Resultat av undersökning

Innan intervjun påbörjades fick samtliga respondenter från respektive kommun presentera sig. I denna presentation skulle intervjupersonen utöver sitt namn och sin arbetsroll eller titel även presentera utbildningsbakgrund och hur länge personen hade arbetat på kommunen samt i sin befintliga position. Många respondenter var planarkitekter i kommunerna och vissa hade någon form av ansvarande eller ledande roll.

Om kommunerna för dialoger i tidiga skeden av detaljplaneprocessen eller inte

När kommunerna fick frågan om de inom sin kommun och vid detaljplaneprocesser arbetar med tidiga dialoger, så svarade samtliga kommuner “ja”, om än på olika sätt. Vissa kommuner menade på att de solklart arbetade med tidiga dialoger medan andra sa att det varierade och de gjorde avvägningar från “fall till fall”. Det var alltså ingen kommun som besvarade frågan med ett direkt “nej”.

Varför kommunerna använder dialoger i tidiga skeden

I Eskilstuna, Västerås, Malmö och Gävle så nämner respondenterna att man arbetar med tidiga dialoger för att få “input” från boende, verksamma och andra intressenter i området. Kommunerna vill med dessa dialoger få en bredare förståelse till hur områdena bäst kan planeras utefter kunskap eller erfarenhet som kommunen själv inte besitter. Respondenten i Eskilstunas kommun betonar även vikten i att föra dialogerna tidigt i processen för att kunna ta emot störst input.

“...det är framför allt i de tidiga skedena för att påverkansmöjligheten minskar ju allt eftersom processen fortskrider så att i ett tidigt skede så är möjligheten stora att påverka och då är det också där vi ser störst med input till vårt arbete.” (Kommun ca 107 000 invånare).

Enligt respondenten i Malmö Stad vill kommunen med dialogprocessen, vid projekt som innebär större och kanske känsliga förändringar, förankra förändringen.

“Den klassiska samrådsprocessen räcker många gånger inte till i mer komplexa och känsliga områden.” (Kommun ca 350 000 invånare)

I Norrköpings kommun är målsättningen dels att bemöta medborgares synpunkter och samla in kunskap om området då de anser att boende som bor eller verkar i området har bättre kunskap om t.ex. rörelsemönster eller funktioner. De anser även att det är viktigt att föra dialoger så tidigt som möjligt av samma anledning som Eskilstuna. Varför Göteborgs stad använder tidiga dialoger handlar om att ge starkare beslutsunderlag och få in information från medborgare med kunskap om områdena tidigt i processen.

Andra kommuner såsom, Umeå och Borås Stad har i frågan om varför de för tidig dialoger svarat att de bland annat gör det med syfte att informera. Umeå kommun vill uppmärksamma om vad som är på gång och i Borås Stad vill man informera berörda om att det kommer ske förändringar som kan innebära betydlig detaljplaneförändring.

“...ge människor rätt förväntningar och tid att kunna vänja sig vid att förändring är på väg.” (Kommun ca 110 000 invånare)

Norrköpings kommun har även svarat att de vill “få ut information från kontorets sida”, bland annat om vad som är på gång, hur medborgarna kommer att påverkas samt vilka möjligheter de har att komma in med synpunkter. Uppsala, Gävle men även Göteborg är andra kommuner som yttrat att de för tidiga dialoger med syfte att informera.

“Det är viktigt i många av de här projekten att i dialogen informera men också viktigt att man får ett informationsutbyte och stärker beslutsprocessen, så därför använder vi dialogprocess.” (Kommun ca 580 000 invånare)

Figur 8: Cirkeldiagram som representerar de anledningar som respondenter angett ligger till grund för kommunernas arbete med dialoger i tidiga skeden.

Vem beslutar om att bedriva tidiga dialoger

Vem som i kommunerna beslutar att tidiga dialoger ska bedrivas eller inte skiljer sig en aning mellan vissa kommuner. I Eskilstunas kommun så är det dels ett politiskt beslut men det kan också vara ett beslut som tas i en styrgrupp i projektet. I Borås så är det mycket upp till tjänstepersonerna att ta det beslutet och i deras så kallade plangrupper sker det kontinuerliga diskussioner inför beslutsfattandet. Även i Gävle så är tas beslut på tjänsteperson-nivå, beslut tas av planhandläggare tillsammans med närmsta chef.

“Det finns ingen högre instans eller någon styrning uppifrån.” (Kommun ca 103 000 invånare)

I en kommun i Västra Götaland så kommer beslutet från politiken men i vissa fall beslutas det internt i projekten. I Lund så varierar det vem som tar beslutet, baserat på vad man definierar som tidiga dialoger. I Uppsala kommun är det politiker som är beslutsfattare men politiker och tjänstepersoner brukar vara väldigt enade om när behovet finns och när tidiga dialoger då ska föras. I Norrköpings kommun är det också politiska beslut som avgör om dialoger i tidiga skeden ska bedrivas. Respondenten i Umeå kommun hade inte tillräckligt med kunskap i frågan och besvarade den därför inte. I Västerås kommun kan de få tydliga önskemål från politiken att bedriva dialoger i tidiga skeden men de kan även vara planarkitekten som tycker att behovet finns och stämmer då av med planchefen. I Malmö stad är det framförallt planhandläggaren som tar beslut om att föra dialoger i tidiga skeden.

Figur 9: Personer som beslutar att dialog ska föras i tidiga skeden av detaljplaneprocessen För vilka typer av projekt förs dialoger i tidiga skeden?

Samtliga kommuner har svarat att de skiljer sig från projekt till projekt huruvida de för tidiga dialoger eller inte. Det finns således ingen specifik projekttyp som de enligt rutin för dialoger i. Vanligtvis så sker det i projekt där kommunerna upplever att de planerade förändringarna kommer ha

en större påverkan på många medborgare och boenden i området exempelvis vid förtätningsprojekt. I Gävle så sker det också ofta tidiga dialoger då man vet att det redan finns en opinion.

Dialogprocessens tillvägagångssätt - finns det någon metodik?

Många av kommunerna har ingen specifik metod som de använder för att föra dialoger i tidiga skeden utan arbetet ser olika ut från projekt till projekt.

“Det finns dock ingen exakt metod för hur vi ska hålla dessa möten och det finns heller ingen exakt metod för hur vi ska hantera det som vi får som resultat heller.” (Kommun ca 113 000 invånare)

Eskilstuna anpassar sitt arbete utefter målgrupp, sakfråga och när på året som dialogen sker. Gävle arbetar inte särskilt formellt med dialoger och har därmed ingen utstakad metod utan det är olika beroende på projekt och typ av sakägare. I Lund använder man sig av program och ramprogram som metoder i förandet av tidiga dialoger. Västerås kommun har likt de andra kommunerna inte någon utarbetad metod men betonar att det är några inom kommunen som just nu arbetar med att ta fram underlag för medborgardialog generellt. I Norrköpings kommun brukar det även ske öppet hus där olika kommunala enheter med olika kompetenser närvarar. Under dessa möten kan medborgare lämna frågor i frågelådor eller klicka in sina synpunkter på digitala kartor.

I Göteborg utgår kommunen från en grundmall och vissa olika principer när de för dialoger i tidiga skeden. Dom grova principerna är reglerade men metoden kan variera i förhållande till projektets storlek. Metoderna som används variera mycket och kan handla om allt från digitala möten till möten på plats, i mindre skala. Det kan förekomma dialoger som förs av politiker och som diskuteras med allmänheten eller med medborgarna. Det är enligt Göteborgs stad också viktigt att reflektera över vad man riktar in dialogen på och vilka som deltar i dialogen. Respondenten nämner även att Göteborgs Stad har utvecklat en typ av medborgardialogmodell som de kallar Sociala konsekvensanalyser (SKA) och Barnkonsekvensanalyser (BKA). Dessa modeller är inbakade i planprocessen och de är en dialogmodell där man bjuder in intressegrupper som är berörda av planprojektet. Det kan vara allt ifrån medborgargrupper, berörda sakägare, politiker osv.

Uppsala kommun arbetar med interna riktlinjer som är i linje med SKR:s dialogtrappa från information till bestämmande. Respondenten påpekar dock att metoden kan skilja sig från fall till fall och att det sker beroende på projektet samt områdets mål och förmågor.

I Malmö Stad jobbar det med ett stödverktyg som ser ger stöd för hur man ska komma fram till metodval. Stödverktyget ger en överblick på vilka metoder som finns tillgängliga. Frågor som kommunen ställer sig innan de väljer metod är: “Ska man nå väldigt många människor? Vilken nivå på dialogtrappan jobbar man med? Är den en enklare konsultation eller vill man verkligen komma in i dialog?”. Respondenten betonar att metodvalet kanske är en av de viktigaste delarna i processen, utöver att välja målgrupp.

Figur 10: Cirkeldiagram som redovisar ifall kommunerna använder sig av en metod för att föra tidiga dialoger När i processen dessa dialoger förekommer

När i processen som tidiga dialoger tar plats har ingen av respondenterna ett direkt svar på. Många av respondenterna svarade att det skiljer sig mellan projekten men att det i vissa fall sker väldigt tidigt. Norrköping kommun anser att det är fördelaktigt om den tidiga dialogen sker efter planbesked ges och innan en plan tas fram. Göteborg svarade att de tidiga dialogerna kan vara bland det första dom gör i processen men att dialogerna även kan föras längre in i processen. I Västerås brukar de tidiga dialogerna föras efter att kommunen har fått planuppdrag, i samband med att de gör andra undersökningar. Gävle kan påbörjar sina tidiga dialoger efter planbesked samt så kan det ske tidigt vid handläggningens start.

Hålls fysiska och/eller digitala möten och pandemins påverkan

Många av de tidigare dialogerna sker bland kommunerna genom fysiska sammankomster, men det förekommer i vissa fall även digitala möten. I Malmö, Borås, Norrköping och Uppsala förekom det innan pandemin sällan digitala träffar men har under pandemin blivit mer förekommande än de fysiska mötena. I Uppsala är det dessutom i dagsläget inte tillåtet att hålla fysiska möten. Även i Gävle är det i nuläget mer vanligt förekommande med digitala möten på grund av rådande pandemi. Gävle kommun har även sett att pandemin har lett till färre möten över lag, tidigare försökte de vara ute och tillgängliga på plats så mycket som möjligt. I Göteborg beror dialogformer på vilken typ av fråga som diskuteras. I större projekt är det vanligt att det används en kombination av både digitala och fysiska sammankomster. Många gånger startar dialogerna i Göteborg ofta med fysiska informationsmöten men kan sedan fortsätta i digitala format. Likt många av de ovan nämnda kommunerna så har Eskilstuna kommun på grund av pandemin övergått till övervägande digitala möten. Respondenten i Eskilstuna kommun uttrycker även respondenten att hen inte tror att fria dialogmöten har förekommit under pandemin och att det istället till mestadels har förekommit varianter av den formella processen.

“...det digitala forumet är svårt att föra dialog genom och det blir mest envägs. Det är lättare att informera istället för att föra ett samtal.” (Kommun ca 107 000 invånare) Finns någon samordnande funktion i kommunen som arbetar med dialoger i tidiga skeden?

I samtliga kommunerna finns det i dagsläget ingen samordnande funktion som arbetar med tidiga dialoger. Borås, Västerås och Lund arbetar med kommunikatörer inför sina dialogmöten och i Uppsala finns det tankar om att det framöver ska finnas någon form av samordning. Denna samordning ska organiserar för att hela kommunen ska arbeta på ett liknande sätt, så att kommunen för dialoger tvärs genom hela organisationen.

Vem är processledare och varför?

I Umeå kommun finns det ingen direkt processledare, heller inte i Borås. Vanligtvis är det i Borås istället den enskilda planarkitekten som är ansvarig för processen och beslut tas i samråd med planenheten. Detsamma gäller även i Västerås och i Norrköping. I Norrköping kan däremot även projektledaren vara den som ansvarar för frågan. Även i Eskilstuna är det projektledaren, den som ansvarar för projektet, som också är den som håller i processen kring dialogen. Detta sker ofta med stöd av kommunikatörer.

I Göteborg så beror det på vilken typ av dialog det är. Eftersom det är så stor spännvidd på de olika projekten har de inte någon utvecklad som sköter alla dialoger. De har några särskilt utbildade processledare på stadsbyggnadskontoret och trafikkontroller som för de så kallade SKA och BKA analyserna och som är utbildade i just den dialogmodellen. Respondenten förklara att de i relation till SKA och BKA analyserna har en övergripande utbildning för de flesta på stadsbyggnadskontoret så att alla är inbegripna i den processen. I andra fall, när det gäller stora projekt, kan de ta in processledare som driver dialogerna, som är proffs på processer, på dialoger och att inhämta material. De har även arkitekturpedagoger som riktar in sig mot just att föra dialoger med unga och barn. En del dialoger i Göteborg stad kan även föras av deras kommunikatörer.

I Uppsala kommun finns det inte en person som ansvarar för dialoger, en dialogstrateg som de kallar det, men enligt respondenten finns det tankar internt om att det ska skapas en sådan tjänst. I Malmö stad är det framförallt planhandläggaren som är projektledare. Ibland kan det dock finnas behov att sätta en processledare för en dialog en bit utanför för att få en mer neutral roll och enligt respondenten så har de diskuterat om det skulle vara möjligt att någon med större dialogkompetens agerar processledare vid vissa dialogtillfällen.

Figur 11: Figur som visar vilka, i eller utanför kommunerna, som leder dialogerna. Hur externa önskemål om tidiga dialoger hanteras

I Eskilstuna kommun ges medborgare möjlighet att lägga förslag på dialoger men respondenten svarade även att det i flesta fall är kommunen som själva initierar till dialog i ett tidigt skede. I Borås stad är externa önskemål om tidiga dialoger inte vanligt förekommande och att det kan bero på att många inte har koll på planprocessen.

“Detaljplaner är något många inte kommer i kontakt med i sitt liv, det är alltså obekant för många, särskilt om man inte aktivt arbetar med det. Detta kan betyda att många inte har koll på planprocessen och på så sätt så kommer det inte in särskilt mycket önskemål.” (Kommun ca 114 000 invånare)

Gävle kommun har som regel att alltid genomföra dialoger i tidigt skede om det finns ett sådant önskemål, men att formerna på dialogerna däremot kan variera. Respondenten anser att det vore varken demokratiskt rätt eller effektivt för handläggningen att ignorera ett sådant önskemål. Hur de externa önskemålen hanteras i Göteborgs Stad beror mycket på frågan. Delvis så har de i Göteborgs Stad medborgarförslaget eller Göteborgsförslaget som kommer in. I dessa är det politiskt beslutat att om en fråga eller ett förslag till ett beslut som medborgare lämnat får ett visst antal röster så ska den fråga som de föreslår lyftas i berörd nämnd eller hanteras politiskt. Medborgare ska sedan även få återkoppling på hur frågan har hanterats. I Västerås kommun beror det lite på och de bedömer om de ser att det skulle göra “nytta att ha en dialog”. I övriga kommuner förekommer externa önskemål om tidiga dialoger för sällan för respondenterna att ge ett tydligt svar på hur de hanteras.

Vilka representanter från kommunerna deltar i dialogerna

Samtliga kommuner som blev tillfrågade svarade att representanterna som deltar skiljer sig från projekt till projekt. I Eskilstuna varierar representanterna beroende på vad dialogprocessen går ut på och att det ofta är flera inblandade. Det kan exempelvis vara landskapsarkitekter eller belysningsexperter som deltar men det är projektledaren som är länken och den som har en samordnande roll. I Borås är det oftast planarkitekt tillsammans med representanter från exempelvis trafikavdelningen och även mark- och exploatering som deltar. I Norrköping varierar det beroende på innehåll i frågan. Exempelvis vid trafikfrågor deltar infrastrukturenheten och landskapsarkitekter om det handlar om stadsmiljö. I Gävle deltar alltid projektledaren och beroende på sakfråga kan andra tjänstemän såsom trafikplanerare, landskapsarkitekter eller kommunekologer närvara. I vissa fall kan även kommunpolitiker närvara. Även i Göteborg, Lund och Uppsala kan, utöver tjänstepersoner, även politiker delta i tidiga dialoger.

Figur 12: Cirkeldiagram som visualiserar vilka representanter, från kommunen, som deltar på dialogerna. Sker återkoppling till de som deltagit i dialogerna

I Lund görs en sammanställning av de skriftliga synpunkter som inkommer. I Gävle skickar de ut en sammanfattning, men i vissa fall där ett fåtal är intresserade av en sakfråga kan det ske via ett telefonsamtal. I Malmö stad återges dialogen i planhandling. De försöker alltid skicka tillbaka någonting så att medborgarna kan bekräfta eller dementera innehållet och är ett sätt för kommunen att fråga “har vi hört rätt?”. Ibland kan återkopplingen dröja väldigt länge och kan komma i något formellt dokument som kanske är svår att orientera sig i. I Göteborg stad ska det i princip alltid ske någon typ av återkoppling men varierar beroende på vilken metod man väljer och vilken process man har. Det kan ske liknande till ett granskningsutlåtande eller samrådsutlåtande. I Eskilstuna kommun svarar respondenten att det sker återkoppling men att det nog är det svåraste med dialogprocessen. Oftast blir det inte så personligt. I Borås skiljer det sig från fall till fall men anses det viktigt med direkt uppdatering och återkoppling så ser de till att ha kontaktuppgifter till deltagarna.

“I det stora hela så uppmanar vi berörda att prenumerera på nyhetsbrev och att hålla sig uppdaterade på hemsidan.” (Kommun ca 114 000 invånare) “Återkoppling brukar ske på vår hemsida där varje plan har en egen sida. Annars så kan man också ta del av material i de planhandlingar som presenteras.” (Kommun ca 143 000 invånare) “Vi lägger alltid upp information på hemsidan om att vi har haft en dialog och vad resultatet blev. Sen ibland har man också möjlighet att säga att man vill få återkoppling och då skickar vi ett mejl.” (Kommun ca 156 000 invånare)

Uppsala kommun har pratat om återkoppling länge. Innan pandemin hade de som ambition att på enkla och korta sätt återkoppla till berörda om de synpunkter som inkommit. Detta gjordes exempelvis genom pop-up verksamheter med t.ex. korta filmer och bildspel. I Uppsala har de vid tidigare tillfällen återkopplat genom att hålla en live-chatt på Facebook och var även tänkt att fungera som en lägesrapportering.

Hur förbereds och bjuds det in till dialog i tidiga skeden

I Gävle kommun sker inbjudan till tidiga dialoger oftast per brev till boende, fastighetsägare med mera. Vid projekt av mindre omfattning så kan de ringa runt och bjuda in via telefonsamtal men detta är ganska ovanligt. Även i Västerås sker inbjudan främst via brev. De lägger även upp information på hemsidan och försöker sprida det på Facebook och via andra kommunanställda som kanske har kontakter med människor i området. I Malmö stad tror respondenten att det är väldigt olika. I större projekt har det ibland funnits en lokal och då har det varit mycket i tidningen att det ska ske grejer.

“Allting hänger på hur mycket resurser vi har och om man nu gör en väldigt noga analys av en målgrupp.” (Kommun ca 348 000 invånare)

I Borås skiljer det sig från fall till fall. Om det handlar om mindre projekt i deras så kallade “serviceorter” så tar de kontakt via t.ex. brev. För projekt som kräver att de når en bredare grupp så är det mer utmanande men de använder bland annat sociala medier eller en kombination av brev och sociala medier. Även i Norrköping kan de se olika ut. Om det handlar om ett stort område så sker inbjudan med postutskick. De kan även sätta upp lappar i trapphus, informerar på hemsidan och på

anslagstavlor samt gör inslag i lokaltidningen att ett dialogtillfälle ska hållas. I Umeå ser det också olika ut. Exempelvis så har så kallade stadsdelsdialoger skett genom att man har åkt ut med en cykeln utan förvarning. Detta har man gjort för att nå ut till en mer allmän målgrupp än den grupp människor som kanske vanligtvis närvarar vid dialoger. I övrigt så kan man exempelvis ta kontakt via post eller via mejl. Eskilstuna kommun har en projektplan som de skriver till varje projekt de starta och i den ligger det också en kommunikationsplan där de helt enkelt lägger upp en plan för hur projektet ska kommuniceras och vilken nivå de ska ha på kommunikationen.

I Göteborg, exempelvis inom de så kallade SKA och BKA analyserna, förbereds det mycket med att se till att rätt personer blir inbjudna eller att en bred inbjudan går ut men också att den är nischad mot