Hur är respektive företags och organisationers policys utformade samt tar de hänsyn till

Vi kommer nedan redogöra för vår femte frågeställning.

4.5.1 Offentlig sektor: Stor genomslagskraft i de sociala medierna – viktigt med en policy Samtliga respondenter i den offentliga sektorn menar att det är nödvändigt att ha en policy för

sociala medier. Samtliga offentliga organisationer har i utformandet av deras policy för sociala medier tagit hänsyn till lagar och regler, men dock på olika sätt och mer eller mindre omfattande. Meningen med policyn är att den ska ses som råd och stöd till de anställda när

de använder sociala medier både i arbetet och på fritiden. Organisationernas policy för

sociala medier har olika benämningar i vardera organisationen. Istället för policy kallas dokumenten för ”Riktlinjer för sociala medier”, ”Handbok för sociala medier” samt ”Sunt förnuft på nätet”. Vi kommer dock i analysen att använda benämningen policy för att underlätta läsningen. I organisationerna i den offentliga sektorn införde man policyn för sociala medier år 2010, 2011 respektive 2012.

Respondent 1 menar att med hjälp av organisationens policy för sociala medier kan de ta stöd av denna om de exempelvis skulle behöva radera kommentarer eller inlägg med kränkande innehåll på deras Facebooksida. Respondent 3 menar att även om de sociala medierna funnits i några år så är det ett relativt nytt sätt att uttrycka sig på. Respondent 3 beskriver:

[…] det är inga självklarheter i sociala medier och förutsättningarna kan förändras väldigt snabbt samt att de sociala medierna har mycket större genomslagskraft än andra publiceringsytor. Det är därför viktigt att arbetsgivare har en policy för att hjälpa anställda att förstå detta och att policyn skall reglera vad anställda får säga och inte säga i de sociala medierna.

Boudreaux (2011:247f) menar att det är viktigt med en policy för sociala medier för att hjälpa de anställda att förstå gränserna för deras aktiviteter på olika sociala medier som kan röra

37

deras arbetsgivare. Boudreaux (2011:29) skriver att policys bör definiera önskade, oönskade, acceptabla och oacceptabla beteenden bland anställda.

De policys för sociala medier som finns i organisationerna där respondenterna 1 och 3 arbetar är utformade på liknande sätt och består av 11 respektive 23 sidor. De beskriver bland annat vad sociala medier är och varför organisationen finns med i sociala medier samt vilka sociala medier som organisationen är med i. Respondent 1 berättar att deras organisation även tagit fram en broschyr till de anställda som arbetar med Facebook inom organisationen. Denna innehåller en kortfattad version av riktlinjerna. Boudreaux (2011:275f) menar att eftersom det finns anställda som använder sociala medier i sina yrken bör organisationer även ha ett särskilt dokument och speciella riktlinjer utöver de allmänna riktlinjerna till de berörda anställda.

I organisationen där respondent 2 arbetar reglerar deras policy all närvaro på internet och dit räknas också användandet av sociala medier. Denna policy skiljer sig till viss del från de två tidigare organisationernas policys. Den största skillnaden är att policyn inte är lika omfattande som de andra, denna policy består endast av en sida. Respondent 2 berättar:

[…] jag tror att vi ville skapa ett ganska enkelt dokument och inte krångla till det för mycket så att säga, utan att på en sida ska du få det du behöver […] skulle den här vara tio sidor så skulle det säkert inte hålla. Nu är det en sida och ganska basic. Så jag tror att det är ganska smart att göra så […] men sen är det ju naturligtvis så att det inte är säkert att du får svaret på alla dina frågor här, utan att det är juen diskussion som måste pågå i arbetsgruppen.

Respondent 2 beskriver att det i policyn ges råd som bland annat handlar om integritet och förtroende för organisationen. Det ges även riktlinjer för saker som man bör tänka på innan man lägger ut information och bilder på sig själv som privatperson eller med anknytning till tjänsten.

4.5.3 Offentlig sektor: Lagstiftningen hänger inte med

Linde et al. (2013:15) menar att vid utformandet av en policy är det viktigt att man som arbetsgivare har kunskap om och tar hänsyn till de lagar, regler och medborgliga rättigheter som finns. Respondent 1 menar att i och med den snabba tekniska utvecklingen av bland annat sociala medier så hänger lagstiftningen inte riktigt med. Detta stämmer överens med vad Gillmore (2012), Segal (2011) och Smith (2009) refererad i Peluchette et al. (2013) skriver, att den enorma tekniska utvecklingen har gjort att rättssystemet och lagstiftningen halkat efter. I organisationens policy för sociala medier framgår det att bedömningen av när lagar gäller vid användningen av olika sociala medier och hur de i så fall ska tillämpas måste till följd av detta bli en tolkning av gällande lagstiftning.

Vidare beskriver respondent 1 vilka lagar som organisationen har fått tagit hänsyn till vid utformandet av policyn och dessa är bland annat tryckfrihetsförordningen, offentlighets- sekretesslagen, yttrandefrihetsgrundlagen, personuppgiftslagen och lagen om elektroniska anslagstavlor. I riktlinjerna ges en övergripande förklaring till varje lag och hur dessa tillämpas.

38

I organisationen där respondent 3 arbetar har man i deras policy för sociala medier enbart nämnt vid namn de lagar och styrande dokument som gäller. Dessa är överlag samma som i den policy som respondent 1 berättar om, dock med undantag för viss lagstiftning som är specifik för organisationen där respondent 3 arbetar. Respondent 3 berättar vidare att det är organisationens informationspolicy som står över policyn för sociala medier och att i den policyn beskrivs lagar och styrande dokument mer ingående och detta är inget de valt att upprepa i alla styrdokument.

I organisationen där respondent 2 arbetar finns det i policyn inga hänvisningar till några lagar. Respondent 2 menar att:

[…] här går man inte in på ”du får inte” utan mer ”tänk på att”, så då anser jag att inte gör våld på meddelarfrihet eller yttrandefrihet eller vad det nu kan vara för lagstiftning, som naturligtvis är grundläggande […] därför går det inte att skapa riktlinjer inom myndigheten som säger saker som att ”du får inte” […] för då bryter man ju mot de lagarna och reglerna.

Källström och Malmberg (2013:252) skriver att de offentligt anställda har samma rätt som alla andra medborgare att utnyttja sina grundliga fri- och rättigheter. Avtal som innehåller andra begränsningar om yttrandefrihet för offentligt anställda är där med ogiltiga (Linde et al. 2013:39). Detta stämmer överens med det respondent 2 menar med att det inte går att skapa egna regler eller riktlinjer som inskränker den grundläggande lagstiftningen.

Samtliga organisationer i den offentliga sektorn har lagt ut sina dokument för sociala medier på deras intranät. Respondent 1 menar dock att man inte kan garantera att alla anställda har läst deras riktlinjer, men att de ändå lyfter fram dessa i nyheterna på deras intranät emellanåt. Som Gonzalez (1998:59) skriver, så kan ett intranät användas för att skapa och överföra innehåll, som exempelvis dokument och protokoll samt för att utbyta information och kommunicera. Vi anser att det är viktigt att alla medarbetare tar del av och läser den policy för sociala medier som organisationerna har. Detta är viktigt gällande alla slags policys, inte bara de som berör de sociala medierna. Att lägga ut policy-dokument på organisationens intranät är kanske inte tillräckligt, detta då respondent 1 menar att det är svårt att garantera att alla anställda har läst organisationens policy för sociala medier. Vi anser att likaväl som när de anställda skriver under ett anställningsavtal bör de anställda också skriva under att de tagit del av organisationens olika policy-dokument. Detta stärker då organisationens vetskap om att de anställda tagit del av deras policys.

4.5.4 Privat sektor: Råd och regler istället för förbud

I den privata sektorn är man likt i den offentliga sektorn noga med att kalla sina policys för sociala medier för råd, riktlinjer eller regler. Respondenterna i den privata sektorn menar att man inte kan förbjuda de anställda att använda sociala medier eftersom företagen själva

använder sociala medier som arbetsverktyg. Dock påpekar samtliga företag i deras policy att

de anställda är företagets ambassadörer även i deras privatliv och att man som anställd ska tänka på hur man visar upp sig samt att de anställdas privata åsikter kan kopplas till

39

med sig av för mycket information till företagens konkurrenter. Ingen av respondenterna i den privata sektorn kan garantera att samtliga anställda har tagit del av policyn, men att den

finns tillgängliga att läsa för alla medarbetare på respektive företags intranät.

Samtliga företag i den privata sektorn tar hänsyn till lagar och regler, men dessa finns dock inte specifikt formulerade i policyn för sociala medier, utan finns mer ingående i andra avtal. Två av företagen införde deras policy för sociala medier år 2010 och består av två sidor vardera. Det tredje företaget införde sin policy år 2011 och denna policy består av en sida. Respondent 4 berättar att i deras policy har de varit mycket noga med att kalla dokumentet för ”råd och regler”. Detta för att inte någon anställd ska få en uppfattning att det som står i policyn är några slags förbud, utan det endast är råd från företagets sida om hur man ska hantera de sociala medierna. Manpower UK (2010) skriver i sin undersökning att fokus i upprättandet av en policy för sociala medier inte bör ligga i att försöka kontrollera de anställdas användande av sociala medier, utan att inrikta dess användning på ett positivt och kreativt sätt som kan gynna båda organisationerna eller företagen och deras anställda lika mycket. Man bör i omfamna de produktiva fördelarna som de sociala medierna har och inse att det inte finns någon återvändo från de sociala medierna (Manpower UK 2010). I företaget där respondent 4 arbetar börjar man i deras policy med att förklara att sociala medier är ett relationsbyggande nätverk och att företaget ser positivt på detta. I policyn menar man att de sociala medierna är utmärkta platser för kunskaps- och informationsinsamling, omvärldsbevakning och för att dela med sig och sprida information. Därefter finns det att läsa vad man som anställd bör tänka på, exempelvis att man som privatperson är ambassadör för företaget och att man ska vara en tydlig avsändare i inlägg som rör företaget. Företaget råder de anställda att använda disclaimer. Detta är en formulering som avsäger arbetsgivarens ansvar för den anställdas åsikter, detta för att undvika att de anställdas personliga åsikter blandas ihop med företagets. Enligt Johnson och Murphy (2011) bör policys klart och tydligt klargöra all internetkommunikation och bör påminna de anställda att de bör identifiera sig själva som anställda och göra det tydligt att deras kommentarer reflekterar deras egna tankar och åsikter, inte företagets. Respondent 4 berättar vidare:

[…] vi skriver ju här också att gränserna mellan privat och publikt, personligt och professionellt är luddiga […] är man inte utsedd talesperson för företaget så får man ju inte utge sig för att vara det […] när det gäller kontakt med media överhuvudtaget så är det ju bara ett fåtal personer hos oss som har rätt att uttala sig i pressen […]

Carlsson (2010b:15) skriver att ny teknik påverkar spridningsmöjligheten och hastigheten av spridningen. Risken finns att bilder och inlägg som man publicerar i de sociala medierna kan hamna i fel persons händer. Respondent 4 pratar om just detta, att saker som man lägger ut kan spridas väldigt långt och att det kan finnas kvar nästan hur länge som helst.

Policyn för sociala medier där respondent 5 arbetar är skriven på engelska. Detta för att företaget har verksamheter i både Norge, Finland, Danmark och Tyskland. Man har därför valt att företagets koncernspråk ska vara på engelska. Respondent 5 berättar:

40

[…] guidelines kallar vi väl det här, det är vårt syfte att guida våra anställa i hur man ska tänka när man använder sociala medieroch när man är anställd på företaget för att ge tips och råd vad man ska tänka på när man är privat på sociala medier och sådär […]

Respondent 6 tycker att företagets policy för sociala medier känns som att den har några år på nacken och att det hänt en hel del sedan den skrevs. Respondent 6 säger att skulle man skriva om policyn idag skulle man mer formulera policyn till förhållningssättet ”tänk på det här”. 4.5.5 Privat sektor: Anställd är företagets ambassadör även som privatperson

I policyn där respondent 4 arbetar tar företaget upp att man som anställd inte pratar illa om företagets konkurrenter. Respondent 4 menar att de i sitt företag kan framhålla det de själva är bra på, men inte vad andra är dåliga på. Vidare kan man läsa i policyn där respondent 4 arbetar att man som anställd inte får starta en dispyt med sina kunder. Respondent 4 berättar att om en lång diskussion skulle uppstå på exempelvis företagets Facebooksida så försöker man istället ta direktkontakt med den berörda personen eller gör en pressrelease.

I policyn där respondent 5 arbetar tar man upp ämnet diskriminering och menar att man som anställd inte ska tala illa om någon eller något och inte heller om företagets konkurrenter. Policyn råder även de anställda att vara sig själva i de sociala medierna och att man ska tänka på hur man som anställd visar upp sig själv i till exempel sociala medier. Policyn tar även upp att man inte ska dela inte med dig av företagshemligheter och inte heller av för mycket affärsinformation om företaget. Källström och Malmberg (2013:258) skriver att företagshemligheter omfattar information, både dokumenterad och icke dokumenterad. Om denna informations avslöjas kan detta skada verksamheten i konkurrenshänseende. Respondent 5 menar vidare att man representerar företaget även som privatperson utanför jobbet. Likt respondent 4 säger respondent 5 att de anställda är ambassadörer för företaget och deras varumärke och att de anställda lätt kan kopplas ihop med sitt arbete om man till exempel anger vart man arbetar på sin privata Facebooksida. Linde et al. (2013:28) skriver att arbetstagaren på sin fritid inte får göra något som kan påverka arbetsgivarens verksamhet negativt.

I företaget där respondent 6 arbetar beskriver man i deras policy att närvaron på de sociala medierna ska präglas av öppenhet, professionalism och ömsesidig nytta för kunden. Policyn tar även upp att om inlägg och kommentarer på de sociala medierna har ett innehåll som är brottsligt eller bryter mot företagets principer ska dessa tas bort. Respondent 6 berättar:

[…] om det kommer någon kommentar som är brottsliga och så, oftast är det ju hets mot folkgrupp kanske, då tar man ju bort den. Annars oftast så brukar man inte ta bort utan det får ju stå där […] det är ju en åsikt som man kan ha […] det som är fördelen med Facebook är att där skriver ju folk med sina egna namn,då förutsätter man ju personen står för vad han eller hon säger[…]

Policyn innehåller också riktlinjer för anställda som arbetar på en viss avdelning på företaget. Detta för att dessa anställda använder de sociala medierna mest i sina arbetsuppgifter och förväntas där med att använda sociala medier som ett redskap. Dock finns inga krav på detta

41

menar respondent 6. Vidare påminner dessa riktlinjer för de anställda på den specifika avdelningen att man alltid är en offentlig person i sociala medier, att man gärna får vara personlig men inte privat. Respondent 6 säger:

[…] man måste ju tänka på att man representerar företaget och den arbetsplats man har, både under arbetstid, men också på sin fritid faktiskt. […] man kan inte göra någonting på sociala medier och mena på att ”ja men det gör jag bara som privatperson, det påverkar ju inte mig och det påverkar inte mina arbetskamrater”. Utan det gör det. Det är det vi försöker säga.

4.5.6 Privat sektor: Osäkerhet kring om alla anställda tagit del av och förstått policyn

Företagets policy där respondent 4 arbetar finns i personalhandboken som ligger ute på företagets intranät. På företaget går man igenom denna personalhandbok när man anställer nya medarbetare. Företaget informerar även de anställda om det skett förändringar i policyn. Respondent 4 berättar:

Vi informerade ju om […] när dokumentet skapades, och varje gång det uppdateras så informerar vi om det […] sen kan man ju aldrig säkerställa att alla har förstått […] det är svårt. Men vi går ju med jämna mellanrum igenom med våra chefer vilka policys som är särskilt viktiga och sen är det ju mycket upp till varje chef också att informera sin egen personal […]

Efter de råd som finns i policyn går man över till de regler som gäller i företaget där respondent 4 arbetar. Där står det bland annat att man ska följa de sekretessregler som finns i anställningsavtalet och att man alltid ska följa rådande lagar och regler. Vidare hänvisar man i policyn för sociala medier till policyn om IT-säkerhet där den anställda kan läsa vad gäller användandet av företagets datorer för icke arbetsrelaterade uppgifter. Utöver detta menar respondent 4:

[…] om man nu ser på vad lagen säger som anställd så har man ju ett ansvar […] man har ju lojalitet man får ju inte yppa företagshemligheter. Sen har vi ovanpå det ett eget sekretessavtal där vi trycker lite hårdare på det här […]

Likt respondent 4 berättar även respondenterna 5 och 6 att deras policys för sociala medier finns upplagda på företagens intranät. I företaget där respondent 5 arbetar presenterar man bland annat policyn för sociala medier vid anställning av nya medarbetare. Dock menar respondent 5 att man inte kan vara helt säker på att alla känner till policyn eller har läst den från a till ö. Respondent 6 menar att bara för att man publicerat något på intranätet så kan man ändå inte veta att alla tagit del av policyn. Respondent 6 menar att det är viktigt att påminna de anställda om de policys som finns på intranätet, så att dessa inte glöms bort. Respondent 6 menar dock att det för många är en ganska självklar sak hur man ska agera i de sociala medierna. Respondent 6 säger:

[…] det här är ju bara ett sätt att överföra samma förhållningssätt på en ny verklighet eller en ny miljö, nämligen på sociala medier. Så det är ingenting som är väsensskilt eller liksom helt nytt för de anställda utan man har ju med sig det här tänket […] men det klart, det blir juextra tydligt på sociala medier.Det ärfler som kan ta del av det än om man ligger och beter sig illa på krogen […]

42

Policyn där respondent 6 arbetar har inte tagit med några lagar eller regler vid utformandet. Respondent 6 berättar att det finns lagar och regler men att dessa inte står i policyn för sociala medier. Dessa lagar och regler finns istället att läsa i anställningsavtalet. I anställningsavtalet tar man bland annat upp vad som gäller kring lojalitetsplikt och tystnadsplikt. Respondent 6 förklarar att dessa regler ligger över det som står i policyn för sociala medier och att dessa präglar hela företagets arbete, vare sig de arbetar via de sociala medierna eller i andra sammanhang.

43