Sammanst¨allning av dataanalys - Logistiska åtgärder för reducering av avvikelser i en försörjn

Av scenarioanalysen framg˚ar att det största problemet avseende förekomsten av Ej levererat sett till antalet orderrader utgörs av utebliven plockning hos VPL (se figur 7.2). I en vidare analys kan det även konstateras att av de orderrader som härleds till utebliven plockning utgörs drygt hälften av pallgods. Utöver leveransanmärkningar som kan härledas till utebliven plockning förekommer även geografiska felsändningar som orsakas av antingen feladressering, felpackning eller feldistribuering. Enligt scenarioanalysen uppst˚ar det flest geografiska felsändningar för pallgods men i förh˚allande till antalet plockade orderrader är frekvensen för geografiska felsändningar högst för övrigt gods samt lösgods.

7.2. SAMMANST ¨ALLNING AV DATAANALYS

Det faktum att utebliven plockning utgör det scenario som enligt dataanalysen förekommer mest frekvent avseende leveransanmärkningar av typen Ej levererat motiverar en vidare undersökning kring dess grundorsaker samt potentiella förbättringsmöjligheter. Gällande geografiska felsändningar kan dess orsaker identifieras genom att analysera information som finns tillgänglig i företagets a↵ärssystem. Enligt logistikchefen p˚a VPL är det för utebliven plockning dock avsevärt sv˚arare att härleda orsakerna till dess förekomst. Vidare var den höga andelen orderrader som härleds till utebliven plockning uppseendeväckande för medarbetarna p˚a VPL, vilka anser att det är av stor relevans identifiera dess orsaker genom en mer djupg˚aende analys.

Utifr˚an dataanalysen framg˚ar som tidigare nämnt att utebliven plockning förekommer i störst utsträckning för pallgods. Med utg˚angspunkt i det faktum att felfrekvensen är likvärdig för sm˚agods, pallgods, lösgods och Cardown-gods anses det dock att en vidare utredning bör inkludera samtliga flöden.

8. Identifiering av orsaker

I följande avsnitt presenteras en kvantitativ och kvalitativ orsaksanalys som inkluderar potentiella orsaker till förekomsten av utebliven plockning p˚a VPL. Vidare presenteras även en rotorsaksanalys som appliceras i syfte att identifiera den verkliga orsaken till det identifierade problemet.

8.1 Kvantitativ orsaksanalys

Inledningsvis utförs en kvantitativ orsaksanalys för att utreda huruvida ordertyp p˚averkar förekomsten av utebliven plockning. Utredningen motiveras av det faktum att tidsfönster vid plockning och p˚aföljande tidspress varierar för de olika ordertyperna. I tabell 8.1 nedan presenteras antalet orderrader samt felfrekvens för respektive ordertyp.

Tabell 8.1: Antalet orderrader inom respektive ordertyp som kan h¨arledas till utebliven plockning.

Utebliven plockning

Ordertyp Antal orderrader Felfrekvens [%]

Manuell Autopart 118 0,07

Autopart 404 0,06

Express Flyg 30 0,12

Express 487 0,06

Manuell order special 3 0,02

Daily Order 1 115 0,05

8.2 Kvalitativ orsaksanalys

För att vidare utreda orsaken till det identifierade problemet med utebliven plockning utförs en kvalitativ orsaksanalys med utg˚angspunkt i analysmetoden 5 Varför. Utifr˚an djupintervjuer med personer som har god insikt i det interna flödet p˚a VPL besvaras fr˚agan varför scenariot utebliven plockning uppst˚ar. Med utg˚angspunkt i den vidare utredningen kring förekomsten av utebliven plockning kan det konstateras att scenariot inte endast inkluderar orderrader som kan härledas till utebliven plockning utan även orderrader som blivit plockade. Nedan redogörs det inledningsvis kring orsakerna till att scenariot i viss utsträckning även inkluderar plockat gods. Denna andel utgörs av fall d˚a gods blivit felpackat samt i ett vidare steg felaktigt godkända p˚a grund av utebliven lagerkontroll alternativt felaktigt lagersaldo. Därefter presenteras det som utifr˚an analysmetoden identifierats som huvudsakliga orsaker till att utebliven plockning förekommer. I figur 8.1 illustreras en sammanställning av de identifierade orsakerna.

Figur 8.1: Sammanst¨allning av identifierade orsaker till f¨orekomst av utebliven plockning.

8.2.1 Plockat gods

Att scenariot utebliven plockning även inkluderar orderrader som blivit plockade men som trots det rapporteras enligt leveransanmärkningen Ej levererat beror p˚a att rätt gods av n˚agon anledning inte kommer fram till ˚aterförsäljaren. Det kan vidare bero p˚a flertalet orsaker, däribland att godset blivit feladresserat eller felpackat p˚a VPL alternativt felsor- terat under Transportföretagets hantering vilket resulterat i en leveransanmärkning av typen Geografisk felsändning. Att VPL sedan hanterar och godkänner leveransanmärkningen av typen Ej levererat som om artikeln aldrig blivit plockad kan dels bero p˚a att en lagerkontroll inte utförs alternativt att en lagerkontroll utförs men att lagersaldot är felaktigt vilket medför att leveransanmärkningen godkänns trots att artikeln blivit plockad.

Ej lagerkontroll

Att det inte genomförs n˚agon lagerkontroll för vissa av artiklarna beror som tidigare nämnt p˚a att det antingen är för stora mängder i lagersaldo alternativt att artiklarna har en karakteristik som medför att det blir för tidsödande och omständigt. Därav anses kost- nadsaspekten vara grundorsaken till att det inte utförs lagerkontroller för samtliga artiklar. Av en intervju med VPL:s Warehouse Planner som genomförde lagerkontrollerna under ˚ar 2016 framg˚ar dock att de utförs för 98 procent av artiklarna med leveransanmärkningar.

8.2. KVALITATIV ORSAKSANALYS

Felaktigt lagersaldo

Att det förekommer felaktiga lagersaldon kan förklaras med att de p˚a VPL utför inventering av lagerplatser och inte av artiklar. Det innebär vidare att det inte är möjligt att f˚a ett absolut lagersaldo p˚a en artikel eftersom det kan ske plock och förflyttning av artiklar mellan de tillfällen d˚a lagerplatser med samma artikelnummer inventeras. Utifr˚an de rutiner som finns för inventering kan det konstateras att det inte finns n˚agon garanti för att de lagersaldon som anges i SAP-systemet överensstämmer med det verkliga lagersaldot. Ytterligare en orsak till att det förekommer felaktiga lagersaldon skulle kunna vara att vissa ˚aterförsäljare returnerar felsänt gods till VPL utan att rapportera en le- veransanmärkning i kombination med att VPL i sin tur inte utför n˚agon korrigering av lagersaldot när artiklarna ˚ater placeras i lager.

Som tidigare nämnt godkänns en leveransanmärkning för de fall d˚a lagerkontrollen an- tyder att det är ett översaldo. Det innebär vidare att lagersaldot inte behöver stämma exakt överens med den di↵erens som leveransanmärkningen motsvarar för att leveran- sanmärkningen ska bli godkänd. VPL:s Warehouse Planners intuition är att det vid lagerkontroller är vanligast förekommande med översaldo, vilket indikerar att felaktigt lagersaldo utgör en bidragande orsak till att den andel orderrader som härleds till utebliven plockning även inkluderar fall d˚a artikeln är plockad.

8.2.2 Ej plockat gods

Vidare utreds även möjliga orsaker till att artiklar inte plockas. I figur 8.1 kan det urskil- jas att orsakerna till utebliven plockning utgörs av Plocketikett saknas, Tom lagerplats, Glömska och Tidsbrist. I följande avsnitt presenteras grundorsakerna till dessa samt hur de kan resultera i utebliven plockning.

Plocketikett saknas

En orsak till att artiklar inte blir plockade skulle kunna vara att plocketiketter saknas. Plocketiketter utgör vidare den enda informationen om att ett specifikt plock ska utföras och om en plocketikett saknas kommer därmed ett plock aldrig att utföras. Det har identifierats tv˚a huvudsakliga orsaker till att plocketiketter saknas vilka utgörs av Utebliven utskrift av plocketiketter samt Borttappade plocketiketter. De tv˚a orsakerna beskrivs mer utförligt nedan.

Utebliven utskrift av plocketiketter

Vid utskrift av plocketiketterna utförs en gruppering utifr˚an ett flertal aspekter, exempelvis efter linjenummer. Om grupperingarna inte inkluderar samtliga plocketiketter kan det leda till att medarbetarna missar att skriva ut vissa plocketiketter. En bidragande orsak till att medarbetare p˚a VPL skulle kunna missa att skriva ut plocketiketter är att vissa plocketiketter skapas manuellt i systemet. Det utgör vidare ett riskmoment eftersom det avviker fr˚an den normala systemhanteringen d˚a de annars genereras per automatik. Orsa- ken till att utskrift av att de manuellt skapade plocketiketterna uteblir skulle kunna vara att de skapas vid en senare tidpunkt jämfört med de resterande plocketiketterna och att

medarbetarna i ett vidare steg inte kontrollerar att alla plocketiketter är utskrivna. Anled- ningen till att vissa plocketiketter skapas manuellt är enligt en av VGS SAP-specialister att de inneh˚aller felaktig data vilket gör att systemet inte kan utföra en automatisk hantering. Det finns dock medarbetare p˚a VPL som ansvarar över att varje morgon kontrollera om det finns n˚agra plocketiketter som kräver manuell hantering. Produktionssamordna- ren p˚a pallgods anser dessutom att det finns tydliga kontrollrutiner som säkerställer att samtliga plocketiketter skrivits ut vilka bland annat inkluderar en systemfunktion som genererar utskrift av alla plocketiketter som ännu inte blivit utskrivna.

Ytterligare en orsak till utebliven utskrift skulle kunna vara att samtliga plocketiketter som en medarbetare skapat ett utskriftuppdrag för inte skrivs ut av n˚agon anledning. Av intervjuer framg˚ar att detta är n˚agot som inträ↵at men n˚agon orsak till problemet har inte kunnat identiferats trots vidare utredning av företagets systemexperter. Ett flertal felfria stickprov indikerar dock att detta inte är n˚agot som inträ↵ar dagligen men dess felfrekvens kan inte fastställas. Det kan därav konstateras att det inte utgör den mest frekventa orsaken till utebliven plockning men att det skulle kunna utgöra en bidragande orsak till dess förekomst.

Borttappade plocketiketter

Vidare utgör borttappade plocketiketter en orsak till att plockning uteblir. N˚agot som nämnts vid˚aterkommande tillfällen under undersökningen är att det är vanligt förekomma- nde att plockare klistrar plocketiketter p˚a truckramen. Det medför som tidigare nämnt en risk att de faller av truckramen alternativt fastnar p˚a andra artiklar när plockpersonalen arbetar. En av orsakerna till att plocketiketterna klistras p˚a trucken är vidare att plockarna vill ha etiketterna lättillgängliga när de manuellt optimerar och e↵ektiviserar sin plockrutt. Orsaken till den manuella optimeringen är dels att de arbetar med l˚anga plocklistor vilka endast är optimerade med hänsyn till lagrets struktur och inte till antalet plock samt artiklarnas vikt och volym. Ytterligare en orsak till att plockarna avviker fr˚an den systemgenererade plockrutten är för att undvika köbildning i lagerg˚angarna.

Förutom att klistra plocketiketter p˚a trucken i syfte att optimera plockrutten gör plockare det även vid plock p˚a tom lagerplats d˚a de behöver nedlyft fr˚an bu↵ert för att kunna plocka artikeln. Plocketiketten klistras d˚a tillfälligt p˚a truckramen innan den sedan placeras p˚a en tavla där samtliga nedlyftsuppdrag samlas. Plockaren ˚aker vanligtvis inte direkt till nedlyfttavlan utan plockar resterande artiklar för den aktuella pallen innan plocketiketten placeras p˚a nedlyftstavlan. Orsaken till att plocketiketten inte klistras direkt p˚a nedlyftstavlan anses bero p˚a de produktivitetsm˚al som eftersträvas. Som tidigare nämnt innebär nedlyften i sig flertalet hanteringmoment som dessutom involverar olika medarbetare vilket ökar risken för borttappade plocketiketter.

En annan orsak till borttappade plocketiketter är att plockarna arbetar utefter l˚anga plocklistor som best˚ar av uppemot 400 plocketiketter. Hantering av l˚anga plocklistor ökar risken för att plockpersonal missar plocketiketter och att de i ett vidare steg slängs när medarbetarna tror att plocklistan är tom. En bidragande orsak till att medarbetare missar plocketiketter i plocklistan anses vara behovet av optimering vilket i sin tur kan medföra att de sparar plocketiketter för plockning vid ett senare tillfälle men som de sedan glömmer av.

8.2. KVALITATIV ORSAKSANALYS

Tom lagerplats

Utebliven plockning kan vidare bero p˚a att det inte varit möjligt att plocka artikeln p˚a grund av att lagerplatsen är tom, vilket internt p˚a VPL benämns som en plockdi↵erens. Att en lagerplats är tom men att den änd˚a blivit tilldelad plock kan dels bero p˚a att det är felaktigt lagersaldo, vilket diskuterats tidigare i orsaksanalysen, alternativt att artiklarna är placerade p˚a en annan lagerplats av n˚agon anledning. Av statistik som presenteras i avsnitt 2.5 Servicegrad och leveranskvalitet för eftermarknaden framg˚ar dock att VPL uppn˚ar de m˚al som finns uppsatta avseende förekomsten av plockdi↵erenser i verksamheten.

Felaktigt lagersaldo

Om lagerplatsen är tom p˚a grund av att det är felaktigt lagersaldo är den bestämda rutinen att plockarna ska rapportera plocket som en plockdi↵erens. Utebliven rapportering av plockdi↵erenser skulle kunna vara en orsak till utebliven plockning eftersom det medför att ˚aterförsäljarna faktureras för och förväntas erh˚alla artiklar som inte blivit plockade. Bristfällig rapportering av plockdi↵erenser kan i ett vidare steg bero p˚a att alla plockare inte har kunskap i hur de rapporteras i SAP-systemet. Det finns därmed en risk att rapporteringen uteblir, vilket dels kan bero p˚a brist p˚a motivation och kompetens hos de anställda alternativt att nyanställda har en bristfällig vetskap kring rutinerna för hantering av plockdi↵erenser. En möjlig orsak skulle även kunna vara rutinen för hantering av plockdi↵erenser eftersom den i bland annat Cardown-flödet innebär att plockaren m˚aste leta reda p˚a rätt person som kan registrera plockdi↵erensen i systemet. Vid de fall d˚a plockaren inte hittar den aktuella personen finns en risk att rapporteringen glöms bort alternativt att den uteblir p˚a grund av tidsbrist.

Artiklar placerade p˚a annan lagerplats

Om lagerplatsen är tom och har en bu↵ertplats behöver plockaren hjälp med att utföra ett nedlyft för att fylla p˚a lagerplatsen. Nedlyft skulle som tidigare nämnt kunna orsaka utebliven plockning i den aspekt att det medför flertalet hanteringar av plocketiketten. Förekomsten av tomma lagerplatser kan vidare bero p˚a att det inte finns tillräckligt utrymme p˚a den ordinarie lagerplatsen och att artiklarna istället placeras p˚a tillfälliga lagerplatser. Det leder i sin tur till att den tillfälliga lagerplatsen m˚aste lokaliseras vilket ökar risken för utebliven plockning d˚a det medför tillkommande hanteringssteg.

Gl¨omska

Ytterligare en potentiell orsak till att plockning uteblir är att plockpersonal ˚aker till rätt plockplats, fäster plocketiketten p˚a rätt artikel men att plockpersonalen av n˚agon anledning glömmer att plocka artikeln. Det är vidare en avvikelse som inträ↵at p˚a VPL och som anses kunna bero p˚a att plockpersonalen blir avbruten i arbetet alternativt att plockaren behöver omorganisera artiklarna i pallen eller buren för att f˚a plats med aktuellt plock. Sammanfattningsvis har de potentiella orsakerna till utebliven plockning p˚a grund av att plockaren glömmer att plocka godset en tydlig koppling till den mänskliga faktorns

p˚averkan.

Tidsbrist

Utebliven plockning skulle vidare kunna bero p˚a att plockarna inte hinner plocka godset innan avropstiden. Det gäller främst Cardown-flödet d˚a rutinerna vid inbokning av gods och bekräftelse av plock skiljer sig n˚agot jämfört med resterande flöden, vilket beskrivs i avsnitt 6 Kartläggning. Att godset inte hinner plockas i tid skulle dels kunna bero p˚a att nyanställda konsulter inte har den arbetsvana som krävs för att hinna plocka allt gods innan avropstiden infaller, d˚a det framg˚ar av intervjuer att det tidvis kan vara hög tidspress vid plockning inom det specifika flödesavsnittet.

Som framg˚ar av den kvantitativa orsaksanalysen (se avsnitt 8.1) är felfrekvensen n˚agot högre för expressorder med flyg men likvärdig för resterande ordertyper, vilket bekräftar att tidsaspekten kan p˚averka plockpersonalens precision d˚a leveranser av den typen är mer tidspressade.

¨

Ovriga faktorer

Utöver de potentiella orsakerna som diskuteras ovan identifierades under orsaksanalysen även ett antal mer övergripande faktorer som anses p˚averka förekomsten av utebliven plockning i flertalet aspekter. Dessa presenteras i nedanst˚aende avsnitt.

Teknologi

I det interna flödet p˚a VPL finns det generellt en brist p˚a teknologiska hjälpmedel vilket under flertalet intervjuer bekräftades som en betydande orsak till att plockning uteblir. I dagsläget finns ingen teknologi som bekräftar plockning av artiklar i flödet för pallgods, lösgods samt Cardown-gods i realtid vilket medför att det inte är möjligt att upptäcka utebliven plockning innan leveransen avg˚ar. Utöver det kan bristen p˚a bekräftelse dessutom resultera i felaktiga lagersaldon till följd av exempelvis utebliven plockning. Eftersom det inte finns n˚agon teknik som bekräftar att en orderrad fysiskt blivit plockad kan bristen p˚a teknologi i VPL:s plockprocess även resultera i missvisande data. Det kan vidare konstateras att bristen p˚a teknologi medför vissa begränsningar gällande verksamhetsstyrning d˚a det är av stor vikt att ha aktuell och trovärdig information för att företaget ska kunna ta rätt beslut.

Bristen p˚a teknologi i verksamheten beror dels p˚a att det medför det stora investerings- kostnader och vidare skulle ett användande av teknologiska hjälpmedel kunna resultera i en försämrad produktivitet. Av orsaksanalysen framg˚ar även att det föreligger ytterligare orsaker till bristen p˚a teknologi i verksamheten. Det finns en central reglering fr˚an Volks- wagen AG i Tyskland som innebär att de eftersträvar ett användande av ett enhetligt teknologiskt informationssystem för samtliga importörer. Grundmodulen i den teknologiska plattformen som används inom koncernen i dagsläget stödjer inte ett införande av teknik s˚asom scanning eller RFID. Det medför att importörer konfigurerar och bygger p˚a kompletterande moduler för att kunna införa den typen av teknologi. Det innebär vidare en mycket decentraliserad drift till följd av att alla importörer applicerar olika slags

8.3. ROTORSAKSANALYS

lösningar vilket dessutom medför onödigt höga kostnader. För att erh˚alla skalfördelar gällande driftkostnaderna inom koncernen är en ny grundmodul, anpassad efter Volkswa- gens verksamhet, under införande. Den nya versionen, vilken benämns som SAP Extended Warehouse Management (SAP eWM), kommer att inneh˚alla moduler som möjliggör ett implementerande av mer avancerad teknologi där driften sköts centralt s˚a att kostnader- na kan fördelas. Utöver det kommer den nya versionen även att vara standardiserad i flertalet aspekter. Anledningen till att VPL inte investerat i mer teknologi tidigare är därmed att de inväntar installation av SAP eWM för att p˚a s˚a vis erh˚alla skalfördelarna och möjliggöra implementering av den teknologi som de önskar använda i verksamheten. I dagsläget ing˚ar VGS i den grupp importörer som förväntas f˚a SAP eWM installerat ˚ar 2022.

Utbildning och motivation

Vidare framg˚ar av intervjuer att det finns ett behov av fler tillfällen med utbildning för medarbetarna p˚a VPL d˚a kompetensen anses bristfällig gällande vissa rutiner. Att det inte utförs mer utbildning i dagsläget beror p˚a de produktivitetskrav som eftersträvas i verksamheten. Under utredningen identifierades bristfällig kunskap främst gällande hantering av VPL:s informationssystem. Utifr˚an undersökningen framg˚ar även att motivatio- nen är varierande hos de anställda vilket kan p˚averka precisionen i plockningen i negativ bemärkelse. Brist p˚a motivation hos de anställda kan dessutom medföra att de rutiner som finns gällande exempelvis plockdi↵erenser och nedlyft inte efterföljs vilket i sin tur kan resultera i utebliven plockning.

F¨orb¨attringsarbete

I dagsläget bedriver företaget till viss del förbättringsarbete med uppföljning av leverans- avvikelser och liknande men det saknas en tydlig förbättringsfilosofi som genomsyrar hela verksamheten. Vidare arbetar företaget för att finna orsaken till att avvikelser uppst˚ar men i nuläget finns det inget strukturerat arbetssätt för att identifiera rotorsaken till dess uppkomst. Det innebär i ett vidare steg att de tenderar att lösa problemen kortsiktigt vilket medför att det finns en risk att problemen blir ˚aterkommande. Av intervjuer framg˚ar att det finns medarbetare p˚a VPL som uttryckt förslag p˚a lösningar som skulle kunna förbättra verksamheten men de höga kraven p˚a produktivitet medför att det i nuläget inte

In document Logistiska åtgärder för reducering av avvikelser i en försörjningskedja : En fallstudie av Volkswagen Group Sverige AB:s distribution av reservdelar (Page 101-121)