7.1 PPS-Praktisk Projektstyrning som metod
Projektledningen har valt att tillämpa PPS, som är ett arbetssätt för att aktivt planera och leda ett projekt. En av grundtankarna i modellen är att arbeta med tydliga och förankrade mål på alla nivåer samt att dokumentera resultat. Även en regional projektledare har utsetts som genomfört och lett projektet lokalt.
Under projektets gång har regionernas utvecklingsarbete dokumenterats i statusrapporter som också utgjort ett underlag till beslut för styrgruppen.
Styrgruppen har fattat de beslut som varit nödvändiga för att föra arbetet framåt.
I PPS finns givna beslutspunkter5 där styrgruppen aktivt tagit beslut om mål, utvärderat projektet under resans gång och avslutat projektet.
7.2 Förberedelsearbetet SKR och nationellt
2019-05-02 – 2020-06-27
Förberedelsefasen bestod av att ta fram projektdirektiv, projektplan och material för införandestöd Under denna period togs även projektets styrgrupp fram.
Under förberedelsearbetet identifierades några förutsättningar för att underlätta för projektets genomförande;
Framtagen modell för uppföljning av tillgänglighet till primärvård ska ligga till grund för utveckling av uppföljningsmodellen för den specialiserade vården
Reviderad teknisk struktur för uppföljning av tillgänglighet finns framtagen
Befintliga kodverk ska användas
Använda etablerade strukturer/nätverk i den mån de finns
Projektledningen kunde inte identifiera några inberoenden för att kunna starta projektet. Däremot såg man nyttan av att stämma av projektet med andra pågående arbeten inom SKR som Patientkontrakt, Kunskapsstyrning, KPP och SVF.
Arbetet fortlöpte och förbereddes i väntan på att årets överenskommelse skulle bli klar. Under början av hösten 2019 påbörjades det nationella förberedelsearbetet med att informera samtliga målgrupper och etablerade nätverk för området.
Information och dialog om syftet och målen med projektet, överenskommelsens betydelse och hur SKR valt att leda och genomföra projektet. Regionerna ombads
5 Bilaga 3.1 Beskrivs i projektplanen
Slutrapport Projekt Tillgänglighet i specialiserad vård etapp I 20 SKR Dnr 19/01065
utse en regional projektledare som skulle ansvara för att driva och hålla ihop det lokala arbetet, både verksamhetsmässigt och tekniskt. De regionala projektledarna har ingått ett nationellt nätverk som hållits ihop av SKR. Förberedelsematerial i form av checklista6 för ge en vägledning av aktiviteter som behöver genomföras vid implementering av ny uppföljningsmodell i regioner användes som bas.
7.2.1 Genomförande av projektet
2019-08-28 – 2020-12-07
Genomförandet av projektet har delats in i tre faser; ”Förbereda”, ”Genomföra” och
”Avveckla”. Genomförandefasen bestod i att i samverkan utveckla den nya uppföljningsmodellen och lokalanpassa införandet, diskutera och anpassa mot målområden och aktiviteter. Några piloter blev utsedda att testa den nya modellen med dess anvisningar under första månaderna av 2020. Tyvärr gick det inte att fullfölja de planerna, bl.a. på grund av olika tolkningar av laggrunden kring den rapporterade datan. Men även den nalkande pandemin gjorde det svårt att fullfölja planeringen. Avvecklingsfasen bestod av att sammanställa resultat i en slutrapport och spridning.
Bild: övergripande tidplan för genomförande av projektet.
Datumen avser styrgruppsmöten under projektet.
Nätverket för alla 21 regioners projektledare har under ett och ett halvt års tid träffats månatligen för utbyta information av underlag, diskussion om anpassning,
erfarenhetsutbyten och samverkan. Sedan mars 2020 övergick de fysiska träffarna till digitala träffar via Zoom pga. pandemin. Mellan träffarna arbetade regionerna med utvecklingsarbetet lokalt.
Under projekttiden har regionerna framför allt jobbat med den tekniska delen för att på ett automatiserat sätt kunna rapportera alla delarna av den utökade
uppföljningsmodellen. Regionerna har också, trots tuffa tider med pandemin, jobbat med viss städning av egna väntelistor och intern kvalitetssäkring av sin data. Några har även informerat och utbildat om modellen och nya rapporteringen i
verksamheterna och till sina avtalade privata aktörer. Erfarenhetsutbytet har varit värdefullt för att dela arbetssätt och erfarenheter. Projektet avslutades med en halvdags avslutningsmöte i Zoom för att utvärdera projektet och identifiera områden och arbetsformer att jobba vidare med området.
Genomförandefasen har till sin helhet bestått i att uppnå följande målområden:
Utvecklad nationell modell för uppföljning av tillgänglighet inom specialiserad vård
Kommunicerad och förankrad uppföljningsmodell
Implementerad kvalitetssäkrad uppföljningsmodell
Återförda resultat som underlag för analys
7.3 Införandestöd
Införandestödet har haft en tyngdpunkt på de tekniska delarna. Att utifrån det framtagna anvisningsdokumentet7 med tillhörande tekniska beskrivningar8 lotsat och erbjudit stöd till regionerna i den tekniska utvecklingen. Under genomförandefasen har SKR erbjudit regionvisa digitala träffar för att stödja det lokala arbetet utifrån var man befann sig. Anvisningsdokumentet i sin helhet och samtliga tekniska
stöddokument finns fortfarande att hämta på Projectplace och sedermera Samarbetsrummet för projektet. Generiska, återkommande frågor och svar har publicerats på www.skr.se9.samt på vantetider.se. Några nya huvudaktiviteter som kommit upp under projektet har varit;
Stöd för spridning i regionerna; Öka förståelse om varför och paketera budskap
Skapa metodstöd för införandet av modellen i såväl den offentliga specialiserade vården i regionernas egna regi som i den privata specialiserade vården.
7 Bilaga 3 Anvisningsdokument
8 Bilaga 4 Variabellista, bilaga 5 Aktivitets/utbudslista, Bilaga 6
9https://skr.se/halsasjukvard/kunskapsstodvardochbehandling/tillganglighetivardenvardgarantin/utokaduppfoljni ngspecialiseradvard.29170.html
Slutrapport Projekt Tillgänglighet i specialiserad vård etapp I 22 SKR Dnr 19/01065
Mötesplatser; hitta framgångsrika interaktiva arbetsformer vid övergången från fysiska till digitala nätverksträffar
Lyfta juridiska ansvarsdilemman till styrgruppen, SKRs ledning och jurister samt regeringskansliet
7.3.1 Indextavlan och statusrapporter
Indextavlan10 togs fram i syfte att visualisera och tydliggöra stegen i regionernas implementeringsprocess.
Statusrapporten11 syftade till att stödja regionerna att reflektera över sitt nuläge, beskriva sitt status samt
beskriva möjligheter och eventuella problem. Vid den månatliga
statusrapporteringen fick regionerna markera hur långt de kommit i sitt arbete med ett implementeringsindex. En övergripande statusrapport12 för det nationella
utvecklingsarbetet och ett medel av
implementeringsindex sammanställdes månatligen till styrgruppen.
10 Bilaga 10 – Våra steg på vägen
11 Bilaga 8 Mall lokal statusrapport
8.1 Resultat mot aktivitets-, projekt- och effektmålen av projektet
Modellen för utökad uppföljning av tillgängligheten i specialiserad vård syftar till att följa den specialiserade vårdens tillgänglighet ur ett vidare perspektiv och omfattar därför såväl väntande som genomförda kontakter. För att vara så heltäckande som möjligt inkluderas även vistelsetider på akutmottagning.Rapportering ska ske automatiserat efterföljande månad vilket möjliggör en snabb återkoppling till rapporterande regioner. Data ska återkopplas till regionerna via analysverktyget QlikView, fasta rapporter och via API för att möjliggöra återkoppling i lokala analysverktyg. Befolkningen, men även regionerna kan även ta del av
resultaten av rapporteringen via https://www.vantetider.se och https://vardenisiffror.se.
Modellen är generell och ska ge ökad kunskap om vårdens tillgänglighet men ska också vara ett underlag för verksamhetsutveckling. Den möjliggör uppföljning tillgängligheten av specialiserad vård på ett utökat sätt i jämförelse mot
vårdgarantiuppföljning.
De flesta regioner beskriver att de gärna hade velat hunnit längre i sitt
utvecklingsarbete inför övergången mot den nya uppföljningsmodellen. Man hade behov av mer tid för att städa sina befintliga väntelistor, djupare kvalitetssäkring av sin in- och utdata och jämförelser av utfall mot den tidigare modellen. Man hade även hoppats kommit längre i kommunikationen och utbildning av den nya modellens innebörd i regionen, men att tid och resurser har saknats fullt ut.
Utvärderingen mot målen av projektet har gjorts individuellt av de regionala projektledarna genom det digitala verktyget Mentometer. SKR projektledning har även gjort en kvalitativ utvärdering mot projektmålen. Bedömningen av
måluppfyllnad redovisas nedan.
8.2 Resultat kopplat till projektets målområden/aktivitetsmål
8.2.1 Måluppfyllnad mot aktivitetsmål 1. Utvecklad nationell modell för uppföljning av tillgänglighet inom specialiserad vård
Stommen av den utvecklade modellen togs fram som under hösten 2019 avprojektledningens expertis inom SKR. Eftersom projektet bedrivits i en komplex miljö har man antagit ett mer agilt arbetssätt där regionernas erfarenheter under
projektets gång har anpassats i revideringar av modellen. Här hade några
pilotregioner varit värdefullt, nu blev alla 21 regioner piloter. De regioner som låg lite före i implementeringen hade större input. Modellen kom att justeras i mindre delar
Slutrapport Projekt Tillgänglighet i specialiserad vård etapp I 24 SKR Dnr 19/01065