Denna projektplan grundar sig i ett behov från VA Syds avfallsavdelning kring att formulera sociala mål för den kvartersnära återvinningscentral som kommer att etableras i Kroksbäck, samt hur dessa kan komma att utvärderas i tre steg – innan, under och efter den kvartersnära återvinningscentralens öppnande. Projektplanen är därmed tänkt att bistå VA Syds fortsatta utvecklingsarbete av en kvartersnära återvinningscentral i Kroksbäck.
Bakgrund
I arbetet mot en hållbar utveckling är avfallshanteringen viktig. Många återvinningscentraler ligger utanför tätbebyggt område och är därmed anpassade för bilburna brukare. I takt med att städerna blir tätare behöver det hittas nya sätt för avfallshantering som riktar sig till alla stadens invånare. Ur detta perspektiv är det viktigt att återvinningscentralerna blir tillgängliga genom att de integreras med andra funktioner i bostadsområdet.
VA Syd har för sitt projekt valt ut området Kroksbäck i Malmö, då de menar att det är ett område med god potential att stärka områdets ekologiska och sociala hållbarhet. En viktig del i VA Syds arbete handlar därmed om att den KvÅC som etableras ska öka den sociala
hållbarheten genom att generera arbetstillfällen för de boende i Kroksbäck, samt fungera som en mötesplats (VA SYD 2015).
Den kvartersnära återvinningscentralen beräknas öppna i april 2017 och i skrivande stund håller VA Syd på att utveckla ett antal mål för projektet, kopplade till hållbarhet; socialt, ekologiskt och ekonomiskt. Då VA SYD vanligtvis inte arbetar med sociala frågor har de uttryckt att de kan behöva stöd och hjälp i utvecklandet av, främst, de sociala målen. Sett utifrån en hållbar stadsutveckling är det extra viktigt att kunna formulera och utvärdera huruvida de sociala målen uppnåtts, då just den sociala dimensionen ofta tenderar att hamna i skymundan på grund av att den är svår att mäta.
Syfte
Syftet med projektplanen är att ge förslag på hur sociala mål och indikatorer kan utvecklas, implementeras och utvärderas under pilotfasen för den kvartersnära återvinningscentralen i Kroksbäck.
Mål
Målet med projektet är att leverera förslag på hur sociala mål och indikatorer kan komma att utvecklas, implementeras och utvärderas. Överlämning sker till VA SYDs avfallsavdelning i dokumentform, där respektive mål med tillhörande indikatorer presenteras för utveckling i tre steg.
Avgränsningar
Den metod för utvärdering som föreslås är tidsmässigt och geografiskt avgränsad genom att de förslag på mål och indikatorer som arbetats fram är förankrade i Kroksbäck och gäller för den kvartersnära återvinningscentralens pilotfas. Utvärderingen gäller endast sociala mål, då miljömässiga eller ekonomiska mål inte utarbetats.
Tidplan
Projektet inleds med att förslag på hur mål och indikatorer kan utvecklas, implementeras och utvärderas arbetas fram, vilka sedan överlämnas till VA SYDs avfallsavdelning i juni 2015. Projektet avslutas vid den slutgiltiga utvärderingen som förväntas ske i april 2017, ett år efter centralens öppnande.
Projektorganisation Uppdragsgivare
VA SYDs avfallsavdelning Projektledare och styrgrupp
Mattias Nilsson och Andrea Eriksson MAH, Savita Upadhyaya VA SYD Projektgrupp
Mattias Nilsson, Andrea Eriksson, MAH, Savita Upadhyaya VA SYD, representanter från MKB och HSB, föreningsliv
Vetenskaplig referensgrupp
Intressentanalys
Intressent Önskemål och
förväntningar på projektet Kompetenser och resurser viktiga för projektet Viktning Strategi i förhållande till intressenten
VA SYD Att de mål som föreslås är realistiska och mätbara. Vårt projekt är ett delprojekt av VA SYDs projekt. VA SYDs målsättning utgör därför grund för den metod som föreslås. Deras kompetens är även viktig under utvärderingsfasen. Har betydelse för hur mål och indikatorer formuleras och utvecklas, har intresse av måluppfyllnad och utvärderingsresultat. Har dessutom betydelse för att målen ska kunna uppnås, samt att utvärderingen ska kunna genomföras.
Förhålla oss till VA SYDS projekt och till viss del även målsättning.
MKB Att mål och indikatorer utformas med hänsyn till området, samt att dessa uppfylls. Att det genom utvärdering är möjligt att se vilka effekter VA SYDs projekt haft på området ur ett socialt perspektiv. Bidrar med kunskap/informati on kring hur de boende använder KvÅC. Har intresse av måluppfyllnad och utvärderingsresultat. Har dessutom betydelse för att målen ska kunna uppnås, samt att agerar som uppgiftslämnare vid utvärdering. Involveras i utvärderingsfasen (kontinuerligt)
HSB Att målen uppfylls. Agerar
uppgiftslämnare genom de boendes användning och upplevelser kring KvÅC. Har intresse av måluppfyllnad och utvärderingsresultat. Har dessutom betydelse för att målen ska kunna uppnås, samt att agerar som uppgiftslämnare vid utvärdering. Involveras i utvärderingsfasen (kontinuerligt)
SYSAV Att projektet bidrar till en förenklad & förbättrad
avfallshämtning och hantering genom aktivt arbete efter målen.
Agerar
uppgiftslämnare kring hämtning och hantering av avfall.
Har betydelse för att mål ska kunna uppnås och kan agera uppgiftslämnare vid utvärdering. Kontinuerlig kommunikation kring sophantering, involvering i utvärderingsfas.
Kravspecifikation
Intressent Krav Viktning Acceptanskriterier
VA SYD Föreslagna mål är mätbara, utvärdering ska kunna ske i flera steg.
Stor betydelse då målen annars saknar relevans och därmed även utvärderingen. Enbart förslag på sociala mål med indikatorer kan utvecklas och utvärderas. MKB Föreslagna mål utgår
ifrån de behov och förutsättningar som finns i Kroksbäck.
Stor betydelse då anpassning förbättrar förutsättningarna för att målen ska kunna uppnås, samt att utvärdering till stor del sker utifrån brukarnas upplevelser kring KvÅC.
Föreslagna mål utgår ifrån sociala behov och förutsättningar, miljömässiga och ekonomiska förutsättningar beaktas inte i samma utsträckning.
HSB Föreslagna mål utgår ifrån de behov och förutsättningar som finns i Kroksbäck.
Stor betydelse då anpassning förbättrar förutsättningarna för att målen ska kunna uppnås, samt att utvärdering till stor del sker utifrån brukarnas upplevelser kring KvÅC.
Föreslagna mål utgår ifrån sociala behov och förutsättningar, miljömässiga och ekonomiska förutsättningar beaktas inte i samma utsträckning.
Projektets delmoment och milstolpar
Milstolpar Beskrivning Ansvar
1 Utveckling och överlämning av förslag till mål och indikatorer färdigt
Förslag på mål och utvärderingsmetod utvecklas och överlämnas till uppdragsgivaren
Projektledare ansvarar för utveckling, hela projektorganisationen finns till förfogande under utvecklingsfasen. Projektledare ansvarar sedan för överlämning till uppdragsgivaren. 2 Avstämning och eventuell revidering av
mål och indikatorer
Avstämning sker för att försäkra sig om att de mål som levererats är realistiska och mätbara
Uppdragsgivare, styrgrupp och
projektledare ansvarar för avstämning och eventuell revidering 3 Fastställande av mål och indikatorer Mål och indikatorer
fastställs
Uppdragsgivare, projektledare och styrgrupp fattar gemensamt beslut 4 Steg 1 – nulägesanalys klar Analys genomförs för att
fastställa nuläge. Projektledare och styrgrupp ansvarar för att nulägesanalys genomförs, projektgrupp agerar uppgiftslämnare vid behov
5 Steg 2 – utvärdering under pilotfas Utvärdering sker för att indikera om förändringar skett, om målen lyckas mäta det dom ska. Eventuella ändringar görs för att målen ska kunna uppfyllas.
Projektledare och styrgrupp ansvarar för utvärdering, tar hjälp av projektgrupp vid behov
6 Steg 3 – utvärdering efter pilotfas Slutgiltig utvärdering av VA SYDs projekt
Projektledare och styrgrupp ansvarar för utvärdering, tar hjälp av projektgrupp vid behov 7 Steg 4 – sammanställning av resultat Resultatet från
utvärderingarna sammanställs och redovisas, förslagsvis i en rapport. Projektledare och styrgrupp ansvarar för att resultatet sammanställs
Ganttschema
Projektet inleds med att förslag på mål och indikatorer arbetas fram. Under samma period utvecklas även ett förslag på hur dessa kan utvecklas, implementeras och utvärderas i VA SYDs befintliga projekt. Detta följs upp med gemensam utveckling och revidering av målen och indikatorerna mellan uppdragsgivaren och styrgruppen. Sedan följer fastställande av mål och indikatorer. Därefter påbörjas en nulägesanalys, vilken växer fram successivt till dess att pilotfasen startar. Nästa steg är den första utvärderingen som börjar i samband med att pilotprojektet startar. Denna fas innebär både utvärdering och åtgärdande av de synpunkter som kan tänkas dyka upp från brukarna. Det kan vara svårt att förutsäga när denna fas avslutas, då det beror på vilka förslag och synpunkter som dyker upp under projektet. Det är dock viktigt att eventuella synpunkter är åtgärdade innan nästa fas startar.
Vidare följer en fas för utvärderingen efter pilotfasen, det är viktigt att eventuella åtgärder då är utförda för att se om de inneburit någon förändring från första utvärderingen. Projektet avslutas med en sammanställning av resultaten som kommit fram under projektet och resulterar i ett överlämnande till uppdragsgivaren för kommande projekt.
Riskanalys
Händelse som kan påverka projektet negativt
Sannolikhet (1-5) Konsekvens för projektet (1-5)
Hur hanteras risken i projektet?
Ansvarig för åtgärd
Målen lever inte upp till VA SYDs
förhoppningar och önskemål
3 5 Viktigt med god och
kontinuerlig
kommunikation för att utreda missförstånd och se till att målen lever upp till projektbeställarens önskemål. Projektledaren ansvarar för att kontinuerligt kommunicera med styrgruppen och projektbeställaren så att målen som levereras stämmer överens med önskemålet. Brukarna vill inte
delta i
utvärderingen
3 5 Försök till att hitta andra former för hur utvärdering kan underlättas för brukarna, exempelvis via e- surveyundersökningar. Styrgruppen har ansvar att se till att utvärdering möjliggörs, detta kan ske i samverkan med projektgruppen för att försöka hitta nya metoder för utvärdering. Målens kvalitativa drag gör dem svårutvärderade 3 5 Om kvalitativa drag försvårar utvärderingen bör detta belysas i sammanställningen då ett riktigt resultat inte kunnat uppnås. Om möjlighet finns bör utvärderingsmetoder anpassas. Styrgrupp och projektgrupp ansvarar för att målen ska kunna utvärderas på bästa möjliga sätt.
Motstridiga uppgifter i hur brukarna svarar och vad aktörer som ex. SYSAV och/eller VA SYD upplever.
2 4 Analys kring varför det inträffat.
Förhoppningsvis märks detta i första fasen och utvärderingsfrågan kan omformuleras.
Projektledare och styrgrupp ansvarar för att eventuella oklarheter reds ut.
Efterfrågade förändringar hinner ej verkställas mellan utvärdering 2 och 3 i det fall det behövs
3 4 Om eventuella brister
som framkommer vid utv. 2 ej hinner åtgärdas skjuts utvärdering 3 upp Projektledare och styrgrupp ansvarar för att fastställa lämplig tidpunkt för utvärdering
Framgångsfaktorer
Det finns ett antal faktorer som kan vara direkt avgörande för hur väl vårt projekt lyckas med att uppnå sitt syfte. Först och främst är det nödvändigt att de mål och indikatorer som
utvecklas är realistiska och mätbara, dvs. att de indikatorer som utarbetats faktiskt mäter vad de säger sig mäta på ett korrekt sätt, samt att målen är möjliga att uppnå. Detta är av yttersta vikt för att den metod för utvärdering som föreslås ska kunna genomföras. Det är även viktigt att målen har förankring i VA SYDs projekt genom att de relaterar till projektets syfte och målsättning.
För att utvärderingarna ska lyckas krävs även engagemang och deltagande från brukare och övriga inblandade aktörer. Detta är nödvändigt för att utvärderingarna ska kunna ge en rättvis bild av måluppfyllnaden, vilket även kräver att olika insamlingsmetoder kan komma att behöva kompletteras, exempelvis kan enkäter komma att kompletteras med observationer eller mer djupgående intervjuer.
Det är även av stor betydelse att åtgärder vidtas när man upptäcker att projektet avviker från planen, t.ex. om man upptäcker att ett eller flera mål inte kommer att uppfyllas.Beroende på vad som kommer fram vid den andra utvärderingen kan en del åtgärder behöva genomföras för att uppnå tillkomna önskemål. Det kan därför vara bra att ha en viss flexibilitet angående tidpunkt för den tredje utvärderingen så att eventuella åtgärder syns i resultaten.Detta för att ge så goda förutsättningar som möjligt att målen uppnås till den slutgiltiga utvärderingen efter pilotfasen.
De framgångsfaktorer vi kunnat identifiera som särskilt betydande för att projektet ska lyckas är följande:
Målen är realistiska och mätbara, samt förankrade i VA SYDs projekt Brukare och aktörer är engagerade och delaktiga i utvärderingarna
Kompletterande insamlingsmetoder används för att fördjupa förståelsen för resultatet Åtgärder vidtas vid eventuella avvikelser från planen
Kommunikationsplan
Intressenter Syfte med
kommunikation
Media Ansvar
VA SYD Idéutbytevid målformuleringar, delge uppdateringar kring projektet KvÅC, samt kontinuerlig kommunikation vid uppföljning och utvärdering
Kontinuerlig kontakt via möten och e-post
Projektledare och styrgrupp delar ansvaret för att kommunikationen upprätthålls under projektets gång
MKB boende Motivera engagemang och deltagande vid utvärderingar
Utskick, kontinuerlig och direkt kommunikation, intervjuer
Projektledare, styrgrupp och KvÅC-bemanning HSB boende Motivera engagemang
och deltagande vid utvärderingar
Utskick, kontinuerlig och direkt kommunikation, intervjuer
Projektledare, styrgrupp och KvÅC-bemanning MKB husvärdar Husvärdarna har bra
kontakt med de boende och kan fungera som
ambassadörer för att motivera deltagande, de kan även verka som uppgiftslämnare för vidare information kring synpunkter och användning av KvÅC
Kontinuerlig kontakt genom möten och e-post
Projektledare
SYSAV Feedback kring hantering och hämtning
Kontakt sker vid behov, via e-post eller möten, samt vid utvärdering och uppföljning
Resursbehov
För att projektet ska kunna genomföras krävs kunskap och information kring sophanteringen och förutsättningarna för ökad social hållbarhet i Kroksbäck. För att utvärderingarna ska lyckas krävs både deltagande från boende och övriga uppgiftslämnare, dvs. frivilliga, som kan delta vid mer djupgående intervjuer för uppföljning. Under pilotfasen kan det även behöva anställas ett antal personer för att genomföra observationer som underlag för utvärderingarna. Budget
Projektet är tänkt att utgå ifrån VA SYDs befintliga budgetramar, med undantag för de observatörer som eventuellt kan komma att behöva anställas för de observationer som utgör en del av underlaget till utvärderingarna.
Tidsåtgången beräknas som följer: Förberedande arbete, 80 timmar Framställning av metod, 100 timmar Observationer, 80 timmar
Intervjuer, 40 timmar Möte, 120 timmar
Sammanställning av utvärdering, 48 timmar Plan för uppföljning och överlämning
Under uppföljningsfasen kommer mål och indikatorer att granskas. Detta för att se om det var några mål som var svåra att följa upp eller om det var några indikatorer som visade något annat än det de var tänkta till. En viktig del i uppföljningsarbetet är att se om det finns något att ta med sig till kommande projekt. Så att det finns en grund, eller en mall att utgå ifrån även om målen till viss del kanske måste anpassas till den specifika situationen i det enskilda området. Det handlar även om att se framgångsfaktorer eller situationer som orsakat problem när det gäller att praktiskt uppnå målen. Detta för att se om dessa kan föras vidare som lärdom in i nästa projekt.