posuzovány podle informací, které byly předmětem plnění prokazování kvalifikace.
Ochrana (2008) uvádí, že zadavatel vybírá nabídku v souladu s ekonomickými principy 3E, která s ohledem na vynaložené zdroje přináší nejvyšší společenský užitek. Stanovená hodnotící kritéria, jak zdůrazňují Peková, Pilný a Jetmar (2012), musí respektovat zásady postupu zadavatele. Ekonomická výhodnost nabídky a nejnižší nabídková cena jsou dvě základní hodnotící kritéria pro zadání VZ. Pavel (2009) podotýká, že správná volba hodnotícího kritéria hraje klíčovou roli pro využití pozitivních efektů institutu VZ.
Kritérium ekonomické výhodnosti nabídky, jak dále autor popisuje, se skládá ze dvou či více dílčích kritérií, přitom jedním z nich musí být nabídková cena.
Hodnotící komise, jak pokračuje Ochrana (2008), určí pořadí nabídek a sepíše zprávu o posouzení a hodnocení nabídek, kterou předá s veškerou další dokumentací zadavateli.
Ten poté rozhodne o výběru nejvhodnější nabídky. Všem účastníkům zadávacího řízení je v zákonem vymezené lhůtě zasláno oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. Autor dále uvádí, že k uzavření smlouvy mezi zadavatelem a vybraným uchazečem dojde do patnácti dnů po uplynutí lhůty pro podání námitek proti rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky. Neúspěšní uchazeči mohou podle Ochrany, Pavla, Vítka aj. (2010) výsledky i průběh zadávacího řízení napadnout dvěma způsoby. První možnost spočívá v podání námitky přímo zadavateli. Pokud jí nevyhoví, je možné se obrátit na ÚOHS. Ve své podstatě se nejedná o dva způsoby, neboť aby mohl podat uchazeč tzv. návrh na ÚOHS, musí vyčerpat řádné opravné prostředky, kterými jsou právě námitky. Na Úřad se může bez předchozího uplatnění námitek obrátit jen prostřednictvím podnětu (ale nemá pak práva účastníka řízení).
2.6 Selhávání veřejného sektoru při zadávání veřejných zakázek
Subkapitola se věnuje nejčastějším chybám při zadávání VZ. Na začátku je uvedena rešerše zpracovaná formou tabulky, jejímž obsahem jsou pochybení identifikovaná českými odborníky na problematiku VZ. Zbytek podkapitoly je tvořen přehledem nejčastějších chyb při zadávání VZ u projektů financovaných z evropských strukturálních a investičních fondů (dále jen ESIF). Vytipovaná nejčastější pochybení v teoretické části poslouží dále v praktické části jednak ke komparaci nejčastěji identifikovaných chyb v rámci činnosti kontrolních orgánů a jednak v souvislosti s vyhodnocením analyzované VZ, která byla rovněž spolufinancována z fondu EU.
Ochrana (2004) na základě analýzy dokumentů zadávacích řízení dochází k závěru, že většina pochybení se vztahuje na oblast hodnotících kritérií a na proces hodnocení nabídek uchazečů. TI (2005) v rámci studie zaměřené na problematiku VZ v ČR vymezuje nejčastější porušení zákona ve dvanácti oblastech. Opakující se nedostatky a praktické problémy stanovuje na základě závěrů NKÚ, vlastní praxe a dalších zdrojů. Jurčík (2007) uvádí porušení, která se často opakují od počátku existence právní úpravy VZ na úrovni zákona. Informuje o nejčastějších chybách zadavatelů a podrobněji rozebírá nedostatky vyskytující se v zadávací dokumentaci a v procesu hodnocení nabídek. Pavel (2009) identifikuje čtyři významné slabé stránky při zadávání VZ. Hamerníková, Maaytová aj.
(2010) řeší dva klíčové faktory, díky nimž není naplněn cíl VZ spočívající v získání statků a služeb v požadované kvalitě za nejnižší možnou cenu. Peková, Pilný a Jetmar (2012) se zaměřují na problémové oblasti, které se objevují zejména na úrovni územní samosprávy.
Podrobnější informace jsou uvedeny v tabulce 5.
Tabulka 5: Rešerše nejčastějších chyb při zadávání VZ