Hur ser företagens och organisationernas inställning ut till de anställdas användande av

Vi kommer nedan redogöra för vår fjärde frågeställning.

4.4.1 Offentlig sektor: Viktigt att vara tydlig i sin roll i de sociala medierna

I den offentliga sektorn är inställningen till att de anställda använder sociala medier överlag

positiv. Respondenterna i den offentliga sektorn menar att det är bra för organisationen och varumärket att via sociala medier kunna kommunicera, synas och höras, så länge detta sker i en positiv anda. Respondenterna ser inga problem med att de anställda använder sociala medier, men menar att det däremot kan finnas vissa risker då gränserna om vad som anses lämpligt eller mindre lämpligt att skriva om kan vara olika för varje individ. Samtliga

respondenter i den offentliga sektorn tycker att det kan vara svårt att skilja på arbetsliv och

privatliv i de sociala medierna. Respondenterna anser att det därför är viktigt att få de anställda att förstå hur de sociala medierna fungerar och hur det kan påverka både deras arbetsliv och privatliv beroende på vad de anställda skriver.

Linde et al. (2013:15) skriver att de sociala mediernas enorma utveckling har bidragit med en osäkerhet hos arbetsgivare och arbetstagare om vart gränsen går i användandet av sociala medier på såväl under arbetstid som på fritiden. Vidare menar Efimova och Grudin (2007) att finns det inga tydliga regler inom företag kan detta skapa risker om anställda inte vet hur och vad de kan säga och göra på internet utan att riskera att företaget hängs ut på ett fel eller opassande sätt för allmänheten. Respondent 1 berättar att man som anställd får använda sociala medier i sin yrkesroll, men när det gäller sina privata sociala medier får detta endast ske på raster, och då i begränsad omfattning. Respondent 1 menar att man som anställd ska man vara tydlig med om man är inne på de sociala medierna för privat anledning eller i sin yrkesroll. Får man som anställd exempelvis en fråga på sin privata Facebooksida som handlar om sitt jobb, ska den anställda hänvisa till organisationens sida eller svara i organisationens namn som avsändare.

Respondent 2 säger att det är upp till varje chef på de olika avdelningarna att göra en bedömning av användandet av till exempel anställdas privata Facebook på arbetstiden. Respondent 2 tycker själv att så länge man som anställd använder sunt förnuft ser respondent 2 inga problem i detta. Respondent 2 menar dock att man som anställd bör för sin egen skull inte lyfta fram allt om vad man gör i arbetet, utan tänka på att skydda sig själv.

Respondent 3 menar att man ska tänka på att när man som anställd använder sociala medier privat och till exempel har ett konto på Facebook, att de som följer och läser den anställdas inlägg kan koppla privatpersonen till yrkesrollen och även anställningen på organisationen. Efimova och Grudin (2007) menar att information kan via de sociala medierna lätt och snabbt förflyttas genom organisationens väggar och ut till allmänheten. Effekten blir oftast starkare

32

om man som läsare kan identifiera skribenten och personens arbetsplats. När organisationen där respondent 3 arbetar informerade sina anställda om detta var det några av de anställda som reagerade kraftigt på att arbetsgivaren skulle lägga sig i vad de anställda gör privat. Respondent 3 berättar:

[…] men det var också en pedagogisk utmaning att få dom att förstå att ja, men såhär funkar sociala medier. Skriver du något i sociala medier som privatperson så kan det mycket väl slå tillbaka till dig när du sitter i din yrkesroll. De företräder en statlig myndighet, så vi har lagt höga krav på våra anställda […]

4.4.2 Offentlig sektor: Ingen skarp gräns mellan privatliv och yrkesliv

Respondent 2 menar att användandet av sociala medier på arbetsplatsen skiljer sig beroende på hur man jobbar. På kommunikationsenheten där respondent 2 själv arbetar är det mer acceptabelt att använda sociala medier eftersom att det är en del av deras arbete, men på en annan avdelning ter det sig kanske inte lika naturligt att använda sociala medier i arbetet. Respondent 2 säger även att det kan vara av större vikt att hålla isär privatliv och arbetsliv beroende på vilken ställning man har i sitt arbete. Respondent 2 menar att som vanlig enkel anställd fungerar det lättare att uttrycka sig i sociala medier privat än om någon högt uppsatt person skulle göra det samma, då detta kan komma att uppmärksammas mera till följd av personens status i arbetet. Respondent 3 säger att vissa anställda i organisationen som har mer offentliga roller bär med sig sin roll på ett annat sätt, även privat. Vad dessa skriver i sociala medier, vare sig det är privata eller arbetsrelaterade inlägg, kopplas dessa inlägg fortare till de offentliga roller som de anställda har i organisationen. Respondent 3 menar att det är vid sådana tillfällen som osäkerheten kan finnas och att diskussioner om detta då kan uppkomma. Respondent 3 säger att det är viktigt att man tar hänsyn till sin yrkesroll då det inte alltid är en självklarhet att man skriver inlägg i sociala medier som anställd i organisationen, utan att man även gör det som privatperson.

Respondent 3 säger vidare att det finns en växelverkan mellan privatlivet och yrkeslivet i de sociala medierna. Det finns ingen skarp gräns, utan det är en stor gråzon. Skeels och Grudin (2009) menar att lättillgängligheten till de sociala medierna kan leda till att arbete och privatliv överlappar varandra. Detta kan leda till att personliga aktiviteter förs in till arbetsplatsen och man som anställd kanske delar med sig av allt för mycket personlig information, utan att riktigt tänka sig för.

Linde et al. (2013:94) menar att när en anställd använder sig av sociala medier på fritiden är det viktigt att personen fått kunskap och information om vad som gäller så att han eller hon kan föregå med ett gott omdöme och agera med sunt förnuft i de sociala medierna. Gällande någon form av osäkerhet med hur öppen man som anställda får vara på sociala medier tror respondent 1 att det kan finnas, men att det inte är något stort problem i deras organisation. Detta på grund av att de anställda som arbetar med sekretessbelagda uppgifter är väl medvetna om det och röjer inte sekretess. Respondent 1 påpekar att det är yttrandefriheten som gäller, men att undantaget är när det handlar om sekretessbelagda uppgifter. Respondent 1 menar att man även borde känna en viss lojalitet mot sin arbetsgivare, då det kan

33

förekomma att medarbetare skriver saker som andra tycker är olämpligt. Enligt Carlsson (2010a:9) innebär de sociala medierna både utmaningar, risker och möjligheter för företag och organisationer. Respondent 1 berättar:

[…] det kan ju vara så att någon råkar skriva något som är sekretessbelagt och kanske pratar om någon […] eller tar en bild från arbetsplatsen. Det kan ju alltid förekomma, för det går väldigt fort och vissa gör ju saker som inte är genomtänka. Så att dom riskernafinns ju alltid.

Respondent 2 menar att det är svårt för en arbetsgivare att reglera hur öppen man får vara och att man som anställd istället måste tänka efter själv och använda ett sunt förnuft. Organisationen ger de anställda vägledning i vad om är acceptabelt och inte acceptabelt då gränserna för hur öppen man får vara kan upplevas olika hos varje individ, menar respondent 2. Likt respondent 1 upplever respondent 2 att det inte är några problem med användningen av de sociala medierna, men att det ändå kan finnas risker. Respondent 2 menar att det i början på 2011 förekom att någon skrev något som tycktes vara olämpligt, men att under de senaste åren har organisationen inte haft några problem med detta.

4.4.3 Privat sektor: Upp till de anställda att ta eget ansvar och sina sköta arbetsuppgifter I den privata sektorn är synen på att de anställda använder sociala medier även här generellt

positiv. Företagen uppmuntrar sina anställda att använda de sociala medierna och ser det

som en fördel att de anställda hänger med i den tekniska utvecklingen. Samtliga respondenter i den privata sektorn menar att det inte går att förbjuda de anställda att använda sociala

medier. Respondenterna menar att man måste kunna lita på sina medarbetare och tro att de brinner för sitt jobb, tar ansvar och gör det de ska under sin arbetstid. Gällande i vilken

utsträckning man som anställd bör skilja på sitt yrkesliv och privatliv i de sociala medierna är åsikterna delade. Likt i den offentliga sektorn diskuterar respondenterna i den privata sektorn att hur mycket man kan blanda yrkesliv och privatliv kan bero på vad man har för arbetsuppgifter.

Skeels och Grudin (2009) menar att det finns en risk att användandet av sociala medier på arbetsplatsen kan minska produktiviteten i arbetet. På företaget där respondent 5 arbetar är inställningen till att anställda använder sociala medier inte är något som stör företaget. Det är mycket upp till den anställda själv att ta ansvar för att han eller hon hinner med sitt arbete. Respondent 5 berättar:

[…] man skäms ju inte över om man har sin mobil uppeoch tittar lite då och då. […] och det är ingenting som kommenteras heller eller sådär att ”nej nu får du lägga ner Facebook”. Man tar sig mikropauser när man känner att man har tid och jag tror att det är jättesunt att inte företagen lägger sig i mera så […] det är inte så hårt att man inte skulle kunna lägga en statusuppdateringar på Facebook eller sådär på arbetstid […]

De mikropauser som respondent 5 nämner kan kopplas till vad Ivarsson och Larsson (2011) skriver. Ivarsson och Larsson (2011) menar att det kan vara bra för arbetstagarna att ta korta pauser och sysselsätta sig med något som inte har med arbetet att göra, som att vara inne på sina privata sociala medier till exempel. De anställda kommer då efter den korta pausen att

34

återkomma till sina arbetsuppgifter med förnyad kraft. Dock menar respondent 5 att om det är någon anställd som inte sköter eller hinner med sina arbetsuppgifter och man vet att personen ofta är inne på de sociala medierna kan det finnas skäl till att diskutera situationen. Respondent 5 menar att man måste lita på sina medarbetare och att företaget där respondent 5 arbetar generellt gör detta. Mycket kan också bero på vilka arbetsuppgifter man har i företaget. Respondent 5 arbetar med sociala medier i sin tjänst och är inne och bevakar dessa minst en gång i halvtimmen.

I företaget där respondent 6 arbetar vill man att de anställda ska använda sociala medier och gärna även publicera arbeten som den anställda gjort i företaget på sina egna privata sidor i de sociala medierna. Respondent 6 menar att i de sociala medierna lämnar användarna ”spår” som kan vara intressant för företaget och att det på deras avdelning ingår det i arbetsuppgifterna att göra research på de sociala medierna. Dock lämpar det sig inte på alla avdelningar att använda sig av de sociala medierna på arbetstid menar respondent 6:

[…] vi ser sociala medier som ett redskap. Dels för att få in kontakter och dels se vad som händer […] men där emot om du skulle komma hit och ställa frågan ”är det okej att folk på ekonomiavdelningen sitter och Facebookar?” Njaa, jaa.. då kanske man har en annan inställning. Men i vårt jobb är det ju ett viktigt redskap […]

Respondent 4 berättar att deras företag ser det som en fördel att de anställda hänger med i utvecklingen av de sociala medierna, då de ser positivt på sociala medier och använder det i företagets namn. Respondent 4 menar att det inte finns någon mening med att ha ett förbud mot användandet av sociala medier då ett sådant förbud skulle vara svårt att följa upp. Respondent 4 tycker dock att man som anställd måste skilja på yrkesliv och privatliv i de sociala medierna. Det inte är någon lätt uppgift men respondent 4 försöker själv så gott som det går att skilja på detta. Respondent 4 menar att man de senaste två åren lärt sig mycket om hur man bör agera och hur öppen eller privat man kan vara i samhället i allmänhet. Respondent 4 berättar:

[…] det klart, är man på jobbet så ska man ägna sig åt det som man ska göra på jobbet […] men livet går ju ihopliksom, man kan ju aldrig kapa privatlivet bara för att man går till jobbet och knappt tvärtom heller nuförtiden […]

Respondent 6 är inne på samma spår som respondent 4. Respondent 6 menar att i början när sociala medier var något nytt på arbetsplatsen var man mer osäker på hur öppen man kunde vara i de sociala medierna. Men att nu däremot, när företaget arbetat med de sociala medierna under ett antal år, så har de anställda blivit bättre på att hantera och veta på ett ungefär vart gränsen går för vad de kan säga och inte säga i de sociala medierna. Gällande om man som anställd bör skilja på yrkesliv och privatliv i de sociala medierna resonerar respondent 5 på följande sätt:

[…] jag vet inte riktigt, alltså måste man hålla isär det är ju det jag funderar på.. hur mycket måste man hålla isär jobb och privat? Så länge det inte skadar arbetsgivaren […] det är nog min inställning till det, lite mer lättsam så […]

35

Respondent 5 menar vidare att arbetet är en sådan stor del av vem respondent 5 är och att det då är självklart att man pratar om jobbet även på fritiden. Respondent 5 menar att så länge man inte är någon annan på arbetet utan att man är sig själv både i sitt yrkesliv och privatliv så gör det inte så mycket om båda delarna speglas i de sociala medierna. Respondent 5 påpekar dock att beroende på vilken typ av yrke man har är det kanske mer eller mindre passande att blanda yrkesliv och privatliv i de sociala medierna. Respondent5 syftar exempelvis på jurister och poliser eftersom dessa har mer offentliga yrkesroller.

Vad anställda gör på jobbet har enligt Ivarsson och Larsson (2011) traditionellt sett varit ett bekymmer för olika företags- och organisationsledningar. Detta med fokus på att kunna ha kontroll över och se till så att de anställda faktiskt gör det arbete de får betalt för att göra. Att användningen av de sociala medierna på arbetet går till överdrift menar respondent 6 att det självklart kan vara ett problem, men att man som arbetsgivare bör ha förhållningssättet att tro att de anställda är på arbetet för att jobba och att de brinner för det de gör. Respondenterna 4 och 6 jämför problemet med användandet av sociala medier på arbetstiden med förr då risken fanns att de anställda ringde privata samtal på arbetstiden.

I företaget där respondent 6 arbetar är det viktigt att man som anställd tänker på att det man säger och skriver på sociala medier inte får ifrågasätta den anställdas trovärdighet och opartiskhet.

[…] man kan inte vara 100 procent privat, jag tror att det blir väldigt svårt att säga ”ja men det där gjorde jag som privatperson och det här gör jag som professionell yrkesman” utan rollerna flyter ihop […] jag tycker att man kan vara personlig på sociala medier, men man ska akta sig för att vara privat tror jag.

Respondent 6 tror inte att det idag finns någon osäkerhet kring de anställda hur öppen man kan vara i de sociala medierna. Respondent 6 ser till skillnad från de andra respondenterna varken några risker eller problem med att anställda använder sociala medier.

4.4.4 Privat sektor: De sociala mediernas lättillgänglighet

Respondent 4 menar att problem med att anställda sprider företagshemligheter kan finnas i vilken typ av medier som helst. Problemet med just de sociala medierna är att de idag är så lättillgängliga och att man kan komma att skriva något när man exempelvis är upprörd eller arg, men som man sedan kanske ångrar när man lugnat ner sig. Respondent 4 förklarar på följande sätt:

[…] man kan ju naturligtvis lägga ut hemlig information om företaget, det skulle ju kunna hända. Men då bryter man ju mot sekretess som man har i sitt anställningsförhållande och det skulle man ju kunnat göra i vilka medier som helst […] men jag tror ju att det är lättare på sociala medier som är så tillgängligt att man i affekt skriver någonting som man ångrar sen […]

Respondent 4 hoppas att de regler och råd som de har i sin policy för sociala medier ska hjälpa till att minska osäkerheten hos de anställda om hur de bör eller inte bör agera i de sociala medierna.

36

Respondent 5 berättar om en händelse som skett på företaget kopplat till Instagram. En anställd på företaget hade vunnit en tävling och erhållit ett diplom och lade då ut en bild på sig själv och diplomet på sitt privata Instagramkonto. Men det personen då inte tänkte på var att på diplomet fanns vissa ekonomiska siffror om hur mycket personen dragit in till företaget under den gångna månaden. Respondent 5 menar att man måste tänka på vart gränsen går gällande vad man vill vi sprida eller dela med sig av till företagets konkurrenter.

[…] jag tror att det är lätt att glömma bort det där idagnär man använder väldigt många olika sociala medier och […] man har många följare och många kompisar både på företaget och andra utanför företaget. Jag tror att det är lätt att glömma bort vad som är en företagshemlighet till exempel.

Respondent 5 säger som respondenterna i den offentliga sektorn nämnt, att det gäller att ha ett sunt förnuft när man använder de sociala medierna.

4.5 Hur är respektive företags och organisationers policys utformade samt tar de