Slutrapport Projekt Tillgänglighet i specialiserad vård etapp I

(1)

Slutrapport Projekt Tillgänglighet

(2)

utrapport Projekt Tillgänglighet i specialiserad vård etapp I 2

Slutrapport Projekt Tillgänglighet i specialiserad vård etapp I

Alla regioner arbetar på något sätt med att öka tillgängligheten till sjukvård för sina invånare. Som stöd för verksamhetsutveckling och förbättringsarbete mot bättre tillgänglighet krävs god

uppföljning och tillgång till relevant data som utgångspunkt och uppföljning över tid. I

kömiljardsöverenskommelsen för 2019 fick Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, i uppdrag att genomföra ett nationellt samordningsprojekt, Tillgänglighet i specialiserad vård – för ökad

kunskap och stöd för verksamhetsutveckling, SKR 19/01065.

Projektet har syftat till att ta fram och implementera en utökad uppföljningsmodell som stöd för att utveckla och förbättra tjänste- och servicekvalitet till patienter med fokus på tillgängligheten i den specialiserade vården. Den utökade uppföljningen av specialiserad vård kan ses som en

förlängning av projekt Tillgänglighet i primärvården och bidrar därmed till god uppföljning av tillgängligheten i hela patientens väg genom vården.

Projektet har pågått från hösten 2019 till december 2020 tillsammans med samtliga 21 regioner.

Mitt i detta projekt drabbades Sverige och resten av världen av en av tidernas allvarligare pandemi, covid-19. Det medförde en fördröjning och förlängning av projektet.

Stockholm december 2020

Pia Lindberg, projektledare Avdelningen för vård och omsorg

Upplysningar om innehållet Pia, Lindberg, pia.lindberg@skr.se

Annika, Brodin-Blomberg, annika.brodin-blomberg@skr.se

Post: 118 82 Stockholm | Besök: Hornsgatan 20

Sl Telefon: 08-452 70 00 | www.skr.se SKR Dnr 19/01065

(3)

Innehåll

1 Utgåvehistorik för dokumentet ...5

2 Projektorganisation...6

1 Basfakta ...8

1.1 Projektet...8

1.1.1 Uppdragsgivare och uppdragstagare...8

1.1.2 Definitioner ...9

2 Dokument som beskriver projektets resultat ...10

2.1 Slutrapport ...10

2.2 Bilagor – Projektresultat...10

2.3 Bilagor - Förutsättningar för projektgenomförande...12

5 Idé och mål...14

5.1 Bakgrund och syfte ...14

5.2 Överenskommelsen mellan Socialdepartementet och Sveriges Kommuner och Regioner, SKR ...16

5.2.1 Tilläggsöverenskommelse efter utbrott Covid-19 ...16

6 Mål ………..17

6.1 Påverkansdiagram för att identifiera huvudaktiviteter ...17

6.2 Effektmål ...17

6.3 Projektmål ...18

6.4 Målområden/Aktivitetsmål...18

6.5 Tidplan ...18

6.6 Kommunikationsplan och dess aktiviteter ...18

6.6.1 Huvudbudskapen för projektet...19

7 Projektförlopp ...20

7.1 PPS-Praktisk Projektstyrning som metod...20

7.2 Förberedelsearbetet SKR och nationellt...20

7.2.1 Genomförande av projektet ...21

7.3 Införandestöd ...22

7.3.1 Indextavlan och statusrapporter ...23

8 Resultat ...24

8.1 Resultat mot aktivitets-, projekt- och effektmålen av projektet ...24

8.2 Resultat kopplat till projektets målområden/aktivitetsmål...24

(4)

8.2.1 Måluppfyllnad mot aktivitetsmål 1...24

8.2.3 Måluppfyllnad mot aktivitetsmål 3. ...25

8.3 Resultat mot projektmålen: ...26

8.4 Resultat kopplat till projektets effektmål: ...27

9 Erfarenheter ...28

9.1 Tid, tydlighet och delaktighet ...28

9.2 Regionala projektledarnas utvärdering...28

10 Fortsatt utvecklingsarbete 2021 ...31

11 Reflektion ...32

12 Referenser...33

Slutrapport Projekt Tillgänglighet i specialiserad vård etapp I 4 SKR Dnr 19/01065

(5)

1 Utgåvehistorik för dokumentet

Utgåva

P1.0-1

Datum

2020-12-17

Kommentar

Version inför presentation och beslut av styrgrupp

1.0 2021-01-14 Version beslutad av styrgrupp

(6)

2 Projektorganisation

Beställare Annika Brodin-Blomberg Sveriges Kommuner och Regioner

Styrgrupp Lena Lundgren Ordförande styrgruppen

Hälso- och sjukvårdsdirektör Regin Östergötland, representant för Hälso- och sjukvårdsdirektörsnätverket Johan Rosenqvist Hälso-och sjukvårdsdirektör Region

Kalmar, representant för Hälso- och sjukvårdsdirektörsnätverket

Jonas Claesson Hälso-och sjukvårdsdirektör Region Örebro, representant för Hälso- och sjukvårdsdirektörsnätverket

Martin Engström Hälso-och sjukvårdsdirektör Region Halland, representant för Hälso- och sjukvårdsdirektörsnätverket

Hanna Wahlund Verksamhetschef ekonomi och samordning Region Västernorrland, representant Kunskapsstyrningens samverkansgrupp

Henrik Pederby Kommunikationsdirektör Region Dalarna, representant

Kommunikationsdirektörsnätverket Annika Brodin-Blomberg Samordnare Tillgänglighet, Sveriges

Kommuner och Regioner

Projektledning Pia Lindberg Projektledare, Sveriges Kommuner och Regioner

SKR Projektgrupp Johan Assarsson Konsult, Sveriges Kommuner och Regioner

Jonas Stenberg Konsult, Sveriges Kommuner och Regioner

Cajsa West Projektkoordinator Nationella väntetidsdatabasen, RedPill

Annika Brodin-Blomberg Samordnare, Sveriges Kommuner och Regioner

(7)

Gabriella Flodén Kommunikatör Sveriges Kommuner och Regioner

Nationell projektgrupp:

Regionala projektledare

Caroline Hydén Region Blekinge

Petra Hedberg Region Dalarna Anna Andersson Region Gotland Magnus Kolgran Region Gävleborg Carina Werner Region Halland

Marie Norlén Region Jämtland/Härjedalen Andreas Persson Region Jönköping

Maria Svensson Region Kalmar

Thomas Frisk Region Kronoberg

Monica Kokkonen Region Norrbotten

Åsa Berling Region Skåne

Sophie Näslund Qemajl Imeri

Region Stockholm

Lena Andersson Region Sörmland Kerstin Högberg Region Uppsala Sofia Ceder Liljegren Region Värmland Lena Svensson Region Västerbotten Ann Holmström Region Västernorrland Anders Vernersson Region Västmanland Monica Skotte Sjögren Region Västra Götaland Elizabeth Nyström Region Örebro

Anders Tennlind Region Östergötland

(8)

1 Basfakta

1.1 Projektet

1.1.1 Uppdragsgivare och uppdragstagare

Beställare: Projektägare:

Annika Brodin-Blomberg Lena Lundgren

Projektledare:

Pia Lindberg

(9)

1.1.2

Definitioner

I projektarbetet kommer följande ord med vedertagna definitioner att användas.

Ord/förkortning/akronym Förklaring

Specialiserad vård Hälso- och sjukvårdsverksamhet som kräver mer specialiserade åtgärder än vad som kan ges i primärvård

http://termbank.socialstyrelsen.se/

Primärvård Hälso- och sjukvårdsverksamhet som utan avgränsning

vad gäller sjukdomar, ålder eller patientgrupper svarar för befolkningens behov av grundläggande medicinsk behandling, omvårdnad, förebyggande arbete och rehabilitering och som inte kräver sjukhusens medicinska och tekniska resurser hälso- och

sjukvårdsverksamhet som kräver mer specialiserade åtgärder än vad som kan ges i primärvård

Hälso- och sjukvårdslagen, HSL, 2:a kapitlet, § 6 Medicinskt måldatum Tidpunkt i en vårdprocess då beslutade hälso- och

sjukvårdsåtgärder bör inledas. Medicinskt måldatum kan även omfatta ett klockslag. Socialstyrelsen/beslutad 2005

http://termbank.socialstyrelsen.se/

SiGN-e Sjukvårdens Informationssystem för Genomförande av

Nationell uppföljning – e-tjänst. Omfattar den nationella väntetidsdatabasen

(10)

2 Dokument som beskriver projektets resultat

2.1 Slutrapport

Syftet med slutrapporten är att, baserat på projektplanen, redovisa projektets måluppfyllelse; vad som har genomförts i projektet, hur det har genomförts samt om projektmålen har uppfyllts.

2.2 Bilagor – Projektresultat

Bilaga Beskrivning Dokumentnamn Utgåva

datum 1. Projektaktivitetsplan Beskriver de

huvudsakliga aktiviteterna utifrån projektplanen

Spec.vård_aktivitetsplan 2020-05-07_7.0.pdf 2020- 05-07

2. Inbjudan till och presentation av projektet

Webbsändning SKR Presentation projekt ökad uppföljning specialiserad vård

Det här innebär den utökade uppföljning av den specialiserade vården (pdf)

Beskrivning av modellen utökad uppföljning specialiserad vård

Införandestöd utökad uppföljning specialiserad vård

3. Anvisningsdokument och postbeskrivning för uppföljning av tillgänglighet i specialiserad vård

Beskriver den utökade modellen av

tillgänglighet inom specialiserad vård samt anvisningar för rapportering till den nationella

väntetidsdatabasen

Specialiserad

vård_Uppföljningsmodell_P01.5_2020-06-16.pdf 2020- 06-16

4. Variabellista Exempel på Specialiserad vårds uppföljningsmodells motsvarande variabler i andra rapporteringar till SKR samt

socialstyrelsen

Variabellista_ex_motsvarande variabel i andra rapporteringar.docx

2020- 05-12

5. Aktiviteter/Utbudslista Aktiviteter som ingår i rapporteringen av

Aktiviteter (utbud)_20200508.xlsx 2020- 05-08

(11)

väntetider inom den specialiserade vården 6. Informationsmodell Beskriver

informationsmodellen kopplat till

anvisningsdokumentet

Informationsmodell Tillga_nglighet specialiserad va_rd ver 1.1 200925.docx

7. Checklista till regionerna

Ge en vägledning av aktiviteter som behöver genomföras vid implementering av en uppföljningsmodell i regioner vid leverans av uppgifter till SiGN- e.

Checklista_Införande av nationell uppföljningsmodell_5.0_2019-08-28.docx

2019- 08-28

8. Lokal statusrapport Mall för regional statusrapport för implementering av utökad

uppföljningsmodell

mall lokalt arbete tillgänglighet i spec.vård_Statusrapport_1.1.docx mall lokalt arbete tillgänglighet i spec.vård_Statusrapport_2.0.docx

2019- 12-02 2020- 05-08 9. Övergripande

statusrapport

Övergripande sammanfattning av regionernas utvecklingsarbete till varje styrgruppsmöte i syfte att styrgruppen ska bidra till att skapa möjligheter eller undanröja hinder.

Mall övergripande

statusrapport_SV_1_2020_1.0.docx

2019- 10-10

10. Implementeringsindex Modell för att skatta implementeringsindex 1-10 i respektive region

Våra steg på vägen Indextavla_Version 4.0_2019-08-28.pptx

2019- 08-28

11. Agenda lärandeträffar Fysiska träffar 1 ggr/mån HT19/digitala träffar fr.o.m. april20.

Anpassas efter projektplan och aktuella behov.

Träffen varvas med information, dialog och

gruppdiskussioner.

Välkomna till digitalt lärandeträff 2019-10 - - 2020- 12-07

12. Agenda enskilda Avstämning av Agenda avstämning regionvis_VT20.docx 2020-

regionala utvecklingsläget för att 06-04

avstämningsträffar ge riktat stöd efter behov.

(12)

13. Agenda enskilda

regionala QlikView utbildningar

14. Utvärdering av projektet

Basutbildning digitalt i ny applikation av QlikView.

Utbildningen

anpassas vidare efter respektive regions behov.

Regionala

projektledarna och SKRs projektledning har utvärderat projektet och måluppfyllelser

Avslutningsmöte Nationella projektledare 7 dec 2020.pdf

Sammanställning områden att jobba vidare med_Avslutningsmöte Tillgänglighet spec.v_201207.xlsx

2020- 12-07

15. Fördjupad juridisk Knowit har fått i Fördjupad juridisk 2020-

utredning av uppdrag av Sveriges utredning_väntetidsdatabasen_200221.pdf 02-21 personuppgifter i

väntetidsdatabasen Signe

Kommuner och Regioner (SKR) att utreda

Fördjupad juridisk

utredning_väntetidsdatabasen_komplettering.pdf 2020- 04-30 förutsättningarna för

SKR:s behandling av personuppgifter i väntetidsdatabasen Signe.

2.3 Bilagor - Förutsättningar för projektgenomförande

Bilaga

1.1 Överenskommelse

Beskrivning

Överenskommelse mellan Socialdepartementet och Sveriges Kommuner och Regioner om en ny uppdaterad kömiljard 2019

Dokumentnamn

bemyndigande-att-underteckna-en- ok-uppdaterad-komiljard-

s2019_02871_fs.pdf

Utgåva, datum Dnr 19/00761 S2019/028 71/FS

2.1 Tilläggsöverens- kommelse

Den 24 april 2020 kom SKR och

Socialdepartementet överens om en

tilläggsöverenskommelse för året, med förmildrade förutsättningar för regionerna.

Tilläggsöverenskommelse Ökad tillgänglighet i hälso- och sjukvården 2020

19/01624

(13)

3.1 Projektplan Plan som beskriver mål

samt genomförande av projektet

Underskriven_projektplan_tillgängligh etspec.vård_1.0.pdf

Spec.vård_Etapp

1_Projektplan_2.0_20200507.pdf

2019-04-17 2020-05-07

4.1 Kommunikationsplan Beskriver målgrupper och kommunikationsaktiviteter för att informera om projektet

Uppföljning specialiserad vård_Kommunikationsplan_P2.0- 1_20200622.pdf

2020-06- 22

(14)

5 Idé och mål

5.1 Bakgrund och syfte

Trots att Svensk hälso- och sjukvård håller hög kvalitet med goda medicinska resultat, finns brister i systemet bl.a. gällande kommunikation, kontinuitet, samordning och tillgänglighet. I takt med den nationella omställningen mot en Nära vård sker, där behovsanpassning, samordning, kontinuitet och

kommunikation är käpphästarna, behöver vi utveckla och förbättra

samordningen och tillgängligheten till vårdens kompetenser och utbud genom patientens hela vårdflöde.

Den nationella uppföljningen av vårdgarantin är ett sätt att kontrollera att befolkningen får den vård de behöver inom en lagstadgad tid. Den har länge varit begränsad till ett urval av vårdutbud, som har definierats utifrån

medicinska specialiteter, operationer, åtgärder och undersökningar med fokus på läkarkontakter.

SKRs väntetidsdatabas har konstruerats utifrån den nationella vårdgarantin.

Utgångspunkten för uppföljningen i databasen har således varit vid de delar av vårdflödet som den nationella vårdgarantin omfattar, med nedslag vid fyra specifika punkter:

• Kontakt med primärvården

• Bedömning av läkare i primärvården

• Besök till läkare inom den specialiserade vården

• Operation eller annan behandling av läkare inom den specialiserade vården

Vårdgarantin är mer omfattande än så. Den gäller för besök och behandling i all planerad vård inom de verksamheter som bedriver hälso- och sjukvård.

Vårdgarantin omfattar alla yrkesgrupper och alla slags behandlingar som till exempel läkemedelsbehandling, funktions- och aktivitetsbehandling, psykologisk behandling, behandlande röntgenundersökningar, habilitering m.fl.

Den utvecklade uppföljningen av primärvården trädde i kraft den 1 januari 2019 med anledning av införandet av den förstärkta vårdgarantin med samma datum. Den utvecklade uppföljningen i primärvården omfattar nu alla typer av besök till samtliga personalkategorier, med diagnos- och åtgärdskoder.

Uppföljningen ger en totalbild över primärvårdens insatser och utvecklingen av tillgängligheten, för såväl patienter med kroniska sjukdomar som för dem med akuta besvär. Den ger även möjlighet att följa förändringar av

verksamhetsutveckling, som exempelvis ett ökat utnyttjande av digitala tjänster eller förändrade besöksmönster.

(15)

Uppföljningen av tillgängligheten inom den specialiserade vården har inte haft samma detaljnivå. I uppföljningen av specialiserad vård har det inte varit möjligt att följa enskilda diagnosgrupper eller skilda typer av besök, till exempel om besöken är digitala eller fysiska. Uppföljningen har omfattat operationer, men inte andra behandlingar. Det behov av detaljeringsgrad som vi ser idag har inte varit aktuellt tidigare när uppföljningen huvudsakligen har handlat om att följa vårdgarantin.

Projektets syfte har varit att tillsammans med regionerna utveckla en utökad uppföljningsmodell med fokus på att kunna redovisa alla väntande och genomförda kontakter i den specialiserade vården, såsom besök, återbesök, utredningar, operationer, behandlingar och åtgärder. Detta innebär en förbättring av tillgänglig data som ger en överblick över den specialiserade vårdens totala insatser, inklusive de som görs för patienter med kroniska sjukdomar. Det möjliggör även analys av väntetider utifrån bland annat kön och ålder.

Bild: Flödesmodellens steg och mätpunkter;

Anvisningsdokumentet

Den nya utökade uppföljningsmodellen ska ge en heltäckande bild av den specialiserade vårdens tillgänglighet. Det möjliggör en utökad uppföljning av hela vårdflödet på gruppnivå från första kontakt i primärvården till avslutad eller kroniska åtgärder och uppföljningar i den specialiserade vård. För regionerna ger det i sin tur bättre underlag för utvecklings- och förbättringsarbete av tillgängligheten och ökar möjligheterna att möta patienternas behov.

(16)

5.2 Överenskommelsen mellan Socialdepartementet och Sveriges Kommuner och Regioner, SKR

I överenskommelsen¹mellan Socialdepartementet och Sveriges Kommuner och Regioner 2019, står det att regionerna ska:

• Tillsammans med SKR delta i ett nationellt projekt med syfte att utveckla och implementera en modell för uppföljning av den specialiserade vården, i enlighet med modellen för uppföljning av primärvården

• Förbereda införandet av en utvecklad uppföljning av specialiserad vård, för att senast den 1 april 2020 kunna redovisa alla kontakter, som besök, återbesök, utredningar, operationer, behandlingar och åtgärder inom den specialiserade vården till väntetidsdatabasen. Detta innebär en markant förbättring jämfört med de data som redovisas i dag.

För att förbättra tillgängligheten i den specialiserade vården är det av stor vikt att verksamheterna får snabb tillgång till sina levererade data som underlag för analys och förbättrings-/förändringsarbete.

Baserat på den uppföljningsmodell som implementerats i primärvården var nästa steg att gå vidare med att utveckla uppföljningen av specialiserad vård.

Våren 2019 tog Sveriges Kommuner och Regioner beslutet att starta projektet

”Tillgänglighet i specialiserad vård – för ökad kunskap och stöd för verksamhetsutveckling”.

5.2.1 Tilläggsöverenskommelse efter utbrott Covid-19

I början av 2020 drabbades Sverige och övriga världen av ett nytt Coronavirus.

Viruset orsakat av covid-19, satte hälso- och sjukvården under hård press.

Regionerna har i stor utsträckning behövt ställa in elektiv vård där beslut inte medför medicinsk risk för att skapa ökat utrymme för akut vård. I mars 2020 lämnade SKR in en hemställan av tidigare överenskommelsen för Ökad tillgänglighet i sjukvården, då man såg att pandemin orsakade helt andra förutsättningar att erbjuda jämlik och jämställd vård inom vårdgarantins ramar.

Den 24 april 2020 kom SKR och Socialdepartementet överens om en

tilläggsöverenskommelse²för året, med förmildrade förutsättningar för regionerna.

Bland annat innebar tilläggsöverenskommelsen en förlängning av projektet. I denna ska regionerna förbereda införandet av en utvecklad uppföljning av specialiserad vård, för att senast den 1 oktober 2020 kunna redovisa alla kontakter, som besök, återbesök, utredningar, operationer, behandlingar och åtgärder inom den specialiserade vården till väntetidsdatabasen.

1 Bilaga 1.1 Överenskommelsen om ny kömiljard 2019

https://www.regeringen.se/4adac8/contentassets/863b720d37a747838fb4a409a4c94737/bemyndigande-att- underteckna-en-ok-uppdaterad-komiljard-s2019_02871_fs.pdf

2 Bilaga 2.1 Tilläggsöverenskommelse

https://www.regeringen.se/498b3e/contentassets/4889cb98b54d4acb9d3e41a02379a0d0/tillaggsoverenskomm else-mellan-staten-och-sveriges-kommuner-och-regioner.pdf

(17)

6 Mål

6.1 Påverkansdiagram för att identifiera huvudaktiviteter

Vad behöver vi jobba med och utveckla för att närma oss effektmålen? Hur ska vi göra det? Projektledningen SKR har använt metodiken bakom påverkansdiagram för att identifiera vilka områden projektet behöver arbeta med för att nå projekt- och effektmålen. Dessa områden kom att beskrivas som målområden,

aktivitetsmål att nå projektmålen under genomförandet av projektet. Ett antal huvudaktiviteter som förutsätter att projektet når aktivitets- projekt- och effektmålen identifierades också och har varit en del av aktivitetsplanen.

Projektmålen ska möjliggöra att man närmar sig det övergripande effektmålet.

Nedanstående påverkansdiagram³beskriver de huvudaktiviteter som avses att genomföras per målområde kopplat till uppsatta projekt- och effektmål.

Effektmålet ska leda till förbättrad tillgänglighet på sikt. Påverkansdiagrammet illustrerar de målområden som varit centrala vid implementeringsarbetet av ny uppföljningsmodell i nationella väntetidsdatabasen. Tillsammans illustrerar de VAD projektledningen avsåg att utveckla i under projektet. Frågan om HUR detta ska omsättas i praktiken i regionerna var dock lokal.

6.2 Effektmål

3 Påverkansdiagram är ett effektivt verktyg för att synliggöra tankekedjor – vilka områden som är viktiga att

(18)

Det övergripande effektmålet är att samtliga regioner använder framtagen uppföljningsmodell i syfte att utveckla och förbättra tjänste- och servicekvalitet till patienter med fokus på tillgängligheten i den specialiserade vården.

6.3 Projektmål

Uppdraget ska leda till att det vid projektets slut finns en kvalitetssäkrad nationell modell för uppföljning av den specialiserade vårdens tillgänglighet ur flera perspektiv t.ex. olika yrkesgrupper.

Modellen ska vara implementerad i samtliga regioner samt ska kvalitetssäkrade produktionsdata vara klara senast 2020-10-01 för leverans till nationella

väntetidsdatabasen.

6.4 Målområden/Aktivitetsmål

Projektets målområden under genomförandet har varit följande:

 Utvecklad nationell modell för uppföljning av tillgänglighet inom specialiserad vård

 Kommunicerad och förankrad uppföljningsmodell

 Implementerad kvalitetssäkrad uppföljningsmodell

 Återförda resultat som underlag för analys

6.5 Tidplan

Genomförandet av projektet har pågått under tiden 2019-06-27 – 2020-12- 17.Den ursprungliga, överenskomna projekttiden skulle avslutas 2020-05-31.

Tilläggsöverenskommelsen innebar bl.a. förlängd projekttid på grund av pandemin. Samtliga regioner tog tacksamt emot den förlängda projekttiden, då mycket fokus och resurser har fått omfördelas för att ta hand om det akuta pandemiläget.

6.6 Kommunikationsplan och dess aktiviteter

Under större delen av projektets gång har behovet varit stort att tydliggöra syftet med den utökade uppföljningen, nyttan för regionerna och den presumtiva patientnyttan. Dialog kring varför valda poster och indikatorer ska rapporteras, hur och på vilket sätt har pågått under hela projekttiden.

Strategin för kommunikationen⁴har varit att bygga framgången i projektet på ett aktivt arbete i regionerna i samarbete med SKR. Regionernas projektledare har erbjudits införandestöd från SKR och möjlighet till erfarenhetsutbyte på olika sätt.

Inom SKR har projektet behövts sättas in i ett tydligt sammanhang och kopplas till andra pågående arbeten för att ge en bredare bas för kommunikationen.

4 Bilaga 4.1 Kommunikationsplan

(19)

Förutom att beskriva överenskommelsen och dess innebörd och syfte, har viljeinriktningen varit att kommunikationen ska bidra till att målgrupperna ser nyttan med den nya registreringen, bästa återkopplingen från det som registreras och de som behöver, veta hur de praktiskt ska gå tillväga.

Budskap och dess innehåll har varierat beroende på målgrupp. De regionala projektledarna, IT, informatiker och analysledare har behövt mer detaljerad information, medan Hälso- och sjukvårdsledningar och relevanta aktörer inom SKR har behövt mer övergripande information.

6.6.1 Huvudbudskapen för projektet

 Den utökade uppföljningen ska bidra till att öka tillgängligheten i vården

 Den utökade uppföljningen ska ge en bättre behovsbild av utvecklingen av tillgängligheten

 Bättre möjligheter att redogöra för fakta kring tillgänglighet i vården

 Regionerna får extra pengar för genomförandet, men förutsättningarna förmildrades med tilläggsöverenskommelsen

 Det är det lokala och regionala arbetet som är avgörande för att överenskommelsens mål ska uppfyllas.

 Den bredare bild av tillgängligheten som den fördjupade uppföljningen ger är till nytta för verksamheten för att bättre kunna möta patientgruppers behov.

 Automatisk leverans av data underlättar och resultatet kommer tillbaka till verksamheten.

SKR projektledning valde initialt att använda sig av Projectplace som digital samverkansyta för att dela information, filer och dokument. Under projektets gång visade det sig att Samarbetsrum, en digital plattform inom SKR fungerade bättre i syftet. Alla regionala projektledare och vid behov, deras projektgrupp har fått behörighet till Samarbetsrummet. Vidare har information, frågor och svar gått ut via webbplatsen SKR.se/tillgänglighet, webbsändningar, möten, nätverk, digitala möten, nyhetsbrev SKR och support-vantetider@skr.se.

(20)

7 Projektförlopp

7.1 PPS-Praktisk Projektstyrning som metod

Projektledningen har valt att tillämpa PPS, som är ett arbetssätt för att aktivt planera och leda ett projekt. En av grundtankarna i modellen är att arbeta med tydliga och förankrade mål på alla nivåer samt att dokumentera resultat. Även en regional projektledare har utsetts som genomfört och lett projektet lokalt.

Under projektets gång har regionernas utvecklingsarbete dokumenterats i statusrapporter som också utgjort ett underlag till beslut för styrgruppen.

Styrgruppen har fattat de beslut som varit nödvändiga för att föra arbetet framåt.

I PPS finns givna beslutspunkter⁵där styrgruppen aktivt tagit beslut om mål, utvärderat projektet under resans gång och avslutat projektet.

7.2 Förberedelsearbetet SKR och nationellt

2019-05-02 – 2020-06-27

Förberedelsefasen bestod av att ta fram projektdirektiv, projektplan och material för införandestöd Under denna period togs även projektets styrgrupp fram.

Under förberedelsearbetet identifierades några förutsättningar för att underlätta för projektets genomförande;

 Framtagen modell för uppföljning av tillgänglighet till primärvård ska ligga till grund för utveckling av uppföljningsmodellen för den specialiserade vården

 Reviderad teknisk struktur för uppföljning av tillgänglighet finns framtagen

 Befintliga kodverk ska användas

 Använda etablerade strukturer/nätverk i den mån de finns

Projektledningen kunde inte identifiera några inberoenden för att kunna starta projektet. Däremot såg man nyttan av att stämma av projektet med andra pågående arbeten inom SKR som Patientkontrakt, Kunskapsstyrning, KPP och SVF.

Arbetet fortlöpte och förbereddes i väntan på att årets överenskommelse skulle bli klar. Under början av hösten 2019 påbörjades det nationella förberedelsearbetet med att informera samtliga målgrupper och etablerade nätverk för området.

Information och dialog om syftet och målen med projektet, överenskommelsens betydelse och hur SKR valt att leda och genomföra projektet. Regionerna ombads

5 Bilaga 3.1 Beskrivs i projektplanen

(21)

utse en regional projektledare som skulle ansvara för att driva och hålla ihop det lokala arbetet, både verksamhetsmässigt och tekniskt. De regionala projektledarna har ingått ett nationellt nätverk som hållits ihop av SKR. Förberedelsematerial i form av checklista⁶för ge en vägledning av aktiviteter som behöver genomföras vid implementering av ny uppföljningsmodell i regioner användes som bas.

7.2.1 Genomförande av projektet

2019-08-28 – 2020-12-07

Genomförandet av projektet har delats in i tre faser; ”Förbereda”, ”Genomföra” och

”Avveckla”. Genomförandefasen bestod i att i samverkan utveckla den nya uppföljningsmodellen och lokalanpassa införandet, diskutera och anpassa mot målområden och aktiviteter. Några piloter blev utsedda att testa den nya modellen med dess anvisningar under första månaderna av 2020. Tyvärr gick det inte att fullfölja de planerna, bl.a. på grund av olika tolkningar av laggrunden kring den rapporterade datan. Men även den nalkande pandemin gjorde det svårt att fullfölja planeringen. Avvecklingsfasen bestod av att sammanställa resultat i en slutrapport och spridning.

Bild: övergripande tidplan för genomförande av projektet.

Datumen avser styrgruppsmöten under projektet.

(22)

Nätverket för alla 21 regioners projektledare har under ett och ett halvt års tid träffats månatligen för utbyta information av underlag, diskussion om anpassning,

erfarenhetsutbyten och samverkan. Sedan mars 2020 övergick de fysiska träffarna till digitala träffar via Zoom pga. pandemin. Mellan träffarna arbetade regionerna med utvecklingsarbetet lokalt.

Under projekttiden har regionerna framför allt jobbat med den tekniska delen för att på ett automatiserat sätt kunna rapportera alla delarna av den utökade

uppföljningsmodellen. Regionerna har också, trots tuffa tider med pandemin, jobbat med viss städning av egna väntelistor och intern kvalitetssäkring av sin data. Några har även informerat och utbildat om modellen och nya rapporteringen i

verksamheterna och till sina avtalade privata aktörer. Erfarenhetsutbytet har varit värdefullt för att dela arbetssätt och erfarenheter. Projektet avslutades med en halvdags avslutningsmöte i Zoom för att utvärdera projektet och identifiera områden och arbetsformer att jobba vidare med området.

Genomförandefasen har till sin helhet bestått i att uppnå följande målområden:

 Utvecklad nationell modell för uppföljning av tillgänglighet inom specialiserad vård

 Kommunicerad och förankrad uppföljningsmodell

 Implementerad kvalitetssäkrad uppföljningsmodell

 Återförda resultat som underlag för analys

7.3 Införandestöd

Införandestödet har haft en tyngdpunkt på de tekniska delarna. Att utifrån det framtagna anvisningsdokumentet⁷med tillhörande tekniska beskrivningar⁸lotsat och erbjudit stöd till regionerna i den tekniska utvecklingen. Under genomförandefasen har SKR erbjudit regionvisa digitala träffar för att stödja det lokala arbetet utifrån var man befann sig. Anvisningsdokumentet i sin helhet och samtliga tekniska

stöddokument finns fortfarande att hämta på Projectplace och sedermera Samarbetsrummet för projektet. Generiska, återkommande frågor och svar har publicerats på www.skr.se⁹.samt på vantetider.se. Några nya huvudaktiviteter som kommit upp under projektet har varit;

 Stöd för spridning i regionerna; Öka förståelse om varför och paketera budskap

 Skapa metodstöd för införandet av modellen i såväl den offentliga specialiserade vården i regionernas egna regi som i den privata specialiserade vården.

7 Bilaga 3 Anvisningsdokument

8 Bilaga 4 Variabellista, bilaga 5 Aktivitets/utbudslista, Bilaga 6

9https://skr.se/halsasjukvard/kunskapsstodvardochbehandling/tillganglighetivardenvardgarantin/utokaduppfoljni ngspecialiseradvard.29170.html

(23)

 Mötesplatser; hitta framgångsrika interaktiva arbetsformer vid övergången från fysiska till digitala nätverksträffar

 Lyfta juridiska ansvarsdilemman till styrgruppen, SKRs ledning och jurister samt regeringskansliet

7.3.1 Indextavlan och statusrapporter

Indextavlan¹⁰togs fram i syfte att visualisera och tydliggöra stegen i regionernas implementeringsprocess.

Statusrapporten¹¹syftade till att stödja regionerna att reflektera över sitt nuläge, beskriva sitt status samt

beskriva möjligheter och eventuella problem. Vid den månatliga

statusrapporteringen fick regionerna markera hur långt de kommit i sitt arbete med ett implementeringsindex. En övergripande statusrapport¹² för det nationella

utvecklingsarbetet och ett medel av

implementeringsindex sammanställdes månatligen till styrgruppen.

10 Bilaga 10 – Våra steg på vägen

11 Bilaga 8 Mall lokal statusrapport

(24)

8 Resultat

8.1 Resultat mot aktivitets-, projekt- och effektmålen av projektet

Modellen för utökad uppföljning av tillgängligheten i specialiserad vård syftar till att följa den specialiserade vårdens tillgänglighet ur ett vidare perspektiv och omfattar därför såväl väntande som genomförda kontakter. För att vara så heltäckande som möjligt inkluderas även vistelsetider på akutmottagning.

Rapportering ska ske automatiserat efterföljande månad vilket möjliggör en snabb återkoppling till rapporterande regioner. Data ska återkopplas till regionerna via analysverktyget QlikView, fasta rapporter och via API för att möjliggöra återkoppling i lokala analysverktyg. Befolkningen, men även regionerna kan även ta del av

resultaten av rapporteringen via https://www.vantetider.se och https://vardenisiffror.se.

Modellen är generell och ska ge ökad kunskap om vårdens tillgänglighet men ska också vara ett underlag för verksamhetsutveckling. Den möjliggör uppföljning tillgängligheten av specialiserad vård på ett utökat sätt i jämförelse mot

vårdgarantiuppföljning.

De flesta regioner beskriver att de gärna hade velat hunnit längre i sitt

utvecklingsarbete inför övergången mot den nya uppföljningsmodellen. Man hade behov av mer tid för att städa sina befintliga väntelistor, djupare kvalitetssäkring av sin in- och utdata och jämförelser av utfall mot den tidigare modellen. Man hade även hoppats kommit längre i kommunikationen och utbildning av den nya modellens innebörd i regionen, men att tid och resurser har saknats fullt ut.

Utvärderingen mot målen av projektet har gjorts individuellt av de regionala projektledarna genom det digitala verktyget Mentometer. SKR projektledning har även gjort en kvalitativ utvärdering mot projektmålen. Bedömningen av

måluppfyllnad redovisas nedan.

8.2 Resultat kopplat till projektets målområden/aktivitetsmål

8.2.1 Måluppfyllnad mot aktivitetsmål 1. Utvecklad nationell modell för uppföljning av tillgänglighet inom specialiserad vård

Stommen av den utvecklade modellen togs fram som under hösten 2019 av

projektledningens expertis inom SKR. Eftersom projektet bedrivits i en komplex miljö har man antagit ett mer agilt arbetssätt där regionernas erfarenheter under

projektets gång har anpassats i revideringar av modellen. Här hade några

pilotregioner varit värdefullt, nu blev alla 21 regioner piloter. De regioner som låg lite före i implementeringen hade större input. Modellen kom att justeras i mindre delar

(25)

efter regionernas erfarenhetsbaserade insikter under projektets genomförandefas.

Under hösten 2020 har den funnits beskriven i sin helhet, men kan åter komma att revideras vid klokare insikter.

Regionala projektledares bedömning av måluppfyllelsen, där 1 är lägst och 10 är högst:

8.2.2 Måluppfyllnad mot aktivitetsmål 2. Kommunicerad och förankrad uppföljningsmodell

Under hösten 2019 presenterade projektledningen projektet och

uppföljningsmodellen i nätverksforumet med regionala projektledare, styrgruppen samt på skr.se. Under hösten 2020 togs en presentation fram i syfte att stödja regionerna och styrgruppen i kommunikationen kring projektet.

8.2.3 Måluppfyllnad mot aktivitetsmål 3. Implementerad kvalitetssäkrad uppföljningsmodell

Den 20 november rapporterade samtliga 21 regioner sin data fr.o.m. 1 oktober 2020 enligt den nya modellen till nationella väntetidsdatabasen SiGN-e. Vid

uppföljningen av måluppfyllnad beskrev en stor andel av regionerna att man önskat mer tid till kvalitetssäkring av sin rapporterade data. Man beskrev också att man önskade att den gamla modellen skulle fortgå under en tid för att kunna utföra sin kvalitetssäkring fullt ut. Ett beslut togs att den gamla modellen kommer att finnas kvar i sin helhet t.o.m. mars 2021 och under hela 2021 för privata vårdgivare som inte hunnit implementera den nya modellen.

(26)

8.2.4 Måluppfyllnad mot aktivitetsmål 4. Återförda resultat som underlag för analys

Datan av respektive regions inrapporterade resultat återkopplas sedan november 2020 i analysverktyget QlikView. Resultaten av rapporteringen finns även på https://www.vantetider.se och https://vardenisiffror.se. Inom ramen för projektet har inte formerna för de fasta rapporterna utvecklats utan betraktas som en restprodukt som kommer att utvecklas under 2021.

8.3 Resultat mot projektmålen:

Projektmålen var att vid projekttidens slut

 skulle det finnas en kvalitetssäkrad modell för uppföljning av den specialiserade vårdens tillgänglighet ur flera perspektiv t.ex. olika yrkesgrupper och

 skulle modellen för uppföljning vara implementerad i samtliga regioner samt att kvalitetssäkrade produktionsdata skulle vara klara senast 2020-10-01.

I princip är projektmålen uppnådda. Regionernas projektledares lägre skattning kan beror på deras tidsbrist att kvalitetssäkra sin data i tid.

(27)

8.4 Resultat kopplat till projektets effektmål:

Det övergripande effektmålet är att samtliga regioner använder framtagen uppföljningsmodell i syfte att utveckla och förbättra tjänste- och servicekvalitet till patienter med fokus på tillgängligheten i den specialiserade vården. Målet är framåtsyftande och självklart inte uppnått inom ramen för projektet. I utvärderingen av projektet fick därför de regionala projektledarna bedöma sitt eget lärande under projektet, sin förmåga att stödja sin region i utvecklingsarbetet mot en bättre tillgänglighet och sannolikheten att den utökade datan kan stödja det arbetet. Här beskrivs ett utdrag av svar per fråga;

I vilken utsträckning bedömer du att deltagandet i projektet för att du bättre kan bidra till stöd för verksamhetsutveckling?

 Att man kan jobba mer proaktivt på hemmaplan. Att få kunskap om vad som kommer att hända. Att samordna detta med tangerande projekt, motverka dubbelarbete.

 Att bidra med historisk erfarenhet.

 Då vi lokalt redan har många kvalitetssäkrade applikationer som stödjer

tillgänglighets- och verksamhetsdata kommer det troligen endast att användas för nationella jämförelser

 Kunskap om modellen

 Ökad förståelse för processen samt tydliggörande av problemområden lokalt inom regionen. Det har givit ringar på vattnet för andra utvecklingsområden

 Att jag har bättre kunskap kring olika frågor för att kunna stötta verksamheten

 Förhoppningsvis kommer publicering av data leda till att vården rapporterar mer kvalitetssäkrade vårdkontakter. Framförallt ur ett diagnos och åtgärdsperspektiv

 Jag har lärt mig massor och fått utmana verksamheter som inte förstår meningen med arbetet. Positiv attityd är något man måste föra fram.

Kommer din region använda data från modellen till verksamhetsutveckling?

(28)

9 Erfarenheter

9.1 Tid, tydlighet och delaktighet

Projektet har löpt från maj 2019-december 2020, ca. 1,5 år. Den ursprungliga planen för projektet var ca. 1 år. När Covid-19 drabbade Sverige i slutet av februari 2020 orsakade det tecknande av en tilläggsöverenskommelse om bl.a. förlängd projekttid. Så här i efterhand kan vi se att tiden kanske hade behövt ändå, projektet visade sig mer komplext än väntat och spände över många verksamheter.

Det är viktigt att syfte, mål, roller och förväntningar stäms av med regionerna och styrgruppen initialt och under projektets gång. Dessa avstämningar kanske skulle gjorts tydligare initialt. Vi såg sambandet mellan regionala projektgrupper med bred kompetens och tillräckligt med avsatt tid samt god kommunikation med regionens ledning och projektets framgångsfaktorer. Där regionala projektledare haft en mindre eller ingen projektgrupp och inte fått tillräckligt med tid avsatt för projektet blev läget mer känsligt. Önskemål kom under projektets sista månader att de regionala projektgrupperna hade velat varit mer delaktig i den nya modellens framtagande, vilket vi tar med till framtida projekt. Det kanske hade underlättat och snabbat på implementeringen av nya modellen något.

9.2 Regionala projektledarnas utvärdering

I samband med utvärdering av projektmålens måluppfyllnad, utvärderades även projektets upplägg, former för nätverksträffar etc.¹³

Hur nöjd är du med projektet i sin helhet?

13 Bilaga 14 Utvärdering av projektet i Menti

(29)

Hur nöjd är du med projektets upplägg; Gemensamma träffar varvat med eget arbete lokalt?

Hur upplevde du övergången till digitala träffar?

Vill du tillägga något om lärandet av projektet?

 Bra att ha en egen projektgrupp för ett så stort arbete men med koppling till nätverket

 Hade varit bra med lite teori kring förändrings- och projektledning. Vi kan alla mycket, med alltid bra att bli påmind och inspirerad under ett

utvecklingsprojekts resa

 Att träffas upplever jag som en fördel när man är ganska ny i samlingen

 Saknat återkoppling och tester innan beslut fattas

 Att vi skulle varit mer konkreta med vad syftet var.

 Att ha utvärderat andra alternativ i stället för att planka primärvårdsuppföljningen

 Att dokumentation finns på vad som är beslutat, det var bristfälligt

 Intressant att djupdyka i datan som vår region rapporterar. Leder till insikter om de olika verksamhetsområdena

(30)

Vad hade du önskat mer/mindre av?

 Tid och internt chefsstöd.

 Vi har tampats med många högre chefer som sagt upp sig varpå beslut i andra nätverk på SKR ej blivit framförda. Transparens i andra nätverk på SKR hade varit bra.

 Tid och resurser

 Oklara besked även om jag förstår att ingen satt inne med facit i början.

 Otur att det inte blev någon pilot, nu blev det 21 piloter

 Tillvaratagande av gruppens kompetens när modellen utvecklades

 Att projektet kanske skulle vara uppdelat mer tydligt; en del utveckling av modellen, nästa del implementering och tredje del användning och analys – önsketänkande!

(31)

10 Fortsatt utvecklingsarbete 2021

Det fortsatta utvecklingsarbetet består i de resterande aktiviteterna som inte kunde genomföras under projekttiden, uppföljning av regionernas arbete samt analys och uppföljning av tillgängligheten i den specialiserade vården. Restpunkter från projektet:

1. BP5:7 N-printingrapport färdig för produktion

2. BP5:8 Reviderade indikatorer i Kvalitetsindikator katalogen

Regionernas projektledare har identifierat områden att jobba vidare med som följd av projektet. Viktigaste områdena att jobba vidare med anses vara modellens

kvalitetssäkring och jämförbarhet på nationell och lokal nivå samt tydlighet i de juridiska frågorna kring rapporteringen av detaljerad data.

Tillsammans har vi även identifierat former för fortsatt utvecklingsarbete av tillgänglighetsarbetet nationellt. Majoriteten anser att nätverket för nationella

(32)

11 Reflektion

Behovet av att tydliggöra syfte och nyttan av den utökade uppföljningsmodellen i regionerna och dess verksamheter är viktigt för att underlätta implementeringen av ett sånt här projekt. Det har framkommit vid utvärderingarna att här hade vi behövt göra mer tillsammans med regionerna, liksom att hittat bra kommunikationsformer för detaljbeskrivningar till de regionala projektgrupperna.

Generellt sett hade det varit bra om regionernas projektledare haft ytterligare metodkunskap om att leda förändringar, något som projektledningen SKR bör erbjuda vid uppstart av nytt projekt.

Tidigare erfarenheter finns att det kan underlätta om det finns en lokal organisering av att leda komplexa förändringar som detta projekt. Det hade även varit bra med ett komplett projektteam och en regional styrgrupp som hanterar beslut, juridik,

spridning i ledarskapet etc.

En fråga som fick stort utrymme i projektet var de juridiska frågorna om GDPR kring insamlingen av data till väntetidsdatabasen. Det hamnade tyvärr på de lokala projektledarnas bord och blev en central fråga på många nätverksträffar. Den frågan borde hanterats på annat sätt.

Alla människor är i grund och botten nyfikna på lärande. Det finns ofta väldigt lite eller inget motstånd till att göra nytt. Däremot kan bristen på attraktion till det nya göra att utvecklingen går långsammare. Tidvis upplevdes ett motstånd till

utvecklingen av modellen, vilket kan bero på att man inte kunde se vilket stöd den utökade uppföljningen kan ge verksamheten i utvecklingen av tillgänglighet till vård.

Det blir därför viktigt att uppföljning av hur data användas i regionerna följs upp återkommande framledes.

Kunde vi skapa större attraktion på något sätt? Vilken roll spelade pandemin i prioritering i detta projekt? Vad kan vi lära oss och ta med oss framledes?

(33)

12 Referenser

Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentförteckning Utgåva, datum

1 www.vantetider.se

2 Tillgänglighet i primärvård_Etapp 4_Slutrapport_1.0 2020-04-16, ver 1

3 Patientkontrakt_Slutrapport_P1.0-1 2020-12-02, ver 1

4 ”Att följa omställningen till nära vård”

https://webbutik.skr.se/sv/artiklar/att-folja- omstallningen-till-nara-vard.html

2020-05-07