Processen  för  avvikelse-­‐hantering

Figur  8  BAEs  matrisorganisation  (RV0001)  

Ansvaret   delas   upp   så   att   projekten   ansvarar   för  frågorna  vad  och  när,  medan  funktionerna   ansvarar   för   vem   och   hur.   BAE   har   valt   att   använda   sig   av   en   matrisorganisation   för   att   utnyttja  resurser  maximalt,  skapa  kontinuitet,   använda   standardiserade   produktmoduler   samt  målorienterade  projekt.  (RV0001)  

Projektorganisationen   anpassas   efter   respek-­‐ tive   projekt   och   varierar   i   omfattning   och  

komplexitet.   Projektorganisationen   bestäms   i   uppstarten   av   projektet   och   de   övergripande   rollerna  kan  ses  i  Figur  9.  (RV0001)  

Project  Manager   (PM)   Project  Controller   (PC)   Project  Planner   (PPL)   Offset  Manager   (OM)  

Project  Quality  &   Configuration   Manager  (PQM)   Technical  Project   Manager  (TPM)   Through  Life   Manager  (TLM)   Program   Procurement   Manager  (PPM)   Production  Support   Manager  (PSM)    

Figur  9  Övergripande  projektmodell  (RV0001)  

5.3 Processen   för   avvikelse-­‐

hantering  

5.3.1 Syfte  med  avvikelsehanteringen  

Avvikelsehanteringen  syftar  till  att  kontrollera   kvaliteten  på  produkter  i  monteringen.  När  en   avvikelse   sker   vid   ankomsten,   monteringen   eller   slutkontrollen   ska   den   rapporteras   via   avvikelsehanteringsprocessen  för  att  kunna  gå   till   botten   med   avvikelsen   och   se   till   att   det   inte  sker  upprepade  gånger.  (IN1061)  

5.3.2 Avvikelsehantering   –   en   stöd-­‐ process  

Avvikelsehanteringen   är   en   stödprocess   som   finns   parallellt   i   bland   annat   montering   och   slutkontroll.   Det   kan   handla   om   avvikelse   på   köpt   eller   egentillverkad   artikel   samt   felmon-­‐ tage.  Beroende  på  var  felet  upptäcks  kommer   avvikelsen  ta  olika  vägar  i  processen.  BAE  an-­‐ vänder   sig   i   dagsläget   av   IN1061   –   hantering   av   avvikelser,   som   är   en   instruktion   för   hur   avvikelsehanteringen  ska  skötas.  IN1061  är  en   förklarande  instruktion  till  processen  för  avvi-­‐ kelsehantering,  Figur  10  och  Bilaga  B:  Process-­‐

Figur  10  Processkarta  över  avvikelsehanteringen  (IN1061)  

Processen   har   tre   stycken   huvudanvändare,   dessa  är  produktionsteknik,  konstruktion  samt   operativt  inköp.  Konstruktion  har  det  yttersta   ansvaret   för   att   en   ändring   görs   på   artiklar.   Operativt  inköp  håller  kontakten  med  leveran-­‐ törer  och  följer  upp  åtgärder  för  att  avvikelser   inte   ska   uppträda   igen.   Produktionsteknik   är   de  som,  förutom  montörerna,  oftast  kommer  i   kontakt  med  avvikelserna  först.  Det  är  de  som   i   ett   första   skede   koordinerar   avvikelsen   och   ser  till  att  rätt  personer  blir  kontaktade.  (Ibid.)  

Analysera  avvikelse  

Första  steget  i  processen  har  till  syfte  att  ana-­‐ lysera   avvikelsen   grovt.   Den   som   upptäcker   avvikelsen   märker   artikeln   med   en   orange   anmärkningslapp,   Bilaga   C:   BSH   10-­‐576,   och   tillkallar   produktionstekniker.   Produktionstek-­‐ nikern   analyserar   vad   det   är   som   avviker,   vil-­‐ ken  artikel  det  gäller  och  vilken  funktion  arti-­‐ keln  har.  Vad  är  rotorsaken  samt  om  det  är  en   köpt  artikel  eller  egentillverkad  artikel.  (Ibid.)  

Besluta  åtgärd  

I   det   andra   processteget   ska   beslut   tas   om   vilken  åtgärd  som  är  nödvändig  för  avvikelsen.   Köpta   artiklar   kan   skrotas,   omarbetas   eller   returneras   till   leverantören.   Egentillverkade   artiklar   skrotas,   omarbetas   eller   åtgärdas   på   annat   sett   internt   hos   BAE.   Dispensbegäran  

kan   också   sökas   internt   på   egentillverkade   artiklar   eller   från   underleverantör   om   det   är   en  köpt  artikel.  Beroende  på  vilken  åtgärd  som   beslutas  kommer  det  få  konsekvenser  senare  i   processen  och  styra  vem  som  blir  ansvarig  för   respektive  ärende.  (Ibid.)  

Registrera  avvikelsen  i  SAP  

Efter  det  att  beslut  är  taget  om  vilken  åtgärd   som  ska  genomföras  ska  ärendet  registreras  i   affärssystemet  SAP.  Det  finns  fyra  olika  notifi-­‐ kationer  som  kan  göras,  beroende  på  om  det   är   en   köp-­‐   eller   egentillverkad   artikel   och   var   avvikelsen  upptäcks.  (Ibid.)  

• F2  –  avvikelsen  upptäcks  hos  ankoms-­‐ ten   efter   ankomstkontroll.   Avvikelsen   blir  en  reklamation  till  leverantören  al-­‐ ternativt  transport-­‐skada.  

• F3   –   materialbrister   eller   avvikelser   som  hittas  i  slutkontrollen.  

• Q2   –   avvikelsen   sker   på   köpt   artikel   i   produktionen  och  kan  antingen  bli  en   reklamation   till   leverantör   eller   dis-­‐ pensbegäran  från  leverantör.  

• Q3   –   om   avvikelsen   hittas   på   en   pro-­‐ dukt  eller  egentillverkad  artikel  som  är   kopplad  till  ett  chassinummer.  

I   samband   med   registreringen   i   SAP   ansvarar   produktionsteknikern  att  tillsätta  en  koordina-­‐

tor   samt   meddela   denne   om   avvikelsen.   Pro-­‐ duktionsteknikern  ansvarar  även  för  att  se  till   att   felet   inte   finns   på   fler   fordon   eller   på   fler   artiklar   i   lager.   Om   det   misstänks   att                       avvikelsen   finns   på   fler   artiklar   i   lager   måste   produktionsteknikern,  genom  lageradministra-­‐ tören,  plocka  ut  artiklar  ur  lagret  och  kontrol-­‐ lera   dessa.   De   som   avviker   plockas   ut   medan   de  som  är  korrekta  läggs  tillbaka  i  lagret.     Om   avvikelsen   gäller   en   dispensbegäran   från   leverantör   är   det   den   operativa   inköparen   som   registrerar   avvikelsen   i   SAP   och   utser  

koordinator   inom   kvalitetsavdelningen.  

(IN1061)  

Dispens:  Hantera  dispensbegäran  

Intern  dispensbegäran  registreras  av  produkt-­‐ ionstekniker  i  SAP  och  skickas  därefter  till  kon-­‐ struktionsavdelningen.   Om   dispensansökan   kommer  från  en  leverantör  hanteras  den  först   av   operativt   inköp   som   registrerar   den   i   SAP   och   därefter   skickar   den   till   konstruktionsav-­‐ delningen.   Konstruktionsavdelningen   klassifi-­‐ cerar  dispens  som  major  eller  minor  beroende   på   hur   mycket   den   påverkar   produkten.   (AM0321,   IN1061)   Dispensen   ska   klassificeras   som  major  om  den  påverkar  minst  ett  av  föl-­‐ jande  kriterier,  AM0321:  

• Hälsa   • Säkerhet   • Utbytbarhet   • Underhåll   • Hållfasthet   • Livslängd   • Tillförlitlighet   • Funktion   • Kostnad  för  kund   • Leveransdatum  

• Om  avvikelsen  orsakar  annat  problem   för  användaren  

Efter   klassificeringen   av   kvalitetsavdelningen   skickas  ärendet  till  operativt  inköp  som  sköter  

kontakten  med  leverantören  om  vad  som  bli-­‐ vit  beslutat.  (AM0321)  

Köpartikel:  Returnera,  omarbeta  eller  skrota  

Om  avvikelsen  gäller  en  köpt  artikel  finns  det   minst  tre  åtgärder  som  kan  användas,  dessa  är   returnera  till  kund,  omarbeta  eller  skrota.  Det   är   den   operativa   inköparen   för   respektive   leverantör   som   beslutar   om   avvikelsen   ska   returneras,   omarbetas   på   plats   av   antingen   BAEs   personal   eller   av   leverantörens   alterna-­‐ tivt   om   artikeln   ska   skrotas.   Operativt   inköp   planerar   när   artikeln   behövs   i   produktionen   för  att  störa  så  lite  som  möjligt  samt  ger  klar-­‐ tecken   till   ansvarig   reklamations-­‐handläggare   som  utför  reklamationen.  (IN1061)  

Köpartikel:  Bevaka  reklamation  

I  det  här  processteget  ska  den  operativa  inkö-­‐ paren  hålla  god  kontakt  med  leverantören  för   att   bevaka   reklamationen.   Leverantören   ska   tillhandahålla  en  kort-­‐  och  långsiktig  åtgärd  för   att  felet  inte  ska  upprepas  och  meddela  detta   till   operativt   inköp.   Det   är   också   operativ   in-­‐ köpare  som  håller  koll  på  hur  länge  artikeln  är   på   reparation   och   när   den   förväntas   vara   till-­‐ baka.  (IN1061)  

Intern  avvikelse:  Åtgärda  avvikelse  

Avvikelser   som   inte   är   dispensansökningar   från   leverantör   eller   köpta   artiklar   ska   åtgär-­‐ das   inom   processteget   för   intern   avvikelse.   Nedan  förklaras  fyra  delar  i  detta  processteg.   (IN1061)  

• Omarbete   av   avvikande   artikel   märks   upp   och   registreras   av   produktions-­‐ tekniker   i   SAP   samt   vidarebefordrar   ärendet  till  ansvarig  planerare  som  gör   en  arbetsorder.  

• När   artiklar   med   avvikelser   ska   skro-­‐

tas/kasseras   ska   produktions-­‐ teknikern   ansvara   för   att   registrera   detta  i  SAP  samt  skrota  avvikande  ar-­‐ tiklar.   Produktionsteknikern   vidarebe-­‐ fordrar   ärendet   till   respektive   vagns-­‐ planerare   som   verkställer   ordern   i   SAP.    

• Då  avvikelsen  åtgärdas  i  produktionen   ska   produktionsteknikern   ansvara   för   att   tillfredsställande   åtgärd   identifie-­‐ ras   och   genomförs.   Till   dennes   hjälp   finns   konstruktion,   operativt   inköp,   support   service   mm.   En   lång-­‐   och   kortsiktig  åtgärd  ska  registreras.     • När   konstruktionen   ändras   ska   pro-­‐

duktionsteknikern   se   till   att   tillfreds-­‐ ställande   åtgärd   genomförs   tillsam-­‐ mans   med   konstruktion,   operativt   in-­‐ köp  eller  support  service.  Ärendet  tas   sedan   vidare   till   BÄB-­‐möten,   beslut   om  ändringsbegäran.  Även  här  ska  en   lång-­‐  och  kortsiktig  åtgärd  registreras.    

Verifiera  åtgärd  och  avsluta  ärendet  

I  ett  sista  steg  i  processen  ska  åtgärden  verifie-­‐ ras  för  att  se  att  tillfredsställande  åtgärder  har   genomförts.   Om   detta   inte   har   skett   måste   nya  åtgärder  identifieras  och  appliceras.  Efter   det   att   avvikelserna   har   lösts   stängs   ärendet.   (IN1061)  

5.3.3 Detaljerad   processkarta   enligt   IN1061  

En  detaljerad  processkarta  har  tagits  fram  för   att  visualisera  hur  BAE  ska  arbeta  med  avvikel-­‐ sehanteringen   enligt   IN1061   i   dagsläget.   Kar-­‐ tan  presenteras  i  Bilaga  D:  Processkarta  egen-­‐

tillverkad   artikel   respektive   Bilaga   E:   Process-­‐ karta   köpt   artikel.   I   den   detaljerade   process-­‐ kartan  går  det  att  se  att  det  ligger  mycket  an-­‐ svar   på   produktionstekniker,   konstruktörer   och   operativa   inköpare.   Beroende   på   om   det   är  en  köpt  artikel  eller  egentillverkad  artikel  så   är   det   operativa   inköparen   respektive   pro-­‐ duktionstekniker   som   är   navet   i   processen   med   nära   kontakt   med   konstruktion.   Det   är   konstruktion  som  har  yttersta  ansvar  för  kon-­‐ struktionsunderlaget   och   de   beslut   som   rör   konstruktionsavvikelser.   Operativt   inköp   har   kontakt   med   leverantörerna   och   när   avvikel-­‐ sen  rör  en  köpartikel  är  det  de  som  för  dialo-­‐ gen  med  leverantören  om  adekvata  åtgärder.